7 Wege, um Projekte erfolgreich abzuschließen

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Wie steuerst Du ein Projekt so, dass am Ende Dein Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist? Und gleichzeitig Kosten und Zeit im Rahmen geblieben sind? Mit den 7 wichtigsten Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projekte bleibst Du immer auf Kurs.

Welche 7 Erfolgsfaktoren das sind wie Du diese anwenden kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Klare Ziele setzen
2. Teamwork fördern
3. Planung die Struktur und Orientierung schafft
4. Transparente Steuerung – klare Entscheidungen
5. Wertschätzende Kommunikation im Team
6. Starke, kommunikative Projektleiter
7. Unterstützung des Top-Managements

In Teamarbeit Projekte erfolgreich abschließen

1. Klare Ziele setzen

Was heißt eigentlich Projekterfolg? Der erste Schritt zum Erfolg ist, die Ziele genau zu definieren:

• Leistung: Welches Ergebnis wird erwartet? In welcher Qualität?
• Zeit: Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
• Kosten: Was darf das Projekt kosten? Wieviel Budget steht zur Verfügung?

Darüber steht die allumfassende Frage der Kundenzufriedenheit: Was macht Kunden und Auftraggeber am Ende zufrieden mit dem Ergebnis?

Du hast dann klare, motivierende Ziele, wenn diese eindeutig, schriftlich definiert sind und alle Beteiligten ‒ wie Kunden, das Management und das Projektteam ‒ diesen zustimmen können. Diese Ziele sind allerdings nicht statisch, sondern können sich im Projektverlauf durch neue Erkenntnisse und wechselnde Interessen ändern oder anders priorisiert werden. Du solltest deshalb mit den Beteiligten bei Bedarf aktualisiert werden.

2. Teamwork fördern

In erfolgreichen Projekten findet man echtes Teamwork. Es engagieren sich alle für das Ziel, jeder setzt sich für den anderen ein ‒ man spürt den absoluten Willen zum Erfolg. Wie Du das erreichst?

Durch gute Kommunikation im Team, zum Beispiel der Projektziele ‒ und auch durch die richtige Auswahl der Team-Mitglieder: Das Kernteam und der Projektleiter sollten das für die Aufgabe notwendige Fachwissen sowie Erfahrung mitbringen.

Teamwork mit factro leben

3. Planung die Struktur und Orientierung schafft

Ein Projekt ist wie eine Bergbesteigung: Welche Teiletappen und Meilensteine sollen erreicht werden? Welche Aufgaben sind dafür zu bewältigen? Strukturieren und plane gemeinsam mit dem Projektteam die gemeinsame Reise.

Es hilft, bereits zu Beginn Hindernisse und Risiken zu bedenken und Maßnahmen zu planen, um diese zu überwinden.

„Angemessene Planung“ heißt nicht, dass Du alle Details oder Produktfeatures schon am Start festlegen müssen. Du kannst auch agil vorgehen, das heißt die Prioritäten jeweils für die nächste Etappe definieren. Jede Planung sollte allen Beteiligten Orientierung bieten über den Gesamtzusammenhang und die nächsten To-dos.

4. Transparente Steuerung – klare Entscheidungen

Projekte steuern bedeutet, die erreichten Zwischenergebnisse regelmäßig mit den gesteckten Zielen abzugleichen und diese mit allen Beteiligten (dem Team, dem Management, dem Kunden) zu besprechen. So können Kurskorrekturen aktiv eingeleitet werden.

Je bewusster mit Veränderungen der Ziele oder der Aufgabenstellung umgegangen wird und je systematischer und transparenter der weitere Verlauf entschieden und geplant wird, desto eher werden negative Emotionen wie Ärger, Angst und Frust auf allen Seiten vermieden.

Das wirkt sich positiv auf den Projekterfolg aus – und natürlich auch auf die Motivation und Stimmung im Projektteam. Ein geeignetes Projektmanagement-Tool erleichtert diese Aufgabe des Projektleiters und stellt die notwendige Transparenz her.

Unser Top Tipp:
Eine Projektmanagement-Software wie factro macht es Dir ganz leicht, Projekt optimal zu organisieren. Auch im Controlling Bereich ist factro unschlagbar. Ob eine Ressourcenauslastung, Leistungserfassung oder Budgetplanung. Zudem bietet factro einige tolle Projektansichten wie ein Projektstrukturbaum, das Gantt-Diagramm oder das Kanban Board.

5. Wertschätzende Kommunikation im Team

Ein weiterer Baustein um die gesteckten Projektziele zu erreichen ist die ehrliche Kommunikation zu allen Stakeholdern. Als Stakeholder werden all diejenigen bezeichnet, die ein „berechtigtes Interesse am Projektverlauf oder seinem Ergebnis“ haben (GPM e.V., Kompetenzbasiertes Projektmanagement). Auch eine positive Kommunikation am Arbeitsplatz ist eine wichtiger Baustein.

• Deine Kunden
• das Management
• die Nutzer des Projektergebnisses, z.B. bei Softwareprogrammierung die User

Bei öffentlichen Projekten wie z.B. einem Flughafenbau können es auch

• die Bürger
• Politiker und
• Verwaltungen / öffentliche Institutionen

sein.

Der Erfolgsfaktor dabei ist, die Information und Kommunikation mit diesen Personen und Gruppen aktiv und regelmäßig zu planen (Kommunikationsplanung).

Daneben ist entscheidend, ehrlich über den tatsächlichen Status des Projektes zu berichten. Dies ist die Basis, um bei Problemen und Herausforderungen die notwendige Unterstützung, zum Beispiel des Managements, zu bekommen. Idealerweise werden Lösungsansätze gemeinsam getragen und entfalten damit eine durchschlagende Wirkung. Bei der Kommunikation im Team, helfen Dir Kommunikationstools enorm.

Kommunikation im ganzen Team

6. Starke, kommunikative Projektleiter

Projekte leiten heißt, eine komplexe Situation zu steuern. Konfliktsituationen bleiben da nicht aus, sei es mit dem Kunden, dem Management oder innerhalb des Projektteams. Das Projektteam braucht Unterstützung bei der Lösung von auftretenden Problemen. Der Projektleiter brauchen deshalb gute „Soft-Skills“:

• strukturiert vorgehen
• Konflikte lösen
• teamfähig agieren
• mit verschiedenen Stakeholdern auf Augenhöhe kommunizieren
• Entscheidungen treffen
• gut verhandeln können

7. Unterstützung des Top-Managements

Es liegt nicht allein in der Hand des Projektleiters, ob ein Projekt erfolgreich wird. Der Projektleiter braucht den Rückhalt der Organisation und des Managements. Was ist damit gemeint?

• Der Projektleiter braucht die Erlaubnis, selbständig Entscheidungen zu treffen und zu verhandeln. Zum Beispiel, wenn er dringend einen Spezialisten braucht, dieser aber auch von anderen Abteilungen oder Projekten in Anspruch genommen wird.
• Projektleiter und Management sollten sich einig sein über die Ziele des Projekts und die Definition des Projekterfolgs.
• Es hilft, wenn die Rolle des Projektleiters insgesamt im Unternehmen anerkannt und etabliert ist.

Als Projektleiter hast Du einen starken Einfluss auf den Erfolg Deines Vorhabens – durch Klarheit, Kommunikation, gutes Teamwork und strukturiertes Projektmanagement. Moderne PM-Tools, wie factro helfen hier, die Zusammenarbeit zu organisieren. Auch Cloud Collaboration Tools, wie es factro zusätzlich abdeckt, unterstützen Euch. Es braucht zusätzlich den Beistand der Organisation, das Engagement des Projektteams auch zu unterstützten. Auch im Bereich des Work Management ist eine Software von großem Nutzen.

Als Leader das Team erfolgreich Leiten