Warum Visualisierung im Projektmanagement wichtig ist

Visualisierung – Ursprung und Bedeutung

Grafiken, Bilder, Videos… Kurz gesagt: Visualisierungen machen komplexe Inhalte anschaulich und verständlich. Trotz enorm hoher Informationsdichte sind sie trotzdem auf einen Blick zugänglich und einfach.

Auch wenn mit Visualisierung ursprünglich eine Technik in der Meditation gemeint war, ist diese heute ein wichtiges Thema in vielen Bereichen der Arbeitswelt. Bei der Ideenfindung oder der Planung und Organisation von Projekten spielen visuelle Inhalte eine wichtige Rolle.

1. Was bringen Visualisierungen?
2. Diagramme, Diagramme – Beispiele aus der Praxis
3. Visualisierung im Projektmanagement
4. Fazit: Stärken von Visualisierungen

1. Wieso Visualisierungen?

Arbeitserfolge durch höhere Motivation

Visualisierungen erhöhen nicht nur die allgemeine Verständlichkeit, sondern können durchaus positive Auswirkungen auf die Arbeitsweisen, Arbeitserfolge und die Motivation haben. Nicht nur für kurzfristige Erklärungen und Datenvorstellungen, sondern auch langfristig für die Planung und Umsetzung von Projekten.

Ein klares gedankliches oder visuelles Bild von den Zielen und dem Weg dahin hilft, Arbeitsprozesse zu verstehen und eine positive Einstellung zum Projekt oder zur Aufgabe zu entwickeln. Projektmanagement und Visualisierung gehen also Hand in Hand.

Für alle verständlich

Das grundsätzliche Prinzip ist die Sichtbarmachung von Ideen, Zielen und Ergebnissen. Visuelle Inhalte bilden ein Projekt ganzheitlich ab – vom Ursprung bis zur Umsetzung. Kommen viele Projektakteure zusammen – aus verschiedenen Bereichen oder Abteilungen einer Firma, aus ganz verschiedenen Unternehmen oder sogar aus unterschiedlichen Ländern – ist es notwendig, Sachverhalte schnell und einfach zu veranschaulichen. Und so die Inhalte für jeden verständlich zu machen.

2. Projekte visualisieren – Gängige Diagramme im Management

In der Praxis werden Visualisierungen bewusst und zielgerichtet eingesetzt. Vor allem in der Planung, Umsetzung und Evaluation von Projekten und innerhalb von Programmen – wie Projektmanagement-Tools –, die die einzelnen Schritte unterstützen, gehören visuelle Inhalte unabdinglich dazu. Mittlerweile werden in Unternehmen einige Berichte oder Aufgaben durch Symbole oder ganze Grafiken ergänzt, im Idealfall sogar ersetzt.

PERT-Diagramm

Das PERT-Diagramm bildet eine Zeitplanung für alle Aufgaben im Rahmen eines Projektes sowie die gegebenen Abhängigkeiten ab. Das bedeutet, es ist klar erkennbar, welche Aufgaben Vorrang haben und welche erst nach Beendigung der Vorherigen erfüllt werden können. Kritische und bedeutende Aufgaben werden deutlich gekennzeichnet.

Pareto-Diagramm

Die Visualisierung ist besonders in Verbindung mit großen Datensätzen von Bedeutung. In diesem Zusammenhang ist auch das Pareto-Diagramm zu nennen – abgeleitet vom Pareto-Prinzip. Es zeigt lediglich die Grundbestandteile, die im Rahmen eines Datensatzes am wichtigsten oder am kritischsten sind.

Dazu wird eine Mischung aus Balken- und Linien-Diagramm verwendet, die Einzelwerte in einen Kontext stellt. Dadurch können die Daten optimal bewertet werden. Am häufigsten stellt ein Pareto-Diagramm Problemstellungen der Qualitätssicherung dar.

3. PM-Tools und grafische Darstellungen

In modernen Projektmanagement-Programmen, wie factro, gibt es viele Bereiche bzw. Features, die vor allem durch Symbole und Farben funktionieren. Um Arbeit übersichtlicher und anschaulicher zu gestalten. Vor allem bei komplexen Projekten mit vielen Aufgaben und vielen Teilnehmern sind Struktur und Übersicht unbedingt notwendig.

Das Gantt-Diagramm

Wenn es um detailliertere zeitliche Planungen geht, werden auch etwas elaboriertere Visualisierungen genutzt. Das Gantt-Chart ist eine Spezialform eines Balkendiagramms und veranschaulicht das gesamte Projekt, indem es die zeitliche Dauer aller Aufgaben, ihre Abfolge sowie Vorgänger und Nachfolger grafisch abbildet.

So können vor allem Abhängigkeiten einfach abgelesen werden. Außerdem bilden Meilensteine Ziele optimal ab, sodass auch Verzögerungen oder Planänderungen schnell erkannt und kommuniziert werden können. Mit Hilfe der Baseline hast Du zudem immer immer im Blick, ob Dein geplanter Zeitraum eingehalten werden kann.

Das Gantt Chart in factro

Als Nutzer von factro stehen einem neben dem Gantt-Diagramm noch drei weitere Projekt-Darstellungen zur Verfügung: der Projektstrukturplan, das Kanban-Board und die Tabelle.

Der Projekt-Strukturplan

Alles auf einen Blick – Komplexe, unübersichtliche Projekte können in einer einzigen Grafik dargestellt werden und so einen groben, übergeordneten Überblick geben. Der Projektstrukturbaum ist eine der gängigsten Projektmanagement-Visualisierungen. Pakete mit ihren entsprechenden Aufgaben sind hier übersichtlich dargestellt und können durch Farben spezifisch abgegrenzt werden.

Der Projektstrukturplan in factro

Das Kanban-Board

Einfache Methode – große Wirkung. Das Kanban-Board ist vor allem im agilen Projektmanagement beliebt und spielt vor allem im Bereich des Aufgabenmanagements eine wichtige Rolle. Hier hast du alle Aufgaben Deine Aufgaben im Überblick.

• An welchen Aufgaben wird aktuell gearbeitet?
• Welche Aufgaben müssen noch kontrolliert werden?
• Welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen?
• Welche Aufgaben kommen noch in Zukunft?

Das Kanban Board in factro

Außerdem sind sogar die unterschiedlichen Stufen in der Kanban-Ansicht mit Symbolen gekennzeichnet. In der jeweiligen Spalte werden die Aufgaben dann zusätzlich nach nahendem Enddatum aufgeführt.

Die Tabelle

Tabellenliebhaber sind mit der Aufgabenliste gut aufgehoben. Alle Aufgaben werden in Listenform dargestellt – trotzdem sind auch zusätzliche Informationen über Leistung und Status verfügbar. Die Vorteile der Tabelle liegen in der Informationsdichte und kommen besonders beim Einsatz von Filtern und Gruppierungen zum Einsatz.

Möchtest Du alle Deine Aufgaben nach Status oder Ausführendem zusammenfassen? Sind gerade nur Aufgaben von besonders hoher Priorität wichtig? Oder suchst Du die Aufgaben, die für einen bestimmten Kunden gedacht sind?

Die Tabellen-Ansicht in factro

Schaffe Dir mit der Aufgabenliste genau den Blickwinkel, den Du brauchst, um den operativen Alltag zu überblicken. Speichere oft genutzte Darstellungen im Anschluss einfach als Favorit ab, um mit nur einem Klick jederzeit darauf zuzugreifen.

Die Deadline-Ampel

Wie schon erwähnt ist ein schneller Überblick unglaublich wichtig. Bei großen Projekten, die im Normalfall mit großen finanziellen Risiken verbunden sind, muss der Status jeglicher Teilbereiche zu jedem Zeitpunkt abrufbar sein. Überblick – Risikominimierung – Erfolg.

Deshalb hat factro auch visuelle Hilfsmittel, die einen schnellen Überblick über den Status verschiedener Aufgaben verschaffen. Die „Deadline-Ampel“ zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen oder welche sogar überfällig sind.

Die Deadline-Ampel in factro

4. Fazit: Wieso man Projekte visualisieren sollte

Schnelles und intuitives Auffassen von komplexen Inhalten

Visualisierungen haben klare Vorteile gegenüber sprachlich vermittelten Informationen. Sie sind bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad der Informationen gewinnbringend einsetzbar. Der Empfänger der Informationen erfasst diese nämlich schnell und intuitiv.

Im Gegensatz dazu können komplexe Informationen mit Hilfe von Sprache nicht klar und nachvollziehbar vermittelt werden. Der Sender der Informationen hat bspw. mit Sprachbarrieren umzugehen, die durch visuelle Unterstützung überwunden werden.

Sprachbarrieren können mitunter darin liegen, dass ein interkulturelles und damit mehrsprachiges Projektteam zusammenarbeitet. Sprache wird mit Hilfe von visuellen Darstellungen zum zweitwichtigsten Vermittlungsinstrument.

Visualisierungen nicht inflationär verwenden

Es ist zu beachten, dass die Verständlichkeit von Inhalten nur durch stark standardisierte Symbole unterstützt wird. Unklare und nicht gängige Visualisierungen verursachen Unverständnis. Zudem muss der Sender der Informationen darauf achten, dass ein Übermaß von Symbolen eine Überreizung und damit geringe Wahrnehmung von wichtigen Inhalten bewirkt.

Visualisierungen fürs Projektmanagement sind unabdingbar

Unter Berücksichtigung einiger möglicher Fallstricke können Diagramme oder Symbole für ein Projektteam zielführend eingesetzt werden. Visuelle Darstellungen von Informationen unterstützen also zum einen die Vermittlungsarbeit des Senders und zum anderen das Verständnis des Empfängers. Die Kommunikation zwischen Projektleiter und Projektteam wird verständlich und damit zielführend – für den gemeinsamen Erfolg eines Projektes. Auch bei der Einschätzung von Projektrisiken, unterstützt die visuelle Darstellung.