Bessere Projektplanung durch genaue Zeiterfassung
Tick tack, tick tack… rattert unermüdlich der Zeiger. In der Projektverantwortung hat man schnell mal das Gefühl, dauernd gegen die Zeit zu arbeiten und dem Projekt hinterherzulaufen. Wie gut, dass Du mit factro Deine Projekte nicht nur zeitlich strukturieren und Ressourcen einplanen kannst, sondern sie jederzeit auch im laufenden Projekt im Blick behältst.
Voraussetzung für eine aussagekräftige und aktuelle Übersicht der Aufwände in den Aufgaben Deines Projekts ist dabei die Zeiterfassung Deines Teams, die Dir ab der Professional Cloud zur Verfügung steht.
Hast Du kurz 5 Minuten? Dann sehen wir uns die folgenden Aspekte der Zeiterfassung in factro an, um möglichst glatt durchs Ziel zu laufen:
- So erstellst Du Plan-Aufwände in Aufgaben
- Lass Dein Team Ist-Aufwände buchen
- Ermittle die Rest-Aufwände und steuer nach
- Behalte den Überblick mit der Prognose
Bereit? Dann legen wir los!
1. So erstellst Du Plan-Aufwände in Aufgaben
Als Verantwortlicher kannst Du – zusätzlich zum eingeplanten Zeitraum für eine Aufgabe – eine Bearbeitungszeit auf die Minute genau für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe mit Hilfe des Plan-Aufwands festlegen. Das heißt, Du planst nicht nur, wann etwas bearbeitet werden sollte, sondern auch, wieviele Stunden für die Ausführung kalkuliert sind.
Einerseits kannst Du damit Dein gesamtes Projekt bis in die kleinste Aufgabe hinein besser einschätzen, die geplante Projektdauer – und auch die Kosten dafür – bestimmen und früh erkennen, ob Du ggf. noch weitere Leute in Deinem Team brauchst. Andererseits schaffst Du zeitliche Orientierung für Dein Team.
Mit einem Plan-Aufwand setzt Du den Rahmen
Denn die Kollegin sieht nun, dass sie für das Brainstorming zu einem Projekt zwei Stunden Zeit einplanen soll und diesen gesetzten Rahmen nach Möglichkeit nicht überschreitet. Erfahrungsgemäß könnte man für ein Brainstorming schließlich auch mehrere Tage verplanen. Durch den Plan-Aufwand muss der Ausführende das nun nicht mehr selbst abschätzen und entscheiden und kann den Umfang der Aufgabe besser einschätzen.
Welcher Aufwand ist angemessen?
Nun, das hängt ganz von der Aufgabe ab und davon, wieviel Zeit Du Dir „leisten“ kannst. Hast Du ein kleines Team, wirst Du die Mitarbeiterin wahrscheinlich schwieriger über lange Zeit entbehren können. Ist die Bearbeitung einer Aufgabe von anderen Aufgaben abhängig, hängt der Zeitplan ebenfalls, wenn sich an der ersten Aufgabe länger als nötig aufgehalten wird – schließlich kannst Du noch kein Konzept für ein Projekt erstellen, wenn das Brainstorming noch läuft. Auf der anderen Seite möchtest Du natürlich den nötigen (Zeit-)Raum für Kreativität schaffen.
Der Plan-Aufwand ist also meistens das Ergebnis eines Abwägungsprozesses. Schneller geht’s mit der Zeit, wenn Du bereits Erfahrungs- und Durchschnittswerte aus vorherigen Projekten sammeln konntest.
✊ Faustformel: Der Plan-Aufwand entspricht den Arbeits- oder Personalstunden, die benötigt werden, um das jeweilige Ziel der Aufgabe mit ganz konkreten To-Dos zu erreichen. Er ist kürzer als der Zeitraum einer Aufgabe, der lediglich vorgibt, in welchem Zeitabschnitt der entsprechende Plan-Aufwand zu leisten ist.
Und so geht’s
Wenn Du erstmal weißt, welchen Plan-Aufwand Du für die Aufgabe einplanen willst, geht die Erstellung in factro ganz einfach und super schnell:
- Öffne die Aufgabe, in der Du einen Plan-Aufwand einplanen möchtest
- Gib den Plan-Aufwand entweder manuell ein oder klicke in das Feld und nutze das Pfeilmenü
- Gespeichert wird automatisch
Den Plan-Aufwand kannst Du in der Aufgabe schnell und einfach hinzufügen
Plan-Aufwände mehrerer Aufgaben anpassen
Du hast viele Aufgaben, deren Plan-Aufwand du eingeben möchtest? Dann lohnt sich für Dich ein Sprung in die Tabellenansicht. Denn hier kannst Du in der Feldliste die Spalte „Plan“ der Tabelle hinzufügen und anschließend einfach von oben nach unten im Tabellenblatt die Werte eintippen.
Trage in der Tabelle Deines Projektes Plan-Werte für mehrere Aufgaben ein
2. Lass Dein Team Ist-Aufwände buchen
Ist die Planungsphase abgeschlossen und die Freigabe für den Start erfolgt, geht es an den Start. Die Aufgabe kann bearbeitet werden. Als Ausführender bearbeitest Du jetzt die Aufgaben, die per Zuweisung auf Deinem virtuellen Schreibtisch landen. Um zu sehen, wieviele Stunden bereits zur Bearbeitung genutzt wurden bzw. ob der Plan-Aufwand tatsächlich dem Umfang der Aufgabe entspricht, benötigst Du den Ist-Wert.
Diesen kannst Du z.B. auch für die Abrechnung von Kundenaufträgen weiter nutzen. Der Ist-Wert einer Aufgabe ergibt sich dabei aus der Zeit, die der Ausführende insgesamt auf der Aufgabe erfasst.
Zeiterfassung in nur wenigen Klicks
Um Zeit auf einer Aufgabe zu erfassen, kannst Du diese wenigen Schritte befolgen:
- Öffne die Aufgabe und klicke auf „Zeit erfassen“
- Wähle jetzt das Datum und das entsprechende Zeitfenster aus. Alternativ kannst Du auch den Stundenregler betätigen
- Füge eine Beschreibung oder einen (internen) Kommentar hinzu, um mitzuteilen, was Du in der Zeit genau bearbeitet hast
- Klicke auf „Buchen“
Deine Zeit kannst Du schnell und einfach direkt in der Aufgabe erfassen
Gut zu wissen: Die aufgabenübergreifende „Zeiterfassung“ findest Du als eigenen Menüpunkt in der linken Hauptmenüleiste und kannst hier Deine individuell gebuchten Zeiten nochmal in der Übersicht nachvollziehen oder anpassen.
Die erfassten Zeiten findest Du auch in der Übersicht
Aber die eigentliche Höchstleistung, die factro für Dich vollbringt, kommt jetzt…
3. Ermittle die Rest-Aufwände und steuer nach
Ein Plan ist am Ende immer nur Theorie und deshalb weicht er am ende doch eben oft von der Realität ab. So sieht es auch mit den Aufwänden aus. Um diesen Abgleich im Blick zu haben, rechnet factro Dir automatisch einen Rest-Aufwand aus, der sich aus dem Plan-Aufwand abzüglich des Ist-Aufwands ergibt.
Hast Du jetzt als Verantwortlicher 6 Stunden für die Aufgabe eingeplant und die Ausführende überschreitet die Zeit, wird es ggf. kritisch. factro zeigt Dir deshalb automatisch einen Rest-Aufwand von 0 an, sobald der Ist-Aufwand den Wert des geplanten Aufwands erreicht hat. Überschreitet der Ist-Aufwand den Plan-Aufwand, springt die Anzeige auf rot.
Nun liegt es an Dir als Projektverantwortlicher. Kläre am besten mit der Ausführenden, was in der Aufgabe noch genau zu tun ist und wieviel Zeit noch benötigt wird, um die Aufgabe zu beenden. Diese zusätzliche Zeit kannst Du auf den Rest-Aufwand draufschlagen, indem Du den Wert einfach um die entsprechende Stundenzahl erhöhst. Damit hast Du der Ausführenden ein höheres Kontingent zur Verfügung gestellt, ohne den Plan-Aufwand verändern zu müssen.
Unser Tipp: Als Ausführende bist Du natürlich die Expertin auf Deinem Gebiet. Deswegen kannst Du vermutlich besser abschätzen, wie viel Zeit Du noch für Deine Aufgabe benötigst.
Gib dem Verantwortlichen diese Rückmeldung daher frühzeitig, indem Du den Rest-Aufwand selbst anpasst und dazu einen kurzen Kommentar mit einer @mention in die Aufgabe schreibst. So teilst Du den Grund für den Mehraufwand mit, hältst alle auf dem Laufenden und unterstützt dabei, früh nachzusteuern, sobald bemerkt wird, dass der Plan-Aufwand nicht ausreicht.
4. Behalte den Überblick mit der Prognose
Über den Delta-Aufwand kannst Du nun auf einen Blick die Differenz zum geplanten Aufwand sehen:
Rest-Aufwand + Ist-Aufwand = Prognose
Die Prognose ergibt sich aus dem Rest- und dem Ist-Aufwand
So hast Du immer im Blick, um wie viele Stunden Dein Plan-Aufwand unter- oder überschritten worden ist.
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Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um Zeiterfassung. Erfahre hier, wie Du Aufwände erfasst.
