Hilfreiche Tools für Projektleiter

Projekte umsetzen – eine Herausforderung für viele Unternehmen

Immer mehr Projekte fordern den Umgang mit wenig Zeit und knappen Budgets. Laut einer Studie von TechConsult haben unglaublich viele Unternehmen damit ein riesen Problem. Anscheinend reichen reine Qualifikationen der Projektmitglieder nicht mehr aus, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Das ist eine gewaltige Herausforderung – vor allem für denjenigen, der die Verantwortung hat. Der Projektleiter.

TechConsult-Studie zum Projektmanagement 4.0

Die umfassende Studie von Techconsult aus 2017 hat zu diesem Thema mehr als 100 Unternehmen befragt und relevante Problemzonen aufgezeigt. Die ausführlichen Ergebnisse der Studie kannst Du hier nachlesen.

1. Der Projektleiter und seine nötige Kompetenzen
2. Herausforderungen für Projektverantwortliche
3. Nötige Unterstützung durch Software
4. Features für die Projektleitung

1. Der Projektleiter und seine Kompetenzen

Ein Projektleiter leitet ein Projekt, das ist wohl allen klar. Aber neben fachlichen Herausforderungen muss er noch viel mehr meistern. Management ist hier das richtige Wort. Denn ähnlich wie bei Managern und Führungskräften braucht ein Projektleiter viele methodische Kenntnisse, die er u.a. mit Projektmanagement-Zertifizierungen oder im Studium lernt.

Zur Projektmanagement-Kompetenz gehören Aufgaben wie:

• Auftrags- und Zielklärung
• Projektstrukturplan
• Aufwandsschätzungen
• Terminplanerstellung
• Ressourcenplanung
• Kostenkalkulation
• Risikomanagement

Dementsprechend ist die allgemeine Organisation des Projektes die Hauptaufgabe der Projektleitung. Neben der Verwaltung steht der Projektleiter aber auch als Antreiber und Motivator hinter dem Projekt und dem gesamten Team.

2. Herausforderungen für Verantwortliche

Laut TechConsult nennen 94 Prozent der mehr als 100 befragten Unternehmen Zeitverzögerung und Kostenüberschreitungen als Hauptprobleme bei bereits durchgeführten Projekten. Woran liegt das?

Veränderte Dynamik

Eine Welt im Wandel. Aufgrund von Veränderungen in Industrie und Wirtschaft müssen sich auch Unternehmen anpassen. Flexibilität und Agilität werden immer größer geschrieben. So erklärt sich die gesamte Dynamik und Komplexität vieler Branchen. Kundenanforderungen nehmen zu und damit treten auch Änderungs- und Optimierungswünsche häufiger auf.

Alles auf einmal

Geballte Konzentration auf ein Projekt – das ist ein Luxus, den sich kaum jemand erlauben kann. Die Arbeitswelt fordert Multitasking und damit einen enormen Aufwand der Organisation. Denn mehrere parallel ablaufende Teilaufgaben müssen koordiniert und zeitlich miteinander vereinbart werden.
67 Prozent der befragten Unternehmen befürchten Probleme beim Verwalten der Schnittstellen zwischen einzelnen Aufgaben und Projekten.

Unverhofft kommt oft

Wochenlange Planung und Kalkulation – dann taucht ein unerwartetes Ereignis auf und zerschießt alles. Vor allem bei Großprojekten gibt es unvorhersehbare und nicht zu kalkulierende Faktoren. 42 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Projektpläne schneller veraltet als geschrieben sind.

3. Projektmanagement-Tools als Unterstützung

Immer mehr Projektleiter suchen Unterstützung in professionellen Projektmanagement-Tools (und damit sind nicht Excel und Outlook gemeint), um Projekte trotz der herrschenden Herausforderungen erfolgreich abzuschließen. Spezifische Tools bietet diverse hilfreiche Vorteile – vor allem für Digital Leader. Eine Projektmanagement-Software ist eine enorme Unterstützung für die Zusammenarbeit im Team.

Kommunikation

Kommunikation im Team spielt in jedem Unternehmen eine entscheidende Rolle . Absprachen sind vor allem im Rahmen von komplexen Vorhaben notwendig, damit alle Mitglieder im Team umfassend zusammenarbeiten können. Eine Projektmanagement-Software bündelt die gesamte Kommunikation an einem (virtuellen) Ort und macht sie zielgerichtet.

Mit einem Projektmanagement-Tool sind alle Aufgabenfelder für alle Beteiligten einsehbar und können ortsunabhängig bearbeitet werden. Teamarbeit wird flexibel und effektiv.

Transparenz

Das Projekt mit all seinen einzelnen Aufgaben kann umfassend eingesehen werden- Projektstatus, Arbeitszuteilungen oder organisatorische Veränderungen – mit einem Projektmanagement-Tool haben die Verantwortlichen immer alles im Blick. Und können frühzeitig eingreifen, Termine verschieben oder Ressourcen anpassen, sollte es Probleme geben.

Flexibilität

Wie schon erwähnt, erfordern unkalkulierbare Faktoren und veränderte Dynamiken besonders schnelle Reaktionen. Durch eine Software, die alle Vorgänge in Echtzeit aufgabenbezogen abbildet, sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und können orts- & zeitunabhängig und somit flexibel arbeiten. Jeder weiß, wer was bis wann zu erledigen hat. Das fördert die Zusammenarbeit im Team.

4. Nützliche Features für die Projektleitung

Projektmanagement-Tools wie factro bieten Projektleitern hilfreiche Funktionen, die die Planung und Durchführung von Projekten deutlich vereinfachen.

Visualisierungen

Laut TechConsult-Studie finden 67 Prozent der befragten Unternehmen Visualisierungsmöglichkeiten wichtig bis sehr wichtig. Vereinfachung und Veranschaulichung können vor allem bei komplexen Projekten enorm hilfreich sein, um Vorgänge, Status und letztendlich Ergebnisse darzustellen.

Um im Projekt-Dschungel den Überblick zu behalten und die richtige Perspektive auf das Projekt zu wählen, kann man im Tool factro zwischen unterschiedlichen Ansichten wählen:

Der Projektstrukturplan

Komplexe Projekte anschaulich auf einen Blick. In factro beinhalten Pakete einzelner Projekte verschiedene Aufgaben. Durch den Projektstrukturplan lässt sich ein gesamtes Projekt mit seinen Paketen und Aufgaben übersichtlich einsehen.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Das Kanban-Board

Übersichtliches Aufgabenmanagement – jeden Tag strukturiert arbeiten. Im täglichen Aufgabengeschäft hilft das Kanban-Board, sich zu organisieren. Die Spalten geplant, aktiv, Review und beendet gruppieren die Aufgaben nach dem jeweiligen Status.

Das projektbezogene Kanban Board

Die Tabelle

Aufgabenmanagement für Tabellenliebhaber. Die Tabelle listet alle Aufgaben auf. Durch ein „Ampel“-System wird die Dringlichkeit einer Aufgabe verdeutlicht. Auch Status, Fälligkeitsdatum und aktuelle Ausschöpfung der zeitlichen Ressourcen sind auf einen Blick erkennbar.

Tabellenansicht mit ausgeklappter Feldliste

Das Gantt-Diagramm

Detaillierte Zeitplanung – Vorgänger, Nachfolger und Meilensteine. Das Gantt-Diagramm stellt nicht nur zeitliche Abläufe anschaulich dar. Durch Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen können Aufgabentermine schnell verändert und angepasst werden. Abhängige Aufgaben gehen mit, ohne dass jede einzeln angepasst werden muss. Der Zeitplan bleibt daher auch bei Veränderungen korrekt.

Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt einfach

Leistungserfassung

Die Dokumentation von zeitlichen Aufwänden gilt als wichtige Kerngröße im Projektmanagement, denn sie ist notwendig für externe und interne Verrechnungen. Dementsprechend ist eine einfache Leistungserfassung von großem Wert für Projektleiter.

Das Projektmanagement-Tool factro bietet eine einfache Kostenüberwachung durch gebuchte Zeit pro Aufgabe. Die Abbildung von Soll-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwände kann ideal als Basis für die gesamte Planung und Steuerung von Ressourcen verwendet werden. Auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter findet hier einen Platz.

• Plan-Aufwand: geschätzter zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
• Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeiten
• Rest-Aufwand: Anpassung/Einschätzung durch Ausführenden
• Delta-Aufwand: Differenz zwischen Plan- und Ist-Aufwand

Die Prognose ergibt sich aus dem Rest- und dem Ist-Aufwand

Vorlagen

Standardisierung vereinfacht. factro ermöglicht durch die praktische Vorlagen-Funktion enorme Zeiteinsparungen. Ideal geeignet für regelmäßig wiederkehrende oder ähnlich ablaufende Prozesse. Vorlagen können für zukünftige Projekte wiederverwendet und müssen nicht jedes Mal aufs Neue erstellt werden.

factro verschafft Projektleitern Überblick

Durch diese und viele weitere nützliche Features hast Du als Projektleiter mit factro immer den Überblick über Dein Vorhaben. Die Projektmanagement-Software hilft Risiken zu minimieren und Dein Team durch eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise zu motivieren.