Organisiert zu mehr Effizienz und Produktivität
Deinem Arbeitsalltag fehlt es an guter Organisation? Die E-Mail-Flut hemmt die Produktivität? Der fehlende Überblick über To-dos hindert Dich daran, Deinen Tag effektiv und produktiv anzugehen? Es fehlt Struktur und Du hast das Gefühl, im Chaos beinahe zu ertrinken? Auch Excel ist keine Hilfe, da es keine Transparenz und keinen Fokus schafft.
Dann ist es Zeit für ein cleveres digitales Werkzeug, das den Arbeitsalltag strukturiert, fokussiertes Arbeiten ermöglicht und Ordnung auf den (digitalen) Schreibtisch bringt – ein Organisationstool eben.
- Warum Du ein Organisationstool brauchst
- Sechs Organisationstools für einen effizienteren Workflow
- Finde das passende Tool zu Deinen Anforderungen
Warum Du ein Organisationstool brauchst
Verbesserte Selbstorganisation
Eine gute Selbstorganisation mit einem unterstützenden Tool führt dazu, dass Du dich selbst besser strukturierst und aufs Wesentliche konzentrierst. Nur die Aufgaben vor Augen zu haben, die tatsächlich zu erledigen sind, unterstützt Deinen klaren Durchblick und verhindert unnötige Frustration. Zudem sparst Du wertvolle Zeit.
Schließlich ist nichts demotivierender, als geplante Aufgaben nicht zu schaffen. Umgekehrt wirkt es aufbauend, wenn Tasks tatsächlich nacheinander abgearbeitet und damit abgehakt werden können. Die To-do-Liste wird kürzer, die Motivation bleibt erhalten.
Eine digitale Lösung sorgt für Durchblick: Stell Dir vor du startest in den Arbeitstag und hast ganz konkret alle Aufgaben, die anstehen übersichtlich aufgelistet. Zudem sind diese auch noch nach Deadline sowie Priorität geordnet – und das ganz automatisch ohne Vorarbeit. Wie das geht? Ein Organisationstool macht es möglich.
Organisierter durch den Arbeitsalltag mit dem passenden Tool
Steigerung der Produktivität
Um Deine und die Produktivität Deines gesamten Teams zu steigern, ist nicht nur ein Überblick über Projekte sowie deren Fortschritt wichtig, sondern auch eine selbstverantwortliche Planung, die gemeinsam erarbeitet wird. In Meetings hat das gesamte Team stets einen Überblick über Aufgaben und Projekten – selbst wenn sie nicht aktiv beteiligt sind.
Eine transparente Projekt- (in Gestalt von Projekt-Ansichten wie dem Gantt-Chart oder dem Kanban-Board) und Aufgaben-Struktur (in Form von Teilaufgaben (optional) mit eigener Deadline und Ausführung) wirkt sich auf die eigene Arbeitsstruktur aus. Dem Chaos weicht eine klare Erfolgsspur sowie voller Fokus. So bleiben Teams auch im Homeoffice oder bei Remote Work immer up-to-date. Auch bei der Projektplanung mit der Rückwärtsterminierung unterstützen die Projektansichten.
Wer Wert auf eine organisierte und damit produktive Arbeit legt, kommt um ein Hilfswerkzeug nicht herum. Warum?
- Arbeitsabläufe werden standardisiert
- Arbeitsprozesse werden visualisiert und damit transparent
- Arbeitszeit wird effektiv gestaltet
Zielgerichtet kommunizieren
Wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden soll, ist eine gute Kommunikation im Team unabdingbar. Seien es Benachrichtigungen per Mail (mit Hilfe einer Kalender-Synchronisation) oder das Kommentieren von Aufgaben. Eine zielgerichtete Kommunikation beugt Missverständnissen vor und führt dadurch zum Projekterfolg.
Um einen Arbeits-Workflow in seiner ganzheitlichen Kommunikation innerhalb eines einzigen Kommunikationskanals zu unterstützen, ist ein Organisationstool optimal. Es erfasst den Kommunikationsfluss zwischen zusammenarbeitenden Team-Mitgliedern. Relevante Informationen sind zudem jederzeit abrufbar, ohne zusätzliche Meeting-Zeiten für Team-Absprachen anzusetzen.
Erfolgreiche Zusammenarbeit meistern
Wer kennt das nicht? Keiner fühlt sich so richtig für eine bestimmte Aufgabe zuständig oder verantwortlich. Die Aufgabe geht unter – trotz Dringlichkeit und hoher Priorität. Klare Verantwortlichkeiten helfen dabei, Aufgaben unmittelbar zuzuweisen. Das Delegieren von Aufgaben wird einfach umsetzbar und dem entsprechenden Teammitglied sofort digital mitgeteilt – ob im Homeoffice oder im Büro.
Erfolgreiche Zusammenarbeit wird also möglich durch:
- Wissensaustausch
- Delegieren von Aufgaben
- Klare Verantwortlichkeiten
Effiziente Organisationstools leisten einen beträchtlichen Beitrag zu den täglichen Herausforderungen der Selbstorganisation, Produktivität, Kommunikation, Arbeitsorganisation sowie Zusammenarbeit. Hilfreich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Cloud Collaboration Tools.
Auch im Homeoffice stets auf dem aktuellsten stand bleiben mit einer Organisations-Software
Sechs Organisationstools für einen effizienteren Workflow
Ein digitales Organisationstool unterstützt nicht nur die Effektivität, sondern bewirkt auch eine Kostenersparnis. Denn Aufgaben werden schneller abgeschlossen, das Team wird produktiver. Im Folgenden werden sechs mögliche Organisationstools für Ihr Unternehmen vorgestellt.
Nr. 1 – factro
Das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool factro ist eine Software für das projektbezogene sowie projektübergreifende Arbeiten im Team. Das digitale Tool erleichtert die Online-Teamarbeit durch starke Features wie das Festlegen von Verantwortlichkeiten, das zielorientierte Benachrichtigungssystem oder die Zeiterfassung.
factro bietet unterschiedliche Ansichten Deiner Projekte wie den Projektstrukturplan, das Gantt-Diagramm oder das Kanban Board. So lässt sich ein gesamtes Projekt überblicken oder auch nur Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch. Das ermöglicht ein selbstorganisiertes Arbeiten für jedes Projektmitglied und auch im Team. Eine Funktion für ToDo-Listen bieten der Fokus in factro, was die Selbstorganisation nochmals steigert.
Das factro Kanban Board
Nr. 2 – Trello
Trello als US-amerikanisches Organisationstool bildet einen projektbezogenen Workflow ab, der den Arbeitsfortschritt mit individuell anpassbaren Spalten wiedergibt. Die PM-Software bietet ausschließlich eine Projekt-Ansicht in Form eines Kabans und ist daher leicht anzuwenden.
Kanban-Board von Trello
Nr. 3 – Evernote
Mit dem Tool Evernote kannst Du Notizen mit dazugehörigen Aufgaben anlegen und mit Deinem Kalender zusammenführen und Dokumente hochladen. Das alles wird Dir auch auf Deiner Startseite angezeigt, die Du individuell mit verschiedenen Widgets gestalten kannst, sodass Du alles Wichtige direkt im Blickfeld hast.
Die Startseite von Evernote
Nr. 4 – Todoist
Das auf Aufgabenlisten basierende Tool ermöglicht eine Aufgabenbearbeitung und Projektzuordnung. Damit ist ein einfaches Task-Management möglich.
Projektansicht von Todoist
Nr. 5 – Meistertask
Das Projektmanagement-Tool Meistertask aus Deutschland ähnelt stark dem US-amerikanischen Organisationstool Trello, wirkt jedoch etwas frischer im Design. Es liefert auf Basis des Kanban-Prinzips einen projektbezogenen Arbeits-Workflow. Einzelne Listen mit Boards spiegeln den Arbeitsprozess innerhalb eines konkreten Projektes wider.
Kanban-Board von Meistertask
Nr. 6 – HiTask
HiTask ist eine Projektmanagement-Software, die dabei hilft, Aufgaben für Dich und Dein Team klar zu strukturieren. Es können Projekte und Aufgaben erstellt werden und auch Dateien teilen ist für die Zusammenarbeit möglich.
Durch die Möglichkeit, den persönlichen Kalender zu teilen, können die Teammitglieder genau wissen, wann Du Zeit hast. HiTask kann zudem als App verwendet werden.
Dashboard von HiTask
Finde das passende Tool zu Deinen Anforderungen
Alle dargestellten Tools bieten einen Mehrwert für die eigene Organisation und den Berufsalltag. Welches konkrete Tool in Frage kommt, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Das Tool sollte in jedem Fall zum Anwender und dem Team passen, um das bestmögliche rauszuholen – nur so bringt es alle Beteiligten auf das nächstes Level hin zu einem optimierten Arbeitsalltag.
