Effiziente Projektplanung mit dem PSP
Ein Projektstrukturplan â kurz PSP â ist das HerzstĂŒck eines erfolgreichen Projektmanagements. Mit einem PSP gliederst Du Projekte jeder GröĂenordnung in eine nachvollziehbare und detaillierte Strukturierung und erreichst einfacher das Ziel.
Ăberblick im Strukturplan
Die richtige Darstellung und klare Planung in verschiedenen Ebenen sind entscheidend fĂŒr den Projekterfolg. Ob ein Bauvorhaben, die Organisation einer Veranstaltung oder die neue Marketingkampagne â ohne Organisation klappen diese Projekte kaum.
Im Strukturplan wird es einfacher, den Ăberblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten kennen. Wir zeigen Dir in diesem Artikel, wie Du einen Projektstrukturplan erfolgreich erstellst und einfach in einem digitalen Tool umsetzt.
Mit einem Projektstrukturplan wird Dein Projektportfolio- oder Projektmanagement ĂŒbersichtlich und fokussiert â das gestresste Haare-Raufen gehört der Vergangenheit an, denn eine zielfĂŒhrende Projektstruktur trĂ€gt zum Projekterfolg bei. Wie der PSP optimal genutzt wird, erfĂ€hrst Du in diesem Artikel.
- Was ist ein Projektstrukturplan?
- Aufbau und Beispiel eines Projektstrukturplans
- Vor- und Nachteile eines PSPs
- Projektstrukturplan Vorlage
- Vorlage fĂŒr Word und Excel
- Fazit: Das Erstellen eines Projektstrukturplans schafft Klarheit
1. Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan, auch bekannt als Work Breakdown Structure (WBS), wird als eine Projektmanagement-Methoden definiert und bildet eine hierarchisch aufgebaute Struktur ab, die eine Gesamtaufgabe in Teilaufgaben gliedert, bis eine weitere Aufteilung nicht mehr sinnvoll ist. Er gilt als ein wichtiger Teil des ĂŒbergeordneten Projektplans und ist die Basis fĂŒr einen Zeitplan wie das Gantt-Diagramm sowie die Projektverwaltung.
Da der PSP eine klare Hierarchie und Zuordnung enthÀlt, entsteht eine Baumstruktur mit einzelnen VerÀstelungen und Ebenen. Aufgrund seiner Form, die an ein Organigramm erinnert, wird diese Abbildung hÀufig als Strukturbaum bezeichnet.
Woraus besteht ein Projektstrukturplan?
Zumeist finden sich drei bis vier Elemente in praktisch jeder Form des Projektstrukturplans:
Damit Du den Fortschritt stets mit einem Blick erfasst, mĂŒsst Du den aktuellen Stand ĂŒberblicken. Unterscheide z.B. zwischen „geplant“, „aktiv“, „review“ und „beendet“. | |
Wann beginnst Du mit dem Task â und wann muss das Ergebnis stehen? Beachte hierbei auch andere Aufgaben, um das Zeitbudget nicht zu verbrauchen. | |
Ist die Aufgabe umfangreich oder voraussichtlich mit wenig Arbeit verbunden? Nenne einen Planaufwand, um abgleichen zu können, wie effektiv Deine Planung ist. FĂŒr eine bessere Sortierung können Beschreibungen den Arbeitspaketen hinzugefĂŒgt werden. | |
Wie wichtig eine Aufgabe ist, hĂ€ngt von verschiedenen Fragestellungen ab, z.B.: Welche Bedeutung hat sie fĂŒr den Kunden oder die Organisation? Droht die Deadline zu reiĂen? |
2. Aufbau und Beispiel eines Projektstrukturplans
Wenn Du einen Projektstrukturplan erstellen möchtest, geht das in nur wenigen Schritten. Die wichtigsten Punkte, die Du bei der Anordnung beachten musst, sind dabei:
- Sich auf eine Gliederung festlegen: Phasenorientiert, Objektorientiert, Funktionsorientiert oder Gemischt
- Das Schema wÀhlen: Top down, Bottom up oder Jojo
- Struktur mit den zugehörigen Aufgaben aufbauen
- Optional: Codierung vornehmen, um die Hierarchie abzubilden (PSP-Code)
Ein PSP kann natĂŒrlich mit Tools wie Word oder Excel aufgebaut werden â deutlich effizienter ist der Aufbau allerdings in einem PM-Tool. In der Software wird der Projektstrukturbaum quasi automatisch, mit Erstellung des Projekts, angelegt. Eine geeignete Lösung ist z.B. factro aus Deutschland. Das Tool hat den Mehrwert des PSP erkannt und bietet ihn als einzige Lösung auf dem Markt an.
Praxisbeispiel: Phasenorientierter PSP
Beim phasenorientierten Projektstrukturplan wird die obere Gliederungsebene nach den einzelnen Phasen im Projekt gegliedert. Durch diese Anordnung entstehen zeitlich begrenzte Abschnitte und ein geordneter Ablauf der anstehende Aufgaben.
Soll z.B. eine neue Website aufgebaut werden, können die einzelnen Phasen bzw. Arbeitspaketbeschreibungen in âVorbereitung“, âDurchfĂŒhrung“ und âNachbereitung“ aufgeteilt sein. Die Aufgaben darunter sind dann entweder nach Funktionen oder Objekten strukturiert. In der Abbildung wird also auf einen Blick der Projektablauf deutlich. Beantwortet wird: Welche Aufgaben stehen an, sind in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen. Der Projektstrukturplan ersetzt auĂerdem ein zusĂ€tzliches Projektphasenmodell.
Wie der PSP letztendlich aufgebaut wird, kann von Projekt zu Projekt individuell entschieden werden.
3. Vor- und Nachteile eines PSP
SorgfÀltige Planung
Der Projektstrukturplan unterstĂŒtzt eine sorgfĂ€ltige Projektplanung. Er bĂŒndelt alle Aufgaben und setzt sie in eine logische Reihenfolge â das ist auch hilfreich fĂŒr das Projektteam. Mit Hilfe eines Projektstrukturplans strukturiert der Projektmanager seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete – die kleinste Einheit eines Projekts, sodass eine sinnvolle Tiefenstruktur der Gesamtaufgabe entsteht.
Mit dem PSP werden Mitarbeiter ausgewĂ€hlt, Ressourcen verteilt und Fristen, Meilensteine oder auch PrioritĂ€ten gesetzt. Der Projektfortschritt ist immer im Blick, Risiken können besser eingeschĂ€tzt oder vorgebeugt werden. Die Vorteile fĂŒr die Projektarbeit sind u.a.:
- VollstÀndigkeit aller Inhalte
- Ăberschneidungsfreiheit im Projekt
- Richtige Logik des Projektablaufes
- gesteigerte Effizienz
- direkte Kommunikation aller Beteiligten
- zentrales Wissensarchiv
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Grundlage fĂŒr das gesamte Projekt
Dadurch schaffst Du eine optimale Grundlage fĂŒr einen reibungslosen Projektverlauf und alle Projektmanagement-Phasen. Wer mit einem Projektstrukturplan arbeitet, kann zudem viele der einzelnen Teilbereiche des Projektmanagements damit abbilden. Dazu gehören Meilensteine, die Ressourcenauslastung und ein Wissensarchiv. Eine Erleichterung fĂŒr jedes Unternehmen.
In einem Gastbeitrag im SchwarzwĂ€lder Boten betont Holger Zimmermann von Projektmensch.com, dass ein PSP auch hilft, in der Krise den Ăberblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen:
„Ein nach wesentlichen Ergebnissen strukturierter Aufgabenbaum wird Basis fĂŒr die Umsetzung und Ăberblick. Dann muss man diese AktivitĂ€ten nur noch in Reihenfolge bringen und Verantwortliche zuordnen.“ â Holger Zimmermann, 30.03.2020
Gute Vorbereitung sichert das Projekt
Eine gute Vorbereitung sichert nicht nur den erfolgreichen Projektverlauf, sondern beugt zudem einem Mehraufwand vor. Dem stimmt auch eine Studie aus dem Jahr 2016 zum Thema „Multitasking im Projektmanagement“ zu, an der sich die Deutschen Gesellschaft fĂŒr Projektmanagement (GPM) beteiligte. Ein Ergebnis lautet:
„Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.“Â â GPM
Die Zahl spricht BĂ€nde und sollte jedem Projektteilnehmer zu denken geben. Du möchtest Dein Projekt auf einem soliden Fundament aufbauen und dadurch unnötigen Mehraufwand minimieren? Der Projektstrukturplan unterstĂŒtzt Dich dabei.
Bedingt fĂŒr agile Umfelder geeignet
Gerade im klassischen und hybriden Projektmanagement spricht nur wenig gegen die Nutzung eines PSP. Die Vorteile sind in planbaren Umfeldern mit klaren Zielen höchst relevant. DafĂŒr eignet sich der PSP nicht unbedingt fĂŒr agiles Projektmanagement, in denen die Projekte nicht bereits im Vorfeld durchgeplant werden.
4. Projektstrukturplan Vorlage
Mit einer Vorlage kann in wiederkehrenden Projekten auf bereits erfolgreich abgeschlossene Vorhaben zurĂŒckgegriffen werden. Durch die Projektvorlage wird die QualitĂ€t von wiederkehrenden Projekten sichergestellt. Potentielle Verbesserungen können auĂerdem in der Software direkt in die PSP-Vorlage eingepflegt werden. Der schnelle Start in ein Projekt gelingt mit einer PSP-Vorlage ganz einfach.
Hat man in einem Projekt im Dokumenten-Anhang z.B. Word-, Excel- oder PowerPoint-Vorlagen hinterlegt, werden diese automatisch mit in die Projektvorlage ĂŒbernommen.
Vorteile einer Projektvorlage
Eine Vorlage fĂŒr wiederkehrende Projekte zu erstellen hat einige Vorteile, die wir teilen möchten:
- enorm zeitsparend
- definierte VorgÀnge
- einheitlicher Projektablauf
- optimale ProjektdurchfĂŒhrung
- klare Richtlinien
5. Vorlage fĂŒr Word und Excel
Einen PSP kann man mit verschiedenen Tools realisieren. Im Internet finden sich z.B. viele Vorlagen fĂŒr Microsoft Word und Excel zum Download. Dabei lĂ€sst sich ein PSP aber auch ohne umsetzen. Da es sich aber weder bei Excel noch bei Word um eine wirkliche Projektmanagement-Software handelt, ist ein Projektstrukturplan mit Excel oder Word sehr umstĂ€ndlich.
In Excel kann der PSP besonders gut auf einem groĂen Arbeitsblatt platziert werden. Dort lĂ€sst sich in einer Zeile alleinstehend mittig das Projekt festhalten, um anschlieĂend darunter geordnet die einzelnen Teilprojekte und Aufgabenpakete festzulegen. So entsteht die visuelle Strukturierung eines Projektstrukturbaums, die sich mit passender Formatierung noch verfeinern lĂ€sst. Ăhnlich funktioniert es mit Tabellen in Word.
Excel und Word sind starr
Die Inhalte sind aber in beiden FĂ€llen sehr starr und lassen sich nicht flexibel verschieben. Ănderungen mĂŒssen immer manuell pro Zeile vorgenommen und dann fĂŒr alle weiteren angepasst werden. Zudem ermöglichen diese Lösungen nur die visuelle Aufbereitung, aber keine Detailtiefe mit Informationen, Zielen und Daten zu Aufgaben und Teilprojekten.
Anders ist es z.B. beim Projektmanagement-Tool factro, das den Projektstrukturplan als Grundlage schon an Bord hat. Dank Drag & Drop lassen sich alle Aufgaben und Teilprojekte schnell verschieben und neu zuordnen, gleichzeitig können direkt alle Elemente mit Infos wie PrioritÀten oder Beschreibungen ausgestattet werden.
So hast Du Deinen Projektstrukturplan direkt produktiv nutzbar â ob fĂŒr das Kick-Off-Meeting, die Zeitplanung mit Zeitleiste und Vorlage oder den operativen Alltag. Alle Deine Strukturen kannst Du zudem als Vorlage speichern und so jederzeit darauf zurĂŒckgreifen.
6. Fazit: Das Erstellen eines Projektstrukturplans schafft Klarheit
Der Projektstrukturplan ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um auch komplexe Projekte ĂŒbersichtlich und nachvollziehbar aufzubauen. FĂŒr welche Art Strukturierung Du Dich auch entscheidest, der PSP hilft Dir dabei, Deine Aufgaben und Teilprojekte sinnvoll in den Ebenen anzuordnen.
Mit dem PSP behĂ€lst Du als Projektleiter aber nicht nur den Durchblick, sondern profitieren auch von einem idealen Werkzeug zur Kommunikation mit Kollegen sowie Stakeholdern â Stichwort Soft Skills. Ein guter PSP zeugt von Sorgfalt, Terminplanung sowie prĂ€ziser Organisation und ist so ein ĂŒberzeugendes Argument fĂŒr die Projektfreigabe.
Zu den vielen Vorteilen eines PSP zÀhlen:
- VollstÀndige Auflistung aller Teilprojekte und Aufgaben
- Keine Redundanzen dank eindeutiger Codierung
- nachvollziehbare, flexible Struktur (Phasen, Objekt, Funktion)
- zielgerichtete Kommunikation, intern und extern
Lese-Tipps zum Thema „Projektstrukturplan“
- Zweck eines Projektstrukturplans (projektmagazin.de | Projektmagazin)
âDie Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans (Projektstrukturierung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, DurchfĂŒhrung und Abschluss des Projekts, da alle Elemente (Ressourcen, VorgĂ€nge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.“
- Projektstrukturplan mit Vorlage und Beispiel (fritz.tips | Dr. Fritz Spezialist fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte-Austausch)
âDer Projektstrukturplan (PSP) ist die wichtigste Projektmanagement-Methode und mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches vergleichbar. Auf verschiedenen Gliederungsebenen werden die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes in Form eines Baumdiagramms dargestellt. Somit kann sich jedes Teammitglied ein Bild â Big Picture â vom Inhalt des Projekts machen.“
- Was ist ein Projektstrukturplan? (t2informatik.de | Softwareentwicklung)
- Wie Sie einen Projektstrukturplan optimal einsetzen (theprojectgroup.com | Projektmanagement Experten-Blog)
- Projektstrukturplan: Nutzen und Aufbau (projekte-leicht-gemacht.de | Projekte leicht gemacht)
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