Projektplanung: Darauf kommt es an

Los geht’s mit dem Projekt!

Die Disziplin Projektmanagement vereint viele Schwerpunkte, Methoden und Anforderungen. Das übergeordnete Ziel ist der erfolgreiche Abschluss, begleitet von der initialen Überlegung bis zur Endabnahme. Ein essentieller Schritt, bevor es operativ an die Arbeit geht, ist die Projektplanung. Doch was genau bedeutet dies, wie funktioniert sie im Alltag und wie sieht gute Projektplanung aus?

Was ist Projektplanung?

Da die Projektplanung eng mit Projekten als solche verknüpft ist, sollte vorab definiert werden, was ein Projekt ist.

„Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

In der Projektplanung geht es also darum, die Grundlagen zu schaffen, um ein Projekt auf die Beine zu stellen und eine Basis für den gesamten Ablauf zu erstellen. Dazu gehören u.a. auch die Planung des zeitlichen Ablaufs, der Umfang an Aufgaben, Kosten und Ressourcen sowie die Definition der Ziele. Die nächsten Abschnitte zeigen, wie die einzelnen Bausteine in der Praxis umgesetzt werden und alle beteiligte einen Überblick haben.

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Projektplanung in der Praxis

Gemäß der Projektmanagement-Phasen passt die Projektplanung am besten in die zweite Phase, die Planungsphase. An dieser Stelle geht es konkret um die Ausarbeitung des Projekts und der Aufgaben. Grundsätzlich lässt sich aber festhalten: Die Planung ist in allen Projektphasen dabei, da sie die Grundlage dafür legt, was in welcher Form erledigt wird. Auch hilft die Planung schon vorab, Risiken zu erkennen und zu beurteilen.

Außerdem ist sie immer gegenwärtig, um zu beurteilen, wie gut die Planung sich im Alltag widerspiegelt. Insbesondere bei unerwarteten Änderungen, die Anpassungen erfordern, zeigt sich die Qualität. Der Start der Projektplanung, indem der Projektleiter und sein Team zusammenkommen, ist meist das Kick-Off-Meeting. Es ist nicht unüblich, dass auch externe Projektberater z.T. bei der Planung mitwirken und die Stakeholder oder Geschäftsführer mit eingebunden werden, die in der Projektumfeldanalyse ermittelt wurden.

Die Projektplanung ist ganz klar das A und O im Projektmanagement und wirkt sich maßgeblich auf den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts aus. Laut einer Studie des Project Management Institute (PMI) scheitern

• 39% der erfolglosen Projekte an unpassender Vorbereitung auf Anforderungen
• 28% der erfolglosen Projekte an unpassender Kostenkalkulation
• 26% der erfolglosen Projekte an unpassender Kostenplanung

Projektplanung Vorlagen für wiederkehrende Themen

Gute Planung ist in Projekten oft mehr als die halbe Miete – gerade, wenn Du regelmäßig wiederkehrende Themen oder Prozesse haben. Dann kannst Du mit geeigneten Projektplanungs Vorlagen in Deinem Unternehmen Standardabläufe etablieren, auf die Du immer wieder zurückgreifen kannst.

Die Blaupausen gibt es in vielen Formen als Vorlage für die Projektplanung mit Excel sowie als Funktion in modernen Projektplanungstools. Sobald Du ein erfolgreiches Projektplanungs Beispiel als Vorlage gesichert hast, kannst Du es zudem mit den Lessons Learned fortlaufend optimieren und so immer besser werden.

Die 8 Schritte der Projektplanung

Im Praxiseinsatz lässt sich die Projektplanung grundsätzlich in 6 Schritte unterteilen, die der Artikel nachfolgend beleuchtet.
Planung der Projektorganisation

1. Schritt: Der Projektauftrag

2.Schritt: Ziele

Projektablaufplan erstellen

3.Schritt: Der Projektstrukturplan

4. Schritt: Der Zeitplan

5. Schritt: Die Kapazitätsplanung

Schritt 6: Das Risikomanagement

Projektplanung endet nicht

Schritt 7: Der Kommunikationsplan

Schritt 8: Die Projektsteuerung

Planung der Projektorganisation

Die Projektorganisation stellt die erste Phase der Projektplanung dar. Hier werden die Vorbereitungen und die ersten Abstimmungen zur Realisierung des Projektes getroffen. Also die Grobplanung. Aufgaben in dieser Phase sind zum einen die Gestaltung des Projektablaufs, die Planung aller Rahmenbedingungen wie zum Beispiel die Kosten, Termine und Personalfragen und das Projektziel. Die Anforderungen aller Projektrelevanten Details müssen dann im Anschluss allen Beteiligten vorgelegt werden.

Als Projektorganisation bezeichnet man die Gliederung, Gestaltung sowie die Erstellung des planmäßigen Ablaufs.

Fragen, die wichtig sind, sind vor allem, wer welche Rolle übernimmt? Angefangen von der Projektleitung, zum Projektteam und dem Lenkungsausschuss. Es ist wichtig festzulegen, wer welche Rolle im Projekt einnimmt und wie dadurch die Verantwortlichkeiten verteilt sind. Auch die Form der Projektorganisation sollte in dieser Phase bereits festgelegt werden. Kommt eine Matrix-, Stabs- oder reine Projektorganisation infrage?

Im Mittelpunkt dieser Phase stehen zwei wichtige Schritte:

Schritt 1: Der Projektauftrag

In diesem Dokument werden alle Grundlagen zur Durchführung eines Projektes definiert. Es fungiert als Übersichtsdokument, das die Zusammenarbeit erleichtert sowie Missverständnisse und Unsicherheiten vermeidet. In vielen Fällen ist der Projektauftrag auch das erste Vertragselement zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer.

Ein weiterer wichtiger Zweck ist die Autorisierung von Projekten im Unternehmen. Denn Projektarbeiten ohne Freigabe (sogenannte „U-Boot-Projekte“) sind durch die Geschäftsführung nicht steuerbar und schaden dem Unternehmen, indem sie verfügbare Ressourcen und Leistungskraft verringern.

Ein Projektauftrag könnte zum Beispiel folgende Informationen beinhalten:

• Projektdaten (Start, Ende, Nummer,…)
• Projektorganisation (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektteam, Projektmanager, Verantwortlicher Ansprechpartner,…)
• Projektbeschreibung (Ausgangssituation/Projektbegründung, Projektsachziel, Terminziel, Projektziele/Meilensteine, Projektrisiken,…)
• Budget & Wirtschaftlichkeit (Personalaufwand, Personalkosten, sonstige Kosten, Gesamtprojektkosten, Budget, sonstige Ressourcen,…)
• Projektentscheidung (Einreichungsdatum, Entscheidung/Bewilligung des Projekts)

Die Anforderungen des Projektauftrags sind immer abhängig von Auftraggeber, Auftragnehmer und dem Projekt an sich.

Schritt 2: Ziele formulieren

Eigentlich zeitgleich mit dem Entwickeln des Projektauftrags müssen Ziele definiert werden. Denn wenn man nicht weiß, wo man hin will, findet man den Weg auch nicht.

„Gute“ Ziele sollten

• so konkret wie möglich sein (Spezifisch),
• ein messbares Kriterium (z.B. Zeitangabe oder Menge) enthalten (Messbar),
• von Projektteam und Arbeit-/Auftraggeber als akzeptabel empfunden werden (Akzeptiert),
• aufgrund von Fähigkeiten und Ressourcen erreichbar sein (Realistisch) und
• eine Zeitangabe beinhalten (Terminiert).

Projektablaufplan erstellen

Im nächsten Schritt der Projektplanung folgt der Projektablaufplan (PAP). Während die Strukturplanung besonders darauf wert legt, alle Inhalte und Aufgaben zusammenzuführen und zu strukturieren, sorgt der PAP dafür, dass alle sich daraus ergebenden Prozesse und Phasen abgebildet werden. Der Schwerpunkt des PAP liegt dabei auf der Reihenfolge einzelner Aktivitäten. So entsteht Klarheit darüber,

• welche Prozesse voneinander abhängig sind
• welche Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden können

Beziehungen zwischen Aufgaben herausarbeiten

Der Projektablaufplan sorgt dafür, dass alle Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen klar sind. Das unterstützt die zielgerichtete Bearbeitung und stellt sicher, dass keine Vorgänger- oder Nachfolger-Aufgaben übersehen werden.

3. Schritt: Projektstrukturplan – Alle Aufgaben hierarchisch geordnet

Nachdem das Projekt grundlegend definiert ist, befasst sich der geübte Planer mit der Grobplanung, um das Projekt im Ganzen zu umreißen und zu erfassen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Projektstrukturplan
• Ressourcenplan
• Kostenplan
• Meilensteinplan
• Risikomanagement
• Projektdokumentation

Die Art und Weise, wie diese Pläne erstellt werden, ist immer von Umfang und Komplexität des Projektes abhängig und dem entsprechend auch nicht immer zwangsläufig nötig. Über die Themen im Groben solltest Du Dir aber zur Sicherheit immer Gedanken machen.

Ein Projekt besteht aus vielen verschiedenen Teilbereichen und dazugehörigen Aufgaben. Im Projektstrukturplan soll das ganze Projekt in seiner Grundstruktur aufgebaut werden. Ziel dabei ist es dabei alle Abläufe zu ermitteln, die zum gewünschten Ergebnis führen und diese grundlegend in Arbeitspaketen zu ordnen.

Mit dem Projektmanagement-Tool factro kannst Du ganz einfach einen Projektstrukturplan aufbauen, indem Du ein Projekt anlegen. Darin kannst Du Schritt für Schritt Pakete und dazugehörige Aufgaben anlegen und ganz einfach per Drag&Drop verschieben. Unterhalb von Paketen kannst Du neben Aufgaben auch weitere Pakete anhängen.

4. Schritt: Zeitplan erstellen

Der Zeitplan ist eng mit dem Projektablaufplan verknüpft, da er genau dort weiter macht, wo der PAP in der Projektplanung aufhört. Oft können diese Schritte auch kombiniert werden. In beiden Fällen sollen die Prozesse inkl. der Abfolge abgebildet werden, wenn Du einen Zeitplan erstellst, dann vergebe den Aufgaben für ihre Abfolge zusätzlich konkrete Termine. Daher wird dieser Schritt auch oft Terminplan genannt.

Wenn es um die Zeitplanung geht, so ist auch die Festlegung von Meilensteinen nicht weit. Meilensteine kennzeichnen wichtige Erfolge, die als Zwischenziele zur Einschätzung der Zielerreichung, zur Orientierung innerhalb eines langjährigen Projektes und zur Motivation im Projektteam dienen.

Oft stehen Meilensteine am Ende einer Projektphase. In der Softwareentwicklung einer Webagentur könnten Zwischenziele beispielsweise so aussehen:

• Abschluss Anforderungsdefinition
• Erstellung Pflichtenheft
• Erfolgreicher Abschluss Software-Tests
• Abschluss Schulung der Anwender
• Abschluss Produktivsetzung

Pflichtenheft:
Als Pflichtenheft bezeichnet man die konkrete Form, in der beschrieben wird, wie der Auftragnehmer die Forderungen des Auftraggebers erfüllen möchte.

Solche Zwischenziele kennzeichnen oftmals auch wichtige Termine – zum Beispiel ein Treffen mit dem Auftraggeber, bei dem ihm schon grundlegende Ergebnisse präsentiert werden sollen.

Das Projektmanagement-Tool factro bietet Dir mit dem Gantt Chart ein leistungsstarkes Werkzeug für die Zeitplanung inklusive Definition der Meilensteine.

Termine mit dem Gantt-Diagramm abbilden

Als eine der beliebtesten hat sich das Balkendiagramm, oft in Form des Gantt Charts, ergeben. Das Gantt Diagramm kombiniert die Darstellung der einzelnen Aufgabenpakete inkl. der Beziehungen und deren Verteilung auf einem Zeitstrahl. Jede Aufgabe wird als Balken angezeigt, deren Länge der Dauer zwischen Start- und Enddatum entspricht. So ist immer auf einen Blick klar, wann und wie lange eine Aufgabe bearbeitet werden soll und wie die Zeitplanung gesamtheitlich aussieht. Eine alternative Möglichkeit ist die Netzplantechnik. In einem Gantt-Diagramm können zudem auch Meilensteine festgelegt werden.

Bei der Zeitplanung sollte jederzeit ein ausreichender Puffer eingeplant werden, um auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können, ohne, den Projekterfolg zu gefährden. Im Zeitmanagement gibt es dafür verschiedene Methoden.

5. Schritt: Kapazitätsplanung

Sobald die Aufgaben inhaltlich und zeitlich geplant sind, folgt die nächste wichtige Projektphase: die Kapazitätsplanung (auch: Ressourcenplanung). Sie ist Teil der Aufwandsschätzung. Hierbei geht es um die Zuteilung der geplanten und vorhandenen finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen. Des Weiteren werden dabei auch Arbeitsmittel wie Maschinen oder Computer einkalkuliert.

Oftmals fängt die Planung der Ressourcen beim ersten Schritt im Projektauftrag an. Dort wird im Vorhinein mit allen Verantwortlichen abgeklärt, wie viele Ressourcen das Projekt benötigen wird. Das kann man gut anhand der Arbeitspakete abschätzen.

Schritt für Schritt werden somit einzelne Arbeitspakete oder sogar einzelne Aufgaben mit einem geschätzen Zeitaufwand versehen. Zum Schluss kann demnach eingeschätzt werden, wie realistisch der Endtermin ist.

Bei zu großen Differenzen können Anpassungen durch die Verschiebung von Terminen, das Einplanen von mehr Personal oder die Verkürzung von Aufgaben vorgenommen werden.

Das Tool factro bietet eine umfassende Leistungsplanung, indem jeder Aufgabe Plan-Aufwände zugeordnet werden können. Addiert ergeben diese den Gesamtaufwand für das Paket und wiederum des Projektes.

Pensum überblicken & Überlastung vermeiden

Eine sorgfältige und vorausschauende Kapazitätsplanung ist besonders wichtig, da die genannten Ressourcen eingeschränkt verfügbar sind und bei Bedarf auch an anderen Stellen benötigt werden. Andernfalls entstehen Engpässe, Überlastung und Konflikte. Das hat wiederum zur Folge, dass Aufgaben nicht bearbeitet werden können, in Verzug geraten und das Projektziel gefährdet wird. Analog zur Zeitplanung sollte daher auch bei der Kostenplanung stets mit einem Puffer gearbeitet und jeder Aufwand im Blick behalten werden.

6. Schritt: Das Risikomanagement

Alle Projekte sind meist temporäre und einmalige Vorhaben, die unterschiedliche Risiken bergen. Risiken können bei keinem Projekt ausgeschlossen werden, daher ist das Risikomanagement besonders bedeutend und in jedem Fall ein Muss.

Vor allem im Bereich der Planung sollten schon Chancen und mögliche Risiken identifiziert, Maßnahmen entwickelt und somit der Erfolg der Umsetzung überwacht und gewährleistet werden.

Eine Risikoanalyse läuft grundsätzliche in fünf Schritten ab:

• Risiken identifizieren
• Risiken bewerten
• Strategien festlegen
• Maßnahmen entwickeln
• Monitoring

Risiken identifizieren

Zuerst müssen mögliche Risiken erst einmal erkannt werden: Wo kommen diese her?
Mögliche Quellen:

• Konkurrierende Ziele: einzelne Ziele, die miteinander in Konkurrenz stehen oder sich ausschließen
• Projektumfeld: einschränkende Faktoren aus dem Umfeld
• Stakeholder: Anspruchsgruppen mit hohem Einfluss auf das Projekt

Risiken bewerten

Die aufgelisteten Risiken müssen im nächsten Schritts sortiert werden, um die gefährlichsten zu erkennen. Nicht alle Gefahren haben den gleichen Einfluss auf das Projekt, deshalb werden meistens zwei wesentliche Faktoren unterschieden.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Umso höher die Wahrscheinlichkeit, desto gefährlicher das Risiko – außer bei 100%, dann handelt es sich um eine Rahmenbedingung und nicht um ein Risiko.
• Tragweite: Die Tragweite beschreibt den Schaden, der entsteht, wenn das Risiko eintritt. In den meisten Fällen wird die Tragweite in finanziellem Schaden angegeben.

Das Produkt aus Tragweite und Eintrittswahrscheinlichkeit gibt Auskunft darüber, welche Risiken besonders im Auge behalten werden sollten. Das wird als Risikowert bezeichnet.

Strategien festlegen

Wie soll mit Risiken umgegangen werden? Dafür gibt es mehrere Strategien.

• Vermeiden: Bei besonders gefährlichen Risiken ist ein „aus dem Weg gehen“ sinnvoll, auch wenn dann meist auch der Projektplan geändert werden muss.
• Reduzieren: Am häufigsten in der Praxis wird versucht die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Tragweite zu senken.
• Verlagern: Eine Verlagerung auf andere Beteiligte kann das Risiko mindern, obwohl sich das Gesamtprojekt im Grunde nicht verändert.
• Akzeptieren: Bei Risiken, die weniger gefährlich sind, kann auch einfach abgewartet werden.

Maßnahmen entwickeln

Diese Strategien werden im nächsten Schritt in Maßnahmen umgesetzt. Unterschieden wird hierbei zwischen präventiven und korrektiven Maßnahmen.

• Präventive Maßnahmen: Diese Maßnahmen beziehen sich auf die Ursache des Risikos, senken die Wahrscheinlichkeit eines Eintritts und wirken somit vorbeugend.
• Korretive Maßnahmen: Wenn das Risiko bereits eingetreten ist, reduzieren korrektive Maßnahmen den Schaden.

Monitoring

Vor allem im Zusammenhang mit Risiken ist das Monitoring extrem wichtig. Die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen gehört zum Standard des Projektmanagements. Denn auch ein Risiko, das als ungefährlich eingeschätzt wurde, kann sich zu einem Katastrophenszenario entwickeln.

7. Schritt: Der Kommunikationsplan

Die Kommunikation ist ein essenzieller Faktor im Projektmanagement. Nicht selten scheitern Projekte aufgrund von mangelnder oder fehlender Kommunikation. Aus diesem Grund muss auch die Kommunikation strukturiert geplant werden.

Seien es Meetings oder verbindliche Termine im Projektteam oder mit der Geschäftsführung und dem Auftraggeber – auch dafür müssen Ressourcen bei der Planung mit eingerechnet werden.

Je nach Entwicklung während der Umsetzung können Meetings immer noch abgesagt oder verkürzt werden, trotzdem sollten mindestens diese Termine mit eingeplant werden:

Kick-off

Zum Projektstart kommen Projektteam, Auftraggeber und Projektmanager zum ersten Mal zusammen. Dieses Treffen ist besonders wichtig, da die Idee hinter dem Projekt, die Ziele und der Nutzen vorgestellt werden müssen.

PL-PAG-Jour Fixe

Der Projektmanager und der Auftraggeber müssen sich regelmäßig abstimmen, um sicherzustellen, dass sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt. In regelmäßigen Meetings oder Konferenzen können Entscheidungen schneller getroffen werden, als wenn jedes Mal erst ein Termin ausgemacht werden muss. Auch Schwierigkeiten oder Probleme können so frühzeitig erkannt werden.

Statusmeeting

Auch das Projektteam sollte sich regelmäßig zusammensetzen, um den aktuellen Stand des Projekts zu besprechen. So hat auch der Projektmanager einen besseren Überblick und kann bei Konflikten eingreifen sowie notfalls Termine anpassen.

Projektabschluss-Meeting

Nach Abschluss des Projekts können abschließend nicht nur die Planung und die Umsetzung evaluiert und Erfahrungen für nächste Vorhaben abgeleitet werden. Dieses Meeting ist auch ein Grund zum Feiern und dazu da, die Leistung aller Beteiligten zu würdigen und die erfolgreiche Zusammenarbeit gemeinschaftlich abzuschließen.

Projektplanung endet nicht

Zum Abschluss rückt das Projektcontrolling in den Mittelpunkt. Eine Funktion dabei ist die Kostenüberwachung, damit das Budget eingehalten wird. Zu den weiteren Aufgaben gehört:

• Planung begleiten, Leistungen, Ressourcen und Zeiten überblicken
• Projekte in die unternehmerischen Aktivitäten einordnen
• Qualität & Fortschritt regelmäßig prüfen
• Auf unerwartete Änderungen reagieren und Gegenmaßnahmen einleiten

8. Schritt: Die Projektsteuerung

Das Projektcontrolling ist also von der Planung bis zum Abschluss eine Konstante zur Steuerung und Kontrolle. Dabei geht es nicht um die Überwachung der Leistungen als solche, sondern um die Sicherstellung, ob Ziele erreicht werden oder gefährdet sind. Je nach Unternehmen gibt es teils eigene Bereiche, die sich mit dem Projektcontrolling befassen und erfolgreiche Abläufe als Planung Beispiel oder Vorlage etablieren.

Optional können auch externe Berater mit einem neutralen Blick helfen. In kleineren Teams kümmert sich durchaus auch der Projektleiter um das Controlling.

Fazit: Projektplanung ist das Herzstück des Projektmanagements

Keine Frage: Die Projektplanung ist das Herzstück des Projektmanagements. Sie schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Abschluss, denn von der Planung einzelner Tätigkeiten bis zur Zuteilung der Ressourcen bildet sie alles ab. Mit einer guten Planung bist Du als Projektmanager auch für unerwartete Anpassungen gewappnet.

Was ist das Projektziel? Sind wir gut im Kurs? Gibt es Schwierigkeiten oder sogar Verzögerungen? Wenn es sein muss, musst Du die Planung immer wieder anpassen. Die wenigsten Projekte funktionieren so, wie erhofft. Deshalb muss die Planung auch flexibel genug sein, indem Du zum Beispiel Zeit- und Finanzpuffer einplanen.

Zugleich hast Du eine überzeugende Basis für das Kick Off-Meeting und Gespräche mit Stakeholdern, besonders mit der visuellen Darstellung des Projekts in From eines Projektstrukturplans. Zusätzlich hast Du alle Informationen griffbereit. So wird jedes Projekt ein voller Erfolg.

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