Projektmanagement-Software für Architekturbüros

Entwerfen. Planen. Bauen.

Soll ein Gebäude entstehen, ist ein Architekt in den meisten Fällen nicht weit. Vom ersten Entwurf über detaillierte Finanzplanung bis hin zur Leitung, Kontrolle und Steuerung auf der Baustelle sind die wichtigsten Experten dabei und sorgen dafür, dass alles rund läuft.

Doch die Tätigkeiten eines Architekten sind teils noch viel spezifischer. Das liegt vor allem an dem Charakter von Bauprojekten.

Bauprojekte

In den meisten Fällen sind Bauprojekte sehr komplex und damit extrem unübersichtlich. Unterschiedliche Unternehmen arbeiten zusammen. In jedem gibt es einen anderen Verantwortlichen und verschiedene Zeitpläne und Aufgaben müssen aufeinander abgestimmt werden.

Langer Zeitraum, viele Stakeholder – Statiker, Vermessungstechniker, Fachhandwerker und Architekt müssen alle unter einen Hut passen. Alle Tätigkeiten sind eng miteinander verdunden. Die allgemeine Koordination wird zu einer großen Herausforderung.

• Die Architekturbranche
• Strategisches Management im Architektenbüro
• Projektmanagement-Software für Architektenbüros
• Fazit: Zeit sparen und Organisation vereinfachen

Bauprojekte können sehr komplex sein

Die Architekturbranche

Die wirtschaftliche Situation der Architekturbranche gilt schon immer als durchwachsen und schwierig. Schwankende Auftragslage und sehr spezifische Anforderungen – so tun sich insbesondere kleinere Büros schwer, sich am Markt zu etablieren.

Um in der Branche bestehen zu können, entwickelten sich bei Unternehmen zwei „Strategien“:

• Erweiterung des Tätigkeitsbereichs
• Verbesserung interner Prozesse

Erweiterte Leistungen

Verändert sich der Markt, müssen sich auch die Marktteilnehmer anpassen. Vor einiger Zeit lag der Schwerpunkt der Architekten hauptsächlich auf der Planung. Heute werden zunehmend mehr Geschäftsfelder abgedeckt sowie das Leistungsspektrum erweitert.

Zur „einfachen“ Planung von Bauprojekten kommen weitere Felder dazu:

• „Bauen im Bestand“
• Beratung (Energie, Wartung, etc.)
• Facility Management
• Immobilienbewertung
• Projektsteuerung

Von der Planung bis zum Abriss – immer mehr Architekturbüros betreuen also den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes.

Organisation als Lösungsansatz

Die Lösung für alle Probleme – eine effiziente Organisation. Optimierte interne Prozesse im Büro tragen zum wirtschaftlichen Erfolg bei. Und Organisation an sich wird teilweise sogar als maßgebliche Grundvoraussetzung für das Überleben am Markt gesehen.

Einfacher gesagt als getan – denn die „Büroorganisation“ im Architekturwesen ist schwieriger als man vielleicht denkt. Neben den vielen unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern erfordert die projektbezogene Arbeit besondere Flexibilität.

Strategisches Management im Architektenbüro

Im Hinblick auf internationale Märkte und verstärkter Liberalisierung ist strategisches Management immer bedeutender. Durch Ziele und Strategien bekommt man ein genaueres Verständnis von Management und der Erfolgssteuerung eines Architektenbüros.

Geht es für Architekten nur um Gestaltung, technische Perfektion und persönliche Anerkennung? Ein Unternehmen bleibt ein Unternehmen – und dort darf man die Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen verlieren.

Ein strategisches Management ist besonders wichtig im Architekturbüro

In dem Zusammenhang gibt es zwei wichtige Bereiche:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Personalwesen

Finanz- und Rechnungswesen

Zahlen sollten nicht unterschätzt werden. Neben der kreativen Entwicklung muss es auch Kennzahlen geben, die den Rahmen abstecken.

Grundsätzlich kann man immer eine strategische und eine operative Ebene unterscheiden. In die Strategie fällt die Finanzplanung mit Themen wie Liquidität und Kapitalbedarfsplanung. Übergeordnetes Ziel ist es, die Zahlungsfähigkeit und damit den Fortbestand des Architekturbüros zu sichern. Auf der operativen Ebene beschäftigt man sich mit dem konkreten Rechnungswesen sowie dem Controlling.

Personalwesen

Der Bereich des Personals ist der größte Kostenfaktor im Architekturbüro. Durch hohen Wettbewerbsdruck und knapp kalkulierte Honorare muss verfügbares Personal optimal eingesetzt werden.

Nicht nur für den Kostenfaktor spielen Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Soziale Prozesse waren lange Zeit unterschätzt. Doch vor allem Teamwork ist bei Projekten unumgänglich – und deshalb muss dieses auch reibungslos funktionieren.

Außerdem steht die Mitarbeiterzufriedenheit in einem direkten Verhältnis zur Arbeitsproduktivität. Durch ein gutes Klima und eine funktionierende Kommunikation lassen also auch die Ergebnisse verbessern.

Projektmanagement-Software für Architektenbüros

Wie schon kurz erwähnt, könnte eine spezielle Software in vielen Bereichen behilflich sein. Um Deine Organisation effektiver zu gestalten, gibt es zahlreiche Projektmanagement-Tools, die Dir grundlegende Aufgaben abnehmen und Deine Arbeitsprozesse optimieren.

Ein Beispiel ist die Collaboration-Software factro aus Deutschland. Mit diesem Tool teilst Du Dein Projekt in Pakete und Aufgaben ein. Auch die DBZ Deutsche BauZeitschrift, mit Blick auf eine Capterra-Studie zum Thema Software für Architekten, ist überzeugt:

„Aus den genannten Anforderungen der Nutzer an Software für Architekten, empfiehlt Capterra drei Tools [u.a. factro]. Die drei Software-Tools erfüllen die Anforderungen der Nutzer, kommen aus Deutschland, haben Datenzentren in Deutschland und sind daher DSGVO-konform.

factro ist eine cloud-basierte Projektmanagement- und Organisationssoftware für mehrere Branchen, besitzt aber auch speziell für Architekturbüros Funktionen, die das Planen und Bauen von Projekten mithilfe von Leitungs-, Kontroll- & Finanzplanungsfunktionen erleichtern.“ – DBZ Deutsche BauZeitschrift

Übersicht & Transparenz

Im Büro geht alles drunter und drüber. Wer macht gerade was? Wie ist der Status einzelner Aufgaben? Wie sieht der Zeitplan aktuell aus?

Mit factro hast Du immer den Überblick über Deine Projekte – auch wenn mehrere zeitgleich ablaufen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich zentral an einem Ort und sind für alle Beteiligten immer und überall verfügbar. Aufgabeninformationen, Projektfortschritt oder kurzfristige Veränderungen – lästiges Herumtelefonieren oder Erfragen fällt weg. Und das spart vor allem Zeit und Aufwand.

In verschiedenen Ansichten siehst Du alles, was Du gerade brauchst und übersiehst nichts. Für den persönlichen Überblick kannst du zwischen der Struktur-, oder Tabellenansicht, dem Kanban Board oder dem Gantt Chart wählen.

Das Kanban-Board in factro

In den Spalten „geplant“, „aktiv“, „Review“ und „beendet“ im Kanban Board siehst Du alle Aufgaben projektübergreifend. So behältst Du auch bei mehreren parallel laufenden Projekten den Überblick und kannst Deine tägliche Arbeit organisieren. Dabei hilft Dir auch der Fokusbereich: hier kannst du all deine Aufgaben per Drag & Drop in eine ToDo-Liste ziehen und in Deine persönliche Reihenfolge bringen.

factro ist aber nicht nur für einzelne Projekte als Software für Architekten geeignet, sondern ist auch eine Lösung für Multiprojektmanagement.

Detaillierte Planung

Architekten sind auch vor allem eins: Planer. Hierbei kann factro Dich mit dem Projektstrukturplan oder dem Gantt Chart optimal unterstützen.

Der Projektstrukturplan zeigt ein ganzes Projekt in seiner Grundstruktur mit all seinen Paketen und Aufgaben. So kannst Du Deine Projekte übersichtlich erstellen und siehst auf einen Blick, welche Aufgaben dazu gehören und welche nicht. Diese Ansicht würde sich beispielsweise auch besonders gut bei der Präsentation des Projektes beim Auftraggeber machen.

Für die genaue zeitliche Planung bietet factro das Gantt Chart – eine weitere Visualisierung, die Dir dabei hilft, den Überblick zu behalten.

Im Gantt Chart werden alle Terminplanvorgänge grafisch dargestellt. Du siehst Zwischenziele, Fortschritte und zeitliche Abhängigkeiten durch Vorgänger-/Nachfolger Beziehungen und Meilensteine. So entsteht ein ganzheitlicher Überblick über Planungs- und Arbeitsvorgänge, der auch bei Terminverschiebungen aktuell bleibt.

Das Gantt Chart in factro

Zusätzlich zeigt die Baseline an, ob und wenn ja, wie viel Verzögerung im Projekt bereits auftritt. So kannst du optimal den Unterschied zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitsaufwand erkennen.

Kommunikation & Teamarbeit

Zusammenarbeit bedeutet Kommunikation. In einem kleinen Büro ist das vielleicht kein Problem. Kommen aber immer mehr Kollegen von anderen Standorten oder Stakeholder und Auftraggeber hinzu, wird Teamwork immer schwieriger. Telefonate und Meetings benötigen generell viel Zeit und sind für vergleichsweise unwichtige Informationen zu aufwändig.

Mit einer Software für Architekten wie factro wird die Kommunikation viel zielgerichteter. Zeit- und ortsunabhängig können sich alle Beteiligten in Form von aufgabenbezogenen Kommentaren und @mentions austauschen – flexibel und effektiv. So wird die Kommunikation im Team hilfreich unterstützt.

Controlling

Auch im Bereich Controlling kann ein Tool weiterhelfen. Eine wichtige Kerngröße im Projektmanagement sind zum Beispiel zeitliche Aufwände. factro bietet eine einfache Leistungserfassung durch gebuchte Zeiten pro Aufgabe. So können Kosten überwacht und als Basis für die gesamte Planung und Steuerung von Ressourcen verwendet werden. Tiefgreifender wird dies noch durch die Nutzung von benutzerdefinierten Feldern unterstützt. Mithilfe dieser Funktion können beispielsweise auch Projektbudgets berechnet werden.

Mit factro können drei Aufwände erfasst werden:

• Plan-Aufwand: geschätzter zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
• Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeiten
• Rest-Aufwand: Anpassung/Einschätzung durch Ausführenden

Ein vierter Aufwand ergibt sich automatisch – der Delta-Aufwand.

Fazit: Zeit sparen und Organisation vereinfachen

Projektmanagement-Tools sparen Zeit – und sind sehr gut als Software für Architekten geeignet. Indem sie Kommunikation vereinfachen sowie Transparenz und Übersicht schaffen, sind sie ein ideales Hilfsmittel im Architekturbüro.

Und das vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben. factros Vorlagenfunktion ermöglicht eine zunehmende Automatisierung und Standardisierung. Aufgaben, Pakete oder sogar Projekte können als Vorlagen erstellt und immer wieder verwendet werden.