Projekte erfolgreich managen

Mit 7 Tipps zu mehr Erfolg im Projektmanagement

Wie manage ich Projekte erfolgreich? Das ist die große Frage, die sich viele stellen. Projekte sind zwar in vielen Unternehmen regelmäßig an der Tagesordnung, erweisen sich aber immer wieder als Herausforderung.

So komplex wie nötig, so einfach wie möglich.

Wann ist Projektmanagement erfolgreich? In dem Zusammenhang gibt es drei „Zauberwörter“, deren Einhaltung maßgeblich für den Erfolg ist:

• in time: Das Projekt ist pünktlich abgeschlossen.
• in budget: Die geplanten Kosten wurden nicht überstiegen.
• in scope: Die Qualität des Produktes/der Dienstleistung stimmt.

Diese Erfolgfaktoren sind jeweils voneinander abhängig. Ändert man eine Größe, hat das auch Einfluss auf die anderen.

Und wie kommen Sie jetzt als Manager dazu, diese Erfolgskriterien zu erfüllen und Ihre Projekte erfolgreich durchzuführen? .

1. Klare Ziele

Wo wollen wir überhaupt hin? Ohne das zu wissen, geht ihr Projekt so oder so in die falsche Richtung. Deshalb müssen Sie zu Anfang Ziele formulieren, die die Basis für den Projektplan darstellen und auf die Sie hinarbeiten können.

Wichtig dabei sind die kleinen Wörter klar und konkret. Sind Ihre Ziele ungenau und oberflächlich, sind Sie genauso gut dran, als würden Sie keine Ziele formulieren. Ihr Projekt misslingt, bevor es überhaupt angefangen hat.

Die SMART-Formel

Bei der Formulierung Ihrer Ziele hilft Ihnen die SMART-Formel.

• Spezifisch: Das Ziel sollte so konkret wie möglich sein.
• Messbar: Das Ziel braucht ein messbares Kriterium wie eine Zeitangabe oder eine Menge.
• Akzeptiert: Sowohl Projektteam als auch möglicher Arbeitgeber müssen das Ziel als akzeptabel empfinden.
• Realistisch: Ein unerreichbares Ziel senkt Akzeptanz und Motivation.
• Terminiert: Abhängig von dem konkreten Ziel sollte wenn möglich auch immer eine Zeitangabe enthalten sein.

Sinnvoll ist es auch, das große Ziel in viele kleine zu splitten. So entstehen einzelne Schritte, die Stück für Stück abgearbeitet werden können. Kleine Schritte werden oft mit Zwischenzielen abgeschlossen – den Meilensteinen. So behalten Sie als Projektleiter den Überblick und auch Ihr Team bleibt motivierter.

2. Festgelegtes Budget

Eine weitere wichtige Frage, die noch vor Beginn festgelegt werden muss: Was soll bzw. darf das Ganze kosten?

Nicht selten gibt es vor allem beim Budget Unstimmigkeiten und das geht mit Verärgerung auf allen Seiten einher. Ihr Auftraggeber wird nämlich absolut nicht glücklich sein, wenn plötzlich höhere Kosten anfallen als gesprochen.

Unser Tipp: Legen Sie genau fest, welche Leistungen im Projektangebot festgelegt sind und wo gegebenenfalls Extrakosten anfallen können. So sind Sie vor Ihrem Auftraggeber in jedem Fall abgesichert.

3. Grundlegende Absprachen

Ein Projekt schließt immer mehrere Beteiligte ein – Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber oder andere Stakeholder. Zwischen allen Parteien sollten grundlegende Absprachen getroffen werden. Nur so können alle friedlich miteinander arbeiten. Die richtige Planung vermeidet Ärger und Unzufriedenheit im Laufe des Projektes.

• Wer hat welche Vorstellungen und Wünsche?
• Wie oft möchte der Kunde über den Fortschritt informiert werden?
• An welchen Stellen sind Meetings notwendig?
• Was darf selbstständig entschieden werden?
• Wo sind Freigaben nötig?

Am besten werden alle Grundlagen schriftlich in einem Projekthandbuch festgehalten. So weiß jeder, welche Erwartungen an ihn selbst und das Projekt existieren.

So werden Kommunikationsprobleme vermieden und Zeit gespart. Der allgemeine Projektablauf wird nicht behindert. Alle sind zufrieden, es herrscht eine höhere Motivation.

4. Geeignete Leitung

Die Projektleitung ist eine extrem wichtige Rolle im Projektmanagement, die bestimmte Kompetenzen haben muss. Nicht nur fachliche, sondern vor allem persönliche. Denn die Leitung muss vor allem das Team zusammenhalten.

Als fachliche Kompetenz muss der Projektleiter beispielsweise das jeweilige Projekt in seinem Umfang verstehen und Chancen und Risiken einschätzen können. Als persönlichen Kompetenzen würde man Werte wie Mut, Vertrauen, Ergebnisorientierung, Pragmatismus und Verlässlichkeit nennen.

Der Projektleiter hat vor allem drei wichtige Aufgaben:

• Projekt managen
• Kunden managen
• Team managen

Projekt managen

Im Großen und Ganzen ist der Projektleiter natürlich für das Große und Ganze zuständig. Diese Verantwortung liegt sowohl in der Planung und Organisation als auch im Controlling eines Projektes.

In der Planung werden geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung festgelegt. Die Leitung muss diese verstehen, priorisieren und koordinieren.

Im Controlling geht es um die Steuerung von allen Prozessen und Aktivitäten sowie das Sicherstellen des Projektfortschritts.

Kunden managen

Eine äußerst wichtige Partei bei einem Projekt ist der Auftraggeber – intern oder extern. In diesem Bereich muss der Projektleiter ein gewisses Fingerspitzengefühl haben. Er repräsentatiert das Projektteam, bei externen Aufträgen eventuell sogar die gesamte Organisation.

Deshalb muss er eine starke Kundenorientierung mitbringen. Erfahrungen und ein Gespür für die jeweiligen Arbeitsbereiche oder Branchen sind ebenso wichtig. Nur so kann er auch die Produktergebnisse optimal „verkaufen“.

Team managen

Beim Teammanagement ist Motivationsfähigkeit eine entscheidene Eigenschaft. So sollen alle Projektmitglieder für ein gemeinsames Ziel motiviert werden – nur so wachsen alle zu einem Team zusammen.

Wie ein Lehrer gibt der Projektleiter nicht nur Unterstützung in Fachfragen und der Qualitätssicherung, sondern kümmert sich auch um Stärken, Interessen und Probleme jedes Einzelnen. In dem Zusammenhang spielt auch das Konfliktmanagement eine wichtige Rolle.

Bei großen und komplexen Projekten kann es empfehlenswert sein, eine besonders erfahrene Leitung zu wählen.

5. Kontinuierliche Kommunikation

Viele Team-Vorhaben scheitern vor allem an einer Sache: Kommunikation. So einfach und selbstverständlich es sich anhören mag, in der Praxis halten oft Missverständnisse oder fehlende Informationen das ganze Projekt auf.

Wichtigster Tipp daher: Offene Kommunikationskultur. Denn durch kontinuierliche Kommunikation können Probleme im Ansatz gelöst werden, indem Sie in Kontakt mit Ihren Mitarbeitern stehen, Probleme und Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen, gegensteuern, unterstützen und vermitteln können.

Das vermindert nicht nur das Risiko, dass das Projekt durch Probleme behindert wird, sondern hat auch einen positiven Effekt auf die Mitarbeiter. Treffen Sie Entscheidungen alleine, verlieren Sie den Anschluss zu Ihrem Team.

Möglicher Widerstand auf Seiten der Mitarbeiter wird häufig unterschätzt.

Nur, wenn Sie regelmäßig Kontakt suchen und Ihre Mitarbeiter in Prozesse und Entscheidungen miteinbeziehen, fühlen diese sich wertgeschätzt und abgeholt.

In dem Zusammenhang ist es auch wichtig, einen gewissen Grad an persönlicher Kommunikation zu betreiben. Über digitale Kanäle können Sie optimal Ankündigungen verteilen oder Veränderungen kommunizieren. Die persönliche Ebene ist dabei aber nicht zu vernachlässigen.

Bei regelmäßigen Teammeetings zum Beispiel. Dabei sollte in dieser Kommunikation auch immer Feedback enthalten sein. Lob und konstruktive Kritik lassen das Team enger zusammenwachsen, motivierter werden und sich kontinuierlich verbessern.

6. Kleine Teams

Mitarbeiter mit einbeziehen bedeutet aber nicht immer und nicht immer alle. Das beste Rezept dafür, um Entscheidungen hinauszuzögern ist, alle Mitarbeiter in Entscheidungsrunden zu versammeln.

Unterschiedliche Meinungen, Interessen, Einschätzungen und Erfahrungen treffen aufeinander – Meinungsbildung und Entscheidung nehmen kein Ende.

Hinzu kommt: Viele Entscheidungen betreffen nicht immer alle Beteiligten. Was sollen Geldgeber zum Beispiel mit Informationen zur Arbeitsaufteilung? Zum gleichen Zeitpunkt sind für verschiedene Gruppen unterschiedliche Themen relevant. Beziehen Sie nur die Beteiligten ein, für die das Thema auch Bedeutung hat.

Bei Entscheidungen macht aus diesen Gründen ein kleines Kernteam – ein Entscheidungsteam, das wichtige Rollen vereint – eindeutig mehr Sinn.

Wichtige Mitglieder eines Entscheidungsteams:

• operativ Verantwortlicher für Akquisition und Integration
• M&A-Professional, verantwortlich für die Projektsteuerung (intern oder extern)
• Jurist, verantwortlich für die Vertragsgestaltung sowie die Umsetzung der ökonomischen oder operativen Vorgaben

7. Ständiger Überblick

Ein letzter Tipp, der vor allem bei langjährigen Projekten berücksicht werden sollte: Behalten Sie den Fokus.

Das Phänomen Und täglich grüßt das Murmeltier findet sich nicht nur im Fernsehen. Viele Unternehmen haben das Problem, dass sie immer wieder von vorne anfangen und nicht vorwärts kommen. Klarheit schafft u.a. eine Projektplanungssoftware.

Der Fehler hier ist, dass zu viele komplexe Projekte zeitgleich geplant und angestoßen werden. Ressourcen sind dann evtl. knapp und das Unternehmen und seine Mitarbeiter verlieren den Überblick und verzetteln sich.

Also stellen Sie sich immer mal wieder die Fragen Was machen wir gerade eigentlich? und Wo wollen wir eigentlich hin?

Mit diesen Tipps managen Sie Ihre Projekte erfolgreich

1. Setzen Sie klare, konkrete Ziele.
2. Legen Sie Ihr Budget fest.
3. Treffen Sie grundlegende Absprachen zu Beginn.
4. Wählen Sie eine geeignete Projektleitung.
5. Kommunizieren Sie kontinuierlich und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein.
6. Bilden Sie kleine Entscheidungsteams.
7. Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte.