Projektmanagement-Software für Agenturen

Flexibel. Schnell. Team.

Die Arbeit in Agenturen ist dynamisch, schnelllebig, flexibel und kreativ.

Ob Design-Agenturen, Digitalagenturen, PR-& Kommunikations-Agenturen oder Werbeagenturen – als Dienstleister arbeiten Sie:

• mit unterschiedlichen Kunden
• aus Unternehmen verschiedener Größen
• aus diversen Branchen
• mit anderen Zielgruppen
• und anderen Anforderungen
• und das alles parallel.

Herausforderung pur – vor allem bei der Koordination. Denn gerade die spielt im schnellen und dynamischen Agenturleben eine entscheidende Rolle, um nicht das eigentliche Ziel aus den Augen zu verlieren.

Multitasking und Flexibilität vom feinsten

Du als Agent und Berater bist selten auf nur eine Aufgabe spezialisiert. Du musst Dich immer wieder

• auf neue Kunden und projektbezogene Teams einstellen,
• vielfältige Aufgaben erledigen
• und trotz vielen Variationen den Überblick behalten.

Das Zauberwort für Dich persönlich heißt hier: Gutes Selbst- und Zeitmanagement. Oft ist genau dafür ein Hilfsmittel nötig – zum Beispiel eine spezielle Software, die Dich unterstützt.

Agentur = Kreatives Arbeiten im Team

Das kreative Arbeiten – die Findung neuer Ideen sowie die Entwicklung von Konzepten und Strategien – erfordert einen regelmäßigen Austausch und eine enge Zusammenarbeit mit den Teamkollegen.

Ob Du mit dem Designer gut auskommst, einen schlechten Tag hast oder gerade im Stress bist, die Arbeit im Team ist ein essentieller Erfolgsfaktor, der erfüllt sein muss.

Dazu gehört neben fachlicher Unterstützung, Wissenaustausch, Zuarbeit und der gemeinsamen Ideenentwicklung auch eine funktionierende Kommunikation.

Mit factro Herausforderungen meistern

Agilität

Vor allem mit Digitalisierung und Globalisierung veränderten sich viele Arbeitsweisen in Unternehmen. Weg vom traditionell Hierarchischen hin zum Flexiblen und Selbstbestimmten.

Viele Agenturen zeichnen sich genau dadurch aus – und das passt optimal zu Deinen Arbeitsprozessen. Im Management – vor allem, wenn es um Projekte geht – gibt es daher einige Methoden, mit denen Duagil arbeiten kannst.

Das Kanban Board

Die wohl bekannteste Methode ist das Kanban Board. Ursprünglich für die Produktionssteuerung entwickelt, findet es heute sowohl im privaten Gebrauch (persönliche To-do-Listen) als auch im professionellen Management (Projektmanagement) Anwendung.

Die Grundidee besteht aus drei Spalten, die den Status der jeweiligen Aufgaben anzeigen:

• To Do: geplante Aufgaben
• In Progress: aktive Aufgaben
• Done: abgeschlossene Aufgaben.

Das Besondere am Kanban Board ist die Flexibilität. Je nach Projekt lässt sich der Ansatz anpassen – ob die Anzahl oder die Beschriftung der Spalten.

Das Projektmanagement-Tool factro hat diese Methode aufgegriffen und etwas abgewandelt. Die drei Spalten heißen hier:

• geplant,
• aktiv,
• Review,
• beendet.

So lässt sich vor allem die tägliche Arbeit optimal organisatieren. Mit dem Kanban Board hast Du alle Aufgaben im Blick – ob Aufgaben, die gerade zu erledigen sind oder welche, die Du in ein paar Wochen erwartest. Einfaches Aufgabenmanagement mit Kanban sorgt für bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Interaktionen.

Zeit- und ortunabhängiges Arbeiten

Vor allem in Agenturen sind feste Arbeitsplätze und -zeiten oft schon überholt. Desksharing, Scrum Spaces, Home Office und Gleitzeit gestalten Büros und die Arbeit in ihnen.

Doch diese neuen Strukturen können auch Schwierigkeiten mit sich bringen. Ein Designer, der Teilzeit im Home Office arbeitet, ist schwer zu erreichen. Ein Teil der Texter sitzt an einem anderen Standort. In den Meetings sind nicht immer alle anwesend und Informationen werden nicht kontinuierlich weitergegeben.

Das sind Probleme, die mit factro verhindert werden können. Als cloudbasierte SaaS-Lösung ist factro immer und überall verfügbar – ohne Installation, einfach über einen Browser. So können auch räumlich getrennte Teammitglieder zusammenarbeiten, bleiben auf dem gleichen Informationsstand und können sich untereinander austauschen.

Teamwork

Wie gerade schon erwähnt ist Zusammenarbeit nicht immer einfach. Oft sind es Missverständnisse oder mangelnde Kommunikation, die den Erfolg eines Projektes beeinflussen und es zum Scheitern bringen können.

Das PM-Tool factro unterstützt Dein Teamwork optimal. Endlich sind alle Informationen und Dokumente projekt- oder aufgabenbezogen für alle einsehbar. Lästiges Herumtelefonieren und Nachfragen gehören der Vergangenheit an und Du sparst mehr Zeit.

In factro kann eine erstellte Aufgabe u.a. mit Informationen wie

• Was genau umfasst die Aufgabe (Beschreibung)?
• Was ist im einzelnen zu tun (Teilaufgaben)?
• Wer hat die Verantwortung?
• Welche Priorität hat die Aufgabe?
• Wann muss sie erledigt sein (Zeitraum)?
• Wie viele Arbeitsstunden sind für die Bearbeitung eingeplant (Plan-Aufwand)?

ausgestattet werden. Direkt an die Aufgabe können zusätzlich noch Kommentare und Dokumente angehängt werden.

So findet sich jedes relevante Wissen sowie die zielgerichtete Kommunikation genau da wieder, wo sie hingehört.

Multiprojektmanagement

Kein Überblick. Falsche Prioritäten. Steigende Kosten. Sinkende Qualität. Unzufriedene Kunden und Mitarbeiter. Parallele Projekte sorgen immer wieder für Schwierigkeiten. Und vor allem in Agenturen laufen oft mehrere verschiedene Aufträge zur selben Zeit ab oder überschneiden sich. Wie soll man da noch durchblicken?

Die Projektmanagement-Software factro kann Ihnen dabei helfen, indem es Ihnen projektübergreifende Ansichten, Prioritäten und persönliche Dashboards bietet.

Das schon erwähnte Kanban Board sowie die Aufgabenliste zeigen Ihnen zum Beispiel nicht nur die Aufgaben eines Projektes, die Du erledigen musst, sondern bilden alle Aufgaben aus allen Projekten ab.

Wo soll ich nur anfangen? factro sagt es Ihnen. Durch Prioritäten und Fristen kannst Du eins nach dem anderen erledigen, gerätst nicht in Panik und vergisst garantiert nichts (außer Du trägst es nicht in factro ein).

Mit Deinen persönlichen Dashboards steuerst Du parallele Projekte optimal.

• Meine ToDos: Hier findest Du alle Aufgaben, in denen Du als Ausführender eingetragen bist.
• Meine Verantwortung: Hier findest Du alle Aufgaben, in denen Du als Verantwortlicher eingetragen sind.
• Mein Team: In dieser Ansicht siehst Du pro Teammitglied, welche Aufgaben zu erledigen sind.
• Projektüberblick: Der Projektüberblick gibt Ihnen einen schnellen Einblick in die aktuelle Projektsituation. Du erkennst sofort, wie viele Aufgaben noch zu erledigen sind und in welchem Projekt sich zeitlich „kritische Aufgaben“ befinden.

Ganzheitliche Planung mit PM-Software

Allgemein im Projektmanagement ist die Planung ein zentrales Element. Was ist überhaupt im Rahmen des Projektes zu tun?

Für die grobe Planung eines Projektes eigent sich der factro Strukturplan sehr gut. Mit Hilfe von Paketen und Aufgaben bauen Du Dein Projekt von Grund auf auf – und das sieht sogar noch übersichtlich aus.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Ein grober Überblick über alle Teilbereiche hilft Ihnen, sich zwischendurch zu orientieren oder auch Kunden oder Mitarbeiter einen übersichtlichen Einblick in das Projekt zu geben.

Nach der Grobplanung spielt die Detailplanung eine wichtige Rolle. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass alle Ressourcen bestmöglich eingesetzt werden können.

Neben Material- und Produktionskosten – beispielsweise Plakate und Flyer bei einer Werbeagentur – spielen vor allem die zeitlichen Ressourcen eine wichtige Rolle. Wie lange braucht Herr Müller, um eine Aufgabe zu erledigen? Wie lange sollte er brauchen, damit das gesamte Projekt im Zeitrahmen bleibt?

Bei der Zeitplanung sowie der Zeiterfassung greift Ihnen factro kräftig unter die Arme.

Das Gantt Chart

Für die detaillierte Zeitplanung bietet Ihnen factro ein Gantt Chart an. Diese Visualisierung stellt nicht nur zeitliche Abläufe dar, sondern auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Durch solche Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen bleibt auch bei einzelnen Veränderungen der Zeitplan korrekt.

Das factro Gantt Chart

Leistungserfassung

Du möchtest eine Kommunikationskampagne für ein Unternehmen entwickeln. Wie lange hat Herr Müller nun für die Unternehmensanalyse gebraucht? Solche Informationen sind nicht nur für mögliche Anpassungen in der Planung relevant, sondern auch für die interne und externe Verrechnung.

factro bietet Ihnen eine besonders umfassende Leistungserfassung. Indem Arbeitszeit pro Aufgabe verbucht wird, kannst Du ganz einfach Deine Kosten überwachen. factro erfasst vier Aufwände:

• Plan-Aufwand: geschätzter zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
• Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeiten
• Rest-Aufwand: Anpassung/Einschätzung durch Ausführenden
• Delta-Aufwand: Ergebnis aus Plan-, Ist- und Rest-Aufwand

Projektmanagement-Software für die Agenturarbeit

Schnelligkeit. Flexiblität. Parallelität. Die Arbeit in einer Agentur kann insbesondere im Hinblick auf Organisation und Koordination eine Herausforderung darstellen. Mit einer Projektmanagement-Software wie factro Behälst Du den Überblick und kommst nicht mehr ins Schwitzen.