Mehr Übersicht über alle Projekte
Unternehmen arbeiten in der Regel nicht nur an einem Projekt, sondern an mehreren gleichzeitig. Daraus ergeben sich Herausforderungen: Wie kann die Ressourcenplanung effizient gestaltet werden? Wie werden Projektziele aufeinander abgestimmt? Und wie erhält das Team projektübergreifende Informationen – Stichwort Wissensmanagement?
Der Schlüssel: Multiprojektmanagement (kurz: MPM).
Beim Multiprojektmanagement sind die „richtigen“ Entscheidungen sowie ein passendes Risiko- bzw. Ressourcenmanagement noch entscheidender für den Erfolg eines Projekts. Für Projektteams ist daher ein Gesamtüberblick über laufende Projekte wesentlich. Doch was bedeutet Multiprojektmanagement überhaupt – und was muss dabei beachtet werden? Und wie verschafft eine Projektmanagement-Software eine noch bessere Übersicht?
- Definition: Was ist Multiprojektmanagement?
- Herausforderungen im Multiprojektmanagement
- MPM in der Praxis – PMO
- Mehr Überblick mit Projektmanagement-Software
Mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren ist keine einfache Aufgabe.
1. Definition: Was ist Multiprojektmanagement?
So wird der Begriff Multiprojektmanagement im Gabler Wirtschaftslexikon definiert:
„Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit“ – Gabler Wirtschaftslexikon
Das Ziel von Multiprojektmanagement, oder auch MPM ist es, Projekte unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen wie Mitarbeiter, finanzielle Mittel und Ausrüstung effektiv und zielgerichtet abzuschließen. Teils wird auch der Begriff Projektportfoliomanagement genutzt.
Darin liegen die Schwierigkeiten und Herausforderungen. Um Multiprojektmanagement erfolgreich anzugehen, bedarf es eines klaren Konzepts und passender Koordination. Bereits einzelne Projekte können für Probleme sorgen. Haben Organisationen gleich mehrere vor der Brust, bedarf zielgerichtetem und effektivem Multiprojektmanagement.
Eins oder mehr Projekte: Unterschiede & Gemeinsamkeiten
Die Herangehensweise an parallele Projekte ist dabei im ersten Schritt wie bei klassischem Projektmanagement. Du musst Dir im Klaren darüber sein, wie Deine Ziele aussehen. Diese solltest Du klar und konkret formulieren, sodass Du und Dein Team gezielt auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten. Zudem sind auch das verfügbare Budget und die zuständigen Führungspersonen relevante Merkmale.
All diese Kriterien sind mit Blick auf gleichzeitige Projekte aber umso kritischer. Die größte Herausforderung im Multiprojektmanagement ist es, die Konzepte parallel in die Tat umzusetzen oder bestimmte Projekte zu priorisieren.
Die wichtigen Fragen lauten daher nicht nur welches Budget, welche Mitarbeiter oder welche Ausrüstung bereitsteht, sondern vor allem: Wie lassen sich diese Kapazitäten effektiv aufteilen, steuern bzw. verwalten? Und wie schaffe ich es das Team zu integrieren und in relevante Funktionen einzubinden?
2. Herausforderungen im Multiprojektmanagement
Diese Fragestellungen bringen viele Herausforderungen und Schwierigkeiten mit. Dazu zählen unter anderem
- fehlender Überblick
- Ressourcen– oder Zeitmangel
- schlechte Kommunikation
- nicht berücksichtigte Abhängigkeiten
- falsche Prioritäten
Um das eigene Multiprojektmanagement gegen solche Hindernisse zu wappnen, bedarf es strukturierter Vorbereitung und Organisation. Das wirkt sich auf alle Vorgänge und alle Mitwirkenden aus.
Wenn die Arbeit unausgewogen koordiniert ist, können Aufgaben nicht sachgerecht abgeschlossen werden. Das führt zur Zielverfehlung, die Mitarbeiter und Verantwortliche und vielleicht auch Kunden frustriert. Das Projekt ist die Summe seiner Teile – wenn eines nicht passt, betrifft das auch die anderen Bausteine. Bei mehreren Projekten hat dies einen noch größeren Umfang.
3. MPM in der Praxis – PMO
Um Multiprojektmanagement in der Praxis erfolgreich anzugehen, sind einige Planungsschritte nötig. Jene, die sich vom klassischen Projektmanagement ableiten lassen, müssen sorgfältig auf die Bedingungen und Erfordernisse mehrerer Projekte angepasst werden. Die Projektplanung muss also auf mehreren Ebenen stattfinden und noch mehr Gegebenheiten einbeziehen.
Erst der Plan, dann die Details
Für die erfolgreiche Planung eines Projekts ist Vollständigkeit von größter Bedeutung. Das bedeutet aber nicht, dass jedes kleine Detail bereits im Vorfeld feststehen muss. Vielmehr solltest Du darauf achten, dass alle nötigen Aufgaben und Ziele festgehalten sind. Verliere Dich nicht in den Feinheiten einzelner Elemente, bevor alle Grundlagen erarbeitet sind.
Das ist besonders bei parallel laufenden Projekten in einer Projektlandschaft relevant, da sich hier unerwartete Änderungen oder Verzögerungen ergeben können und somit im Vorfeld festgelegte Details überarbeitet oder neu gesteuert werden müssen.
Wichtigkeit und Mittel festlegen
Daher ist es entscheidend, dass in einem Projektportfolio oder in einem Projektstrukturplan (PSP) die wichtigsten Parameter der jeweiligen Projekte zu Beginn festgelegt werden. Dazu gehört unter anderem die Ausrichtung: wie relevant sind die jeweiligen Projekte für die Unternehmensziele?
Sollte es wider Erwarten zu einem Mangel oder Konflikt an Ressourcen kommen, kann durch das Portfolio festgelegt werden, welches (laufende) Projekt zuerst fortgeführt und welches erstmal zurückgefahren wird.
Ressourcen strategisch aufteilen
Um die Gefahr von Ressourcenkonflikten so gut wie möglich einzudämmen, bezieht das Portfolio die Kapazitätsplanung mit ein. Dabei sind auch Komplexität und Umfang Teil der Vorbereitung. So werden alle verfügbaren Mittel bereits zu Beginn nach Wichtigkeit und Bedarf der Projekte aufgeteilt.
Das erleichtert die Aufteilung der Ressourcen bei der Planung, aber auch während anderer Projektmanagement-Phasen. Das Portfolio eignet sich in allen Projektphasen als klar definierte, objektive Richtlinie zur Bearbeitung der einzelnen Projekte.
Mitarbeiter richtig vorbereiten
Für die Produktivität ist es auch besonders wichtig, dass Du alle Deine Mitarbeiter in Deinem Unternehmen auf die Herausforderungen des Multiprojektmanagement einstellen. Zeige ihnen auf, welche Ziele Du festgelegt hast und wie sie diese gemeinsam erreichen wollen. Auch die Priorisierung der Aufgaben und Projekte ist wichtig.
Gebe ihnen auch Taktiken mit, wie sie an die Aufgaben der verschiedenen Projekte am besten herangehen können. So starten alle mit dem gleichen Wissensstand und das Team zieht an einem Strang. Dabei ist es besonders wichtig, dass Du Mitarbeitern Aufgaben zuteilst, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen. So arbeitet Ihr Team effizient und produktiv.
Passende Führungskräfte wählen
Um das zu erreichen, braucht es geeignete Führungskräfte. Diese können bei Bedarf ebenfalls vom Projektbüro geschult und vorbereitet werden. Wähle Dein Team- und Projektleiter so, dass sie unternehmerisch und analytisch denken, aber auch Empathie und kommunikative Kompetenzen mitbringen.
Das ist essentiell für die tägliche Arbeit mit den Mitarbeitern, aber auch für den Austausch und die Abstimmung zwischen den Verantwortlichen.
Project Management Office (PMO): Projektbüro einrichten
Zur zentralen Steuerung dieser Maßnahmen empfiehlt sich die Einrichtung eines Projektbüros, auch Project Management Office (PMO) genannt. Dieses verwaltet und verantwortet die Dokumentation und Durchführung der festgelegten Methoden. Dazu zählt auch die Schulung der Mitarbeiter.
Durch das PMO hast Du eine einheitliche Instanz, deren Leitfäden für alle Mitarbeiter in allen Projekten gelten. Das sorgt dafür, dass Teammitglieder bei Rückfragen einen festen Ansprechpartner haben und die Ratschläge für alle Projekte uniform sind. Somit haben Team- und Projektleiter mehr Zeit für die Aufgabenstellungen, da das Projektbüro die Beratung übernimmt.
Aufgaben zielgerichtet aufteilen
Wenn die Eckdaten abgesteckt sind, müssen die Aufgaben verteilt und der Fortschritt überblickt werden. Dabei ist insbesondere die Zeitplanung eine Kernkomponente für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement.
Wenn Teammitglieder unkoordiniert an projektübergreifenden Aufgaben arbeiten, kann schnell der Fokus auf das Wesentliche verloren gehen. Das resultiert in schwächeren Ergebnissen, deren Überarbeitung zusätzlich Zeit kostet, welche dann Mitarbeitern und Projekten abhandenkommt. Auch unzufriedene Kunden sind eine mögliche Folge.
Etappenziele setzen
Wichtig ist also, jedes Projekt anhand der verfügbaren Kapazitäten mit sinnvollen Aufgaben und Meilensteinen zu versehen. Einzelne Etappenziele können beispielsweise in Form einer Checkliste gesammelt und dann bearbeitet werden.
Jeder abgehakte Punkt hilft herauszufinden wie umfangreich die Zielsetzung, aber auch die einzelnen Tätigkeiten sind. Neben Meilensteinen bieten sich auch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen an, um Projekte zu strukturieren.
Multitasking braucht Struktur
Eine klare Struktur der Aufgaben sorgt dafür, dass auch projektübergreifend Ordnung sichergestellt ist. Wenn Mitarbeiter in Form von Multitasking parallel an Aufgaben verschiedener Projekte arbeiten sollen, funktioniert das nur mit Übersicht und der richtigen Planung.
Realistische Zeiträume einplanen
Das bedeutet, dass Zeiträume aufeinander abgestimmt sind und so das Risiko minimiert wird, dass Aufgaben sich gegenseitig im Weg stehen oder die Fertigstellung voneinander gefährden. Das ist auch dann besonders relevant, wenn bestimmte Aufgaben aus verschiedenen Projekten voneinander abhängig sind. Beachte dies, wenn Du einen Zeitplan erstellst.
Zudem solltest Du die Zeiträume realistisch ausgelegen, damit Aufgaben ohne zusätzlichen Druck bearbeitet werden können. Für die meiste Übersicht sorgt eine zentrale Anlaufstelle, die den Fortschritt und die Pläne der Projekte zusammenträgt.
4. Mehr Überblick mit Projektmanagement-Software
Um bei diesen Herausforderungen den Überblick zu behalten, wurden viele Kollaborations- und Projektmanagement-Tools entwickelt. Diese sind seit Jahren fester Bestandteil der Arbeit von Organisationen und unterstützen diese als Management Software in unternehmerischen und organisatorischen Abläufen und Prozessen.
Die Software sollte auch als die zentrale Anlaufstelle fungieren. So ist auch eine übergreifende Planung möglich: Projektleiter wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt sind und wann die nächsten Deadlines anstehen. Zudem ist jederzeit klar, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt noch vorgesehen ist. Das erleichtert die vorausschauende Planung auf nur einen Blick.
Zeitplanung mit factro
Auf diese Weise können die Kapazitäten der Teammitglieder koordiniert und projektübergreifend eingesetzt werden. So behälst Du auch bei mehreren Projekten immer den Überblick.
Dabei unterstützen Dich verschiedene visuelle Darstellungen der PM-Tools, zum Beispiel in Form eines Zeitplans oder eines Kanban Boards. Zu beachten ist, dass nicht alle Angebote auf dem Markt als Multiprojektmanagement-Software ausgelegt sind. Daher ist die Wahl der richtigen Software entscheidend für Übersicht und Erfolg.
Tool-Empfehlung für MPM: factro
Eine Multiprojektmanagement-Software, die Dich tatkräftig unterstützt, ist factro. Durch die intuitive Bedienung und die vielfältigen Visualisierungen erleichtert das Tool das Management paralleler Projekte. Dadurch kannst Du alle Aufgaben und Zeiträume überblicken und hast die Projekte immer unter Kontrolle.
Da factro auf über 25 Jahren Erfahrung im Projektmanagement basiert, weiß das Tool genau, was Organisationen und Projektleiter brauchen, um mehrere Projekte erfolgreich zu meistern.
Das Dashboard „Meine Aufgaben“ zeigt projektübergreifende To-dos
5. Multiprojektmanagement schafft Klarheit
Wenn Du mit Deiner Organisation an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, dann hilft Dir Multiprojektmanagement dabei, den Durchblick zu behalten. Stelle Dein Team darauf ein und sorge für eine transparente Verwaltung, beispielsweise mit einer geeigneten Projektmanagement-Software. Auch im Work Management ist die Nutzung der Software factro von großem Gewinn.
Anschließend kannst Du die verschiedenen Herausforderungen besser meistern und auch auf unerwartete Entwicklungen reagieren, da Dein Projektportfolio entsprechend vorbereitet ist. Die Vorteile sind gut organisiertem Multiprojektmanagement sind u.a.:
- klarer Durchblick bei allen Projekten
- zielgerichtete Kommunikation
- richtig gesetzte Prioritäten
- geeignete Aufteilung von Ressourcen
Leseempfehlungen zum Thema „Multiprojektmanagement“
- Methoden des Multiprojektmanagements (business-wissen.de – Projektmanagement und -wissen)
- Mit Multiprojektmanagement die Übersicht über alle Projekte haben (business-wissen.de – Projektmanagement und -wissen)
- 6 Erfolgsrezepte für Ihr Multiprojektmanagement (scopevisio.com – Projektmanagementwissen)
- Aufgaben im Multiprojektmanagement (projektmagazin.de – Projektmanagement-Magazin)
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[factro-accordion-content headertext=“Was versteht man unter Multiprojektmanagement?“]
Multiprojektmanagement (MPM) bezeichnet die Auswahl, Koordination, Verwaltung und Prüfung aller Projekte eines Unternehmens. Im Gegensatz zu einzelnen Projekten bezieht Multiprojektmanagement immer die angemessene Verteilung der verfügbaren Ressourcen über alle Projekte hinweg mit ein.
[/factro-accordion-content]
[factro-accordion-content headertext=“Was sind die Herausforderungen im Multiprojektmanagement?“]
Zu den Herausforderungen im Projektmanagement gehört insbesondere die Priorisierung und Balancierung der Kapazitäten. Zwar sollen alle Projekte abgeschlossen werden, in der Regel sind diese aber nicht von gleicher Bedeutung für die Unternehmensziele. Entsprechend müssen die verfügbaren Mitarbeiter, Finanzen und auch die Zeit anhand dessen bemessen und verteilt werden.
[/factro-accordion-content]
[factro-accordion-content headertext=“Was muss im Multiprojektmanagement beachtet werden?“]
Im Multiprojektmanagement müssen die Projekte nicht nur einzeln priorisiert, sondern – wie bei einzelnen Projekten – geplant werden. Eine angemessene Planung ermöglicht schnellere Reaktionen bei unerwarteten Veränderungen. Zudem müssen Mitarbeiter und Führungskräfte auf einen Alltag mit verschiedenen Projekten vorbereitet werden.
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[factro-accordion-content headertext=“Wie organisiert man mehrere Projekte und Teams am besten?“]
Mit einer geeigneten Multiprojektmanagement-Software lassen sich mehrere Projekte parallel managen. Eine Cloud-Lösung ist hierbei die beste Wahl für mehrere Teams an verschiedenen Standorten. Alle Informationen inklusive Prioritäten, Deadlines und Ansprechpartnern sind an einem Ort für alle jederzeit verfügbar. Das erleichtert den Durchblick und die zielgerichtete Kommunikation.
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