Virtuelle Teams: Top 5 Tools

Software für digitale Zusammenarbeit

Nicht nur die aktuelle Corona-Krise, sondern auch viele Entwicklungen in einer digitalisierten Arbeitswelt, wie z.B. Home Office, führen zu mehr dezentraler und standortübergreifender Arbeit in vielen Organisation. Damit die virtuelle Zusammenarbeit auch bei räumlicher Trennung in digitalen Teams funktioniert, greifen Unternehmen auf Software für Teamarbeit zurück.

Doch der Markt an verschiedenen Lösungen ist mit über 750 Anbietern kaum zu durchschauen. Auch die unterschiedlichen Features und Tarife der verschiedenen Lösungen erschweren die Auswahl. Der nachfolgende Artikel behandelt daher die Top 5 Tools für virtuelle Teams und informiert über die wichtigste Features und Aspekte.

Tools für alle Zwecke

Abgedeckt werden verschiedene Schwerpunkte, z.B. das Managen von Themen und Teams (factro und Trello), Kommunikation per Chat, Sprache oder Video (Slack und Skype) sowie gemeinsames Dokumenten- und Datei-Management (Google Docs).

• factro
• Trello
• Slack
• Skype
• Google Docs

factro

factro ist eine deutsche Collaboration Software zur Organisation von Themen und (virtuellen) Teams. Ob Aufgabenverwaltung oder Projektmanagement, alle To-Dos können dank der leichten Bedienung intuitiv geplant und gesteuert werden. Zur Strukturierung stehen die hilfreichen und leistungsstarken Ansichten Projekstrukturplan, Gantt Diagramm, Kanban Board und Tabelle bereit. Auch der Fokus mit der ToDo-Listen– und Meeting-Funktion unterstützen den Arbeitsalltag enorm, mit zum Beispiel dem automatisch generierten Meeting-Protokoll.

Aufgaben und Projekte können mit allen wichtigen Infos versorgt werden, dazu gehören z.B. Deadlines, Prioritäten, Verantwortungen oder auch Teilaufgaben. Da es sich bei factro um eine Cloud-Lösung (SaaS) handelt, sind alle Änderungen und Neuigkeiten auch sofort bei den Kollegen verfügbar. So sind alle auf dem gleichen Stand.

Der Projektstrukturplan in factro

Das Tool ist 100% Made in Germany und steht daher für höchste Sicherheits- und Datenschutz-Standards. Dazu gehört neben der DSGVO- auch BDSG-neu-Konformität. Bei Fragen und Beratung hilft der kostenlose, persönliche Support mit greifbaren Ansprechpartnern per E-Mail, Chat oder Telefon (dt. Festnetz).

Weitere Vorteile für virtuelle Teams:

• Mobile App für Android und iOS
• Auslastung der Kollegen stets im Blick
• Mit Echtzeit-Benachrichtigungen immer auf dem Laufenden
• Kostenlos mit bis zu 10 Usern nutzbar

Trello

Auch Trello ist eine Collaboration Software zur Steuerung und Organisation von Aufgaben. Dabei vertraut das Tool insbesondere auf das Kanban Board und eignet sich so z.B. für virtuelle Teams in sehr agilen Umgebungen. Dank der Reduzierung auf die Kanban Ansicht ist auch die Bedienung sehr leicht.

Den zum Teil etwas geringeren Funktionsumfang kann das Tool teilweise mit Integrationen anderer Apps ausgleichen. Zu den unterstützten Diensten gehören unter anderem Adobe XD, Jira oder Dropbox.

Anders als bei factro werden die Daten bei Trello in den USA gehostet, was einen Einsatz für viele Organisationen erschwert, da die Server nicht im geographischen Raum der DSGVO stehen. Weitere Merkmale sind:

• Einfache Integration anderer Dienste
• Mobile App verfügbar
• Kostenlose Variante erhältlich

Slack

Slack ist ein umfangreiches Chat-Tool, das den Nachrichtenaustausch, Gespräche und Videokonferenzen ermöglicht. Es eignet sich vor allem zur Steuerung der allgemeinen, auch nicht-operativen Kommunikation im Alltag. Besonders die Möglichkeit, eigene Chaträume für bestimmte Teilnehmer zu erstellen, ist hilfreich, um z.B. eigene Räume für Abteilungen zu erstellen.

Dank der Integrationen vieler Dienste und flexibler Bots können auch externe Daten eingebunden werden, um den Informationsfluss in Slack zu sammeln. So sind Nutzer bei neuen Meldungen schnell auf dem Laufenden.

In der kostenfreien Variante limitiert Slack die Anzahl der Nachrichten auf 10.000, ehe ältere nicht mehr einsehbar sind. Was viel klingt, ist mit mehreren Teammitgliedern, privaten Chats und vielen Räumen schnell erreicht. Nutzer der kostenpflichtigen Tarife können unbegrenzt Nachrichten versenden und auch erst dann explizit einen Server-Standort in der EU wählen. Das macht Slack noch aus:

• Viele Features für einfache Kommunikation im Team
• Funktioniert im Browser und per App

Skype

Skype ist ein Urgestein auf dem Markt für Kommunikations-Tools. Seit der Übernahme durch Microsoft im Jahr 2011 ist es zwar etwas ruhiger um den Dienst geworden, doch auch heute eignet sich Skype sehr gut für Calls und Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern.

Darauf liegt der Schwerpunkt des Tools, entsprechend einfach und leicht zugänglich ist die Software für diesen Gebrauch. Auch Chats sind möglich, doch die Organisation und Struktur vieler Teilnehmer ist nicht so flexibel und gleichzeitig übersichtlich wie etwa bei Slack.

Davon profitieren virtuelle Teams:

• leichte Bedienung
• gute Gesprächs- und Videoqualität
• kompatibel mit allen gängigen Betriebssytemen und Geräten

Google Docs

Google Docs ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten über die Cloud – in Echtzeit. Damit entfällt das stete Versenden per E-Mail, wenn es eine neue Version mit Änderungen gibt. Die Arbeit in virtuellen Teams wird transparenter, effizienter und kollaborativer.

Analog zu Google Docs gibt es auch Google Tabellen und Präsentationen. In der kostenpflichtigen G Suite stehen diese Apps zusammen mit weiteren Ergänzungen wie einem Kalender und E-Mail als umfassende Lösung für die Zusammenarbeit bereit.

Erst ab der G Suite ist es zudem möglich, umfangreiche Konfigurationen vorzunehmen und die Software auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Dazu zählen u.a. die Steurug von Cloud-Zugriff oder Multi-Faktor-Authentifizierung.

Das bringt Google Docs/G Suite mit:

• Einfache Bedienung
• Gegen Aufpreis E-Mail und Kalender
• Läuft im Browser und auf dem Smartphone oder Tablet