So klappt die digitale Zusammenarbeit
Spätestens die Corona-Krise zeigt uns den Wert einer digitalisierten Zusammenarbeit. Doch viele KMU begeben sich erst jetzt auf die Suche nach den richtigen Lösungen und geraten so unter Zeitdruck. Welche Dinge müssen mittelständische Organisationen bei der Einführung, Auswahl und Nutzung entsprechender Tools beachten?
Im Interview spricht Heike Bauer über die Digitalisierung im Mittelstand, Homeoffice und die Wahl der richtigen Software.
Heike Bauer unterstützt Unternehmen bei der Ist-Analyse und Befähigung von Mitarbeitern auf dem Weg in eine neue, digitale Arbeitswelt, mit dem Instrument eines zeitgemässen New-Work-Ansatzes. Als ehemaliges Gründungsmitglied der Future Work Gruppe hat sie als Mitautorin und -Initiatorin an der grossen Studie «Arbeitswelt 4.0: Als KMU die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten» der Fachhochschule Nordwestschweiz aktiv mitgewirkt.
Ausgebildet als Führungskraft für Industriebetriebe erkennt sie schnell die Stolpersteine, die einem echten kulturellen Wandel im Weg liegen. Seit 2015 wohnhaft in der Schweiz/Zürich und selbstständige Consultant: Begleitung in die Arbeitswelt der Zukunft; Digitalen Strategien, Mitarbeiterbefragung und Employer Branding.
factro: Die Themen Homeoffice und Homeoffice-Software sind derzeit im Trend. Das merken wir von factro als Anbieter einer solchen Lösung auch. Aber was ist eigentlich eine Homeoffice-Software in Deinen Worten und welche Unterschiede muss man bei den verschiedenen Tools beachten?
Heike Bauer: Ich würde hier nicht von einem Trend sprechen. Es ist eine dringend erforderliche Nacharbeit, die jetzt endlich und bei den meisten KMU nur durch die Konsequenz bzw. Reaktion auf die Corona-Pandemie erledigt wurde. Die Einführung der entsprechenden Tools und die Befähigung der Mitarbeiter dazu wurde im Vorfeld vernachlässigt.
Aufgrund der Ad-hoc-Situation und der Dringlichkeit, die wichtigsten Arbeitsabläufe soweit wie möglich zu sichern, ergaben sich keine Möglichkeiten unterschiedliche Anbieter aktiv zu testen. Das wird hoffentlich in den nächsten Monaten in aller Konsequenz nachgeholt.
factro: Slack oder Zoom haben aktuell eine starke Medienpräsenz. Reichen Deiner Meinung nach solchen Tools aus, um erfolgreich im Homeoffice zu arbeiten?
Heike Bauer: Für kleine Gruppen, Abteilungen und zweckbezogene Anwendungen ist das völlig okay. Ich arbeite unter anderem in einer kleinen Marketer-Community mit, in der wir Aufträge über Slack aufteilen. Wenn ich nur ein Tool für Online-Meetings und Webinare brauche, reicht Zoom. Wobei man vor allem für interne Meetings die Datenschutz- und Sicherheitsüberlegungen nicht ausser Acht lassen darf.
Zudem ersetzt keine der genannten Anwendungen eine Planungs-Software. Die genannten bieten weder Dokumenten-Management noch Strukturierung von Themen und Teams im Sinne von „Wer macht was bis wann?“. Zum Abbilden von komplexen Workflows, Sicherung und Gewährleistung von Tasks, Prioritäten und Zeitmanagement, benötigt man entsprechend auch eine komplexe und komplette Anwendung.
Hierzu habe ich in den Anfängen der Pandemie zusammen mit den Autoren von MoreThanDigital den Start-Artikel „Grundlagen und Basiswissen zu Remote Work und Home-Office“ in einer Reihe zur Vorbereitung auf COVID-19 geschrieben, wobei ich mir die cloud-basierte Projektmanagement-Software factro aufgrund der Dringlichkeit damals nur kurz angeschaut habe. Inzwischen nutze ich den kostenlosen Test der Professional Cloud und bin wirklich begeistert.
factro: Wenn ein KMU ein Collaboration-Tool wie factro sucht, welche Kriterien spielen aus Deiner Sicht und Erfahrung eine Rolle und worauf sollten KMU besonders achten?
Heike Bauer: Da kommen wir nämlich zu einem entscheidenden Punkt: Eine der großen Hemmschwellen ist die Nutzerfreundlichkeit (Usability). Die Einführung der meisten Tools wird ohne Einbezug der Mitarbeitenden vorgenommen und passiert im alten Sinn „top down“ per Anordnung der Geschäftsleitung.
Bei der bisher größten Studie der Schweiz zur Arbeitswelt 4.0, an der ich beteiligt war, haben wir durch Umfragen herausgefunden, dass 75% der Mitarbeitenden in Schweizer KMU keine Strategien ihres Unternehmens hinsichtlich der zukünftigen Arbeitswelt bekannt sind. In vielen Gesprächen mit deutschen Kollegen wurde mir bestätigt, dass es auch in unserem Nachbarland nicht besser aussieht.
Wenn hier nicht im Vorfeld ein Wandel im Unternehmen Richtung Vertrauenskultur stattgefunden hat, ist bereits die innere Haltung auf Ablehnung programmiert. Die dadurch fehlende Kommunikation ist dann der nächste Stolperstein, denn nicht immer sind „von oben“ ausgewählte Projektleiter oder Super-User wirklich die richtigen Personen für eine reibungslose Einführung.
Selbst, wenn sie das Produkt mit allen Möglichkeiten kennen und verstehen, setzt das nicht voraus, dass sie das Erlernte lückenlos an alle Kolleginnen und Kollegen weitergeben können. Externe Experten stehen oft nicht im direkten Einklang mit dem Projekterfolg. Es gilt also bereits hier, alle Miteinarbeitenden einzubinden und zum Selbstlernen zu befähigen. Hier punktet factro für mich ganz klar mit den Video-Tutorials, die direkt zur Problemstellung aufrufbar sind.
Fazit: Je einfacher und intuitiver also die Anwendung für jeden einzelnen ist, umso kostengünstiger wird sie für das Unternehmen.
factro: Viele große Anbieter im Bereich von Projektmanagement- & Collaboration-Tools, wie Asana oder Trello, sind US-Konzerne. Wir bei factro positionieren uns hier bewusst als Anbieter „Made in Germany“. Wie siehst Du Themen wie „DSGVO“, „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ aus KMU-Sicht?
Heike Bauer: Womit wir wieder bei Frage 1 wären. Viele haben in Panik die am meisten aufgerufenen und bekanntesten Tools eingebunden und werden sich erst jetzt mit wichtigen Konformitäten auch in Richtung Datensicherheit befassen.
Die digitale Transformation beinhaltete die Elemente People, Place und Technology und um diese in der heute benötigten Geschwindigkeit umzusetzen, muss alles gleichermaßen eingebunden werden. Wir werden in Zukunft die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, mehr denn je nutzen. Und das ohne Verlust von Qualität, Sicherheitsaspekten und mit der Möglichkeit einer effizienten digitalen Kommunikation – anders als z.B. bei Emails mit meist unnötigen CC-Empfängern.
Die DSGVO ist für mich bereits seit 2016 durch die Vorkehrungen im Marketing ein Thema. Zudem muss jedes Unternehmen, das über eine langfristige Lösung nachdenkt, sich der Verpflichtung, die es seinen Kunden und Lieferanten damit gibt, bewusst sein. Ich bin aber der Überzeugung, dass viele KMU durch den Dschungel der Anbieter sowie oft undurchschaubaren Preismodelle völlig überfordert sind.
Auch da punktet „Made in Germany“ durch Beratung und Support in deutscher Sprache. Deshalb ist es empfehlenswert, sich vorher bei einem deutschsprachigen Anbieter mit Absicherung hinsichtlich des Datenschutzes ausführlich zu informieren.
Im Umkehrschluss sind klare und faire Preismodelle notwendig, die einen nachhaltigen und schnellen Service nicht nur Versprechen, sondern auch einlösen. Das scheint bei factro zu funktionieren – herzlichen Glückwunsch zum besten Projektmanagement-Tool im deutschen Raum laut Netzsieger.de.
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