Projektstrukturplan erstellen

PSP als Grundlage aller Pläne aufbauen

Der Projektstrukturplan (PSP), zum Teil als „Plan der Pläne“ bezeichnet, bildet im Projektmanagement die Grundlage für das gesamte Vorgehen. Die enthaltenen Informationen und Strukturen ermöglichen die Basis für den Zeitplan und den Projektplan.

Wir zeigen Dir, wie Du einen Projektstrukturplan erstellen, passende Projektstrukturplan Vorlagen nutzen, geeignete Projektstrukturplan Beispiele für verschiedene Branchen und der steigenden Komplexität von Projekten spielend leicht begegnen.

1. Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
2. Projekstrukturplan gliedern
3. Schema für Projektstrukturplan wählen
4. Struktur & Aufgaben verknüpfen
5. Codierung des Projektstrukturplans erstellen
6. PSP mit Software aufbauen
7. Projektstrukturplan Vorlage
8. Beispiele für einen Projektstrukturplan
9. Vorteile eines PSP

1. Warum einen Projektstrukturplan erstellen?

Der Projektstrukturplan schafft eine logische Reihenfolge und Ordnung in Deinen Aufgaben und Projekten. Der Projektleiter ordnet seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete. Daraus entsteht eine Tiefenstruktur vom größten bis zum kleinsten Element. Doch der PSP kann auch im Team erstellt werden. Er trägt maßgeblich zur Strukturierung bei.

Ein Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)

Außerdem ist der PSP die Grundlage für u.a.

• die Aufteilung der Mitarbeiter und Ressourcen
• Definieren von Zeiträumen
• Setzen von Prioritäten
• Festlegen von Meilensteinen

Der hierarchische Aufbau sorgt für eine Baumstruktur mit Verästelungen und mehreren Ebenen, die wir im folgenden Projektstrukturplan Beispiel erklären, sowie die wichtigsten Elemente eines PSP.

Die oberste Ebene ist das Projekt, welche die Gesamtausrichtung bzw. das Gesamtziel aller dazugehörigen Ebenen vorgibt:

Die oberste Ebene des Projektstrukturplans ist das Projekt

Darunter liegen mehrere Teilprojekte, die zusätzliche Tiefe und Struktur verleihen, um eine bessere Übersicht der einzelnen Schwerpunkte zu erhalten:

Unterhalb des Projekts im PSP befinden sich Teilprojekte

Die unterste und kleinste Ebene ist das Arbeitspaket (Aufgabe). Dieses kann nicht weiter unterteilt werden:

Die unterste Ebene im PSP sind Arbeitspakete

Im folgenden erfährst Du, wie Du in wenigen Schritten einen Projektstrukturplan herstellst, um die richtige Struktur für Deine Projekte zu finden.

2. Projektstrukturplan gliedern

Ein wenig Theorie muss sein. Die Gliederung einer WBS kann sich grundsätzlich an 4 Gliederungsprinzipien orientieren.

Dabei sehen wir eine Gesamtaufgabe (bspw. ein Stadtfest) und anschließend Teilprojekte (bspw. Bühne 1, Bühne 2, Bühne 3) und als kleine Einheit einzelne, abgeschlossene und delegierbare Arbeitspakte bzw. Aufgaben (bspw. Aufbau einzelner Technik-Elemente).

Die Gliederungsprinzipien, nach denen Du einen PSP erstellen, sind:

Phasenorientiert

Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan stehen auf der obersten Gliederungsebene die Projektphasen wie „Vorbereitung“, „Hausmesse“ und „Nachbereitung“. Die unteren Ebenen können nach Objekten oder auch Funktionen strukturiert werden. Visualisiert wird das Ganze im Projektphasenmodell – wie z.B. bei der HOAI.

Der Projektstrukturplan in factro nach Phasen

Objektorientiert

Eine objektorientierte Gliederung kann nach konkreten Objekten, Elementen oder Bauteilen erfolgen. Diese Form ist besonders bei Bauprojekten oder der Produktion sinnvoll.

Funktionsorientiert

Eine weitere Möglichkeit, den Projektstrukturplan zu gliedern, orientiert sich an den Funktionsbereichen einer Organisation. Das können Aktivitäten oder Tätigkeiten wie „Planen“, „Bauen“ oder auch „Koordinieren“ sein.

Gemischt

Es ist möglich, mehrere Gliederungsprinzipien zu mischen. Wichtig dabei ist, dass eine Gliederungsebene eine einheitliches Gliederungsprinzip beibehält. Die oberste sollte sich bspw. nur nach Objekten wie Bauelementen orientieren.

3. Schema für Projektstrukturplan wählen

Sobald Du den Gliederungsansatz gewählt hast, entscheidest Du Dich für eine Zerlegungsmethode. Das Schema des Projektstrukturplans kann nämlich auf drei Wegen erstellt werden. Für welchen entscheiden Du Dich?

Top down

Vom Ganzen ins Detail: Hier legst Du zunächst die oberen Ebenen fest und gehen dabei langsam zur Detail-Planung über. Der letzte Schritt ist das Erstellen der kleinsten logischen Einheiten – der Aufgabenpakete. Diese Technik bietet sich an, wenn die Faktoren im Projekt bekannt sind und auf Erfahrungen zurückgegriffen werden kann.

Bottom up

Vom Detail zum Ganzen: Bei dieser Methode arbeitest Du Dich von den kleinen Projekt-Elementen nach oben. Wichtig hierbei ist es, darauf zu achten, welcher Beziehung die einzelnen Elemente zueinander stehen. Empfehlenswert ist diese Technik besonders bei innovativen Produkten, die während des Projektes entstehen.

Jojo

Bei dieser Methode switcht Du zwischen Top Down und Bottom Up, um die Stärken beider Ansätze zu nutzen. Bspw. können zunächst eine einfachere Struktur und anschließend einzelne Aufgabenpakete zusätzlich angelegt werden, um eine Gesamtstruktur zu erstellen. Dabei sollte beachtet werden, dass der Detailgrad der Aufgabenpakete ähnlich ist.

4. Struktur & Aufgaben verknüpfen

Nachdem Du Dich für die Gliederung und das Aufteilungsschema entschiedest haben, wird es Zeit, Deine Struktur aufzubauen und darin die Aufgaben entsprechend zuzuordnen. Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan im Top-Down-Schema kann das also bedeuten, dass Du zuerst die einzelnen Projektphasen auswählen und dann einzeln die dazugehörigen Unteraufgaben anlegen.

Es kann durchaus vorkommen, dass je nach Komplexität des Projekts noch einzelne Zusatzschritte folgen, bis die Struktur abschließend steht. Aber welche Herangehensweise Du auch wählst: Dein PSP folgt am Ende einer klaren logischen Struktur, die Du je nach Projekt individuell festlegen kannst.

5. Codierung des Projektstrukturplans erstellen

Um diese nachvollziehbare Struktur mit weiteren Details zu versehen und eine klare Zuordnung zu schaffen, wird oft auf eine Codierung (PSP-Code) des Projektstrukturplans zurückgegriffen. Das bedeutet, dass die Teilprojekte und Aufgaben des Projekts mit einem einzigartigen Code nach einem bestimmten Muster angefertigt werden. So könnten die Aufgaben z.B. codiert werden:

• Numerisch: 1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1, etc.
• Alphabetisch: A, B, C, D, E, etc.
• Alphanumerisch: A.1, A.2, B.1, B.2, B.3, etc.

Hast Du eine erfolgreiche Aufteilung und Codierung für Dich entdeckt, kannst Du diese im Stile einer Strukturplan Vorlage wiederverwenden und so Deine Prozesse optimieren sowie ein Wissens-Management aufbauen.

6. PSP mit Software erstellen

Wem eine freie Wahl der Ansicht auch während der Projektarbeit wichtig ist, der wird an der Projektplanungssoftware factro seine Freude haben. Ob Projektstrukturplan, Gantt oder Kanban: Mit einem Klick wechselst Du die Ansicht und siehst dabei jederzeit einheitlich synchronisierte Inhalte. Im Projektmanagement ein großer Vorteil.

factro hat den Mehrwert des Projektstrukturplans erkannt. Als einziges Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool auf dem Markt setzt es die Baumstruktur als Ansicht gezielt ein. Das sorgt für eine leichte und effektive Projektplanung und -steuerung sowie große Übersicht. Dank Drag & Drop ist die Bedienung trotzdem intuitiv und selbsterklärend.

Mit der Baumstruktur erstellst Du in factro eine Hierarchie der Gesamtaufgabe, die aus drei Ebenen besteht: dem Projektkopf, Paketen und der kleinsten Einheit des Projektstrukturplans – den Aufgaben. So behältst Du immer das gesamte Projekt.

factro strukturiert Aufgaben im Team

7. Projektstrukturplan Vorlage

Mit einer Projektstrukturplan Vorlage kannst Du immer wieder auf bestehende Blaupausen zurückgreifen und diese fortlaufend optmieren. Gerade bei regelmäßigen Projekten eignen sich PSP Vorlagen, um diese immer wieder zu benutzen und so den Planungsaufwand zu reduzieren. WennDu währen des Projekts Verbesserungspotential erkennst, kannst Du dieses auch direkt in Deiner PSP Vorlage einpflegen.

Außerdem bietet factro mit dem Best Practice Store auch Expertenwissen in Form von klar strukturierten Leitfäden, damit Du Deine Projekte umgehend und effizient starten. Die Projekte sind dabei mit Aufgabenbeschreibungen, Musterdokumenten und weiterführenden Infos ausgestattet und können somit direkt im Team verteilt werden.

8. Beispiele für einen Projektstrukturplan

Nachfolgend siehst Du verschiedene Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie ein PSP für verschiedene Branchen und Projekte eingesetzt werden kann.

Bauprojekt

Du arbeitest für ein Ingenieur- oder Architekturbüro? Wenn Du aus der Baubranche kommst und Deine Projektarbeit mit einem neuen digitalen Werkzeug effektiv angehen möchten, ist eine Projektplanung und -steuerung mit Hilfe einer Baumstruktur mehr als hilfreich. Dafür ist eine Gliederung nach Objekten sinnvoll. Schau selbst.

Redaktionsplan

Du arbeitest in einer Online-Redaktion oder in einem Zeitschriften-Verlag und suchen nach einem Werkzeug, das Ihnen die redaktionelle Arbeit erleichtert? Ob Online-Redaktionen oder Verlage. Auch Du profitierst von der Arbeit mit einem PSP. Dafür kannst Du Projekte bspw. zeitlich gliedern.

Eventplanung

Du planst ein Firmenevent? Ob Firmenjubiläen, Weihnachtsfeiern, Hausmessen oder Messeauftritte. Mit dem factro Projektstrukturplan steuerst Du erfolgreich die ganz sicher anstehende Veranstaltung in Deinem Betrieb. Dabei ist eine phasenorientierte Struktur sicherlich eine gute Herangehensweise.

9. Vorteile eines PSP

Jetzt weißt Du genau wie Du einen Projektstrukturplan erstellst und wie Du ihn für Dich und Deine Projekte optimal nutzen kannst. Hier findest Du nochmals alle Vorteile die ein PSP mit sich bringt kurz aufgelistet:

• Transparente, vollständige Darstellung Deiner Projekte
• Klare und ordentliche Übersicht – alles sauf einen Blick
• Komplexe Projekte werden leicht nachvollzogen
• Verschiedene Möglichkeiten der Gliederung, ganz nach Deinen Bedürfnissen

Projektstrukturplan erstellen & Übersicht schaffen

Wenn Du Deine Projekte präzise und übersichtlich organisieren möchten, ist der Projektstrukturplan das geeignete Werkzeug. Durch seinen verschiedenen Ebenen schafft er auch bei komplexen Projekten eine leichte Nachvollziehbarkeit.

Alle wichtigen Informationen lassen sich aus dem PSP ablesen. Dadurch eignet sich das Modell auch ideal für die Präsentation mit Kollegen, Führungskräften und Stakeholdern.