Wie können die neuen Anforderungen praxisnah umgesetzt werden?
Unternehmen, bei denen eine (Re-)Zertifizierung ansteht, sollten diese am besten jetzt angehen. Zertifikate, die nicht nach ISO 9001:2015 ausgestellt wurden, verlieren nach dem 14.09.2018 ihre Gültigkeit. Es macht also Sinn, möglichst zeitnah mit der Umstellung Ihres QM-Systems zu beginnen.
- Was unterscheidet die neue ISO 9001:2015 von der alten Norm?
- Wie werden die neuen, sehr individuell gestaltbaren Anforderungen geprüft?
- Welche Vorgehensweisen gibt es, um mein QM-System einfach und schnell anzupassen?
- QM-System Leitfaden für ISO-Anpassung
1. Was unterscheidet die neue ISO 9001:2015 von der alten Norm?
Die Änderungen der ISO 9001:2015 kann man in 5 Kernpunkten zusammenfassen:
Verankerung der Verantwortung für das Qualitätsmanagement auf oberster Führungsebene
Nun wird die oberste Leitung selbst klar verpflichtet, die Verantwortung für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu übernehmen. Sie muss somit in der Lage sein zu erläutern, wie sie diese Verantwortlichkeit wahrnimmt. Nach wie vor kann natürlich ein QMB eingesetzt werden, um die operative Umsetzung der Vorgaben sowie den erforderlichen Informationsfluss sicher zu stellen.
Individueller Zuschnitt des QM-Systems
Unternehmen sind explizit aufgefordert, sich die Anforderungen von außen zu vergegenwärtigen und ihr Qualitätsmanagementsystem entsprechend zuzuschneiden. Gleiches gilt für die eigenen Erwartungen. Das bedeutet, dass das Unternehmen selbst bestimmt, welche „relevanten externen oder internen Themen“, „interessierte Parteien“ und „Prozesse“ die Leistung oder das Produkt beeinflussen oder beeinflussen können und somit innerhalb des QM-Systems berücksichtigt werden müssen. Es muss kein QM-Handbuch mehr erstellt und aufrechterhalten werden.
Umgang mit Risiken und Chancen
Das Bewerten von und das Reagieren auf Risiken wird in der neuen Norm stärker als bisher betont. Nach ISO 9001:2015 ist es Aufgabe der Geschäftsführung zu definieren, welche Risiken ihren Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen könnten und sich zu überlegen, wie man diesen Risiken begegnet – und auch, wie man sich bietende Chancen nutzen und kontinuierliche Verbesserungen erreichen kann.
Wissensmanagement
Neu ist die explizite Aufnahme des Themas Wissensmanagement. Ziel ist, dass z.B. bei Personalveränderungen das Wissen im Unternehmen verbleibt und weiter vermittelt werden kann. Es ist zu definieren, welches Know-How (d.h, Daten, Informationen, geistiges Eigentum und „Erfahrungsschatz“) benötigt wird, um die Prozesse durchzuführen und wie dieses im Unternehmen gesichert werden kann.
Tätigkeiten nach Auftragserfüllung
Die neue ISO 9001:2015 fordert expliziter als bisher, auf die Anforderungen nach Auslieferung bzw. Erbringung der Dienstleistung einzugehen. Dies betrifft zum Beispiel Umgang mit Gewährleistung, Instandhaltung oder Entsorgung.
2. Wie werden die neuen, sehr individuell gestaltbaren Anforderungen geprüft?
Die neue Norm gibt den Unternehmen viel praxisnahe und damit individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Die neue Freiheit geht einher mit mehr Eigenverantwortung der Unternehmen.
Das bedeutet, auch die Auditierung erfolgt individueller, orientiert an den vom Unternehmen als relevant definierten Prozessen und Nachweisen und ist nicht ein Abarbeiten einer klaren Kriterien-Checkliste.
3. Welche Vorgehensweisen gibt es, um mein QM-System einfach und schnell anzupassen?
Grundsätzlich gibt es zwei klassische Wege, mit den neuen Anforderungen in der eigenen Organisation umzugehen:
a) Umsetzung mit internen QM-Professionals auf Basis von Fachliteratur – ohne externe Unterstützung
Dies ist zu empfehlen, wenn die Organisation über eigene gut ausgebildete QM-Professionals oder Leiter Qualitätsmanagement verfügt, um zeitnah die Anpassung an die neue Norm mit allen Beteiligten zu realisieren. Wichtig ist, dass die Geschäftsführung aktiv in die Umsetzung involviert ist. Ansonsten wird es nicht gelingen, insbesondere den gestiegenen Anforderungen an die Verantwortungsübernahme der obersten Leitung gerecht zu werden.
Zudem muss natürlich der interne QM-Koordinator gute Projektmanagement-Fähigkeiten mitbringen, um das Thema zeitnah abzuschließen. Bei eigener Umsetzung empfiehlt sich, mit einem internen Audit zu starten, das bereits die neuen Anforderungen der ISO 9001:2015 abdeckt. So wird leicht das Delta zum bisherigen QM-System aufgedeckt und die To Do´s für eine erfolgreiche Anpassung werden deutlich.
b) Umsetzung mit Unterstützung von externer Beratung
Viele Unternehmen nutzen für die Umstellung auf die neue Norm die Expertise von externen Beratern. Ziel ist dabei, das Know-How und die Best Practice Ansätze dieser Experten für das eigene Unternehmen zu nutzen, um die eigene Umstellung schnell und ohne Umwege realisieren zu können.
Ein weiterer Nutzen ist häufig, dass externe Berater einen unbelasteten Zugang auf Augenhöhe zur Geschäftsführung aufbauen können und es somit leichter fällt, das Qualitätsmanagement als strategisches Thema auf der obersten Ebene zu etablieren.
Bei der Beraterwahl ist entsprechend auf einschlägige Erfahrung und breites Anwendungswissen in ähnlichen und anderen Unternehmenskontexten zu achten.
Dieser Weg verspricht bei Einsatz entsprechend qualifizierter Berater eine stringente und somit schnellere Projektumsetzung.
Und jetzt ganz neu: Umsetzung mit Schritt-für-Schritt-Anleitung von Experten, externe Beratung bei Bedarf
Neben den klassischen Möglichkeiten gibt es auch einen neuen, innovativen Weg für Unternehmen, schnell und praktikabel zum Ziel zu kommen und gleichzeitig ein gelebtes QM-System zu etablieren:
Eine gute Schritt-für-Schritt-Anleitung versetzt insbesondere kleinere Unternehmen in die Lage, selbständig, schnell und rechtssicher die Umstellung auf die neue Norm zu realisieren. Unser eigens entwickelter QM-System Leitfaden dient genau diesem Ziel.
4. QM-System Leitfaden für ISO-Anpassung
Mit unserem eigens entwickelten QM-System Leitfaden bieten wir Ihnen:
eine praxisnahe Schritt-für-Schritt Anleitung, inklusive aller Aufgabenpakete und To Do’s zur rechtssicheren Anpassung oder Einführung Ihres QM-Systems.
Praktische Übersicht der neuen Anforderungen
Der Leitfaden bietet eine praktische Übersicht über alle Änderungen und neuen Anforderungen der ISO 9001:2015, aufbereitet in einzelne Aufgaben mit prägnanten Erläuterungen. Diese können Sie direkt an die Beteiligten verteilen. Damit bekommen nicht nur Sie sondern Ihr gesamtes Team einen guten Überblick, was zu tun ist.
Gleichzeitig liefert unser QM-Leitfaden eine detaillierte Vorlagensammlung nach ISO 9001:2015 mit Arbeitshilfen, Mustervorlagen, Checklisten und Beispieldokumentationen als Word-, Excel- oder PDF-Dokumente.
Digitale Unterstützung für Ihr QM-Projekt
Der QM-Leitfaden ist integriert in unser Software-Tool factro, welches Sie beim Management Ihres QM-Projekts optimal unterstützt. factro garantiert eine leichte und selbstständige Umsetzung Ihres QM-Projekts im Team, da Sie die vorstrukturierten Aufgaben schnell und leicht auf Ihre individuelle Situation anpassen können.
Durch die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern direkt Aufgaben zuzuweisen, beziehen Sie sofort alle Beteiligten im QM-Projekt mit ein. Wie Sie damit Ihr QM-System innerhalb von 3 Monaten in Eigenregie einfach umstellen, erfahren Sie in unserem Webinar „Erfolgreiche QM-System-Umstellung in 3 Monaten für unter 1.000 Euro“.
QM-Beratung bei Bedarf
Natürlich haben Sie aber auch jederzeit die Möglichkeit bei Bedarf einen erfahrenen Berater hinzuzuziehen. Unser Vorgehen gewährleistet eine sehr wirtschaftliche und sichere Anpassung Ihres QM-Systems.
