Experten teilen Ihr Know-How
In unserer Interview-Reihe „Fünf Fragen an“ stehen Experten zu den Themen „Collaboration“, „digitale Zusammenarbeit“ und „New Work“ Rede und Antwort mit Tipps, Erfahrungen und einem Blick in die Zukunft.
Heute im Gespräch: Dunja Rühl. Sie ist Country Manager für Deutschland beim Vergleichsportal Results.com, dessen Team komplett digital und remote zusammenarbeitet.
factro: Was sind für Dich die entscheidenden und unmittelbaren Mehrwerte digitaler Zusammenarbeit? Warum sollten Unternehmen und Organisationen dieses Thema besser sofort als später angehen?
Dunja Rühl: Ganz klar: Die Zukunft ist digital! Zu Beginn der Corona-Pandemie hat sich deutlich gezeigt, dass Unternehmen mit digitalen Prozessen quasi nahtlos weiterarbeiten konnten. Andere mussten sich kompliziert umstellen und haben Zeit und Ressourcen verloren. Doch auch unabhängig von der Pandemie wird Flexibilität für viele Arbeitnehmer immer wichtiger.
Unternehmen sollten gerade angesichts des wachsenden Fachkräftemangels darauf reagieren: Wer flexibles Arbeiten anbietet, vergrößert den Bewerberpool und positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber. Digitale Zusammenarbeit ermöglicht Kollaboration in Echtzeit von verschiedenen Orten aus.
Aber auch asynchrone Zusammenarbeit wird möglich. Denn alle wichtigen Informationen sind jederzeit in den genutzten Tools zu finden – anders als zum Beispiel Infos, die einmal im Meeting geteilt wurden oder die nur der Kollege am Nachbarschreibtisch hat. Zudem lassen sich manche Prozesse in digitalen Tools automatisieren, was wertvolle Zeit spart.
factro: Wenn ich Teamarbeit digitalisieren möchte, komme ich an Tools und Apps nicht vorbei. Worauf muss ich bei der Auswahl der richtigen Lösungen besonders achten? Was ist nur Kosmetik?
Dunja Rühl: Am Anfang steht immer eine genaue Bedarfsanalyse. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen. Zum Beispiel kann für eine Firma eine mobile App essenziell sein, weil die Teams viel unterwegs sind – eine andere braucht das dagegen gar nicht.
Oft ist auch der Datenschutz ein wichtiger Aspekt, weshalb sich viele Unternehmen hierzulande für eine Lösung made in Germany entscheiden. Wer seinen Bedarf kennt, kann gezielt vergleichen und die vielversprechendsten Tools testen. Bei der Auswahl sollten auch die Personen involviert sein, die im Alltag mit dem Tool arbeiten werden und die Anforderungen am besten kennen.
Interface und Usability können zunächst weniger wichtig erscheinen als die Funktionen. Vernachlässigen sollten Unternehmen sie bei der Software-Auswahl aber nicht: Ein ansprechendes und leicht zu nutzendes Tool erfährt eine höhere Akzeptanz im Team und sorgt für kürzere Onboarding-Zeiten.
Erzwungene Gamification-Elemente wie digitale Medaillen für den produktivsten Mitarbeiter sind dagegen unnötig und sogar kontraproduktiv. Die Software sollte so viel Spaß machen, dass das Team sie automatisch gerne nutzt.
factro: Was ist Deiner Ansicht nach die größte Herausforderung bei der Einführung eines Collaboration Tools?
Dunja Rühl: Die erste Gefahr ist es, die Tragweite einer falschen Software-Auswahl zu unterschätzen. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Zeit und Geld gehen verloren. Ein besonders markantes Beispiel ist Lidl: Der Discounter entschied sich 2018 dann doch gegen die Einführung eines SAP-Systems, nachdem bereits 500 Millionen Euro geflossen waren.
Herausfordernd ist oft auch der konkrete Einführungsprozess: Manche Mitarbeiter fühlen sich vielleicht von der Software “abgelöst” oder haben Angst vor Überwachung. Hier ist es wichtig, die Vorteile von Anfang an deutlich zu machen und alle Teams gleichermaßen abzuholen. Je besser die Software-Wahl, desto einfacher sollte das sein.
factro: Kein Tool ersetzt ein starkes Team. Wo stößt Software an Grenzen?
Dunja Rühl: Die Software ist das Werkzeug, aber die richtige Nutzung liegt immer noch beim Team. Das muss gemeinsam Prozesse festlegen, einhalten und bei Bedarf kontinuierlich weiterentwickeln. Außerdem kann bei einer komplett digitalen Zusammenarbeit der soziale Aspekt manchmal zu kurz kommen. Unternehmen können hier gegensteuern, indem sie gezielt Gelegenheiten schaffen – durch virtuelle Kaffeedates, Feierabendbier oder gemeinsame Workshops zu diversen Themen.
factro: Was macht einen Digital Leader aus und welche Kompetenzen muss er/sie mitbringen oder entwickeln?
Dunja Rühl: Ganz wichtig ist die Offenheit für Neues und eine gewisse Lust daran, verschiedene Wege oder auch Tools auszuprobieren. Auch die Fähigkeit, digitale Prozesse zu gestalten und zu optimieren, ist zentral. Jeder Leader – ob digital oder nicht – sollte seinem Team ein offenes Ohr und Unterstützung bieten. Digital braucht es dafür oft etwas mehr Sensibilität für die Bedürfnisse und die Stimmung im Team. Wenn jemand unzufrieden ist, macht sich das remote häufig weniger schnell bemerkbar als im Büro.
Über Dunja Rühl:
Dunja Rühl ist als Country Manager bei Results.com für den deutschen Markt zuständig. Das junge Unternehmen betreibt eine Plattform mit umfangreichen Software-Reviews von Experten und hilft Unternehmen so bei der Auswahl der richtigen Tools. Anders als bei vielen Seiten gibt es hier keine meinungsbasierten Reviews von Nutzern. Stattdessen vergleichen Software-Experten die Lösungen nach einheitlichen Kriterien.
Das Thema digitale Zusammenarbeit ist für Dunja aber nicht nur im Rahmen der Testberichte relevant: Auch das Team von Results.com selbst kollaboriert komplett digital. Das Unternehmen arbeitet remote und hat Mitarbeiter in sechs verschiedenen Städten, die von vier Kontinenten stammen.
