Zeitmanagement erfolgreich meistern

Zeit effektiv nutzen

Pünktlich erscheinen, einen Auftrag in einem festen Zeitraum fertigstellen, Meetings nicht überziehen: All diese Themen gehören zum Zeitmanagement. Doch Zeit effektiv zu nutzen gelingt nicht automatisch, insbesondere nicht im Berufsalltag, wenn das Feedback, die Leistungen oder auch das Timing Dritter gefragt sind.

Umso wichtiger ist dabei ein effizienter Umgang mit dem eigenen Zeitbudget, aus dem letztlich die Aufwandsplanung sowie Zeitwirtschaft entsteht. Doch was bedeutet Zeitmanagement genau, welche Zeitmanagement Methoden helfen bei der Selbstorganisation und was für Tools, Bücher und Tipps bieten sich zur Optimierung an? Damit beschäftigt sich der folgende Artikel.

1. Was ist Zeitmanagement?
2. Zeitmanagement Methoden im Vergleich
3. Tipps für ein effizientes Timing
4. Zeitmanagement im Praxiseinsatz
5. Zeitmanagement mit Tools optimieren
6. Fazit: Mit richtiger Zeiteinteilung sich selbst optimieren

1. Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement beschreibt die Organisation anstehender Termine, Meetings, (große) Aufgaben und Projekte, um maximale Effizienz in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen. Es ist die systematische, zeitliche Planung eines Tages – beruflich und privat. Die Zeiteinteilung geht Hand in Hand mit dem Aufgaben- und Projektmanagement.

Definition Zeitmanagement
„Zeitmanagement ist die bewusste Kontrolle der für Arbeitsaufgaben aufgewendeten Zeit, mit dem Ziel der Maximierung persönlicher Effizienz. Zum Zeitmanagement gehört die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird, und das folgende Festlegen von Prioritäten bei den verschiedenen Arbeitsaufgaben.“
– Onpulson Wirtschaftslexikon

In vielen Ausführungen zu diesem Thema ist auch oft von Selbstoptimierung oder Selbstorganisation die Rede. Das liegt daran, dass man bei der zeitlichen Abstimmung schlussendlich nicht den Faktor Zeit kontrollieren kann, da dieser immer gleich ist, sondern den eigenen Umgang damit optimiert.

Ziel: Effiziente Planung & erhöhte Produktivität

Die Disziplin befasst sich übergeordnet also mit der möglichst effizienten Aufteilung der eigenen Arbeitszeit, um maximale Produktivität zu ermöglichen und den Unternehmenserfolg sicherzustellen. Um dies konkret im Alltag verankern zu können, wird wie beim Aufgaben-, Projekt- oder Change Management auf dafür ausgelegte Zeitmanagement Methoden zurückgegriffen.

Ziel ist also, einen strukturierten Plan für die Erledigungen der Aufgaben während eines Arbeitstages aufzustellen. Dabei ist es wichtig, dass das Selbstmanagement gefördert wird. Außerdem sollen Zeitfresser entdeckt und eliminiert werden, damit man nicht aus dem Workflow gerissen wird.

Die passende Zeitplanung im Arbeitsalltag reduziert Stress und vereinfacht die Zusammenarbeit

Zeitmanagement: Das sind die Vorteile

Durch ein effektives Zeitmanagement, kannst Du am Tag wesentlich mehr schaffen, vor allem wenn Du weißt, was mögliche Störfaktoren sind. Durch die Auseinandersetzung mit Deinem Tagesablauf und den Aufgaben, kannst Du das schnell herausfinden und so deine Abläufe optimieren. Am Ende des Tages kannst Du Dich dann mit einem guten Gefühl in den Feierabend verabschieden.

Ein weitere Pluspunkt ist der verminderte Stress. Statt Multitasking kannst Du Dir mit dem richtig Zeitmanagement genügend Zeit für Deine Aufgaben nehmen. Dadurch bist Du weniger gehetzt und die Aufgabe wird gewissenhafter erledigt. So steigt auch die Qualität der Arbeit.

Mit der Hilfe von Routinen in Deinem Arbeitsablauf kannst Du außerdem produktiver und konzentrierter arbeiten. Aufgaben, die nicht Deine ganze Aufmerksamkeit und Kreativität fordern erledigst Du dann zum Beispiel während des Mittagstiefs. Mit der richtigen Einteilung kannst Du so deine Hochphasen optimal nutzen.

2. Zeitmanagement Methoden im Vergleich

Diese fachlichen Werkzeuge helfen dabei, das eigene Zeitmanagement zu verbessern und somit die Selbstorganisation zu optimieren. Über die zurückliegenden Jahrzehnte haben sich diverse Techniken entwickelt, die schwerpunktmäßig auf Prioritäten, Aufgabendauer, Konstanz, Disziplin und Pufferzeiten setzen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode, erfunden vom Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert, verbindet Elemente des Aufgaben-, Selbst- und Zeitmanagements. Der Name steht dabei nicht für europäische Gebirge, sondern für die einzelnen Elemente der Technik. Diese sind:

• A: Aufgaben aufschreiben
• L: Länge einschätzen
• P: Pufferzeit einplanen
• E: Entscheidungen priorisieren
• N: Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode ist besonders beliebt, da sie meist nur einige Minuten am Vorabend oder Morgen braucht, um den nächsten Arbeitstag durchzuplanen. Sie bringt Transparenz in die eigene Planung, da man die Längen seiner Tätigkeiten schätzen muss und somit auch realistisch an einzelne Aufgaben herantritt. Sie fördert die Selbstdisziplin im gleichen Maße wie sie diese fordert. Was in eine Tagesplanung nicht mehr rein passt, kommt in die nächste, sodass dass nichts liegen bleibt.

Beispiel für eine Aufgabenliste der ALPEN-Methode

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Zu den Vorteilen zählt auch die hilfreiche Visualisierung im Form einer Liste oder einer Tabelle, in der alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dank des Puffers – vorgeschlagen werden 40 Prozent – bist Du flexibel und das Abhaken erledigter Aufgaben sorgt für regelmäßige Erfolgserlebnisse. Die Nachteile dieser Zeitmanagement-Methode ist der Schwerpunkt auf Einzelpersonen sowie die geringere Eignung für agile Umfelder.

Pareto Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch bekannt als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel), benannt nach dessen Erfinder Vilfredo Pareto, setzt besonders auf die Balance zwischen Aufwand und Ergebnis. Gemäß Pareto werden in bestimmten Fällen 80% der Ergebnisse (bspw. Umsatz, abgeschlossene Aufgaben) mit 20% des Aufwands erreicht. Die restlichen 20% benötigen im Umkehrschluss 80% des Aufwandes.

Auf das Timing bezogen setzt diese Methode also darauf, wichtige große Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Das Ziel ist an dieser Stelle, den Aufwand bei 20% zu halten und damit 80% der ausstehenden Tätigkeiten abzuschließen. Das gilt nicht nur für die Aufgabenmenge allgemein, sondern auch inhaltlich pro Tätigkeit. Als Beispiel: Bei einem Reporting lassen sich die wichtigsten Informationen mit 20% des Aufwandes zusammentragen, die optische Gestaltung oder die Arbeit an der Präsentation bedürfen mehr Aufwand für weniger notwendigen Ertrag.

Welche Aufgabe hat Priorität?

Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

Zu den Vorteilen der 80/20-Regel gehört der klare Fokus. Besonders wichtig ist es, die Aufgaben zu erkennen, die sich effizient bearbeiten lassen und diese zu bündeln. Daraus entsteht eine solide Grundlage für ein produktives, gutes Zeitmanagement. Gleichzeitig birgt das Pareto-Prinzip die Gefahr, dass aus den 20% Aufwand Qualitätseinbußen folgen, da nicht nur der Aufwand, sondern auch die Mühe sinken.

Getting Things Done (GTD)

Eine weitere Methode ist Getting Things Done (kurz: GTD oder GTD-Methode). Diese wurde von Berater David Allen entworfen und ist ein Konzept des Selbstmanagement. GTD arbeitet mit Aufgabenlisten, die dabei helfen, Aufgaben zu erledigen statt sich alle To-Dos zu merken. Untergliedert wird die Technik in 5 Schritte zur Anfertigung der Listen.

Die 5 Schritte sind

• Erfassen
• Durcharbeiten
• Organisieren
• Reflektieren
• Erledigen

Besonders praktisch ist die Zeitmanagement-Methode Getting Things Done bei Aufgaben, bei denen Prioritäten oder weitere Kenner eine untergeordnete Rolle spielen. Der Schwerpunkt ist ganz klar – wie der Name sagt – das Erledigen von Aufgaben als solche.

Vor- und Nachteile der GTD-Methode

Die Vorteile der GTD-Methode liegen daher vor allen Dingen in den wiederkehrenden Erfolgserlebnissen, wenn weitere Aufgaben oder ganze Listen erledigt sind. Zudem erleichtert die Darstellung der Aufgaben den Überblick. Die Nachteile liegen darin, dass der Kontext der Aufgaben – etwa Dringlichkeit oder Deadlines – nicht unmittelbar einbezogen werden. Hier muss der Anwender noch mehr selber entscheiden, was u.U. hinderlich sein kann.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik stammt schon aus den Achtzigerjahren und macht das Arbeiten durch Intervalle produktiver. Diese Zeiteinteilung folgt dem Prinzip: Viele kleine Pausen, mit kürzeren Konzentrations-Phasen. Der Erfinder – Francesco Cirillo ein italienischer Unternehmer – nutzte für die Technik einen Wecker in Tomaten-Form … auf italienisch eine „Pomodoro“.

Das Vorgehen in 5 Schritten:

• Notiere die zu erledigenden Aufgaben
• Stelle den Timer auf 25 Minuten
• Danach 25 Minuten konzentriert arbeiten
• Sobald der Timer klingelt, legst Du eine 5 minütige Pause ein
• Wiederhole das Schema 4 Mal, danach folgt eine längere Pause von 30 Minuten

Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik

Vorteilhaft ist die Technik gerade bei Personen, die Schwierigkeiten bei der Konzentration an einem Stück haben. Durch die regelmäßigen Pausen hat der Körper Zeit sich zu regenerieren und anschließend mit voller Energie wieder durchzustarten. Allerdings besteht der Nachteil darin, dass 25 Minuten relativ kurz sind und Dich der Wecker aus dem Work-Flow rausreißen kann.

ABC Methode

Die ABC-Methode (auch bekannt als ABC-Analyse) setzt für das Zeitmanagement ebenfalls auf eine Sortierung nach Wichtigkeit und einem entsprechend angelegtem Zeitaufwand. Dafür werden alle Aufgaben aufgelistet und anschließend nach den Kriterien A („wichtig“), B („relativ wichtig“) sowie C („regelmäßig“ oder „Routine“) einsortiert. Entsprechend der ABC-Analyse investieren Sie ca. 60-75% der Zeit in die A-Aufgaben, 10-25% in B-Aufgaben und 5-15% in C-Tätigkeiten.

Aus der jeweiligen Bewertung ergeben sich auch weitere Handlungsempfehlungen. Diese erinnern auch an das Eisenhower-Prinzip. A-Aufgaben erfordern zumeist unmittelbaren, eigenen Handlungsbedarf – also keine Delegierung –, während B-Aufgaben zeitnah delegiert oder erledigt werden können. C-Aufgaben haben keine große Relevanz und können ebenfalls delegiert werden.

Vor- und Nachteile der ABC-Methode

Zu den Pluspunkten der ABC-Analyse gehören die leichte Anwendbarkeit für fast alle Branchen und Tätigkeitsfelder. Außerdem hilft Sie bei der Priorisierung, Zeitplanung und optionalen Delegierung der einzelnen To-Dos. Die Nachteile sind die relativ starren Grenzen zwischen den einzelnen Kategorien, die es bei einigen Tätigkeiten erschweren, diese angemessen zu kategorisieren, ohne, dass Du Gefahr läufst, unterzugehen.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem Erfinder Dwight D. Eisenhower (34. US-Präsident), ist eine gute Zeitmanagement-Methode, die sich um die Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen sowie dringend und weniger dringenden Aufgaben dreht. Daraus ergeben sich Prioritäten für die Aufgaben, nach denen diese dann im Anschluss bearbeitet werden. Die Eisenhower-Matrix setzt dabei insbesondere auf die Bedeutung der Aufgaben und nicht in erster Linie auf die rasche Fertigstellung.

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
– Dwight D. Eisenhower

Visuell besteht die Eisenhower-Methode aus zwei Achsen. Auf diesen teilen sich die Fragestellungen Dringlichkeit sowie Wichtigkeit auf. Innerhalb der Matrix verteilen sich vier Boxen in zwei Reihen á zwei Boxen, weshalb die Technik auf Vier-Quadranten-Methode heißt. Diese sind mit A, B, C und D beschriftet und stehen für:

• A: Wichtig & dringend, sollten nicht delegiert und so schnell wie möglich bearbeitet werden
• B: Wichtig, aber nicht dringend, sind konkret an bestimmte Ziele gekoppelt
• C: Dringend, aber nicht wichtig, sollten ohne weitere Verzögerung bearbeitet werden
• D: Nicht wichtig & nicht dringend, sollten nicht weiter verfolgt werden

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Zu den Vorteilen der Zeitmanagement-Methode gehört die einfache Anwendung sowie die klare Aufteilung von Aufgaben, die dabei helfen, diese zu delegieren, sofort selbst anzugehen oder einzustellen. Die Nachteile der Technik liegen insbesondere darin, dass aus ihr selbst nicht hervorgeht, wie die Wichtigkeit einer Aufgabe einzuschätzen ist. Auch hat die Eisenhower-Matrix keine klare Leitlinie dazu, wenn sich Aufgaben sehr unausgewogen auf einzelne Quadranten verteilen.

Timeboxing

Beim Timeboxing teilst Du Deine Zeit in Blöcke ein, diese nutzt Du dann um in dieser Zeit an einer bestimmte Aufgabe zu arbeiten. Um eine Zeitbox zu erstellen, verschaffst Du Dir zuerst einen Überblick deiner Aufgaben, priorisierst sie dann und schätzt die Aufgabendauer ein. Im letzten Schritt entscheidest du Dich zwischen einer harten Timebox, nach dessen Ablauf der Zeit Du sofort mit der Bearbeitung stoppst oder einer weichen Timebox, die eher einen Zeitrahmen vorgibt.

Vor- und Nachteile von Timeboxing

Die Vorteile bei diesem Vorgehen sind unter anderem die intensive Auseinandersetzung mit Deinen Aufgaben, die Möglichkeit sich in der Zeit komplett auf eine Aufgabe zu fokussieren und dass so besser bis zur Deadline geplant werden kann. Ein Nachteil dagegen kann ein Gefühl der Überforderung sein wenn Du in Deinem Kalender sehr viele Timeboxen siehst. Minimieren kannst Du dies, indem Du zuerst mit ein paar Zeitboxen beginnst und so herausfindest, wofür und wie viele Timeboxen sich am besten eignen.

Eat the frog-Prinzip

Häufig werden gerade schwierige und unbeliebte Aufgaben aufgeschoben und erst im letzten Moment – meistens wenn sie schon wirklich dringend sind – erledigt. Das „Eat the frog (first)“-Prinzip nimmt genau diese wichtigen Aufgaben in Angriff – und zwar direkt als erstes am Morgen. Sobald die Aufgabe erledigt ist, hat man sein erstes Erfolgserlebnis für den Tag erreicht. Kombinieren kann man diese Technik am besten mit der Getting Things Done-Methode.

4 Tipps zur Umsetzung:

• Finde den „Frosch“ – also die wichtigste Aufgabe für den Tag
• Reihenfolge schon einen Tag vorher festlegen
• Den Frosch am besten in mundgerechte Stücke zerteilen
• Feiere den Erfolg

Vor- und Nachteile des Eat the frog-Prinzips

Vorteilhaft ist natürlich, dass die „schlimmste“ Aufgabe direkt als erstes vom Tisch ist und der restliche Arbeitsalltag entspannter wird. Außerdem können durch die gesteigerte Motivation auch die restlichen Aufgaben schnell erledigt werden. Nachteilig ist es, wenn der Frosch ein wichtiger Termin am Nachmittag ist. Hier gilt: Auch weniger wichtige Termine sollten trotzdem vorgezogen werden.

💡 Doch wie findest Du heraus, welche Zeitmanagement-Methode zu Dir passt? Das bedeutet testen! Doch anstatt einfach loszulegen, solltest Du nach einem Plan vorgehen. Dabei hilft Dir der PDCA-Zyklus. Dieser kommt aus dem Qualitätsmanagement und soll Prozesse bzw. Ergebnisse optimieren. Doch auch in solchen Fällen kannst Du die Methode anwenden. PDCA ist ein Akronym und bedeutet: Plan, Do, Check, Act.

Als erstes findest Du heraus, wo Dein Zeitmanagement verbessert werden soll. Zum Beispiel: Wo fehlt Dir Zeit am Ende des Tages? Dann suchst Du dir eine Methode aus und testest sie ein paar Tage lang. Nach dieser Zeit, zum Beispiel einer Woche, analysierst Du, was sich verbessert hat und, ob Du mit der Methode klar gekommen bist. Wenn ja, kannst Du sie nun komplett in Deinen Alltag integrieren. Falls Du nicht zufrieden bist, kannst Du nun eine andere Methode ausprobieren.

3. Tipps für ein effizientes Timing

Abstimmungs-Methoden sind äußerst sinnvoll und funktionieren im Arbeitsalltag – allerdings braucht es etwas Zeit, um herauszufinden, welche Methode die passende ist. Daher sind die folgenden Tipps dazu geeignet, das eigene Zeitmanagement sofort zu verbessern.

Ziele für Aufgaben und Projekte vergeben

Ziele in Aufgaben und Projekten sind wichtig, um Fokus zu schaffen. Ziele und Meilensteine machen deutlich, was erwartet wird. Ein fester zeitlicher Rahmen macht dabei deutlich, wann ein bestimmtes Ziel ansteht – setzt also einen festen Zeithorizont. Die Frage „was steht wann an?“ wird anschließend durch die ausgewählte Zeitmanagement-Methode definiert.

Prioritäten festlegen

Wenn Du weißt, was Du zu tun hast, heißt es Priorisieren! Lege eine Reihenfolge fest, in der Du Deine Aufgaben bearbeiten möchtest. Dabei können Dir, die oben genannten Zeitmanagement-Methoden helfen. Prioritäten helfen Dir dabei, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und Fokus zu wahren.

Aufschieben von Tätigkeiten vermeiden

Das ständige Aufschieben von bestimmten Vorhaben bzw. Aufgaben – auch Prokrastination genannt – ist ein übler Zeitfresser. Dabei werden vor allem unangenehme Aufgaben auf die lange Bank geschoben. Wenn es schließlich zeitlich eng wird, entsteht Stress, weil die verlorene Zeit im Nachhinein aufgeholt werden muss. Daher ist es wichtig, auch unliebsame Aufgaben möglichst, ohne viel Nachdenken, zu erledigen.

Zeitfresser eliminieren

Hier eine Mail nebenbei beantworten, kurz noch dem Kollegen helfen – all das sind Zeitfresser, die Dich beispielsweise im Arbeitsalltag aus Deiner Konzentration reißen können. Um den Workflow zu wahren, ist es daher wichtig, diese Störungen zu beseitigen. Du kannst Dir im Kalender z.B. einen Blocker setzen und Deine Benachrichtigungen ausschalten.

Zeitmanagement Spiele nutzen

Um als Team gemeinsam effektiv an der Zeiteinteilung zu arbeiten, können Zeitmanagement Spiele genutzt werden. Sie zeigen spielerisch, wie Abstimmungen erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Not-To-do-Liste

Die Not-To-do-Liste ist eine gute Möglichkeit, um alle Zeitfresser zu entlarven. Dabei erstellt jedes Teammitglied eine Liste an Dingen, die nicht wichtig sind oder eine niedrige Priorität haben. Häufig wird zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen verschwendet. Gerade in großen Projekten verlieren Projektbeteiligte schnell den Überblick und können mit diesem „Spiel“ Aufgaben rausstreichen, die nicht zum Erfolg beitragen.

Das Protokoll der Ablenkungen

Ein Protokoll aller Ablenkungen einer Woche hilft dabei, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Zeit an einem Arbeitstag verschwendet wird. Die Aufzeichnung sensibilisiert für Ablenkungen und macht diese bewusst. Im weiteren Schritt können Wege etabliert werden, um diese Ablenkungen möglichst zu umgehen.

Auch Mal „Nein“ sagen

Häufig übernimmt man Aufgaben anderer, obwohl der eigene Schreibtisch längst überfüllt ist. Selbst bei einem gut organisiertet Zeitplan, werfen diese Extraaufgaben alles durcheinander. Wer also öfter Nein sagt – natürlich nur in angebrachten Fällen – kann seine eigene Zeit besser managen.

4. Zeitmanagement im Praxiseinsatz

Da Timing in direktem Bezug zu Aufgaben- und Projektmanagement steht, kommt es darin in verschiedenen Formen zum Einsatz. Dabei können auch die hier aufgeführten Zeitmanagement-Methoden dabei helfen, die operativen Herausforderungen zu meistern. Welche Rolle spielt Zeitmanagement in der Praxis?

Projektcontrolling

Viele Aspekte des Zeitmanagements kommen u.a. beim Projektcontrolling zum Einsatz. Gemäß DIN 69901 ist das Ziel dieses Projektmanagement-Bereichs die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele„. Dabei ist auch das Thema Termine und Leistungen planen, steuern und kontrollieren relevant.

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, bedarf es u.a. einer angemessenen Zeitplanung und konstanter Prüfung, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wenn sich Aufgaben verschieben, verändern oder neue hinzukommen, können Projektleiter auf gute Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen.

Kapazitätsplanung/Ressourcenplanung

Wer ist wann verfügbar? Wer hat zu viel zu tun, wer kann Aufgaben übernehmen? Schaffen wir das Projekt bis zur geplanten Deadline? Solche Fragen beantworten die Kapazitätsplanung bzw. Ressourcenplanung. Beim Zeitmanagement in diesem Bereich geht einerseits darum, die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Andererseits geht es auch um sinnvolle Termine und Prioritäten, sodass bei wichtigen Themen kein Ressourcenmangel entsteht.

Hier helfen in der Vorplanung u.a. die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode, in der Umsetzung sind dann beispielsweise die ALPEN-Methode oder das Pareto-Prinzip praktisch.

Meetings organisieren

Auch bei Meetings oder dem Jour fixe spielt das Thema Zeitmanagement eine tragende Rolle. Die Besprechungen sollten gemessen an der Wichtigkeit des Vorhabens geplant werden, damit genug Zeit für alle wichtigen Inhalte ist. Auch hier geht es darum, für Rückfragen und Unklarheiten einen angemessen Puffer mit einzubringen. In der Regel deckt die Vorbereitung des Meeting Protokolls auch die Meeting Agenda ab, die mit den Tagesordnungspunkten auch einen zeitlichen Fahrplan mitbringt.

Bei der Meeting-Organisation hilft eine Projektmanagement-Software enorm, um alles im Blick zu haben. Der Fokus von factro mit seiner Meeting-Funktion toppt alles. Hier kannst Du die Agenda ganz einfach erstellen und den Termin für das Meeting aus factro heraus planen. Eine Einladung kann alle Beteiligten direkt versendet werden und ist mit allen Kalendern, ob cloud­ba­siert oder nicht, Kompatibel. Und das Beste – das Protokollwird automatisch generiert.

Zeiterfassung

Natürlich ist auch die Zeiterfassung selber ein integraler Bestandteil – gerade, um die Planung zu bewerten. Wenn Mitarbeiter Leistungen erfassen, lassen sich diese ganz einfach der initialen Planung gegenüberstellen. Die Zeiterfassung in Projekten ist somit nicht nur abrechnungsrelevant, sondern hilft auch, mit Lessons Learned konstant besser zu werden. Eine Zeiterfassung App wächst damit über den Status des reinen Werkzeugs hinaus.

Aktuelle News zum Thema „Zeitmanagement“ lesen

• Wie Sie auf der Arbeit in weniger Zeit mehr schaffen (handelsblatt.com – Zeitmanagement, 07.07.2023)
• Nichts mehr aufschieben! Zeitmanagement-Profi sagt, wie Sie es in 4 Schritten schaffen (focus.de – Experten-Wissen, 01.03.2022)

• 10 Tipps, wie Sie im Büro mehr abarbeiten (cio.de – Zeitmanagement lernen 07.01.2022)

• Wie Sie Ihren Mitarbeitern beim Zeitmanagement helfen (manager-magazin.de – 29.07.2022)

• Warum eine Jahresplanung wichtig ist! (guetzel.de – 10.01.2023)

• Zeitmanagement – Auf diese fünf Produktivitätsmythen solltet ihr nicht hereinfallen (businessinsider.de – 22.08.2022)

5. Zeitmanagement mit Tools verbessern

Die theoretischen Teile des Zeitmanagements lassen sich ganz verschiedenen umsetzen: Mit Stift und Zettel, Kalender, aber auch mit modernen Projektmanagement-Tools. Diese haben den Vorteil, dass sie nicht nur einzelnen Nutzern alle wichtigen Werkzeuge an die Hand geben, sondern auch die gemeinsame Koordination und Kooperation im Team ermöglichen.

Welche Zeitmanagement Tools gibt es?

factro

Die Software factro ist eine in Bochum entwickelte Projektmanagement-App. Das Zeitmanagement und die verschiedenen Methoden unterstützt das Tool gezielt: Nutzer können Projekte und Aufgaben erstellen, Start- und Enddaten vergeben und Prioritäten setzen. Das erleichtert bereits die initiale Projektplanung sowie die fortlaufende Prüfung und Anpassung. Die Deadline-Ampel benachrichtigt Dich automatisch, wenn Fristen sich nähern oder überschritten wurden.

Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro

Zudem unterstützt factro mit der Zeiterfassung in der Cloud und der Auslastungsübersicht auch die Felder Kapazitätsplanung und Projektcontrolling. Mit der Cloud-Lösung behältst Du Deine Auslastung und die des Teams jederzeit im Blick. Zudem stehen Plan-, Ist- und Rest-Aufwände bereit, die stets einen aktuellen Blick auf die Zeitplanung geben. Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich Zeitpläne erstellen, Projektverläufe visualieren und im Handumdrehen per Drag & Drop nachjustieren. Vorlagen für den Zeitplan sind dazu ein zeitsparendes Werkzeug.

Ein zeitlicher Bezug zwischen Aufgaben entsteht im Gantt

Microsoft To Do

Die App Microsoft To Do ist der Nachfolger von Wunderlist und bietet u.a. das Zusammenfassen und Bearbeiten von Aufgaben in Form von klassischen To-Do-Listen. Mit diesen Listen können Sie bereits einige Zeitmanagement-Methoden angehen, die auf die Zusammenfassung aller Aufgaben setzen. Für weitere Details lassen sich Unteraufgaben erstellen.

Um Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren, gibt es eine Erinnerungsfunktion. Wenn Sie eine Liste mit anderen teilen, können Sie diese dann auch gemeinsam bearbeiten. Als Helfer auf dem Smartphone oder Tablet eignet sich die App besonders. Beim Zeitmanagement können gerade einfachere Techniken abgebildet werden.

Todoist

Auch die Lösung Todoist eignet sich für schnelles und einfaches Selbstmanagement. Gemäß dem Namen lassen sich To-Dos anlegen, sortieren und in Listen abbilden. Mit Projektzuordnungen oder Tags kannst Du zusätzliche Struktur hereinbringen. Mit einer Erinnerungsfunktion wirst Du auf Wunsch informiert, mit Checklistenpunkten kannst Du Aufgaben präzisieren, um die Beurteilung von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu erleichtern.

Auch Prioritäten lassen sich vergeben, sodass einige Zeitmanagement-Methoden umgesetzt werden können. Die App gibt es als Web-Abo, für Mac und PC sowie Smartphones und Tablets mit Android und iOS.

6. Fazit: Mit richtiger Zeiteinteilung sich selbst optimieren

Zeitmanagement ist eine leistungsstarkes Werkzeugset für einen produktiven Alltag. Dank der Nähe zu Aufgaben- und Projektmanagement entstehen effektive Synergien. Die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden helfen, alle To-Dos zu überblicken, zu priorisieren und zeitlich einzuplanen. Mit passender Projektmanagement-Software lassen sich die Aufgaben entsprechend einplanen und mit anderen teilen.

Das Zeitmanagement bezieht sich aber nicht nur auf anfallende Aufgaben, sondern stellt auch die Selbstdisziplin und das Selbstmanagement in den Mittelpunkt. Die Beurteilung, welche Aufgaben wichtig sind, die angemessene Zeitplanung und eine konsequente Umsetzung der Techniken steigert die Eigenverantwortung und belohnt diese zugleich. So nutzt Du als erfolgreicher Zeitmanager nicht nur Deinen Arbeitsalltag effektiver, sondern professionalisierst Dich parallel.

Mehr zum Thema Zeitmanagement

Auch die Literatur und Wissenschaft befassen sich mit Zeitmanagement. Viele renommierte Autoren und Experten haben Ideen, Richtlinien und Denkanstöße zu Papier gebracht.

Auswahl einiger Bücher zum Thema Zeitmanagement zur Persönlichkeitsentwicklung:

• Golden rules: Erfolgreich lernen und arbeiten. von Martin Krengel, ISBN: 978-3941193444
• Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies von Markus Dörr, ISBN: 978-3527711208
• Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen, ISBN: 978-3492240604
• Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less von Greg McKeown, 978-0753555163
• Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport, ISBN: 978-3868816570
• Das 4-Stunden-Startup von Felix Plötz, ISBN: 978-3430202022

Weitere Informationen liefert zudem das Portal Studienstrategie in einem Artikel mit 13 Zeitmanagement-Tipps; die praktischen Vorschlägen kommen direkt vom hier genannten Autoren Martin Krengel. Die Webseite karrierebibel fasst im einem Beitrag 10 Handlungsempfehlungen für erfolgreiches Zeitmanagement zusammen.