Tipps und Tools für eine bessere Teamarbeit
„Teamwork makes the dream work.“ Wunsch oder Wirklichkeit? Die Zusammenarbeit im eigenen Team zu verbessern, ist eine – zugegebenermaßen nicht einfache – Herausforderung, die es sich aber definitiv lohnt anzunehmen. Gerade als Teamleitung ist es eine der Kernaufgaben, ein Wir-Gefühl im Team, Unternehmen oder auch Öffentliche Verwaltung und Behörden nachhaltig zu festigen – von dem die gesamte Mannschaft profitiert.
Wie kann ich zum Erfolg des Teams beitragen?
Im folgenden Artikel gehen wir darauf ein, wie Du als Führungskraft die Zusammenarbeit im Team verbesserst. Welche Tricks und Tools Du dazu nutzen kannst, um die Teamkultur zu stärken und Barrieren in der Teamarbeit zu überwinden. Und vor allem welche Spielregeln beim Umgang mit diesen Tools zu beachten sind.
- Was macht eine gute und erfolgreiche Teamzusammenarbeit aus?
- Strukturen und Prozesse definieren
- Gleichberechtigte Kommunikation fördern
- Verbesserte Zusammenarbeit mit digitalen Tools
- Spielregeln für die Zusammenarbeit mit Kollaborationstools
- Fazit: Zusammenarbeit regelmäßig thematisieren
Gerade die Arbeit im Homeoffice fordert eine neue Art der Zusammenarbeit
1. Was macht eine gute und erfolgreiche Teamzusammenarbeit aus?
Ein gutes Team setzt vor allem eins voraus: Zusammenhalt und Teamwork. Klare Wissensstände – Stichwort: Wissensmanagement –, transparente Kommunikation, angemessene Wertschätzung und ausreichende Gestaltungsräume sind das Fundament einer erfolgreichen Teamarbeit. Werden Mitarbeiter ausgebremst, leisten sie dementsprechend weniger, was sich auf das gesamte Team auswirkt.
Ein Team sollte sich gemeinsame Einstellungen teilen:
Vertrauen: Ein Team kann nur gut funktionieren, wenn Vertrauen herrscht. Jedes Teammitglied sollte die Sicherheit haben, dass es Probleme im Team sprechen kann, ohne negative Konsequenzen davontragen zu müssen oder verurteilt zu werden. Zudem müssen die Teammitglieder Freiraum haben, um ihr individuelles Potenzial entfalten zu können und ihre Aufgaben zu erledigen. Damit diese Aufgaben effizient bearbeitet werden können, benötigen die Teammitglieder einen Vertrauensvorschuss.
Teamarbeit mit Regeln: In einem Team arbeiten alle gemeinsam an einem Projekt. Dennoch sollten gewisse Regeln festgelegt werden, damit das Chaos nicht ausbricht. Die Ziele sollten klar definiert sein und auch eine gewisse Autonomie muss im Team gegeben sein, damit Teilaufgaben effizient bearbeitet werden können. Zudem sind feste Termine zur gemeinsamen Absprache notwendig, damit alle auf dem aktuellen Stand sind.
Optimismus: Nicht immer läuft alles perfekt und wie geplant. Manchmal scheitern Projekte oder können nicht so vollendet werden, wie es vorher geplant war. Dennoch ist es wichtig, im Team ein positives Mindset zu haben, denn wenn sich negative Einstellungen im Team breit machen, kann es dazu führen, dass folgende Projekte darunter leiden und der Teamgeist verloren geht. Deshalb ist es wichtig, die positiven Einstellungen zum Beispiel auch durch Teambuilding-Maßnahmen zu verstärken.
Projektmanagement bedeutet auch Leadership
2. Strukturen und Prozesse definieren
Strukturen innerhalb des Teams geben Orientierung
Auch „flache Hierarchien“ brauchen klare Regeln: Wer hat welche Befugnisse und an wen kann ich mich bei bestimmten Entscheidungen wenden? Du als Führungskraft solltest deutlich machen, wer der richtige Ansprechpartner in welchem Aufgabenbereich ist – das ist z.B. auch entscheidend im Onboarding-Prozess.
Hier ist also eine eindeutige Rollenverteilung wichtig. Teammitglieder wissen oft nicht, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Es entstehen schneller Fehler, Entscheidungen werden „verschleppt“ oder die Beantwortung von Fragen in Deinem Team ist nicht zufriedenstellend.
Prozessabläufe zwischen Abteilungen schaffen Klarheit
Wenn Prozesse zwischen einzelnen Teams oder Abteilungen nicht funktionieren, liegt es oft daran, dass die einzelnen Workflows nicht aufeinander abgestimmt sind. Die Verantwortung für Fehler wird jeweils auf das andere Team abgewälzt. Dadurch entstehen Konflikte, die durch Prozessoptimierung beziehungsweise Prozessmanagement gelöst werden könnten.
Die Teamarbeit profitiert von eindeutigen Prozessen
Gemeinsame Ziele formulieren
Die Entwicklung und Formulierung von Zielen und Visionen stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl über die Teamgrenzen hinaus. Teamziele sollten klar formuliert sein, damit jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird. Motivation und Begeisterung entstehen durch gemeinsame Ideen.
Um die Motivation zu fördern, kannst Du als Teamleader die Meetings mit ein paar animierenden Worten beginnen. Wenn Du noch auf der Suche nach einem guten Einstieg bist, stöbere doch durch unsere liebsten Zitate im Projektmanagement.
3. Gleichberechtigte Kommunikation fördern
Erfolgreiche Teamarbeit im Unternehmen setzt erfolgreiche Kommunikation voraus. Zum einen soll durch gute Kommunikation die Arbeit unter den einzelnen Mitarbeitern aufeinander abgestimmt werden und zum anderen werden die Stärken jedes einzelnen Teammitglieds genutzt.
Wichtig zu wissen ist immer wer für welche Aufgabe zuständig ist und dass möglichst alle auf einem einheitlichen Stand sind. Auch der reduzierte Austausch bei Remote Work mit Vorgesetzten und dem Team ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Der Zugang zu relevanten Informationen für alle Beteiligten ist entscheidend über den Erfolg.
Der offene Austausch zählt
Transparenz schafft Durchblick
Eine transparente Kommunikation ist der Ausgangspunkt um die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Das Stichwort lautet hier Gleichberechtigung in all seinen Facetten statt Top-down-Management. Dabei solltest Du vor allem aktiv zuhören. Nimm die Vorschläge und Ideen Deines Teams auf und binde Deine Mitarbeiter in die Aufgabenverteilung, aber auch die Visionen des Unternehmens mit einen, damit die Stärken jedes einzelnen Teammitglieds genutzt werden. Jeder sollte die gleiche Möglichkeit haben sich zu äußern.
Konstruktive Kritik ist Wertschätzung
Bedeutend für eine gute Kommunikation ist konstruktive Kritik. Unbedingt zu beachten ist, dass persönliche Kritik an Teammitgliedern in der Unternehmens- und Verwaltungskommunkation nichts verloren hat. Kritisiert zu werden ist zwar für niemanden schön, ist aber ein wichtiger Teil in der Konfliktlösung innerhalb des Teams.
Teambuilding für mehr Wir-Gefühl
Damit Teamarbeit reibungslos funktioniert und ein Teamgeist entsteht, können Teambuilding-Maßnahmen helfen. Gerade wenn viele Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten und der Kontakt zu den Kollegen reduziert ist, kann Teambuilding den Zusammenhalt fördern.
Ziel ist es, ein Team aus Beschäftigten aufzustellen, das sich in ihren Fähigkeiten ergänzt. Es gibt also Spezialisten für jeden Bereich. Um die Arbeit in Büros und Abteilungen übersichtlich zu gestalten, kann auf digitale Tools gesetzt werden, die Aufgabenbereiche und Projekte strukturieren.
Teambuilding stärkt das Wir-Gefühl
4. Verbesserte Zusammenarbeit mit digitalen Tools
Chat- und Video-Tools für den einfachen Austausch
Die Nutzung von digitalen Lösungen unterstützt Dich sowohl im Arbeitsalltag im Büro, als auch im Homeoffice oder einem ortsunabhängigen Arbeitsplatz.
Für kurze Abstimmungen sowie digitale Treffen beim Arbeiten auf Distanz, ist der Einsatz von Chat- und Video-Tools unumgänglich. Im Chat können sich Teammitglieder untereinander austauschen und in der Video-Konferenz können Meetings mit dem gesamten Team abgehalten werden. Der klassische Austausch per E-Mail wird schnell chaotisch, vor allem dann, wenn lange Mail-Verläufe entstehen.
Unverbindlich und kostenfrei.
Projektmanagement-Software: Projekt- und Aufgabenverwaltung managen
In vielen Teams gehört ein Projektmanagement-Tool bereits fest in den Arbeitsalltag. Eines dieser Tools ist factro. Mit dieser Software kann die aufgabenbezogene Projektarbeit noch effizienter gestaltet werden. Die cloud-basierte Lösung hat den Vorteil, dass Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt auf die aktuellsten Daten zugreifen können und immer genau wissen, wovon gerade die Rede ist.
factro wurde extra dafür entwickelt, um Dich und Dein Team bestmöglich im Arbeitsalltag zu unterstützen, sodass Unternehmen, Verwaltungen bzw. Behörden Aufgaben strukturierter und produktiver angehen können. So zum Beispiel die Stadt Bergisch Gladbach, die factro effektiv für ihre Aufgaben nutzt – eine wahre Erfolgsgeschichte.
Durch die hilfreichen Funktionen gibt es keine Missverständnisse mehr und auch das Homeoffice bringt letztendlich mehr Vor- als Nachteile mit sich.
Der Projektstrukturplan zeigt ein Projekt als „Big Picture“
Alle Informationen in einer Cloud
Wer kennt es nicht: Du sitzt in einem Meeting mit Deinem Team und wollt die neusten Zahlen durchgehen, die Du vorher per E-Mail an Deine Mitarbeiter geschickt hast. Da das nicht die einzige E-Mail an diesem Tag ist, die im Postfach Deiner Kollegen gelandet ist, stehen einige vor dem Problem, diese überhaupt zu finden. Und genau da kommt factro ins Spiel: factro macht all diese Informationen gesammelt sichtbar – damit jeder in Deinem Team weiß, wovon Du gerade sprichst.
So hast Du alle To-dos abrufbereit in einer Cloud. Dadurch gelingt es, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten: Änderungen sind direkt für alle abrufbereit und jeder aus dem Team ist immer auf dem neusten Stand. Das Beste: Es funktioniert alles im Browser, ohne Installationen oder Downloads. Und dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hier um ein Unternehmen oder die Verwaltung der Kommune handelt.
Separates Dokumentenmanagement einführen
An einigen Stellen ist es notwendig, ein separates digitales Archive einzuführen. Gerade E-Mail-Anhänge, Anträge oder Präsentationen haben oft keinen festen Ablageort, sodass es im Nachhinein häufig schwieriger wird diese wiederzufinden. Digitale Ablagen haben den Vorteil, dass jegliche Dokumente an einem zentralen Ort gesammelt und bei Bedarf aufgerufen werden können. Außerdem können Teammitglieder gemeinsam an einem Dokumenten arbeiten, was eine erfolgreiche Zusammenarbeit um einiges erleichtert.
5. Spielregeln für die Zusammenarbeit mit Collaborationtools
Kollaborationstools sind vorhanden, doch niemand im Team weiß, wie eigentlich „richtig“ damit gearbeitet wird. Klar ist: Ein Tool ist keine Wunderwaffe – bedeutet, dass der Einsatz nicht automatisch zu einer besseren Zusammenarbeit führt, denn die passende Anwendung entscheidet letztendlich über den Erfolg.
„Ein Tool kann immer nur so viel leisten wie der, der sich am wenigsten damit auskennt“
Teams tool-basiert schulen
Gerade Einsteiger der digitalen Welt brauchen eine extra Portion an Unterstützung. Um mit den vorhandenen Tools richtig umgehen zu können, brauchen alle Beschäftigten – auch abteilungsübergreifend – ein gleiches Wissens-Repertoire, beim dem jederzeit ein Ansprechpartner verfügbar ist.
Außerdem braucht es klare Abstimmungen im Team, wie in der Software gearbeitet wird: Wurde ein einheitlicher Leitfaden kommuniziert? Wird deutlich, was zu welchem Projekt gehört? Wird der Fortschritt einer Aufgabe für alle sichtbar? Es gibt grundlegende Fragen, die von Vornherein geklärt werden müssen und als „Spielregeln“ festgehalten werden können. Nur durch ein einheitliches Arbeiten, kann eine gute Zusammenarbeit funktionieren.
Unbedingt vermeiden: Eine falsche Anwendung der Tools. Der Chat ist nicht für die Aufgabenverwaltung geeignet und das PM-Tool ist kein Ort, um sich über die Mittagspause auszutauschen. Das ist eine wichtige Regeln im Umgang mit verschiedenen Tools in unterschiedlichen Bereichen.
Als Digital Leader mit gutem Beispiel vorangehen
Moderne Teams sind gekennzeichnet von Digital Leadership. Ein Digital Leader bricht alte Strukturen auf, entwickelt neue Arbeitsweisen und dient als Vorbild im Umgang mit digitalen Lösungen.
Traditionelle Strukturen werden durch New Work und ortsunabhängigem Arbeiten immer stärker hinterfragt, hierbei spielt Remote Leadership eine wichtige Rolle. Als Vorreiter weiß die digitale Führungskraft, wie sie Tools richtig anwendet und kommuniziert dies ausreichend im Team und Abteilungen. Auch die Mitarbeiterführung wir immer wichtiger für Unternehmen
6. Fazit: Zusammenarbeit regelmäßig thematisieren
Zusammenarbeit im Team verbessert sich also nicht durch nur einen einzelnen Punkt. Werde Dir darüber bewusst, an welchen Stellen Du Deine Mitarbeiter fördern kannst. Digitale Werkzeuge sind keine Lösung für alle Probleme, die im Unternehmen entstehen.
Gute Zusammenarbeit erfolgt hauptsächlich durch die regelmäßige Anwendung der vorangegangenen Tipps. Standards und Strukturen sollten von Zeit zu Zeit reflektiert werden. Dabei entscheidet sich ob die festgesetzten Regeln noch Relevanz für das eigene Team haben oder neue Teamregeln aufgestellt werden.
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