Mit der Projektumfeldanalyse erfolgreich starten

Einflüsse auf das Projekt erkennen

Planst Du aktuell das nächstes Projekt für Dein Unternehmen? Möchtest Du Dein Team bestmöglich auf die kommenden Aufgaben vorbereiten? Hast Du schon Ideen für das Kick-Off-Meeting? Mit dem Startschuss in ein neues Projekt sollte der erste Schritt nicht direkt in die Projektplanung gehen. Warum? Weil Du Dir zuerst einen Rundumblick mithilfe einer Projektumfeldanalyse (PUMA) verschaffen sollten.

Sie ist ein Frühwarnsystem über mögliche Probleme und kann Projekte vor dem späteren Scheitern bewahren. Die PUMA hat den Zweck, dass Projektleiter von Anfang an alle projektinternen und externen Faktoren auf das Umfeld des Projektes identifizieren –und liefert außerdem eine Basis für die folgende Strukturierung des Projekts.

Ein fester Bestandteil im Projektmanagement

Das gelingen eines Projekts hängt oft mit dem rechtzeitigen Aufdecken von möglichen Hindernissen zusammen. Die Umfeldanalyse trägt diese relevante Informationen zusammen und ist daher ein wichtiger Bestandteil für ein erfolgreiches Projektportfolio- und Projektmanagement und sollte nicht vernachlässigt werden.

Die Projektumfeldanalyse beantwortet die grundsätzliche Frage: Kann das Projektziel erreicht werden und wie wahrscheinlich ist das Gelingen?

1. Was ist die Projektumfeldanalyse?
2. Vorgehen bei der Projektumfeldanalyse
3. Auf die PUMA folgt der Maßnahmenplan
4. Fazit: Eine gute Grundlage zum Projektstart

1. Definition: Was ist die Projektumfeldanalyse?

Mit der Projektumfeldanalyse werden externe Einflussfaktoren auf das Projekt untersucht, bewertet und dokumentiert. Sie ist Teil der SWOT-Analyse Projektleiter untersuchen den Kontext, in dem das Projekt stattfindet und halten die Ergebnisse z.B. im Projektsteckbrief fest. In drei Schritten soll geklärt werden: Kann das Ziel des Projekts erreicht und erfolgreich abgeschlossen werden?

Die Umfeldanalyse bietet eine Grundlage zur Durchführung eines Projekts, denn durch die genaue Betrachtung der Umwelt können Hindernisse aufgedeckt und Probleme von Anfang an beseitigt werden.

Was sind Vor- und Nachteile der Analyse?

Eine Umfeldanalyse – vor dem eigentlichen Projektstart – bietet eine Übersicht aller Einflussfaktoren auf das Projekt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Chancen und Risiken aufzudecken. Auf Basis der gesammelten Erkenntnisse können die richtigen Projektmaßnahmen getroffen werden.

Nachteilig ist, dass ein gewisser Zeitaufwand benötigt wird, um die Analyse fertigzustellen. Neben dem eigentlichen Projekt muss also zusätzlich Zeit für die Identifikation möglicher Probleme eingeplant werden. Das kann vor allem in sehr großen Projekten schnell überfordern. Deswegen ist eine „richtige“ Herangehensweise wichtig, damit alle Projektbeteiligten die Übersicht behalten.

Ziele der PUMA

• Festlegen der Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren
• Projektrisiken und Chancen erkennen
• Richtlinien und Anforderungen an die Projektplanung erfassen
• Probleme frühzeitig betrachten
• Identifizieren aller internen und externen Interessengruppen (Stakeholder)
• Projekt in das Unternehmensumfeld einordnen
• Handlungsmöglichkeiten aufzeigen

Kurzum: Ziel der Projektumfeldanalyse ist es, bereits im Vorfeld auf Einflüsse einzugehen, anstatt hinterher reagieren zu müssen. Gelingt es, alle möglichen Störfaktoren aufzudecken, wird das Risiko des Scheiterns minimiert.

Die Umfeldanalyse setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen.

Start in die Projektumfeldanalyse

Grundsätzlich gilt: Die Projektumfeldanalyse findet entweder noch vor oder mit der Projektplanung statt. Denn sie enthält wichtige Informationen für die Planung und Strukturierung des zukünftigen Projekts. Sie startet also noch vor dem Beginn des eigentlichen Projekts, wird kontinuierlich ergänzt und letztendlich erst nach dem Projektabschluss beendet. Als Teil der Projektplanung beginnt die Projektumfeldanalyse zum Projektstart und wird mit erreichen bestimmter Meilensteine laufend aktualisiert.

Betrachtet werden 3 Perspektiven: Das soziale, zeitliche und sachliche Umfeld. Dadurch ergibt sich eine Übersicht des Gesamtzusammenhangs, in dem das Projekt eingeordnet wird – es entsteht ein „Big Picture“.

2. Vorgehen bei der Projektumfeldanalyse

Um das Projekt in den Unternehmenskontext einzuordnen, wird es in drei unterschiedlichen Projektumfeldern untersucht.

Schritt 1: Soziales Umfeld bewerten

Im sozialen Kontext der Projektumfeldanalyse werden alle wichtigen internen und externen Stakeholder (Stakeholderanalyse), die einen maßgeblichen Einfluss auf das Projekt haben, betrachtet. Dazu zählen alle Beteiligten, die mit dem Projekt in Berührung kommen.

Im Fokus liegen die unterschiedlichen Erwartungen und Ängste der Stakeholder – sowie deren „Macht“ und Wirkungsbereich auf das Projekt. Anhand dieser Faktoren kann herausgefunden werden, wie groß der Einfluss dieser Personengruppen auf das Projekt ist, sodass frühzeitig Maßnahmen vorgenommen werden können. Zusätzlich kann es zu Schwierigkeiten zwischen den Stakeholdern kommen, die nicht vernachlässigt werden sollten.

Schritt 2: Zeitliches Umfeld beurteilen

Bei der zeitlichen Perspektive werden alle Tätigkeiten – vor Beginn und nach Abschluss des Projekts – betrachtet. Geklärt sein sollte zum Beispiel: Welche Projektanträge müssen noch eingereicht werden? Wie kann das Projekt in den Unternehmensalltag eingebunden werden? Und welche Projektorganisation wird für die Einteilung der Mitarbeiter gewählt?

Ein Mitarbeiter, der noch vollständig in ein anderes Projekt eingebunden ist, kann nicht gleichzeitig mit einem Neuen starten. Das zeitliche Umfeld deckt Unklarheiten in der Ressourcenverteilung und Kapazitätsplanung auf.

Wann muss welcher Antrag gestellt werden?

Schritt 3: Sachliches Umfeld klären

Die sachliche Umfeldanalyse betrachtet, ob das geplante Projekt grundsätzlich zum Unternehmen passt. Werden dieselben strategischen Ziele verfolgt? Bestehen bestimmte Anforderungen? Und lässt sich das Projekt mit aktuellen Trends vereinbaren? Auch die Risikoanalyse kann hier identifiziert werden.

3. Auf die PUMA folgt der Maßnahmenplan

Aus der Umfeldanalyse folgt der Maßnahmenplan. Sobald das Projektumfeld analysiert ist, können aufgedeckte Probleme mithilfe eines Maßnahmenplans angegangen werden.

In einer To-Do-Liste werden Aufgaben zur Behebung der Hindernisse erfasst. Dieser Maßnahmeplan kann zudem gut in einer Projektmanagement-Software abgebildet werden und wird so direkt in die Projektplanung integriert. Sodass klar wird welche Schritte vor dem Start ins Projekt gelöst werden müssen.

Der Maßnahmeplan kann in Form einer Tabelle, entweder handschriftlich auf Papier oder digital in einem PM-Tool abgebildet werden. Wichtig ist, dass jeder Projektbeteiligte Zugang zu diesem Plan bekommt und dieser in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird.

4. Fazit: Eine gute Grundlage zum Projektstart

Die Projektumfeldanalyse ist eine gute Grundlange, um erfolgreich ins nächste Projekt zu starten. Sie läuft immer parallel zum Projekt und ist erst mit dem erfolgreichen Abschluss des Projekts beendet. Ist sie in der Projektdokumentation festgehalten, kann sie ebenfalls nützlich für zukünftige Projekte sein. Nach dem Abschluss können außerdem Lessons Learned für Folgeprojekte gezogen werden.

Mit der PUMA werden Risiken und Stakeholder analysiert und Maßnahmen geplant

Weil die Analyse regelmäßig aktualisiert wird, kann auf Änderungen mit den passenden Maßnahmen, schnell reagiert werden. So sind alle Projektbeteiligten auf einem einheitlichen Stand und das Projektziel wird leichter erreicht. Die Projektplanung ist mit einer Projektumfeldanalyse, und die dadurch gut durchleuchteten Einflussfaktoren, im Projektmanagement ein großer Mehrwert.