Zielorientiert und ressourcenschonend
Mit „weniger“ Arbeit trotzdem erfolgreich zum Ziel? In Projektorganisationen ist immer häufiger die Rede von „effektiven Ergebnissen“ und „effizienten Projektphasen“. Projektleiter wünschen sich im Arbeitsalltag eine effektive UND gleichzeitig effiziente Arbeitsweise. Aber was heißt effektives und effizientes Arbeiten eigentlich? Haben die beiden Ausdrücke nicht eine identische Bedeutung? Und wie kannst Du effizienter arbeiten? Das erfährst Du in diesem Artikel.
Unterschied: Effektivität ist eben nicht gleich Effizienz
Laut Duden (!) können die beide Ausdrücke Effektivität und Effizienz offenbar synonym verwendet werden. Das gilt allerdings nicht im Projektmanagement. Hier müssen beide Begriffe ganz klar voneinander unterschieden werden, denn Effektivität ist eben nicht gleich Effizienz! Vor allem im Zusammenhang mit Zeitmanagement und Produktivität sind beide Ausdrücke zu unterscheiden.
Quelle: duden.de
Was ist also Effektivität und was Effizienz? Wo liegt der Unterschied? Und warum profitieren gerade Projektorganisationen von einer Kombination aus effektiv und effizient?
- Definition: Effektiv und effizient
- Das sind die Unterschiede: Effektiv vs. Effizient
- Was ist wichtiger – Effektivität oder Effizienz?
- Effektiv und effizient im Projektmanagement
- Mehr Effizienz durch PM-Software
- Fazit: Effektivität und Effizienz gehen Hand in Hand
Effektiv? Effizient? Oder doch lieber beides?
1. Definition: Effektiv und effizient
Okay, es gibt also einen kleinen aber feinen Unterschied. Doch wie genau sieht der aus? Das zeigen wir Dir hier!
Was bedeutet effektiv (arbeiten)?
Effektiv sein heißt: Wenn eine ausgeführte Maßnahme zum gewünschten Ziel führt. Es wird festgelegt, was notwendig ist, um ein angestrebtes Unternehmensziel möglichst erfolgreich zu erreichen. Beim effektiven Arbeiten werden nur die Wege gegangen, die letztendlich das Unternehmensziel möglich machen. Hier geht es um die Frage, WAS überhaupt zu tun ist. Was sind die „richtigen“ Dinge, die dem Unternehmen den größten Nutzen und Effekt bringen.
Definition: „Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Über die Art und Weise der Zielerreichung werden bei der Betrachtung unter Effektivitätsgesichtspunkten keine Aussagen getroffen.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
Was bedeutet effizient (arbeiten)?
Beim effizienten Arbeiten sollen die vorher festgelegten Maßnahmen optimiert werden. Mit möglichst wenig (Zeit-)Aufwand soll das Ziel erreicht werden. Im Verhältnis stehen der benötigte Aufwand zum Ertrag. Effizienz ist demnach ein Maß für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Im Mittelpunkt stehen Fragen wie: Wie werden Ressourcen am besten eingesetzt? Wie viel Aufwand ist überhaupt notwendig? Es geht um das WIE.
Definition: „Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise (z.B. unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit) zu erreichen.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
2. Das sind die Unterschiede: Effektiv vs. Effizient
Wo genau liegt denn jetzt der Unterschied? Es gilt: Wer effektiv ist, erreicht sein Ziel. Effektives Arbeiten heißt mit zielführenden Maßnahmen an das Unternehmensziel zu gelangen. Nicht beachtet wird der Aufwand der entsteht. Es wird in erster Linie herausgefiltert, welche „richtigen“ Dinge zu tun sind.
Effektivität und Effizienz sind nicht gleichzustellen
Beim effizienten Arbeiten hingegen wird der entsprechende Aufwand eines Projekts (oder Aufgabe) betrachtet. Analysiert werden häufig Zeit, Kosten und andere wirtschaftliche Aspekte. Hier werden die zielführenden Dinge „richtig“ getan.
Kurz gesagt:
- Effektives Arbeiten führt zum gewünschten Ergebnis und gegebenen falls zum Ziel.
- Effizientes Arbeiten führt zu einem geringen, ressourcenschonenden Aufwand.
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Effizienter arbeiten – ein Beispiel
Nehmen wir an, Du möchtest in Deinem Garten einen alten Baum fällen. Mit dem Einsatz einer Nagelpfeile lässt sich der Baum über fünf Jahre hinweg effektiv fällen – das Ziel ist damit erreicht. Besonders effizient ist diese Maßnahme allerdings nicht. Vor allem im Hinblick auf den relativ langen Zeitraum könnte das eine nervenaufreibende Angelegenheit werden.
Um also den Aufwand und das Zeitmanagement zu optimieren, ist das Benutzen einer Kettensäge deutlich effizienter. Innerhalb weniger Stunden ist der Baum gefällt. Das Ziel ist nicht nur erreicht, sondern auch, durch den geringen Aufwand, deutlich optimiert worden. Schlussendlich wird der Baum effektiv und effizient gefällt.
3. Was ist wichtiger – Effektivität oder Effizienz?
Der Unterschied zwischen beiden Begriffen ist nun geklärt. Aber was ist eigentlich besser? Lieber effektiv oder doch effizient? Die Antwort ist eine Kombination aus beidem. Sie ist das Ziel jeder Organisation und führt zum perfekten Ergebnis. Wenn sich Unternehmen ausschließlich auf effektives Arbeiten konzentrieren, wird das Ergebnis zwar erreicht, allerdings werden In- und Output nicht angemessen ins Verhältnis gesetzt. Dabei werden unnötig viele Ressourcen verschwendet.
Ist effizient immer effektiv?
Nein. Es kann effizient gearbeitet werden, ohne effektiv zu sein. Ohne definierte Vorgaben kann eine Aufgabe effizient erledigt werden. Fraglich ist aber, wie sinnvoll und zielführend das ist. Denn nur effizient zu sein, reicht in den meisten Fällen leider nicht aus. Denn effizient sein ist nicht nützlich, wenn an den falschen Dingen gearbeitet wird.
Daher gilt: Effektivität geht immer vor Effizienz. Es müssen erst die richtigen Schritte im Projekt festgelegt werden, dann können Prozesse und Methoden optimiert werden.
Erst effektiv, dann effizient
4. Effektiv und effizient im Projektmanagement
Im Unternehmensalltag kämpft sich das Team effektiv durch ein Projekt. Aufgaben werden erledigt bis das Projektziel erreicht ist. Die richtigen Dinge sind getan. Nun stellt sich allerdings die Frage – War die Umsetzung nicht nur effektiv, sondern auch effizient? Im Projektmanagement sind sowohl effektive als auch effiziente Vorgehensweisen von Vorteil, um ein Projekt bestmöglich umzusetzen.
Ziele „richtig“ umsetzen
Projektleiter müssen sich klar darüber werden, welche übergeordneten Unternehmensziele verfolgt werden und was das für die einzelnen Projekte bedeutet. Geeignete effektive Methode im Projektmanagement sind z.B. das Wasserfallmodell oder die SMART-Formel. In beiden Vorgehensweisen werden Ziele klar definiert und Projektphasen vor dem Projektstart festgelegt. Der Projektsteckbrief und die Projektplanung verschafft Übersicht und strukturiert den Projektablauf.
Doch Effektivität allein reicht für ein erfolgreiches PM häufig nicht mehr aus. Ergänzt durch die passende effiziente Methode, werden die richtigen Projekte zusätzlich mit dem geringsten Aufwand umgesetzt. Wichtig sind eine ausführliche Kapazitätsplanung und ein erfolgreiches Zeitmanagement (beispielsweise mit der ALPEN-Methode).
6 Tipps für eine effiziente Arbeitsweise im Projektalltag
Gerade im Alltag fällt es oft besonders schwer immer effektiv und effizient zu denken. Deshalb haben wir die 6 wichtigsten Faktoren kurz und knackig zusammengefasst, die Dir dabei helfen, den Fokus zu behalten.
- Ziele definieren: Welche Ziele verfolge ich, mein Unternehmen oder das aktuelle Projekt überhaupt? Was ist zu tun, um dieses Ziel auch zu erreichen?
- Fokus auf die wichtigsten Aufgaben richten: Multitasking ist zeitsparend? Falsch gedacht.. denn Multitasking verhindert häufig konzentriertes Arbeiten. Erfolgreicher werden Vorhaben, wenn der Fokus auf einer Sache liegt bevor man in die Nächste über geht.
- Routinen entwickeln und Strukturen etablieren: Den Tagesablauf schon am Abend zu planen, klingt aufwendig? Planung hilft dabei Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen und die wichtigsten Aufgaben des Tages aufzulisten.
- Das Pareto Prinzip für sich nutzen: Wenn Aufgaben und To-dos richtig priorisiert sind, werden 80% der Aufgaben schon häufig mit 20% des Aufwands erledigt – deswegen nennt man dieses Prinzip auch 80/20-Regel. Manchmal müssen es keine 100% sein, um Ziele erfolgreich zu erreichen.
- Zeitdiebe eliminieren: Dazu gehören Dinge wie
- Das Beantworten von E-Mails
- Surfen im Internet
- Soziale Netwerke
- Ständige Blicke auf das Smartphone
- Nicht „Nein“-sagen zu können
- Pausen einlegen: Niemand kann durchgängig konzentriert und damit effizient sein. Bewusste Pausen sind wichtig, um das allgemeine Stress-Level zu senken und den Kopf wieder frei zu bekommen. Nutze die Pause für ein Gespräch unter Kollegen oder geh einfach mal eine Runde spazieren.
5. Mehr Effizienz mit der passenden PM-Software
Große Projekte lassen sich nicht per E-Mail oder mithilfe von Excel-Tabellen realisieren, sondern benötigen eine flexiblere Lösung. Eine zum Unternehmen passende Projektmanagement-Software kann den Gesamtprozess laufend optimieren. In den meisten Projektorganisationen gehört eine cloudbasierte Software-Lösung bereits zur Grundausstattung und ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Auch kannst Du mit einem PM-Tool Deine Mails reduzieren.
Flexibel trotz ortsunabhängigen Arbeiten
Eine PM-Software unterstützt im Arbeitsalltag unabhängig vom Arbeitsort. Mit der passenden Software haben Projektbeteiligte zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf aktuelle Daten. Damit sind alle Mitarbeiter auf einem einheitlichen Stand, sodass ein strukturiertes und produktives bearbeiten der anstehenden Aufgaben möglich wird.
Das Kanban Board kann beispielsweise Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum bzw. der Priorität sortieren und visualisieren, was gerade ansteht. Damit wissen Teammitglieder genau, welche Aufgaben gerade „dran“ sind und behalten alle To-dos im Blick.
Das projektbezogene Kanban Board
Verbesserte Zeitplanung
Um die Effizienz weiter zu steigern, ist vor allem eine geeignete Zeitplanung wichtig. Dadurch sind nicht nur die Projektbeteiligten besser organisiert, auch der Projektmanager kann Ressourcen wie Arbeitsmaterial, Budget und Personal besser koordinieren.
Eine Auslastungsübersicht, wie z.B. bei factro, zeigt alle Aufgaben eines Mitarbeiters als Balken und verhindert damit eine Überbelegung. Auch bei parallel laufenden Projekten zeigt die Kurve, welchem Mitarbeiter gerade freie Kapazitäten zur Verfügung stehen, sodass der Teamleiter Aufgaben leichter auf „freie“ Mitarbeiter verteilen kann. Außerdem zeigt die Fieberkurve wie stark jemand bereits ausgelastet ist. Bei einer unvorhergesehenen Planänderung, wie im Krankheitsfall, kann die Planung flexibel angepasst werden.
Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv
Optimierte Organisation
Mit dem Fokus Bereich von factro, kannst Du sogar noch effizienter arbeiten. Denn neben dem Kanban Board steht Dir noch die Listen-Funktion zur Verfügung. Hier kannst Du Deine individuellen ToDo-Listen anlegen. Mit Hilfe der Listen kannst Du im Alltag spontane Einfälle effizient festhalten und so nie wieder etwas vergessen.
Alle ToDos und Ideen an einem Ort
Auch die Aufgaben auf Deinem digitalen Schreibtisch, dem Knaben Board, kannst Du per Drag&Drop in Deine Liste ziehen und so Deine persönliche Reihenfolge gestalten. Außerdem kannst Du auch per Copy&Paste mehrere Elemente gleichzeitig in ToDo-Listen hinzufügen.
Die ToDo-Listen kannst Du auch mit im Team teilen oder direkt für bestimmte Themen mit mehreren Personen anlegen. Zum Beispiel für Ideensammlungen oder Abstimmungen. Alles ist Gebündelt an einem Ort und nichts geht mehr Verloren.
Fokus im Meeting steigern
Auch Teil des Fokus Bereiches ist die Meeting-Funktion, die die Effizienz und Produktivität auf ein neues Level habt. Keine Zeit mehr verschwenden mit unorganisiert und nicht zielführenden Meetings.
Von der Meeting-Agenda, über die Termin Einladung bis zum automatisch generiertem Meeting-Protokoll ist im factro Fokus-Bereich alles für Dich dabei. Somit lassen sich alle Schritte so viel effizienter erledigen und keinem Mitarbeiter wird Zeit geraubt. Egal ob es sich dabei um einen Jour Fixe, Kick-Off-Meetings oder kleine Abstimmungsrunde handelt. Um das Beste aus euren Meetings herauszuholen, unterstützt euch eine Maßnahmenplan-Vorlage, die Du ganz einfach mit factro abbilden kannst.
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!
6. Fazit: Effektivität und Effizienz gehen Hand in Hand
Im Projektalltag gibt es zwischen den beiden Begriffen „effektiv“ und „effizient“ eine klare Unterscheidung. Zuerst wird ein zielführender Weg gefunden. Erst dann stellt sich die Frage der Produktivität bzw. Wirtschaftlichkeit. Es gilt: Effektivität geht immer vor Effizienz, aber nur zusammen liefern sie das perfekte Ergebnis im Projektalltag.
Unsere Lese-Tipps im Bereich „Effektivität und Effizienz“
- Effizient oder effektiv: Was ist der Unterschied? (fuer-gruender.de – Projektmanagement Know-how)
- Effizientes Arbeiten im Homeoffice: Selbst- und Teammanagement (buero-kaizen.de – Homeoffice)
- Effizienter arbeiten: Tipps für mehr Erfolg und Spaß im Job (blog.karrieretutor.de – Beruflicher Erfolg)
- Effektiver im Büro arbeiten – 5 Tipps (bueromoebel-experte.de – Motivation)
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