Virtuelle und Präsenzveranstaltung vereint
Eine Gemeinderatssitzung „von der eigenen Couch“ per Videokonferenz mitverfolgen? Das geht! Spätestens seit der Corona-Pandemie hat sich in vielen Bundesländern die hybride Sitzung als gute Alternative etabliert. Diese neue Art der gemeinsamen Beratung ermöglicht zum einen mehr Flexibilität und verspricht eine größere Zugänglichkeit im Gegensatz zur Präsenzsitzung – nicht nur für Bürgermeister.
Die öffentlichen Verwaltung befindet sich auf dem Weg in eine digitale Kommune – und hat längst erkannt, dass digitale Themen gerade in Zeiten von Home Office und Remote Arbeitsplätzen immer wichtiger werden. Durch neue Gesetze (wie z.B. E-Government oder E-Health) und die Nutzung von Social Media Plattformen, ist die Digitalisierung aus dem Behördenalltag nicht mehr wegzudenken.
Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
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Was genau bedeutet überhaupt Hybrid-Sitzung? Wie kann eine (halb-)virtuelle Sitzung veranstaltet werden, bei der sich alle einbezogen fühlen und die gleichzeitig strukturiert und effizient ist? Welche Vorteile bieten sich? Und wie sicher und beschlussfähig ist das überhaupt?
- Was ist eine Hybrid-Sitzung
- Vorteile hybrider Veranstaltungen
- Technische Ausstattung für Hybrid-Meetings
- Welche Sicherheitskriterien müssen erfüllt sein?
- Welche Tools helfen bei der Umsetzung?
- Beispiele: Hybride Versammlungen in der Praxis
- Hybride Versammlungen sind die moderne Zukunft
1. Was ist eine Hybrid-Sitzung?
Eine hybride Sitzung (auch: Hybrid-Meeting) – als Haupt- oder Mitgliederversammlung – ist eine Mischung aus einer traditionellen Versammlung vor Ort und einem elektronischen Treffen. Teilnehmende sind sowohl in Präsenz als auch über eine Meeting-Software virtuell zugeschaltet. Bei einer hybriden Veranstaltung können Beteiligte entscheiden, ob sie persönlich teilnehmen oder doch lieber online – aus den eignen vier Wänden von einem mobilen Gerät aus.
Hybride Veranstaltungen können von Zuhause aus besucht werden.
2. Vorteile hybrider Veranstaltungen
Hybride Veranstaltungen bieten sich natürlich vor allem für internationale Sitzungen an, bei denen eine gemeinsame Präsenz nahezu ausgeschlossen ist. Aber auch kleine Gemeinden profitieren von den neuen Möglichkeiten. Nachdem die „Angst vor dem Unbekannten“ aufgelöst ist, werden schnell die vielen Vorteile, die sich aus der hybriden Form ergeben, erkannt.
Top 6 Vorteile im Überblick
- Hohe Zugänglichkeit: Lange Anfahrtswege fallen weg. Das spart in erster Linie Zeit, schont die Umwelt und fördert einen barrierefreien Zugang.
- Vergrößerte Reichweite: Durch die leichte Zugänglichkeit wird automatisch die Reichweite erhöht, weil Teilnehmer aus entfernten Regionen teilnehmen können.
- Junge Generation erreichen: Gerade jüngere Teilnehmer sind oft digital unterwegs und werden dadurch leichter erreicht.
- Verringerte Kosten: Die Kosten für Fahrten und Unterkünfte werden reduziert oder fallen sogar ganz weg. Aber auch hohe Kosten für die Raummiete von Kongresshallen können eingespart werden.
- Zeitersparnis: Durch das Wegbleiben einer zeitintensiven An- und Abreise sind Beteiligte eher bereit, dabei zusein.
- Höhere Transparenz: Die Abstimmung wird sofort übertragen, eine Videoaufzeichnung ist verfügbar und der Spielraum für „Fehler“ wird verringert.
Was sind die Herausforderungen?
Natürlich sind hybride Veranstaltungen – wie im hybriden Projektmanagement zum Beispiel auch – mit einigen Herausforderungen verbunden, die mit einer Portion an Erfahrung und Übung immer weniger werden. Digital fehlt häufig der persönliche Kontakt und das dazugehörige Vernetzen, das bei Veranstaltungen vor Ort entsteht.
Vor allem Einsteiger müssen in die virtuelle Welt abgeholt werden. Ältere Generationen entfremden sich schnell oder leisten sogar Widerstand. Neue Technik muss frühzeitig und schrittweise erklärt und schließlich eingeführt werden.
3. Technische Ausstattung für Hybrid-Meetings
Ohne die passende Hardware kann ein hybrides Meeting nicht stattfinden. Neben Laptop, Tablet und Smartphone ist vor allem die technische Ausstattung vor Ort (z.B. in Rathäusern oder im Landtag) wichtig. Dazu gehören u.a.:
- Ein eingebautes Mikrofon am Rednerpult.
- Kameras, um Redner oder anwesende Personen im Raum aufzuzeichnen.
- Geeignete Lautsprecher zur Audio-Übertragung.
- Tischmikrofone an den einzelnen Plätzen.
- Leinwand oder Whiteboard mit der Möglichkeit zur Bildschirmübertragung
Trotz der räumlichen Distanz schafft die Technik eine Verbindung zwischen den Menschen. Mit einer guten Vorbereitung wird das hybride Event unkompliziert und erfolgreich, ohne technische Schwierigkeiten, umgesetzt.
4. Welche Sicherheitskriterien müssen erfüllt sein?
Eine der Grundvoraussetzungen einer hybriden Sitzung ist ausreichende Sicherheit. Um Integrität zu erreichen, dürfen nur identifizierte Teilnehmer einen virtuellen Zugang erhalten und teilhaben. Wer nicht auf der Liste steht, kann daher nicht dabei sein.
Mit der Aufzeichnung der Hybrid-Sitzung kann sofort die Rechtssicherheit überprüft werden. Daraus entsteht schließlich ein vollständiger, objektiver Bericht über die Sitzung, in dem jeder Teilnehmer bzw. seine Anwesenheit festgehalten wird. Durch das Erfassen aller Stimmen und Enthaltungen werden Abstimmungen letztendlich beschlussfähig.
Datensicherheit für hybride Veranstaltungen
„Sicherheit hat oberste Piorität“… Erfolgskritisch – und damit ein schnelles Ausschlusskriterium für hybride Versammlungen in Kommunen – ist die Datensicherheit der Mitglieder. Mit dem Einsatz einer passenden Software müssen entsprechende Verschlüsselungstechniken vorausgesetzt sein, die den Datenschutz gewährleisten, sodass persönliche Daten geschützt sind. Voraussetzung ist, dass die Kommune die rechtlichen Möglichkeiten in die Satzung mit aufnimmt.
5. Welche Tools helfen bei der Umsetzung?
Für eine virtuelle Teilnahme gehören, neben der richtigen Hardware – Laptop, Mikrofon, Beamer, Whiteboard etc. – geeignete Software-Tools dazu.
Sicherer Austausch mithilfe von Videokonferenz-Software
Eine Videokonferenz-Software ermöglicht den Austausch und Kontakt zwischen Mitgliedern an verschiedenen Orten. Die Anforderungen an den Nutzer unterscheiden sich je nach Anbieter. Da gerade in Gemeinderatssitzungen Datenschutz bei einer Vielzahl an Entscheidungen und Abstimmungen notwendig ist, ist hier ein besonders hohes Maß an Sicherheit gefordert.
Bekannte Plattformen wie Google Meet, Zoom, Slack usw. wurden in der Vergangenheit häufig in Sachen Datenschutz kritisiert. Daher empfiehlt die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit einige Software-Alternativen, die den Datenschutz erfüllen.
Eine dieser Alternativen ist Wire. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hält Wire für den Datenaustausch höchsten Sicherheitsanforderungen stand. Nicht nur Nachrichten werden für jedes Gerät verschlüsselt, auch Teilnehmer können beispielsweise mit Fingerabdrücken verifiziert werden. Außerdem sitzt der Server in der Schweiz und ist damit vollständig konform.
Projektmanagement-Software: Übersicht und Struktur
Neben einem sicheren Austausch ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools hilfreich. Projektplanungen, Tagesaufgaben und Dokumente sind strukturiert in einer Cloud hinterlegt. Eine beliebte Software aus Bochum ist factro. Damit wird allen Mitgliedern zu jedem Zeitpunkt der Zugriff auf aktuelle Daten ermöglicht. In der Hybrid-Sitzung – unwichtig ob aus dem Garten oder dem Rathaus – sind dann alle auf einem einheitlichen Stand.
Für die Projektmanagement-Software factro spricht zudem noch die Integrierte Meeting-Funktion im Fokus. Hier kann eine Agenda ganz einfach erstellt und im Meeting bearbeitet werden. Auch kann direkt aus factro eine Termineinladung erstellt werden, in der die Agenda integriert ist. Somit können sich alle Beteiligten entspannt vorbereiten. Und das Beste– das Meeting Protokoll wird automatisch generiert. So können Personen die an der Sitzung nicht teilnehmen konnten, im Nachgang informiert werden.
Projektstrukturpläne verschaffen Übersicht über Aufgaben
Durch die Kombination aus smarten Funktionen und einer intuitive Bedienung überzeugt factro Anfänger bis zum Experten im Projektmanagement. Die Software ist zusätzlich durch den deutschen Serverstandort DSGVO-konform.
Bei der Auswahl für das passende Tool müssen außerdem weitere Aspekte berücksichtig werden: Wie groß ist die Versammlung? Wie hoch ist die Teilnehmerzahl? Wer ist Stimmberechtigt? Kosten: Wie hoch ist das verfügbare Budget?
6. Beispiele: Hybride Versammlungen in der Praxis
Keine Kontaktbeschränkungen in öffentlichen Sitzungen
In der Vergangenheit kam es bei hybriden Events häufig zu vermehrten Ansteckungen (Wenn sich der Gemeinderat zur Superspreader-Sitzung trifft – Süddeutsche Zeitung). Da die Kontaktbeschränkungen während des Lockdowns nicht in Angelegenheiten des öffentlichen Rechts gelten, sind Sitzungen der Stadt und Landkreise weiterhin erlaubt – eine alternative Lösung musste also her.
Mit einer hybriden Sitzung wird das Corona-Ansteckungsrisiko in Stadt-, Gemeinderäten und Gremien verringert. Bei einer kommunalen Sitzung beispielsweise sollen möglichst wenig Teilnehmer im Saal selbst sitzen und stattdessen virtuell zugeschaltet werden. Einschränkungen bei der Mandatsausübung, etwa durch eine Quarantäne, werden damit ausgeschlossen.
Digitale Ratssitzungen können bei jeder Gelegenheit mitverfolgt werden
Hybrid-Meetings in Bayern gesetzlich festgelegt
Bayern ist Vorreiter beim Thema Hybrid-Sitzung: Seit März 2021 ist die Stadtratssitzung online möglich. Gesetzlich darf jede Kommune und jeder Landkreis in Bayern hybride Sitzungen bis Ende 2022 ausführen. Die Voraussetzung ist, dass der Vorsitzende im Saal anwesend ist – alle anderen Teilnehmer können sich digital zuschalten.
Stadt Neuendorf erlaubt Hybridsitzungen per Notverordnung
Auch in Brandenburg in der Stadt Neuendorf sind hybride Meetings laut der Notverordnung nun zulässig. Zwei Monate hat es gedauert, um die technischen Voraussetzung für die halb-digitale Sitzung zu schaffen. Mithilfe der Meeting-Plattform Zoom können Stadtverordnete digital teilnehmen, diskutieren und abstimmen.
Egling überträgt Gemeinderatssitzung live im Internet
Trotz der Corona-Krise können öffentliche Angelegenheiten nicht immer verschoben werden. Die Gemeinde Egling hat deswegen notwendige Beschlüsse erstmalig in einer Gemeinderatssitzung live im Internet übertragen. Die Hybrid-Sitzung selbst fand unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt, trotzdem nutzten etwa 300 Personen das Angebot eines Livestreams über YouTube.
Da es bundesweit keine einheitlichen Regeln oder meist nur befristete Gesetze für hybride Versammlungen gibt, haben viele Städte und Gemeinden oft nicht die gesetzliche Grundlage für ein hybrides Treffen. Doch neue Technologien eröffnen zukünftig neue Möglichkeiten: So können Experten oder externe Personen live zugeschaltet werden – ohne lange Anreise und zusätzliche Kosten.
7. Hybride Versammlungen: Die moderne Zukunft!
Viele Bundesländer haben erkannt, dass hybride Veranstaltungen eine bessere Vereinbarkeit zwischen dem privaten und beruflichen Alltag schaffen. Deswegen haben viele das hybride Modell nicht nur auf die Corona-Pandemie beschränkt, sondern erlauben dies auch darüber hinaus.
Einzige Grundlage: Mindestens ein Vorsitzender muss vor Ort sein, sodass sich eine rein virtuelles Event von vorn herein ausschließt. Mitglieder ohne eine passende digitale Ausstattung können dementsprechend auch immer teilnehmen.
Durch die positiven Erfahrungen in vielen Kommunen breiten sich hybride Sitzungen immer weiter aus. Auch wenn sich noch nicht alle Länder und Kommunen dafür aussprechen, werden sich durch die laufende Digitalisierung immer mehr Räte anschließen und für eine digitale Versammlung stimmen.
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