Projektphasen auf einen Blick
Ein neues Projekt steht an – erste Ideen kommen auf, der Auftrag wird freigegeben und die Planung läuft an. Um einen Überblick über die Gesamtsituation im Projekt zu bekommen, werden vor allem große Vorhaben in einzelne Projektphasen unterteilt. Im zeitlichen Verlauf werden diese Phasen in einem Projektphasenmodell abgebildet.
Wieso man als Projektleitung ein Projektphasenmodell aufstellen sollte
Das Projektphasenmodell verschafft nicht nur Klarheit über Aufgaben,Vorgänge, Projektverlauf und Zeitplan, sondern bietet gleichzeitig eine Übersicht über die Gesamtsituation sowie alle relevanten Projektpunkte. Die Visualisierung ist eine erste Orientierung im Projekt – gerade Projektbeteiligte profitieren vom leicht verständlichen Überblick. Zusätzlich helfen Meilensteine in den Projektphasen dabei, den Projektfortschritt stets im Blick zu halten.
Phasenmodelle in der Praxis
Das eine „richtige“ Projektphasenmodell existiert nicht – im Projektmanagment gibt es eine Auswahl an unterschiedlichen Modellen, die zum jeweiligen Projekt passen. Wir zeigen Ihnen gängige Modelle aus der Praxis und erläutern deren Unterschiede.
- Was ist eine Projektphase?
- Projektphasenmodelle im Projektmanagement
- Mit einer PM-Software wird ein separates Phasenmodell überflüssig
- Fazit: Im Projektalltag kommen oft gemischte Projektphasenmodelle zum Einsatz
1. Was ist eine Projektphase?
In vielen Unternehmen gehören herausfordernde Projekte zum Arbeitsalltag. Deswegen werden gerade komplexe Projekte in mehrere Phase sowie Arbeitspakete unterteilt. Der Vorteil: Man erhält einen geordneten Überblick über anstehende Aufgaben. Das gesamte Projekt erscheint erreichbarer.
? Projektphase – eine kurze Definition
Projektphasen sind zeitlich begrenzte Abschnitte im Projekt. In jedem dieser Abschnitte werden Ergebnisse und Aufgabenpakete festgelegt sowie eine erste Aufwands- sowie Ressourceneinschätzung vorgenommen.
In wie viele Phasen ein Projekt letztendlich aufgeteilt wird, hängt von der Größe und Komplexität ab – Projektmanager entscheiden meist individuell bezogen auf das Projekt.
Fünf klassische Projektphasen im Projektmanagement
| Die Idee eines Projekts steht fest und der Auftrag ist freigegeben: In der ersten Phase eines Projekts werden Projektziele erfasst, ein Start- sowie Endzeitpunkt gesetzt und eine Projektorganisation aufgestellt. | |
| Die zweite Phase definiert grundlegende Kennzahlen und verfügbare Ressourcen. Der Projektplan unterstützt bei einer umfassenden Planung: Projektdaten bzw. -beschreibung, Erfolgskriterien und Meilensteine werden erfasst. Im weiteren Schritt hilft eine Stakeholder, –SWOT und Risiko-Analyse beim Erkennen interner sowie externer Faktoren. | |
| Das Projekt wird in die Tat umgesetzt: Für eine erfolgreiche Aufnahme starten viele Teams mit einem Kick-Off-Meeting. Das Aufgabenmanagement regelt anschließend wer welche Aufgabenpakete übernimmt. | |
| In der Phase der Projektsteuerung werden kontinuierlich angestrebte Plan- mit den tatsächlichen Ist-Werten während der Projektdurchführung verglichen. Dazu zählen: Terminüberwachung, Projektdokumentation, Fortschrittskontrolle und Qualitätssicherung sowie ein fortlaufender Projektbericht. | |
| Der Projektabschluss ist die letzte Phase im Projektmanagement. Das fertige Produkt wird übergeben, Erfahrungen in der Projekt-Retrospektive ausgetauscht und gesichert, die Projektdokumentation – Stichwort Lessons Learned – wird finalisiert bzw. archiviert. Anschließend wird das Team aufgelöst. |
In einem Phasenmodelle bzw. -plan sind diese Projektphasen in ihrem zeitlichen Verlauf abgegrenzt und grafisch dargestellt sowie mit entsprechenden Meilensteinen versehen.
Auf einen Blick: Aufgaben, zeitliche Abläufe, Arbeitsschritte und Meilensteine
2. Projektphasenmodelle im Projektmanagement
Projektphasenmodelle unterscheiden sich in erster Linie in ihrem Aufbau und der variierenden Aufteilung der einzelnen Projektphasen. Die Modelle reichen von einem einfachen Aufbau über eine drei oder mehrstufige Darstellung bis hin zu Modellen mit integrierten Schleifen.
Einfaches Phasenmodell – im Projektalltag oft nicht ausreichend
Das einfache Phasenmodell ist die schlichteste Darstellung eines Projekts. Sie hat den Vorteil, dass die verschiedenen Phasen übersichtlich und leicht verständlich sind, da diese aufeinander aufbauen. Verwendet wird es bei besonders einfachen oder kleinen Projekten, bei denen wenige Aufgaben und Vorgänge anstehen. Hier beginnt eine neue Phase sobald die Vorherige abgeschlossen ist. Da im Projektalltag Phasen häufig parallel verlaufen, ist dieses Modell häufig nicht ausreichend.
Das parallele Phasenmodell beugt einem Leerlauf vor
Beim parallelen Phasenmodell fällt der steife Ablauf der Projektphasen weg. Das bedeutet, dass ein Projekt sich in mehr als einer Phase befinden kann – eine laufende Projektphase muss also nicht erst abgeschlossen sein bevor die Nächste startet. Da Projektbeteiligte häufig in unterschiedlichen Phasen arbeiten, wird einem Leerlauf vorgebeugt, sodass nicht unnötig Zeit verschwendet wird.
Mehrere Phasen laufen gleichzeitig
Im parallelen Modell können sich Projektphasen also überschneiden – das wird auch in der folgenden Abbildung deutlich. Hier kann z.B. in der laufenden Projektplanung bereits an der Durchführung gearbeitet werden, wenn noch nicht alle Details festgelegt sind. Auch der kontinuierliche Vergleich zwischen Plan- und Ist-Werten während der Projektdurchführung – das ist ein Teil der Projektsteuerung und ist speziell bei Entscheidungspunkten wichtig – kann beispielsweise bei einer schnellen Fehlerbehebung hilfreich sein.
Das parallele Phasenmodell ermöglicht ein schnelleres Arbeiten
Iteratives Projektphasenmodell integriert Schleifen
Zwischen Homeoffice und Remote Work wird auch das agile Projektmanagement immer beliebter in Unternehmen. Anders als im klassischen Projektmanagement arbeiten hier interdisziplinäre Projektteams in zeitlich beschränkten Zyklen (sog. Sprints), um flexibler auf neue Entwicklungen zu reagieren.
Im iterativen Phasenmodell – auch Schleifendarstellung genannt – wird diese agile Arbeitsweise unterstützt. Projektleiter können weiterhin leicht auf Veränderungen proaktiv reagieren und damit gezielter die Wünsche der Kunden umsetzen. Dadurch, dass bestimmte Phasen mehrfach durchlaufen werden, können Änderungen oder Fehler schneller behoben werden.
Wiederholungen sind in agilen Projekten wesentlich
Die Möglichkeit der Wiederholung bestimmter Phasen ist im laufe des Projekts essentiell. Allerdings ist die Anzahl der Wiederholungen im Vorhinein schwierig zu bestimmen und auch wenig realistisch. Trotzdem ist die eingeplante Pufferzeit wichtig und trägt zum späteren Projekterfolg bei.
Das iterative Projektphasenmodell ermöglicht die Wiederholung bestimmter Phasen
In der Praxis wird daher häufig auf eine Mischung aus parallelem und iterativen Phasenmodell zurückgegriffen. Der Start verläuft mit parallel aufgestellten Phasen, bei denen nach Bedarf Schleifen hinzugefügt werden.
3. Mit einer PM-Software wird ein seperates Phasenmodell überflüssig
Nun denken Sie vielleicht „Moment mal, jetzt ist das Projektphasenmodell auf einmal überflüssig?“… Ja! Denn beim Projektmanagement mit einer PM-Software gibt es einfachere Wege, Projektphasen übersichtlich abzubilden.
Phasenorientierter Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist ein beliebtes Werkzeug im Projektmanagement und die Grundlage für das gesamte Vorgehen im Projekt. Er schafft eine logische Reihenfolge der Aufgaben und bringt Übersicht ins Projekt.
Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan wird die oberste Gliederungsebene nach den einzelnen Projektphasen wie z. B. „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Nachbereitung“ aufgeteilt. Die Ebenen darunter können z.B. nach Funktionen oder Objekten strukturiert werden. Auf einen Blick erhält man Aufgaben bzw. Aufgabenpakete, die in der laufenden Projektphase anstehen.
Projekt „Neue Website“ – ein Beispiel
Wenn es sich in Ihrem Projekt z.B. um den Aufbau einer neuen Website handelt, kann der Projektstrukturplan wie in der Abbildung aufgebaut sein. Die erste Phase besteht aus der Vorbereitung: Inhalte werden definiert, die Seiteneinteilung wird geplant und ein Layout skizziert sowie Wireframes erstellt. Sobald die Vorbereitung steht – also die Aufgaben umgesetzt sind – läuft die nächste Phase an.
Bei der Durchführung wird die vorangegangene Planung durchgeführt. Ist der Prototyp erstellt, Wireframes umgesetzt und der nachfolgende Pitch vorbereitet, beginnt die letzte Phase: Nachbereitung. Aufgaben, wie die Einbindung von Social Media Kanälen oder einem Newsletter schließen das Projekt ab.
Im Tool werden Anpassungen in Echzeit erfasst, sodass das Team immer auf einem einheitlichen Projektstand ist. Änderungen in einer bestimmten Projektphase sind also sofort für Projektmitglieder abrufbereit.
4. Fazit: Im Projektalltag kommen oft gemischte Projektphasenmodelle zum Einsatz
Projektphasenmodelle sind also dazu da, um Projekte greifbarer zu machen. Trotz der einfachen Umsetzung werden die wichtigsten Kernpunkte eines Projekts auf einen Blick erfasst. In der Praxis finden sich vor allem Mischungen der unterschiedlichen Modelle zugeschnitten auf das jeweilige Projekt.
Mit einer Projektmanagement-Software kann das Projektphasenmodell z.B. als Projektstrukturplan abgebildet werden. Phasen, Meilensteine und Aufgaben werden als Gesamtpaket angezeigt und können von Projektbeteiligten stets aktualisiert oder angepasst werden. Ein gemeinsames digitales Arbeiten wird also möglich.
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