Hybrid-Meeting – die Konferenz der Zukunft

Ein Mix aus virtueller Konferenz & Präsenz-Meeting

Viele Teams arbeiten nur noch zeitweise aus dem Büro – beliebte Arbeitsplätze sind das Homeoffice oder die Arbeit an einem beliebigen Ort (sog. Remote Work). Gerne wird zwischen den Arbeitsorten gewechselt. Immer häufiger bieten Arbeitgeber Beschäftigten die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob der Arbeitstag im Büro oder doch lieber zu Hause beginnt. Das Schlüsselkonzept lautet: Hybrid arbeiten.

Hybride Meetings sind schon seit der Kinder-Serie „Hallo Spencer“ im kommen – @Annegret via Twitter

Hybrid arbeiten ist die Herausforderung der modernen Arbeitswelt

Erfolgreiche hybride Arbeitsmodelle oder auch hybrides Projektmanagement gelten mittlerweile als Zauberformel für ein effizientes sowie produktives Arbeiten und liegen voll im Trend. Gleichzeitig sind sie die Herausforderung der modernen Arbeitswelt. Damit hybrides Arbeiten auch funktioniert, kommt es darauf an, Beschäftigte im Büro & Homeoffice – trotz räumlicher Distanz – zu vereinen. Dazu zählen vor allem gemeinsame Abstimmungen, sog. Hybrid-Meetings.

Nachdem zu Beginn der Corona-Pandemie vor allem eine reine virtuelle Zusammenarbeit gefragt war, sind nun hybride Formate in den Vordergrund gerückt. Doch was sind überhaupt hybride Meetings? Welche Störfaktoren gilt es dabei aus dem Weg zu räumen? Was ist nötig, um hybride Meeting-Formate zu ermöglichen und damit eine „Zwei-Klassenkonferenz“ zu vermeiden?

1. Was ist ein Hybrid-Meeting?
2. Herausforderungen eines Hybrid-Meetings
3. Fünf Tipps für hybride Meetings
4. Fazit – ohne Plan und Strategie herrscht Meeting-Chaos

1. Was ist ein Hybrid-Meeting?

Definition: Ein Hybrid-Meeting – manchmal auch hybride oder Mixed-Mode-Konferenz bzw. Hybridsitzung genannt – beschreibt ein Treffen, bei dem Teilnehmende zum einen klassisch vor Ort (im Büro oder Konferenzraum) dabei sind, zum anderen sich weitere Personen digital dazu schalten, die entweder aus dem Homeoffice oder Remote arbeiten.

Eine Mischform aus Büro und Homeoffice sind Zukunft

Damit unterscheidet sich dieses Konzept deutlich von reinen Video- oder Telefonkonferenzen. Für diese halb-virtuellen Konferenzen ist eine neue Art der Planung, Vorbereitung und Umsetzung notwendig, damit auch diese Meetings effizient und erfolgreich stattfinden können.

„Wenn ein Meeting hybrid stattfindet, dann muss es inklusiv sein. Kein Beschäftigter darf mit seinem Anliegen hinten runterfallen, weil er virtuell dabei ist.“ – Inga Dransfeld-Haase, Personalmanagerin im Mineralölkonzern BP und Präsidentin des Bundesverbands der Personalmanager (BPM)

Zukünftig finden hybride Meetings immer häufiger statt

Die Corona-Pandemie war der erste Auslöser für hybride Arbeitsmodelle – auch in Zukunft wird die Wahl des Arbeitsplatzes bzw. Ortes immer häufiger eine Option sein. Das bedeutet gleichzeitig, dass hybride Meetings zunehmend einen Platz im Arbeitsalltag finden. Auch wenn nicht alle gemeinsam im Meetingraum sitzen, wird durch die Verbindung von traditionellen Besprechungen mit dem Ansatz virtueller Konferenzen ein Meeting zusammen trotzdem möglich.

Gut zu wissen: Hybride Arbeitsmodelle – eine aktuelle Studie

Laut einer Studie mit 8.000 Fach- und Führungskräften der Adecco Group fordern Arbeitnehmende eine 50/50-Aufteilung zwischen Homeoffice und Bürozeit.

„Die Studie zeigt, dass die Arbeitswelt für ein neues „hybrides“ Modell bereit ist. Drei Viertel (74%) der befragten Arbeitnehmer gaben an, dass eine Mischung aus Büro- und Home-Office ideal sei.“ – Adecco Group, Mai 2020

2. Herausforderungen eines Hybrid-Meetings

Hybride Meetings haben den Vorteil, dass Mitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten, trotzdem an einem Präsenz-Meeting teilnehmen können. Aus dieser neuen Form der Zusammenarbeit ergeben sich allerdings eine Reihe an Schwierigkeiten und Herausforderungen, die eine reine Onsite- bzw. Online-Besprechung eher weniger betreffen.

Typische Probleme bei hybriden Meetings

• Technische Voraussetzungen sind nicht gegeben
• Keine gleichberechtigte, fließende Diskussion zwischen Teilnehmern vor Ort und remote
• Virtuelle Teilnehmer haben nicht alle Teilnehmer im Blick – und umgekehrt
• Ablenkungen durch Nebengeräusche
• Fokus auf das Meeting an sich fehlt

Herausforderungen bei der Umsetzung

Schwierigkeiten ergeben sich z.B. aus einer fehlenden technischen Ausstattung. Natürlich bieten mittlerweile viele Unternehmen ihren Beschäftigten einen Laptop an, um auch außerhalb des Büros arbeiten zu können. Für ein funktionierendes Hybrid-Meeting reicht ein Laptop allein nicht aus. Und die meisten Besprechungsräume sind für solche Konferenzen erst recht nicht ausgelegt.

Die Ausstattung in einem „hybriden Meetingraum“ sollte neben einem Beamer für die Bildübertragung auch aus einer Kamera im Raum bestehen, die die Teilnehmer vor Ort einfängt. So haben auch virtuelle Teilnehmer die Chance, das Geschehen vor Ort im Blick zu behalten.

Darüber hinaus sind spezielle Mikrofone sowie Lautsprecher sinnvoll, damit alle Mitarbeiter gleich gut zu verstehen sind. Für alle Teilnehmer wird es dadurch einfacher, aktiv an einer Diskussion teilzunehmen.

3. Fünf Tipps für hybride Meetings

Wenn Ihnen die Umsetzung eines hybriden Meetings nun unmöglich erscheint, haben wir einige Tipps, um das Meeting bestmöglich zu planen, vorzubereiten und typische Fehler zu vermeiden. Denn Fragen wie „Funktioniert die Meeting-Software? Sind Lautsprecher und Mikrofone angeschlossen? Ist eine stabile Internet-Konnektivität gegeben? Haben Beteiligte alle Dokumente verfügbar?“ sollten am besten bereits vor der Konferenz geklärt sein.

Technik noch vor dem Meeting prüfen

Basis für ein gemischtes Meeting ist eine solide Technik. Dabei ist zu überlegen, ob solche Meetings zum Standard werden sollen und sich eine Investition in die passende Ausstattung lohnt oder diese Sitzung eher zum Ausnahmefall gehört. Das hybride Meeting-Format ist in der Umsetzung anspruchsvoller als das rein analoge oder rein digitale. Wichtig ist es, eine möglichst einfache Kommunikation zwischen den Teilnehmern im Raum und den online Zugeschalteten zu schaffen.

Wenn beim Start in eine Besprechung plötzlich das Mikrofon ausfällt, wird unnötig Zeit verschwendet. Im Vorfeld sollte daher rechtzeitig geprüft werden, ob die Technik auch funktioniert – dazu zählen neben der Hardware auch die genutzte Meeting-Software. Meeting-Software-Anbieter sind z.B. Zoom, Google Meet, Jitsi oder Teams. Im Vorfeld sollten natürlich alle Teilnehmer darüber informiert sein, welche Tools zum Einsatz kommen.

Professionelle Moderation leiten

Eine professionelle Moderation sorgt dafür, dass alle Teilnehmer in das Gespräch integriert werden. Gerade virtuelle Teilnehmer werden meist (versehentlich) ausgeschlossen und haben weniger Möglichkeiten, auf sich aufmerksam zu machen.

Der Moderator behält alle Teilnehmer im Blick und kann z.B. nach dem Prinzip „Remoties first“ zuerst digitale Teilnehmer zu Wort kommen lassen. Eine andere Möglichkeit ist es, alle Beteiligten immer direkt mit Namen anzusprechen, sodass jeder weiß wer gerade spricht.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Moderatoren besteht darin, zum Einstieg Small Talk-Themen anzuregen. Zu Beginn sind „leichte“ Themen förderlich, um die Diskussion zwischen beiden Seiten anzustoßen. Teilnehmer bekommen einen ersten Eindruck vom Ablauf, sodass anschließend im „richtigen“ Meeting bereits entsprechend reagiert werden kann.

Durch eine gute Moderation werden digitale Teilnehmer leichter angesprochen

Relevante Dokumente vor dem Meeting verteilen

Wichtige Informationen und Kennzahlen sollten für alle Teilnehmer verfügbar sein. Für ein gemeinsames Arbeiten funktioniert das z.B. in einer Projektmanagement-Software, wo Dokumente der jeweiligen Aufgabe verlinkt oder angehängt sind.

Zusätzlich kann ein Link direkt in der Termineinladung hinterlegt werden, der dann z.B. direkt auf eine Google Docs-Ablage führt. In dieser Ablage kann unter anderem auch die Meeting-Agenda hinterlegt sein.

Meeting-Protokoll führen

Wie in Standard-Meetings sollte auch in hybriden Meetings ein Protokoll nicht fehlen: Agenda, Diskussionen, Verantwortlichkeiten, Deadlines und erforderliche Maßnahmen müssen festgehalten werden. Sollte es dann – z.B. durch eine schlechte Internetverbindung – trotzdem zu Unterbrechungen kommen, können zugeschaltete im Nachgang verpasste Informationen nachlesen. Besonders einfach ist es für alle Beteiligten, wenn die Notizen direkt im Zusammenhang mit der passenden Aufgabe stehen.

Die Projektmanagement-Software factro bietet im Fokus die Meeting-Funktion an. Hier kannst Du Termine für Meetings direkt in factro einstellen und vorbereiten. Hierfür kannst Du für verschiedene Kalender eine Einladung versenden.

Die Meeting-Agenda kann im Tool direkt erstellt werden und Aufgaben oder ToDos per Drag an Drop eingefügt werden. So können alle schon vor dem Meeting relevante Themen sehen und wissen, worum es geht. Während dem Meeting können alle Beteiligten die Meeting-Agenda bearbeiten. Das Highlight: Das Meeting Protokoll wird automatisch generiert und kann im Anschluss an das Meeting im gewünschten Format exportiert und versendet werden.

Rollenverteilung klären

Wer ist der richtige Ansprechpartner, wenn die Technik streikt? Wer behält die Zeit im Blick? Wer fertigt das Protokoll an? Eine klare Rollenverteilung hilft – wie in klassischen Meetings auch – bei einer erfolgreichen Umsetzung. Der Unterschied: Neben Moderator und Protokollanten kommen weitere Rollen wie der technische Support oder Buddys im Meetingraum, die sich stellvertretend für den Kollegen aus dem Homeoffice melden können, hinzu.

Nach einem Meeting sollte außerdem immer die Möglichkeit bestehen, Feedback zu geben. Was lief gut? Was kann verbessert werden? Nur so können sich Teams auch bei dieser neuen Art von Meeting kontinuierlich verbessern.

4. Fazit – ohne Plan und Strategie herrscht Meeting-Chaos

Zukünftig sind hybride Veranstaltungen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Durch den regelmäßigen Wechsel zwischen Büro und Homeoffice bzw. Wunscharbeitsplatz bekommen Hybrid-Meetings immer relevanter. Ohne eine richtige Vorbereitung können diese Besprechungen oder auch Informationsveranstaltungen also nicht gelingen.

Neben Technik, Protokollen und einer klaren Rollenverteilung bzw. Moderation sollte vor allem die gleichberechtigte Kommunikation im Vordergrund stehen. Nur so haben alle Teilnehmer eine Chance, zum Erfolg des Meetings beizutragen.

Lese-Tipps zum aktuellen Trend-Thema „Hybrid-Meeting“

• Hybride Meetings: Zwei Welten zur Symbiose bringen (sherpany.com – Meeting-Management)
• Gute Hybrid Meetings oder Wenn der Mensch trotz Technikgedöns im Mittelpunkt steht (sandra-dirks.de – Expertin im Bereich Webinare & Meetings)
• Die digitale Normalität – werden Hybrid-Meetings der Standard? (weframe.com – Meeting-Wissen)
• Hybrid Event – Die neue Art der Veranstaltung (truchsessbrandl.de – hybride Events)