Aus dem Meeting in die Umsetzung
„… und damit ist das Team-Meeting beendet“ – nun zurück zur Tagesordnung? Noch nicht! Denn im Meeting entstehen wertvolle Visionen. Neue Ziele werden gesteckt und zukünftige Vorgänge ausgelotet. Um diese zu strukturieren und in die Tat umzusetzen, wird im Projektmanagement die Maßnahmenplanung verwendet.
Der Maßnahmenplan ist eine effektive PM-Methode
Durch die Maßnahmenplanung werden Ergebnisse aus einem Meeting in den Projektalltag überführt. Sie sorgt also dafür, dass Konferenzen ergebnisorientiert bleiben und daraus ein „Big Picture“ entsteht. Das Team kann somit im Nachhinein konkret entscheiden, welche Aktivitäten anstehen, bis wann diese umgesetzt werden und wer die Verantwortung trägt.
Beliebt ist diese Methode nicht nur im Bereich der Pflege oder sozialen Betreuung. Auch im Projektmanagement – z. B. in den Bereichen Marketing, Finanzen, (externe) Kommunikation und vielen andern ist sie äußerst hilfreich. Wann ist eine Maßnahmenplanung sinnvoll? Wie gehst Du Schritt für Schritt vor? Und wie vereinfacht eine Projektmanagement-Software den Prozess?
- Was ist eine Maßnahmenplanung?
- Was gehört zum Maßnahmenplan?
- In vier Schritten zum Maßnahmenplan
- Maßnahmenplan: Beispiele aus der Praxis
- Maßnahmenplan in einer Software abbilden
- Fazit: Maßnahmenplanung sorgt für ergebnisorientierte Besprechungen
Meeting-Ergebnisse werden durch die Maßnahmenplanung konkret umgesetzt
1. Was ist eine Maßnahmenplanung?
Die Maßnahmenplanung hilft bei der konkreten Umsetzung von erarbeiteten Zielen – z.B. aus einem Meeting oder auch Workshop. Aus diesen definierten Zielen entstehen Aktivitäten sowie Vorgänge, um diese Ziele zu erreichen. Durch die Planung und eine greifbare Beschreibung erhält das Team eine detaillierte Übersicht über anstehende Projekte bzw. Aufgaben.
Klassisch entsteht die Maßnahmenplanung in einer Tabelle, in der alle Maßnahmen bzw. To-dos schriftlich festgehalten und anschließend an die Verantwortlichen übergeben werden können. Mithilfe des Plans kann das Team Aufgaben zielorientiert angehen sowie weitere Abläufe darauf aufbauen.
Diese Maßnahmen können auf Projektebene liegen oder auch abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Je konkreter die einzelnen Maßnahmen aufgeführt sind, desto einfacher und vor allem schneller wird deren Umsetzung.
Warum denn überhaupt einen Plan erstellen?
Ob neue Werbekampagne (Social-Media-Beiträge, Pressemitteilung etc.) oder Software-Feature – ein strategisch sinnvolles Vorgehen ist ein Vorteil der strukturierten Maßnahmenplanung. Unbeteiligte bzw. externe Personen können anhand des Plans leicht nachvollziehen, welche Maßnahme wann eingesetzt wird. Sie dient also gleichzeitig als eine Art Projektplan und kann bei der Kraftfeldanalyse im Nachhinein unterstützen. Zudem bietet es dem Management ebenfalls Orientierung.
Mehrwerte eines Maßnahmenplans
Es gibt einige Vorteile die ein Maßnahmenplan mit sich bringt. Wir möchten Dir einige dieser Mehrwerte aufzählen:
- Klare Zielformulierung
- Genaue Verantwortlichkeiten
- Teilschritt und Meilensteine genau definiert
- Besser überwachte Fortschritte
- übersichtlicher Zeitplan
- Effizientere und Produktivere Arbeit
2. Was gehört zum Maßnahmenplan?
Alle gefassten Beschlüsse und Entscheidungen aus Meetings sind im Protokoll wiederzufinden. Aus diesen Inhalten und Vorhaben werden anschließend konkrete Maßnahmen formuliert. Aus jeder Maßnahme entsteht ein To-do bzw. eine Aufgabe, die hinterher einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt wird. Durch die klare Verteilung der Zuständigkeiten entsteht Transparenz im gesamten Team. Hier kann zum Beispiel auch die RACI-Matrix helfen diese Zuständigkeiten klar zu definieren, so dass kein Chaos entsteht.
Wann ist ein Maßnahmenplan sinnvoll?
Bei der Maßnahmenplanung kann es sich um eine Veränderung im gesamten Unternehmen handeln, die alle Beschäftigten betrifft oder nur einzelne Abteilungen umfassen. Die Pläne reichen z.B. von einer Reichweitensteigerung einer Werbekampagne bis zum umfassenden Change Management-Prozess. Formuliert wird der Maßnahmenplan im Anschluss eines Meetings oder eines Workshops – direkt im Team oder in einer kleineren Gruppe als Follow-up-Besprechung.
Mit der Planung entsteht eine Übersicht, was, bis wann und von wem erledigt wird. Das fertige Dokument sollte dabei verbindlich sein und in den Arbeitstag integriert werden.
3. In vier Schritten zur Maßnahmenplanung
Der Ablauf der Maßnahmenplanung erfolgt in vier essentiellen, aufeinander folgenden Schritten, und ergibt so ein Muster, das bei Bedarf um weitere Schritte erweitert werden können.
Die Maßnahmenplanung entsteht Schritt für Schritt
Schritt 1: To-dos festlegen und Maßnahmen formulieren
Zunächst einmal werden alle Entscheidungen bzw. Aktivitäten aus dem vorangegangenen Meeting herausgefiltert. Aus dieser Liste ergeben sich anschließend Maßnahmen. Diese sollten vor allem realistisch sein. Hilfreich ist hier z.B. eine Zielformulierung nach der SMART-Formel, bei der bestimmte Parameter vorgesehen sind. Die Maßnahme sollte demnach spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch sowie terminiert sein.
Schritt 2: Beteiligte identifizieren und Verantwortlichkeiten festlegen
Wer ist zuständig? Diese wichtige Frage sollte keinesfalls übergangen werden. Ein Arbeitsalltag beinhaltet meist viele verschiedene Aufgaben. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, Beteiligte zu identifizieren und vor allem zu informieren. Nur mit einer konkreten Verteilung der Verantwortung können Maßnahmen in die Tagesordnung aufgenommen werden.
In den meisten Fällen ist die Umsetzung in einer kleinen Gruppe einfacher – Stichwort: Follow-up-Meeting. Auch ein Zugang des Maßnahmenplans zu jeder Zeit für alle Beteiligten sollte nicht vergessen werden.
Schritt 3: Meilensteine bestimmen sowie Ziele setzen
Wie im ersten Schritt bereits erklärt, ist die Formulierung der Ziele richtungsweisend. Noch wichtiger ist es möglichst Meilensteine zu setzen, die ein großes Ziel in mehrere kleine Zwischenziele aufteilen. Überschaubare Aufgabenzeiträume sowie einfache, prägnante Anforderungen helfen den Überblick zu behalten, um nicht auf halber Strecke die Übersicht zu verlieren.
Schritt 4: Deadlines bestimmen
Nachdem entsprechende Aufgaben aus den Maßnahmen festgelegt sind, sollten die jeweiligen Vorhaben mit einem Endtermin versehen werden. Durch die Terminierung entsteht ein übersichtlicher Zeitplan. Aufgaben, die aufeinander aufbauen, können damit einfacher geplant werden.
Obwohl der Maßnahmenplan traditionell als Tabelle aufgestellt wird, ist die anschließende Verteilung z.B per E-Mail sehr mühselig. Die bessere Alternative ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software.
Für das Team schaffen Deadlines eine zeitliche Übersicht in der Maßnahmenplanung
Maßnahmenplan: Beispiele aus der Praxis
Wie bereits erwähnt kannst Du eine Maßnahmenplanung in sämtlichen Bereichen aufstellen. Nach welchen Schritten Du vorgehst, hast Du nun schon gelernt. Jetzt zeigen wir Dir ein paar praktische Beispiele.
Beispiel Werbekampagne:
Deine Firma plant eine neue Werbekampagne. In einem Meeting besprecht ihr zunächst alle wichtigen Punkte und Maßnahmen und entwickelt daraus Aufgaben. Nun müssen die Aufgaben verteilt werden. Wer ist für was zuständig? Im Fall der Werbekampagne ist es zum Beispiel die Marketingabteilung, aber auch andere Personen, die bestimmte Abläufe genehmigen müssen.
Nun stehen die Meilensteine und Ziele an: Das könnten hier zum Beispiel das Festlegen des Budgets oder die erwünschte Reichweite der Kampagne sein. Unmittelbar danach sollten die Deadlines festgelegt werden. Die Freigabe des Budgets muss so geplant werden, dass dies vor der Umsetzung der Aufgaben geschieht und so, dass noch genügend Zeit vorhanden ist. Denn ohne das genaue Budget zu kennen, kannst Du zum Beispiel keine Werbeflächen mieten. Dabei solltest Du unbedingt auf genügend Pufferzeit achten.
Dieses Vorgehen kannst Du für viele (auch kleinere) Projekte anwenden. So plant sich Dein nächster Vortrag, die Firmenfeier oder das nächste Meeting ohne große Probleme.
4. Maßnahmenplan in einer Software abbilden
Der Vorteil einer PM-Software ist, dass durch den Cloudcharakter alle Beteiligten von ihrem Arbeitsgerät – auch aus dem Homeoffice und in Remote – Zugriff auf die aktuellsten Daten sowie Vorgänge haben. Entwickelte Maßnahmen aus einem Meeting können im Tool direkt in Aufgaben überführt und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Durch die laufende Aktualisierung in Echtzeit sind alle aus dem Team immer auf dem neusten Stand über den bisherigen Fortschritt.
Änderungen in der Planung sind damit sofort ersichtlich und für alle automatisch verfügbar. Auch Aufgaben, die abhängig voneinander sind, werden im Gantt-Diagramm schnell angepasst.
Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung einer Aufgaben erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt einfach
Im Tool können Aufgaben als Gesamtbild in einem bestimmten Zeitraum betrachtet werden. Ein speziell dafür angelegtes Projekt sammelt alle Vorhaben, die anschließend auch über ein Jahr hinweg stets übersichtlich bleiben. Auf einen Blick gibt das Tool Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Projektzeiträume sowie Deadlines aus. Alle Abläufe sind somit für alle Mitarbeiter mit wenigen Klicks zugänglich.
5. Fazit: Maßnahmenplanung sorgt für ergebnisorientierte Besprechungen
Um also konkrete Ergebnisse aus einer Besprechung zu erhalten, hilft eine Maßnahmenplanung dabei, den Fokus auf Beschlüsse und Entscheidungen aus Meetings bzw. Workshops zu richten. Eine Methode, welche die Maßnahmenplanung stützt ist das Brainwriting. Durch den Maßnahmenplan wird eine Vorgehensweise etabliert, die diese Maßnahmen in die Tat umsetzt. Mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Software entsteht der Maßnahmenplan im Handumdrehen und kann sofort von allen Beteiligten eingesehen werden. Eine Maßnahmenplan-Vorlage kann euch die Planung zusätzlich noch erleichtern.
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