Welche Aufwände verstecken sich im Projekt?
Projekte – wie der Berliner Flughafen und die Elbphilharmonie in Hamburg – bleiben in Erinnerung. Warum? Weil die Vorhaben im Bezug auf den Aufwand extrem falsch eingeschätzt wurden. Der Flughafen, der nach Plan bereits im Jahr 2011 in Betrieb gehen sollte, eröffnete erst im Oktober 2020. Der gesamte Bau der Elbphilharmonie wurde anfangs mit 77 Millionen bewertet – die tatsächlichen Kosten betrugen über 800 Millionen und waren damit zehnmal höher als erwartet.
Solche Fehleinschätzungen im Projektmanagement – z.B. im Bezug auf die Kostenplanung – sind nicht nur für große Projekte gefährlich und können schwerwiegende Folgen haben, sondern führen mitunter auch bei kleineren Vorhaben zum Scheitern und bedrohen im schlimmsten Fall die Existenz. Daher gehört eine möglichst genaue Aufwandsschätzung zu jedem (agilen) Projekt.
Komplexität wird häufig unterschätzt
Häufig werden Aufwände in Projekten falsch eingeschätzt, da Projektmanager mit einer schnelleren Umsetzung beeindrucken wollen oder schlichtweg die Komplexität unterschätzen. Bei einer erfolgreichen Aufwandsschätzung im Projektmanagement wird die zentrale Frage „Wie viel Aufwand steckt in einem Projekt?“ möglichst präzise abgeschätzt oder frühzeitig angepasst bzw. korrigiert wird.
Besonders einfach ist die Aufwandsschätzung, wenn sich Projekte wiederholen (Stichwort: Lessons Learned). Schwieriger wird es beim Unbekannten. Also, wie schafft man es letztendlich Aufwände richtig, also möglichst genau einzuschätzen? Welche Methoden können eingesetzt werden? Und wie unterstützt ein Projektmanagement-Tool bei einer präzisen Aufwandsschätzung?
- Definition: Was ist die Aufwandsschätzung?
- Welche Aufwände werden geschätzt?
- Methoden für die Aufwandsschätzung
- Aufwandsschätzung im Projektmanagement-Tool
- Fazit: Tools berechnen Aufwände automatisch
Richtig geschätzte Aufwände tragen zum Projekterfolg bei
1. Definition: Was ist die Aufwandsschätzung?
Mit der Aufwandsschätzung wird ein Projekt in seinen unterschiedlichen Projektphasen kalkuliert. Anschließend wird es beurteilt, ob es (noch) wirtschaftlich ist. Ermittelt werden die verschiedenen Ressourceneinsätze während des Projektverlaufs. Das Modell ist eine beliebte Technik im Projektmanagement, um den Nutzen eines Vorhabens zu berechnen sowie Entscheidungen basierend auf diesen Ergebnissen zu treffen.
Wichtige Faktoren in der Schätzung sind z.B. die Kapazitäts-, Ressourcen-, Zeit- sowie Kostenplanung. Geschätzt werden die Werte durch unterschiedliche Methoden, die vor allem
- eindeutig
- detailliert
- erfassbar
- transparent
- flexibel
- einfach nutzbar
sein sollten.
Solche Schätzmethoden stellen sicher, dass ein Projekt während der gesamten Durchführung rentabel bleibt. Die Aufwandsschätzung sollte daher fester Bestandteil in der Projektplanung sein.
Wann werden Aufwände in Projekten geschätzt?
Die Aufwandsschätzung findet nicht nur am Anfang eines Projekts statt, sondern wird kontinuierlich aktualisiert und damit laufend – mit jedem Fortschritt oder jeder neuen Phase – fortgeführt. Am Anfang steht vor allem die Frage „Ist das Projekt überhaupt mit den verfügbaren Ressourcen umsetzbar?“ im Raum. Im späteren Verlauf wird eine verfeinerte Analyse immer wichtiger.
Zuständig und verantwortlich für die Aufwandsschätzung ist zunächst die Projektleitung. Sie führt die Analyse durch und kann sich gegebenenfalls Rat einholen. Dazu kann das Team involviert werden, um mehrere Ergebnisse zu erhalten und anschließend Entscheidungen bzw. Lösungsansätze zu treffen.
Nach der Schätzung steht eine ausführliche Dokumentation an, damit auch im späteren Verlauf nachvollziehbar bleibt, warum ein Projekt wie umgesetzt wurde. Auch regelmäßige Aktualisierungen bzw. verbesserte Einschätzungen sollten dokumentiert werden.
2. Welche Aufwände werden geschätzt?
Die Basis für eine Aufwandsschätzung ist ein transparentes Wissensmanagement: Aus vergangenen Projekten sowie Erfahrungswerten der einzelnen Projektbeteiligten wird eine Schätzung erstellt. Gerade erfahrene Projektmanager sind im Vorteil – sie haben bereits ähnliche Projekte bearbeitet und können aus ihrem Wissensrepertoire schöpfen und liegen mit ihren Schätzungen häufig näher an den tatsächlichen Werten.
Ganz konkret: Welche Faktoren sind wichtig?
Relevant sind unterschiedliche Sachkosten sowie verfügbare Projektmitglieder. Welche Faktoren außerdem eine Rolle spielen, können von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Die Einflussfaktoren im Detail:
- Personalkosten sowie Budget für externe Spezialisten
- Passende Hardware bzw. Software
- Verwaltungskosten
- Verbrauch von materiellen Ressourcen wie z.B. Gas und Strom
- Kosten für notwendige Reisen
- Abhängigkeiten einzelner Aufgaben im Bezug auf zeitliche bzw. materielle Überschneidungen
Für die Aufwandsschätzung sollte nicht zu wenig Zeit eingeplant werden
3. Methoden für die Aufwandsschätzung
Um Aufwände möglichst genau einzuschätzen, kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz. Denn nicht jede Methode eignet sich für jedes Projekt. Grundsätzlich gilt: Egal welche Methode für die Aufwandsschätzung genutzt wird, es sollte immer genügend Puffer eingeplant werden.
Top-Down-Ansatz
Beim Top-Down-Ansatz – ein häufig genutztes Schätzverfahren – werden die Erfahrungen von Auftraggebern oder dem Management genutzt. Sie geben Zeit, Budget, Ressourcen und Termine vor, in welchen das Projekt ausgeführt wird. Die Aufgabe der Projektleitung besteht nun darin, das Projekt mit den vorgegebenen Angaben zu planen – die Ausarbeitung der detaillierten Vorgehensweise liegt also in ihrer Hand.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass ein Rahmen sowie Ziele fest vorgegeben sind, die allerdings wenig Puffer sowie Ausweichmöglichkeiten zulassen. Denn oft können Termine oder Kosten nicht verändert werden.
Bottom-up-Schätzung
Die Bottom-up-Schätzung kalkuliert das Projekt in einzelnen Arbeitspaketen. Die Arbeits- bzw. Aufgabenpakete bestehen aus einzelnen Aufgaben, die aufsummiert schließlich die Aufwände eines kompletten Projekts ergeben. Eine Übersicht der einzelnen Aufgabenpakete bekommt man z.B. aus dem Projektstrukturplan (PSP).
Projektstrukturbäume überblicken das Projekt in der Gesamtheit
Durch die Schätzung der Kosten, Mitarbeiter und Ressourcen auf Aufgabenebene, können sämtliche Aufwendungen detaillierter definiert werden – die Aufwandsschätzung wird genauer.
Projektphasen-abhängige Berechnungen
Welche Schätzung die „richtige“ ist, ist phasenabhängig:
Delphi-Methode
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Besonders geeignet beim Projektstart: Bei der Delphi-Methode werden Meinungen von Experten gesammelt und analysiert. Erwartet werden – vor allem durch Erfahrungswerte – valide Prognosen. Unterschieden werden zwei Ansätze: In einem Fall tauschen sich die Experten aus, im anderen nicht. |
Analogie-Methode
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Bei der Analogie-Methode werden Aufwandsschätzungen aus bereits abgeschlossenen, ähnlichen Projekten ermittelt. Gemeinsamkeiten und Unterschiede relevanter Einflussfaktoren werden definiert, die Grundlage der Bewertung sind. Bei diesem Ansatz helfen ausführliche Projektdokumentationen aus der Vergangenheit. |
Multiplikations-Methode
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Das Multiplikations-Verfahren wird in erster Linie bei homogenen Arbeitspaketen bzw. Aufgaben in einem Projekt genutzt. Dabei werden Aufgabenpakete gebildet, die mehrfach durchgeführt werden. Der Aufwand wird anschließend mit der Anzahl von Pakten multipliziert. Diese Methode wird häufig bei der Durchführung eines Projekts genutzt, wenn sich Tasks wiederholen. |
Relations-Methode
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Die Relations-Methode entsteht – wie die Analogie-Methode auch – aus Erfahrungswerten. Der Unterschied besteht darin, dass zusätzlich feste Richtlinien und Faktoren definiert – das ist oft im Projektsteckbrief festgehalten – werden, die ebenfalls in die Berechnung einfließen. Das können z.B. spezifische Anforderung an ein bestimmtes Produkt sein. |
Gewichtungs-Methode
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Bei der Gewichtungs-Methode wird ermittelt, welche Faktoren welchen Einfluss auf ein Projekt haben. Durch unterschiedliche Gewichtungen, ergibt sich der Gesamtaufwand. |
Welche Methode genutzt wird, ist also phasen- und projektabhängig. Eines haben diese Methode allerdings gemeinsam: Sie kosten viel Zeit – gerade wenn man Aufwände immer wieder auf ihren aktuellen Stand setzt. Mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Software werden Aufwände automatisch berechnet und angepasst.
4. Aufwandsschätzung im Projektmanagement-Tool
Alle Methoden zur Aufwandsschätzung basieren auf einer vorangegangenen Projektplanung – besonders einfach kann ein Projektplan in einem Tool erstellt werden. Der fertige Plan beinhaltet sämtliche projektbezogene Aufgaben, die den Aufwand eines Projekts bestimmen.
Projektmanager, die ein Tool für ihr Projektmanagement nutzen, wissen, dass der Arbeitsalltag sowohl im Büro als auch remote unterstützt wird. Denn mit einer PM-Software können Projektbeteiligte, das Management oder Auftraggeber zu jeder Zeit immer auf die aktuellsten Projektdaten zugreifen. Doch wie hilft ein Projektmanagement-Tool bei der Aufwandsschätzung von Projekten?
Rückmeldung eines Aufgabenstatus in Echtzeit
Die Software hat alle Aufgaben eines Projekts im Überblick. Pro Aufgaben kann ein zeitlicher Planaufwand vergeben werden. Aus diesen Planaufwände ergeben sich Prognosen, in welcher Zeit ein Ausführender die Aufgabe planmäßig erledigen wird. Der ausführende Mitarbeiter wird beim Bearbeiten dieser Aufgabe schnell feststellen, ob die vorgegebene Zeit ausreicht oder noch ein Restaufwand benötigt wird.
Durch den erhöhten Restaufwand – also einer Verlängerung des noch zu leistenden Aufwands – ändert sich automatisch die Prognose einer Aufgabe. Das Teammitglied kann der Projektleitung auf diese Weise signalisieren „Aufgepasst! Der Arbeitsaufwand übersteigt den Planwert und kann nicht eingehalten werden“.
Per InApp-Notification im Tool (optional als E-Mail oder Push-Benachrichtigung) wird der Projektmanager in Echzeit benachrichtigt und kann sofort handeln. Durch die frühzeitige Information, dass geplante Fristen überschritten werden, können Projektmanager schneller reagieren und Gegenmaßnahmen einleiten oder den Plan anpassen.
Das bedeutet, wenn eine Deadline bei einem To-do eingehalten werden muss, aber zu reißen droht, können Mitarbeiter mit freien Kapazitäten dazu geholt werden. Das Tool erkennt also automatisch, dass der zu Beginn kalkulierte Planaufwand Aufwände geändert wurden und die Deadline zu reißen droht und Unterstützung notwendig ist – eine extra Aufwandsschätzung fällt damit weg.
Kosten immer im Blick
Auch Kosten bzw. Kostenerhöhungen bleiben im Tool stets im Blick. Beispiel: Ein Website-Relaunch ist geplant. Dazu müssen unter anderem Zielgruppen definiert, Inhalte festlegt, ein Layout skizziert, Visuals auswählt sowie bereitstellt, Content geplant und umgesetzt werden.
Um die Kosten der beteiligten Mitarbeiter zu erfassen, können diese in der jeweiligen Aufgabe – neben den Aufwänden – auch abgebildet werden. Durch das Summieren aller Positionen erhält man die Gesamtkosten des Projekts. Damit hat man zu jeder Zeit volle Kostenkontrolle. Die Summe ist im Projektüberblick zu finden oder im Gantt-Diagramm einzeln aufgelistet.
Das Gantt Chart listet die jeweiligen Kosten aufgabenabhängig auf.
Eine Projektmanagement-Software hat außerdem den Vorteil, dass aktuelle Informationen zum Projekt immer griffbereit sind. Wenn z.B. das Management oder der Auftraggeber ein Status-up-date zum vorhandenen Budget verlangen, kann die Projektleitung mit nur wenigen Klicks diese Informationen liefern.
5. Fazit: Tools berechnen Aufwände automatisch
Als zentraler Bestandteil darf die Aufwandsschätzung im (agilen) Projektmanagement also nicht fehlen. Die Berechnung des Aufwands durch einzelne Schätzverfahren ist nicht nur mühselig, sondern kostet Zeit – einfach wird es mit der passenden Projektmanagement-Software. Diese passt Aufwände aus Zeiten, Kosten, Ressourcen und Kapazitäten automatisch an, sodass durch die Erfassung in Echtzeit Informationen immer up-to-date bleiben. Kurzfristige Änderungen der Rest-Aufwände werden über die PM-Software sofort zurückgemeldet.
Aufgaben hängen oft von ausführenden Mitarbeiten sowie weiteren Seiteneffekten ab. Für eine verbesserte Kalkulation in der Aufwandsplanung und Leadership sollten immer Puffer eingeplant werden, die in Projekten für einen gewissen Grad an Flexibilität sorgen.
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