Mehr Fokus im Tagesgeschäft
Der Schreibtisch quillt über, das Telefon klingelt. Du brauchst dringend die aktuellen Projekt-Informationen für das nächste Meeting? Die Zeit rennt Dir davon, der Puls steigt! Im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten, kann manchmal schwierig sein. Gerade wenn Projekte komplex sind, parallel laufen und die Zeit drängt. Wie komme ich in solchen Situationen per Knopfdruck zu den wirklich relevanten Daten?
Eine solche fokussierte Aufbereitung bieten zum Beispiel die Funktionen Filtern, Sortieren und Gruppieren von Projekten oder Aufgaben. Doch wie kann man – gerade wenn es hektisch wird – ohne Umwege sofort an die gewünschten Informationen gelangen, ohne sich jedes Mal auf’s Neue durch die Einstellungen zu klicken?
Hast Du schon die Favoriten-Funktion entdeckt?
Wir möchten Dir für einen Schnellzugriff Deiner wichtigsten und meist verwendeten Ansichten die Favoriten ans Herz legen. Sicher ist Dir das Feature bereits aufgefallen. Und vielleicht hast Du ja auch schon den einen oder anderen Favoriten angelegt.
Doch kennst Du alle Vorteile, die Dir der praktische Schnellzugriff bietet? Wir geben Dir in diesem Artikel ein paar praktische Tipps & Tricks rund um die Favoriten an die Hand und beleuchten dabei folgende Punkte:
- Deine wichtigsten Ansichten als Favorit speichern und managen
- Best Practices direkt aus dem Alltag
- Favoriten teilen – Sichtweisen austauschen
- Effiziente Routinen durch Favoriten Ansichten
Wenn Du neugierig bist und die grundlegenden Funktionen bereits kennst, kannst Du auch gleich zum zweiten Punkt springen!
1. Deine wichtigsten Ansichten als Favorit speichern und managen
Voraussetzung, um Ansichten in factro als Favorit zu speichern, ist ein Zugang über die Business Cloud. Im Menüpunkt Favoriten, den Du unter “Mein Bereich” im Hauptmenü findest, werden Deine Favoriten in alphabetischer Reihenfolge gelistet.
Du kannst Favoriten…
- speichern, indem Du auf das Plus neben „Favoriten“ klickst & einen Titel für den Favoriten vergibst,
- anpassen, durch Umbenennung des Titels über die Option im 3-Punkte-Menü und
- löschen, ebenfalls mit einem Klick auf die entsprechende Option im Menü.
factro Tipp: Um eine Reihenfolge Deiner Favoriten zu bestimmen, kannst Du diese einfach mit Zahlen versehen. Auch Icons können dabei helfen, Inhalte noch schneller zu erfassen und lockern zudem auf.
Reihenfolge von Favoriten mit Zahlen festlegen
Für eine detaillierte Step-by-step-Anleitung zu den Favoriten schaust Du am besten in unserem factro Handbuch vorbei.
Schon gewusst?
Du bist Profi in Sachen Favoriten und hast bereits mehrere Ansichten gespeichert? Dann haben wir ein paar Erweiterungen für Dich, die Dir noch neu sein könnten:
Deine individuellen Aufgaben-Liste kannst Du jetzt auch in einer gefilterten Ansicht unter Favoriten speichern. Der Projektüberblick kann ebenfalls als Favorit hinzugefügt werden und erleichtert Dir die tägliche Arbeit Multiprojektmanagement. Zusätzlich haben wir die Ressourcenauslastung für das Speichern unter Favoriten freigegeben.
2. Best Practices direkt aus dem Alltag
Eines schon mal vorab: hier gibt es keine Generallösung! Der Fokus sollte auf Deinen individuellen Bedürfnissen und Gewohnheiten liegen, um schnell und zielsicher arbeiten zu können. Nutze die Favoriten-Funktion also, um genau die Ansichten mit einem Klick parat zu haben, die Du im Alltag am häufigsten benötigst.
Alle Ansichten kannst Du dabei noch spezifischer gestalten, wenn Du sie entsprechend filterst, gruppierst oder sortierst, bevor Du sie als Favorit ablegst. Im Nachhinein kannst Du den Favoriten natürlich jederzeit nach Bedarf anpassen und überschreiben.
Du bist unsicher, welche Favoriten für Dich passend sein könnten? Dann lass Dich von den folgenden Beispielen aus dem Arbeitsalltag von factro Nutzern inspirieren:
Von Best Practices lernen
Projekt-Dashboard optimal nutzen
Gerade als Projektleiter solltest Du immer den Überblick über alle laufenden Projekte haben. Da ist es verständlicherweise schwierig, den richtigen Fokus zu finden. Erleichtere Dir den Zugriff, indem Du die Projektübersicht nach hilfreichen Kriterien, wie dem Zeitraum oder der Verantwortlichkeit, filterst und diese Ansicht in den Favoriten speicherst.
Gefilterte Favoriten-Ansicht des Projektüberblicks in factro
Fokus im Redaktionsplan finden
Stell Dir vor, es gibt in Deinem Unternehmen einen Redaktionsplan, der alle Monate und bespielte Plattformen in Paketen und Unterpaketen abbildet. Der Strukturbaum ist dementsprechend komplex und geht weit über den Bildschirm hinaus.
Um nur den Bereich auf einen Blick zu sehen, der Dich aktuell betrifft, kannst Du unter Favoriten eine Ansicht speichern, die nach dem aktuell laufenden Monat und Dir als Ausführenden gefiltert ist. So sparst Du Dir unnötiges Scrollen und verhinderst Flüchtigkeitsfehler.
Keine Aufgaben übersehen
Je mehr Aufgaben Du als Ausführender bearbeitest, desto unübersichtlicher kann auch Dein Kanban Board werden. Dem kannst Du entgegenwirken, indem Du die Aufgaben nach der Priorität oder Dringlichkeit sortierst und die Ansicht favorisierst.
Auch eine Filterung nach dem Zeitraum kann Abhilfe schaffen. Um auf einen Blick zu sehen, welche Aufgaben zeitlich kritisch sind, kannst Du sie in der Aufgabenliste entsprechend sortieren und bekommst auf einen Blick die Ampel angezeigt.
Controlling: Aufwände und Budgets beachten
Egal ob als Mitarbeiter oder Projektleiter: Die geleisteten Arbeitsstunden möchtest Du immer gerne im Blick haben und vielleicht auch nachvollziehen können, wie die Auslastung pro Person oder Projekt aussieht. Mit diesem Favoriten unterschlägst Du sicherlich keine Stunden mehr und kannst Deine Projekte zu jedem Zeitpunkt realistisch einschätzen.
Ressourcenauslastung des Teams im Blick halten
Vor allem für Teams, in denen Mitarbeiter verschiedene Zeitmodelle haben, bietet es sich an, die Ressourcenauslastung mit speziellem Fokus auf bestimmte Mitarbeiter als Favorit abzuspeichern. So kannst Du schnell reagieren, falls ein Teamkollege überlastet ist und eine Aufgabe dadurch umverteilt werden muss.
Gefilterte Favoriten-Ansicht der Ressourcenauslastung in factro
Kundendaten greifbar haben
Einige Unternehmen nutzen factro auch, um Kundendaten anzulegen und zu jeder Zeit bearbeiten zu können. Wenn das Telefon beim nächsten Mal klingelt und schnell ein Ansprechpartner gesucht wird, hast Du sofort alles zur Hand. Denn auch diese Informationen kannst Du Dir in Form von Aufgabenansichten unter Favoriten speichern.
Meetings perfekt vorbereiten
Manche Aufgaben wiederholen sich einfach immer und bestimmte Zahlen und Fakten werden regelmäßig in Arbeitsgruppen abgefragt. Auch bei der Meeting-Vorbereitung kannst Du Dich von jetzt an auf’s Wesentliche konzentrieren und beispielsweise einen Vortrag mit mehr Ruhe vorbereiten, wenn Du alle benötigten regulären Informationen für den Austausch unter Deinen Favoriten findest.
Und wo wir gerade beim Thema Meeting sind: Das ruckelige Bildschirmteilen kannst Du Dir in Zukunft sicher an der ein oder anderen Stelle sparen, wenn Du das folgende Feature nutzt.
3. Favoriten teilen – Sichtweisen austauschen
Durch das Teilen von Favoriten können alle Teamkollegen live auf die gleiche Ansicht zugreifen, die Du vorher gespeichert hast. Bist Du Projektleiter, kannst Du dadurch den Fokus für ein Projekt nachschärfen. Als Mitarbeiter kann Dir die geteilte Ansicht eine weitere Orientierung bieten und hilft Dir dabei, daran zu denken, wichtige Projekte immer auf dem aktuellen Stand zu halten.
Auch das Teilen von einer Agenda vorab kann eine Arbeitserleichterung darstellen, sodass sich alle im Team im Voraus zu einem Meeting mit den Aufgaben auseinandersetzen können und wissen, was später besprochen wird.
Um Deine Favoriten mit anderen Teamkollegen zu teilen, kannst Du ganz einfach Deine URL via E-Mail oder Chat verschicken oder die gewünschten Personen über @mentions direkt auf den Favoriten hinweisen. Voraussetzung ist, dass der Empfänger mindestens über Leserechte für die geteilten Inhalte verfügt.
Favoriten mit dem Team teilen
4. Effiziente Routinen durch Favoriten Ansichten
Routinen erleichtern Deinen Alltag und sorgen für mehr Struktur und Effizienz. Sie helfen dabei, dass alle im Team die gleichen aktuellen Informationen erhalten. Mit den Favoriten ist das kinderleicht möglich.
Der richtige Start in den Tag
Ein routinierter Start in den Tag. Mit Deinen Favoriten, wirst Du jeden Tag mit nur einem Klick umfassend informiert. Durch die Filterfunktionen kannst Du Dir genau die Ansicht erstellen, die alle Informationen enthält, die Du für den perfekten Start in den Tag brauchst. Z.B. ein umfassender Überblick über alle laufenden Projekte, an denen Du arbeitest oder aber auch eine Wochenansicht mit allen Aufgaben, die in einem oder mehreren Projekten geplant sind.
Mit den geteilten Favoriten schaut auch Dein gesamtes Team auf dieselbe Ansicht. So erhalten alle die gleichen Informationen in Echtzeit. Alle Änderungen werden automatisch angezeigt. Fällt der erste Blick am Tag, bei allen Teammitgliedern, auf die Favoritenansicht, bringt es Routine in den Alltag und alle sind automatisch up to date. Ohne viel Aufwand hast Du mit einem Klick alles im Blick.
Eine Projektübergreifende Favoritenansicht mit zeitkritischen Aufgaben
Routinen im Alltag integrieren
Jetzt geht’s nur noch darum, diese Routinen im ganzen Team zu etablieren. Egal wofür, Eure Favoriten könnt Ihr im Team für den ersten Blick am Morgen, Abgleiche oder für regelmäßige Abstimmungsrunden (täglich, wöchentlich oder monatlich) nutzen. Wenn sich die Blickrichtung auf Aufgaben oder Projekte ändert, können die Favoriten jederzeit angepasst und überarbeitet werden. Auch das sorgt immer für eine Sicht auf den aktuellen Stand der Dinge.
Los geht’s!
Alle Fragen geklärt? Dann leg direkt los und erstelle Deinen ersten Favoriten. So kannst Du neue Möglichkeiten entdecken, um Deinen Arbeitsplatz noch besser zu organisieren.
Übrigens: Wir freuen uns immer über Feedback oder Anregungen, wie wir unsere Funktionen in factro noch erweitern können. Auch Best Practice-Beispiele und Erfolgserlebnisse sind willkommen!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Favoriten. Erfahre hier, wie Du Ansichten als Favoriten speicherst, der Projektüberblick funktioniert und die Ressourcenauslastung nutzen kannst.
