Templates für zeitbezogenes Projektmanagement
Welche Aufgabe steht eigentlich wann an? Und bestehen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, sodass ein Task erst erledigt sein muss, bevor der nächste starten kann? Um Aufgaben abhängig voneinander zu planen und übersichtlich in ihrem Zeitverlauf darzustellen, gibt es ein beliebtes Tool: Das Gantt-Diagramm, oder auch Balkendiagramm genannt.
Richtige Zeitplanung entscheidet über den Projekterfolg
Das Gantt-Diagramm ist vor allem im Projektmanagement sehr beliebt und stellt Aufgaben nicht nur in Abhängigkeit zueinander, sondern auch im zeitbezogenen Kontext, der bei einer präzisen Zeitplanung in Projekten ausschlaggebend ist. Das Balkendiagramm bietet die Möglichkeit, Aktivitäten in einer Reihenfolge auf einer (visuellen) Zeitachse darzustellen. Auch Meilensteine können im Gantt-Diagramm ganz einfach skizziert werden. Die Basis für das Chart bildet die Projektplanung – inklusive Pakete mit zugehörigen Aufgaben.
Wissenswert: Das Gantt-Chart gibt es bereits seit über 100 Jahren. Es wurde von dem polnischen Ingenieur Karol Adamiecki entwickelt, um Projekte anhand von Balken besser zu überblicken. Bekannt wurde das Diagramm allerdings erst einige Jahre später durch Henry Gantt.
Für eine einfache Erstellung des Gantt-Diagramms helfen Vorlagen – z.B. in Excel – dabei, klare Strukturen zu etablieren und sofort mit der Umsetzung starten zu können. Doch es geht noch effizienter: In einem Projektmanagement-Tool haben Projektteams eigene Gantt-Vorlagen immer zur Hand. Anders als in einer Excel-Datei erstellt das Tool das Gantt-Diagramm ganz automatisch. Wie ganz automatisch? Ja, richtig gelesen!
- Warum Du eine Gantt Diagramm Vorlagen brauchst
- Gantt Diagramm per Vorlage mit einem Klick in Excel erstellen
- Ein PM-Tool für effiziente Gantt Vorlagen
Fortschritte in Projekten überblicken Teams ganz einfach im Gantt Chart
1. Warum Du eine Gantt-Diagramm-Vorlage brauchst
Das Gantt-Diagramm bringt viele Vorteile mit sich: Es dient als Informationsquelle, Zeitleiste und ist Basis für die Kommunikation, Teams erhalten einen schnellen Projektüberblick, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sind einfach zu erkennen und und und…
Und worin liegen die Mehrwerte einer Vorlage?
Der Start in ein neues Projekt soll möglichst schnell und einfach funktionieren. Um nicht mit einem „weißen Blatt“ zu starten, legen Vorlagen den Grundstein für ein neues Vorhaben. Das ist gerade dann praktisch, wenn sich Projekte wiederholen und gleich aufgebaut werden sollen.
Eine Vorlage für das Gantt-Chart setzt dabei ein einheitliches Bild in allen Projekten. Das ist nicht nur zeitsparend für das gesamte Team, sondern bereits gemachte Erfahrungen aus erfolgreich umgesetzten Projekten, können für das nächste Projekt eingesetzt werden – Stichwort Lessons Learned.
2. Gantt-Diagramm per Vorlage mit einem Klick in Excel erstellen
Für die Erstellung des Balkendiagramms nutzen viele Projektmanager also eine Excel-Tabelle als Vorlage. Diese Gantt-Diagramm Vorlagen gibt es häufig als Excel-Datei in allen möglichen Ausführungen. Vorlagen sind dann sinnvoll, wenn ein Team schnell in ein Projekt starten möchte, mit möglichst wenig Aufwand hinsichtlich der Projektplanung.
Feste Strukturen für wiederkehrende Projekte
Gerade bei fest etablierten Strukturen und wiederkehrenden Projekten ergibt das Verwenden Vorlagen Sinn. Außerdem stellen sie sicher, dass die Qualität sowie Umsetzung stets gleich bleibt. Relevante Faktoren wie die zeitliche Einteilung sowie Verknüpfung von Aufgaben ist damit bereits von vornherein festgelegt.
Online gibt es eine große Auswahl an kostenlosen Excel-Vorlagen
Die Online-Auswahl an kostenlosen Excel-Vorlagen für Gantt-Diagramme ist riesig. Auch Vorlagen für PowerPoint stehen im Internet massenhaft zur Verfügung. Allerdings ist das nicht immer die effizienteste Lösung: Einfacher geht das mit einer Projektmanagement-Software als Alternative. Hier wird das Balkendiagramm aus den vorhandenen Daten, die bereits in der Projektplanung entstanden sind, automatisch erstellt. Viele Tools kannst Du zuerst kostenlos testen, was Dir dabei hilft, die perfekte Lösung für Dich zu finden.
Solltest Du doch auf der Suche nach einer passenden Vorlage in Excel sein, weil Du ein privates oder kleines Projekt organisierst, findest Du hier bestimmt die passende kostenlose Gantt-Vorlage zum Download zum Herunterladen für eine gelungene Umsetzung.
- Office Timeline (officetimeline.com)
- Microsoft Vorlagen (templates.office.com)
- Ganttpro (ganttpro.com)
- Smartsheet (smartsheet.com)
3. Ein PM-Tool für effiziente Gantt-Vorlagen
Häufig werden Gantt Charts nur mit Excel in Verbindung gebracht – doch viele PM-Tools haben diese beliebte Projektansicht bereits integriert. Die Nutzung im Tool hat den Vorteil, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Chart arbeiten können – in Excel müssen Änderungen erst einmal gespeichert und als neue Datei an die Teamkollegen verschickt werden, damit alle auf einem einheitlichen Stand sind. Das Bearbeiten dauert so wesentlich länger und ist fehleranfälliger.
Ein Gantt braucht Flexibilität
Ein Gantt-Diagramm ist eine dynamische Projektansicht, in der Veränderungen direkt und auf einen Blick deutlich werden sollen. Wird in einer Aufgabe nun ein Zeitraum angepasst, verschieben sich alle verknüpften Aufgaben automatisch mit. Die verantwortliche Person wird in diesem Zuge auch per Push-up benachrichtigt und ist damit sofort informiert. Excel hingegen ist sehr starr und bietet nicht die Flexibilität, die ein Gantt-Chart eigentlich benötigt. So kannst Du Deine Terminplanung im Projektmanagement auf ein neues Level bringen.
Das Tool generiert das Gantt direkt aus der Projektplanung, in der konkrete Schritte sowie Aufgaben herausgearbeitet werden. Das spart natürlich erheblich viel Zeit, die dann vorrangig ins Projekt gesteckt werden kann.
Gantt-Vorlagen schaffen ein einheitliches Bild bei wiederkehrenden Projekt
Abweichungen im Zeitplan erkennen
Eine besonders praktische Funktionen in einigen PM-Tools ist die Baseline. Die Baseline zeigt den Unterschied zwischen geplanten und tatsächlichem Projektzeitraum an, also ob Dein Projekt noch im Zeitrahmen liegt oder ob Deadlines bereits überschritten sind. Gerade im Projektmanagement kann es häufiger passieren, dass doch mehr Zeit als gedacht benötigt wird. Mit der Baseline ist auf einem Blick erkennbar, wie viel Verzögerung bevorsteht.
Die Baseline im factro Gantt Diagramm
Keine Suche nach der passenden Vorlage
Was wir bereits festgehalten haben: In wiederkehrenden Vorhaben sind Projektvorlagen extrem sinnvoll. In einer PM-Software wie factro sind Vorlagen schnell erstellt, die dann als Grundgerüst für das neue Vorhaben dienen.
Zum einen können solche Vorlagen aus bereits abgeschlossenen Projekten entstehen, zum anderen können Templates auch ganz individuell noch vor Projektstart entwickelt werden.
Eine extra Gantt-Diagramm-Vorlage brauchst Du im Tool nicht anzulegen, da die Ansicht direkt aus der Projektstrukturplan-Vorlage entsteht. Wie genau eine Vorlage angelegt werden kann, zeigen wir Dir in unserer Schritt für Schritt Anleitung für Vorlagen.
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Fazit: Automatische Gantt-Vorlagen im Tool
Gantt-Diagramm-Vorlagen sparen also nicht nur Zeit, sondern fördern außerdem einheitliche Strukturen in wiederkehrenden Projekten. Eine Gantt-Vorlage lässt sich im Excel-Format zwar online schnell finden, doch ist sie gerade in großen Projekten oft nicht mehr händelbar bzw. sogar fehlerhaft beim Erstellen dieser Projektansicht.
Im PM-Tool entstehen Vorlagen ganz automatisch – z.B. aus abgeschlossenen Projekten. So ist eine extra Gantt-Diagramm-Vorlage nicht mehr notwendig, oder auch Excel-Vorlage, da das Chart beim Erstellen eines neuen Projekts aus einer Vorlage ganz von allein entsteht. Eine Alternative für das Balkendiagramm ist demnach für die Projektplanung optimal geeignet um effektiv Ressourcen zu sparen. Zudem lassen sich Projektzeitpläne in einem solchen Tool optimal darstellen.
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