Soll-Ist-Vergleich im Projektmanagement erstellen

Was war Plan vs. was wurde erreicht?

„Und wurden die erwarteten Zahlen beim Umsetzen des Projekts auch erreicht?“, fragt sich das Projektteam und Management. Neue Projekte sollen dem Unternehmen auch möglichst den versprochenen Erfolg bringen. Um feste Daten zu haben und diese vergleichbar zu machen, wird in der Praxis häufig eine Analyse vorgenommen: Der Soll-Ist-Vergleich.

Abweichungen in Projekten analysieren

In Projekten brauchen vor allem Führungskräfte und die Projektleitung Zahlen, um den Erfolg eines Vorhabens zu messen. Dafür werden geplante Zahlen den tatsächlichen Kennzahlen, also KPIs, gegenüber gestellt. Die daraus resultierende Analyse kann ausschlaggebend für eine erfolgreiche Umsetzung sein oder auch Abbruch eines Projekts bedeuten – zweiteres, wenn z.B. Projektkosten das eigentliche Budget sprengen.

Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Projektcontrollings, der Planung sowie Durchführung und deswegen nicht zu vernachlässigen!

In unserem Blog-Artikel zum Soll-Ist-Vergleich erfährst Du alles über die richtige Erstellung, entscheidende Regeln und Tipps für die Umsetzung des Vergleichs mit einem digitalen Tool.

1. Was genau ist der Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
2. Wie wird der Soll-Ist-Vergleich erstellt?
3. Beispiel: Soll-Ist-Vergleiche einfach erstellen und überblicken
4. Fazit: Volle Kontrolle durch die Soll-Ist-Analyse

Soll-Ist-Vergleiche helfen dem Team dabei, wichtige Kennzahlen zu überblicken

1. Was genau ist der Soll-Ist-Vergleich im Projekt?

Der Soll-Ist-Vergleich wird vor allem im Controlling-Bereich angewendet. Der Vergleich setzt sich zum einen aus den geplanten Vorgaben, also dem Soll, sowie den erreichten Ergebnissen, dem Ist, zusammen. Er kontrolliert Abläufe, Vorgänge, Auslastung sowie die Zeiterfassung im Projektmanagement und ist die Grundlage für Maßnahmen, die getroffen werden, um Verbesserungen zu erzielen.

Der Soll-Ist-Vergleich stellt Werte gegenüber, die – wie der Name es schon sagt – miteinander verglichen werden. Die Analyse der Werte findet in einem bestimmten Zeitraum statt, der im Vorhinein festgelegt wird und somit Zahlen vergleichbar macht. Aus den Abweichungen, die dabei identifiziert werden, werden anschließend Maßnahmen etabliert, die die Ist-Werte im weiteren Verlauf des Projekts verbessern sollen.

Und wo liegen die tatsächlichen Werte?

Der Vergleich macht Abweichungen sofort sichtbar und bildet eine Basis für das Controlling, das Prozesse in Projekten überwacht. Das Controlling stellt bestimmte Planvorgaben und kontrolliert, durch den Vergleich, die tatsächlichen Ist-Daten regelmäßig.

Das sind z.B. verbrauchte Ressourcen oder aktuelle Kosten. Schnell wird deutlich, wo Budget überschritten wird und an welchen Stellen Material bzw. Personal fehlt oder Engpässe entstehen.

Expertenwissen aus dem Lexikon

„Gegenüberstellung von Sollkosten und wirklich entstandenen Kosten eines bestimmten Zeitabschnittes (Istkosten) in der Betriebsabrechnung. Aufgabe der Plankostenrechnung. Bei Verwendung gleicher Planpreise im Soll und Ist entspricht der Soll-Ist-Vergleich einer Gegenüberstellung der vorgegebenen und der verbrauchten Mengen, die dadurch erst addierbar werden.

Die errechneten Kostenabweichungen werden ermittelt und unter Berücksichtigung der Kosteneinflussgrößen bzw. -bestimmungsfaktoren analysiert, d.h. auf ihre Ursachen zurückgeführt. Dadurch wird ein zwischenzeitlicher […] und zwischenbetrieblicher Vergleich […] ermöglicht.“
Gabler Wirtschaftslexikon

Ziele des Soll-Ist-Vergleichs

Ziel des Soll-Ist-Vergleichs ist es, gegebenenfalls Maßnahmen zu entwickeln, die ein Projekt vor dem Scheitern bewahren. Oder sie dienen als Grundlage für Anträge für mehr Budget und vermehrten Personaleinsatz im Team in einem Projekt.

2. Wie wird der Soll-Ist-Vergleich erstellt?

Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Controlling-Regelkreis, dieser beinhaltet verschiedene Phasen, die unterschiedliche Arbeitsschritte durchlaufen. Der Vergleich wird allerdings erst sinnvoll, wenn im nächsten Schritt eine Abweichungsanalyse sowie die richtigen Maßnahmen etabliert werden.

Die sechs Phasen der Soll-Ist-Analyse

1. Ziele setzen und planen: Zunächst werden Ziele festgelegt, die mit dem laufenden Projekt erreicht werden sollen. Fragen, die hier relevant werden, sind z. B.: Was soll erreicht werden? Welche Rahmenbedingungen umfasst das Vorhaben? Welche Meilensteine sollen erzielt werden?
2. Planung entwickeln: Auf Grundlage dieser Ziele werden dann die weiteren Schritte genau geplant. Das kann zum Beispiel die Ressourcenplanung sein oder die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen.
3. Werte erfassen: Nachdem Klarheit über die Projektziele und -schritte besteht, können auch schon Soll-Werte erfasst werden. Hier werden Vorstellungen festgelegt, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen.
4. Soll-Ist-Vergleich erstellen: Im dritten Schritt kommst Du nun zum eigentlichen Soll-Ist-Vergleich. Die ermittelten Planzahlen werden nun den Ist-Werten gegenüber gestellt. Diese Zahlen müssen im Laufe des Projekts immer wieder neu erhoben und mit den Ist-Zahlen verglichen werden.
5. Abweichungen analysieren: Nach dem Soll-Ist-Vergleich werden die Abweichungen sowie die Ursachen für diese Abweichungen zwischen den Werten analysiert. Es entsteht eine Abweichungsanalyse.
6. Maßnahmen etablieren: Nach der Analyse der Abweichungen können Vorschläge für Korrekturmaßnahmen erfolgen um den Abweichungen entgegen zu steuern. Es entstehen konkrete Aufgaben, die in das Vorhaben einfließen.
7. Erfolge messen: Im Anschluss wird geprüft, ob die Maßnahmenplanung den gewünschten Erfolg erzielt hat.

Korrekturmaßnahmen in Projekten führen oft zu mehr Erfolg.

3. Beispiel: Soll-Ist-Vergleiche einfach erstellen und überblicken

Soll-Ist-Vergleiche werden in der Praxis häufig im Bezug auf die Projektkosten erstellt. Dabei wird ermittelt: Wie hoch ist das tatsächliche Budget? Und inwieweit ist dieses schon verbraucht und wo können Einsparungen getroffen werden?

Budgets im PM-Tool überblicken

Im Arbeitsalltag kann die Erstellung einer Soll-Ist-Analyse relativ viel Zeit in Anspruch nehmen – mühselig wird es vor allem dann, wenn verschiedene Excel-Tabelle bestehen, bei denen die Projektzuordnung schwer fällt. Das geht einfacher!

Im Gegensatz dazu schafft ein Tool, wie factro, Überblick über Projektkosten sowie weitere wichtige KPIs. Durch das Anlegen von Benutzerdefinierten Feldern in der PM-Software kannst Du sämtliche Kosten eines Projekts in Deinen Aufgaben festhalten.

Gut zu wissen: Input zu den Benutzerdefinierten Feldern in factro findest Du in unserem Blogartikel.

Benutzerdefinierte Felder erscheinen in den Aufgabendetails unter den Standard-Feldern.

Im Anschluss werden diese Kosten durch die Aggregation aufsummiert und auf Projektebene angezeigt – dadurch entsteht die volle Kontrolle über alle Kosten in einem Projekt. Und das Beste daran: Durch die laufende Aktualisierung in den Aufgaben, wird das tatsächliche Budget mit einem Klick in den Projektdetails angezeigt und Deine Kostenrechnung ist immer aktuell. Praktisch, oder?

Das Gantt-Diagramm in factro mit der vollen Kostenübersicht

Das bedeutet für Dich: Die Zeit, die Du sonst in den Soll-Ist-Vergleich steckst, kannst Du für Deine Projekte nutzen, um sie noch besser zu machen.

4. Fazit: Volle Kontrolle durch die Soll-Ist-Analyse

Wir können also festhalten: Der Soll-Ist-Vergleich gehört in jedes Projekt. Durch den Vergleich – z.B. mit Zahlen aus vergangenen Projekten – lassen sich Trends erkennen und Gegenmaßnahmen durch die etablierte Abweichungsanalyse schneller einleiten, wenn diese notwendig werden. Mit dem Einsatz des passenden Tools können außerdem jede Menge Ressourcen eingespart und an anderer Stelle eingesetzt werden.

Regeln und Tipps für eine gelungene Umsetzung

Wir haben noch mal drei essentielle Tipps zum Abschluss für Dich zusammengefasst:

1. Feste Zeiträume, in denen der Soll-Ist-Vergleich durchgeführt wird, ermöglichen eine genauere Vergleichbarkeit zwischen den Zahlen.
2. Nach der Analyse sollten immer folgende Fragen beantwortet werden können: Kann das Projektziel noch erreicht werden? Müssen eventuell Gegenmaßnahmen eingeleitet werden?
3. Vergleich der Zahlen als Big Picture – also in welcher Phase der Soll-Ist-Analyse halte ich mich gerade auf?