Neue Vorlagenübersicht und optimierte Nutzung
Seit einiger Zeit gibt es sie schon und sie erleichtern bereits jetzt den Alltag unzähliger Kunden: factro Vorlagen für Projekte. Wer jetzt in die Vorlagenübersicht springt, wird sehen, dass sich einiges getan hat. Unser Update geht natürlich über ein Facelift hinaus und verschafft Dir noch mehr Möglichkeiten, Vorlagen optimal für Deine Projekte zu nutzen.
Alle Neuerungen wollen wir uns hier gemeinsam anschauen… Warte, Du hast noch nie Vorlagen in factro genutzt? Dann solltest Du Dir die folgenden Punkte erst recht nicht entgehen lassen:
- Immer wieder bei Null starten? Nicht mit Dir!
- So kannst Du Vorlagen erstellen
- Entdecke unsere neue Vorlagenübersicht
- Mach den Feinschliff und definiere die Standards
- Neues Projekt? Vorlage anwenden!
- Erweitere Deinen Baukasten
Du bist eher der visuelle Typ? Dann schau Dir doch direkt das Tutorial zu unseren Vorlagen an, bevor Du einzelne Aspekte hier in diesem Artikel vertiefst.
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1. Immer wieder bei Null starten? Nicht mit Dir!
Vorlagen erleichtern die Projektplanung für alle! Erstmal ist es wichtig, zu verstehen, dass Du kein Experte im Projektmanagement sein musst, um Vorlagen zu nutzen. Einerseits, weil das Erstellen und Anwenden von Vorlagen super einfach ist und andererseits, weil alle den Bedarf haben – egal wie komplex die Projekte sind. Schließlich sitzt niemand gerne vor dem weißen Blatt und überlegt jedes Mal von Neuem, wie das Projekt laufen soll. Zumindest dann nicht, wenn das Projekt wiederkehrende Strukturen aufweist.
Möchtest Du das nächste Sommerfest planen, das Onboarding neuer Teammitglieder in Angriff nehmen oder den nächsten Pitch für die Geschäftsführung vorbereiten, wofür Du immer die selben Steps angehst – mit Vorlagen kannst Du all das realisieren und Dir die Projektplanung in Zukunft enorm erleichtern und verkürzen.
Bei Null starten? Gehört der Vergangenheit an!
2. So kannst Du Vorlagen erstellen
Wann Du mit Deiner Vorlage startest ist ganz egal – ob Du Dir von vornherein Templates für verschiedene Projektstrukturen erarbeiten möchtest oder erstmal Erfahrungen sammeln willst und aus einem bereits gut laufenden oder abgeschlossenen Projekt eine Vorlage erstellst.
Hinweis: Vorlagen für Deine Projekte kannst Du ab der Business Cloud erstellen. Du bist noch in der Basic oder Team Cloud unterwegs? Dann lass Dich gerne von uns beraten.
Nehmen wir einmal an, Du hast bereits ein Projekt laufen, das super vorgeplant ist und wo alle erforderlichen Details enthalten sind. Die Mühe, die Du in die Vorplanung gesteckt hast, rentiert sich jetzt doppelt und dreifach, wenn Du eine Vorlage aus diesem Projekt erstellst.
Du kannst nun das gesamte Projekt mit einem Klick als Vorlage sofort speichern oder Schritt für Schritt direkt entscheiden,…
- wie die Vorlage heißen soll,
- welche Aufgabeninhalte, wie bspw. Dokumente, Teilaufgaben oder Beschreibungen, übernommen werden sollen,
- wer diese Vorlage mit Dir zusammen bearbeiten kann und wer sie lediglich verwenden soll und
- welche benutzerdefinierten Felder, die Du bereits konfiguriert hast, benutzt werden sollen.
Deine neu erstellte Vorlage findest Du in der Vorlagenübersicht, die seit dem letzten Update in neuem Glanz erstrahlt!
3. Entdecke unsere neue Vorlagenübersicht
Wie gewohnt findest Du im Bereich „Vorlagen“ alle von Dir erstellten und für Dich freigegebenen Vorlagen auf einen Blick. Der Bereich besticht nun durch einen cleanen Look in den gewohnten factro Farben und eine höhere Übersichtlichkeit durch die kompaktere Anordnung der einzelnen Vorlagen.
Deine Struktur- und Aufgabenvorlagen in der Übersicht
Im oberen Bereich der Vorlagenübersicht werden Dir alle Vorlagen angezeigt, die eine Struktur mit abbilden, also aus einem Paket oder aus einem ganzen Projekt bestehen (natürlich mit allen Aufgaben inbegriffen). Aus den Strukturvorlagen kannst Du jederzeit mit dem Klick auf das Plus ein neues Projekt erstellen und direkt loslegen.
Darunter werden Dir alle Aufgabenvorlagen angezeigt, die besonders praktisch sind, wenn bestimmte Tätigkeiten – bspw. das Abstimmen eines Projektantrags, die Durchführung des Kick-offs zum Projektstart oder den Zwischenbericht an die Geschäftsführung – in jedem Projekt wiederkehren und immer einem bestimmten Ablauf folgen, gleiche Verantwortlichkeiten haben oder vielleicht auch die selben Dokumente benötigen.
4. Mach den Feinschliff und definiere die Standards
Deine Vorlagen kannst Du hier natürlich nach Belieben bearbeiten und auch Dein Team dazu einladen, die Vorlage mit Dir zu gestalten. Bedenke dabei nur: Die Vorlage setzt den Standard für zukünftige Projekte nach dem selben Raster. Ihr könntet Euch darauf einigen, dass neue Projekte immer aus der bestehenden Vorlage heraus angelegt werden und sorgt so dafür, dass allen Projekten ein abgestimmtes Gerüst zugrunde liegt, auf das Ihr Euch geeinigt habt und Eurem Workflow in der Projektarbeit entspricht.
Tipp: Sorge dafür, dass Deine Vorlagen immer up to date sind. Ändert sich der Prozess für Eure Projektarbeit, muss auch die Vorlage angepasst werden, damit keine Missverständnisse bei neu erstellten Projekten auftreten.
Der riesige Vorteil ist, dass Du mit einer Vorlage nicht nur Verbindlichkeit schaffst, sondern auch einer neuen Projektleitung Sicherheit gibst. Projektstrukturen müssen nicht immer wieder neu diskutiert werden, sondern starten immer vom selben Punkt aus.
Zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei. Mach Dir deshalb von Anfang an dazu Gedanken, wer die Vorlage mit Dir zusammen bearbeiten soll. Alle, denen Du das Verwendungsrecht gibst, können die Vorlage dann wiederum für das Erstellen von neuen Projekten nutzen.
Hinweis: Damit keine Verwechslungsgefahr mit den Bearbeitungs- und Verwendungsrechten für die Vorlage entsteht, legst Du die Zugriffsrechte (Schreib- und Leserechte) für neue Projekte, die aus der Vorlage entstehen können, hier in der Vorlage noch nicht fest. Erst dann wenn Du ein neues Projekt aus der Vorlage anlegst, kannst Du für dieses konkrete neue Projekt die Zugriffsrechte vergeben.
5. Neues Projekt? Vorlage anwenden!
Möchtest Du ein neues Projekt erstellen und dafür eine Vorlage nutzen, kannst Du das über das Plus in der Vorschau der Vorlage tun. Bei der Anlage entscheidest Du, wie Dein Projekt heißen soll und wann es startet. Zusätzlich regelst Du den Freigabe-Workflow des Projektes. Stelle es auf Entwurf, wenn das neue Projekt erstmal noch niemand sehen soll, aktiviere es sofort zur Bearbeitung oder stelle es im geplant-Status allen erstmal zur Kenntnisnahme zur Verfügung.
Dein neues Projekt ist sofort angelegt und der Projektstrukturbaum sowie das Gantt Chart sind aus der Vorlage komplett übernommen!
Natürlich kannst Du das Projekt jetzt immer noch individualisieren, indem Du einzelne Aufgaben anpasst oder hinzufügst, Zeiten im Gantt verschiebst oder die Struktur erweiterst. Der Startpunkt ist aber von Anfang an klar gesetzt, sodass Anpassungen schnell erledigt sind und die eigentliche Projektarbeit starten kann.
6. Erweitere Deinen Baukasten
Jetzt kommt der Clou: Natürlich kannst Du nicht nur eine einzelne Vorlage anwenden, sondern auch mehrere Vorlagen in einem Projekt miteinander kombinieren. Du stellst Dir also Deinen individuellen Baukasten zusammen.
Du kannst beispielsweise ein neues Projekt erstellen und Paketvorlagen hinzufügen, um die Vorbereitungs- und Nachbereitungsphase Deines Projektes standardisiert durchzuführen. Andere Phasen des Projekts planst Du dagegen vielleicht ganz neu. Einzelne Aufgaben für Schwellen, an denen z.B. Reportings durchgeführt werden sollen, kannst Du ebenfalls als Vorlagen hinzufügen.
Natürlich kannst Du auch ein neues Projekt aus einer Strukturvorlage erstellen und dann zusätzliche Vorlagen für einzelne Pakete oder Aufgaben hinzufügen, sodass sie das Projekt am Ende aus mehreren Vorlagenbausteinen zusammensetzt.
Du siehst also: Die Kombinationsmöglichkeiten sind unendlich. An jedem Schritt, an dem Du eine Vorlage einfügst, sparst Du wertvolle Zeit, die Du wiederum in die eigentliche Umsetzung stecken kannst.
Füge bestehenden Projekten Vorlagen hinzu
Fang an zu bauen!
Erschaffe Dir Deinen eigenen Baukasten aus Vorlagen und etabliere in Deinem Team die Nutzung von Vorlagen bei der Erstellung neuer Projekte. So schaffst Du Verbindlichkeit, gibst eine gute Starthilfe und sparst Dir und Deinem gesamten Team Zeit und Nerven, die Ihr für Eure eigentliche Projektarbeit gut gebrauchen könnt.
So wird Projektarbeit nicht nur effektiver, sondern macht obendrein auch mehr Spaß!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Vorlagen. Erfahre hier, wie Du Vorlagen erstellst und anwendest.
