Teamwork ist nicht gleich Teamwork
Teamarbeit – für die einen eine wunderbare Möglichkeit, sich mit (neuen) Leuten auszutauschen und gemeinsam etwas zu erschaffen. Für andere der größte Alptraum seit der Schulzeit.
Die Zusammenarbeit im Team wird gerade in dem Konzept “New Work” groß geschrieben. Natürlich bringt sie viele Vorteile mit sich, aber birgt auch einige Hindernisse. Zudem gibt es tausende Möglichkeiten, gemeinsam miteinander zu arbeiten und Prozesse zu gestalten.
Als Leader eines Teams ist es wichtig herauszufinden, was am Besten für die eigenen Mitarbeitenden funktioniert und wie Du die Teamarbeit fördern kannst.
Wir stellen Dir die kollaborative Zusammenarbeit als eine neue Form des Teamwork vor und erklären die Unterschiede und fassen die Vorteile zusammen.
- Kollaborative Zusammenarbeit: Definition
- Vorteile von kollaborativer Zusammenarbeit
- Herausforderungen der kollaborativen Zusammenarbeit
- Tipps für kollaboratives Arbeiten
- Fazit: Das Team als stärkste Kraft
Die kollaborative Zusammenarbeit stärkt den Teamgeist
1. Kollaborative Zusammenarbeit – Definition
Laut Duden bedeutet kollaborativ “gemeinsam; zusammen arbeitend, entwickelnd”. Im Hinblick auf kollaborative Zusammenarbeit bedeutet das also, dass ein Team zusammen etwas erarbeitet. Der Unterschied zur „normalen“ Teamarbeit ist jedoch für viele nicht ganz klar. Schließlich wird in beiden Fällen gemeinsam an etwas gearbeitet – oder?
Im Prinzip geht es in beiden Fällen darum, eine Leistung als Team zu erbringen. Im Unterschied zu herkömmlichen Methoden geht es bei der kollaborativen Zusammenarbeit jedoch darum, dass alle Beteiligten in alle Aufgaben involviert werden.
In vielen Teams werden die Aufgaben aber meist erst untereinander aufgeteilt, anschließend einzeln bearbeitet und dann die Ergebnisse der Einzelarbeit zusammengetragen. Bei der kollaborative Zusammenarbeit wird mithilfe von verschiedenen Cloud-basierten Tools gleichzeitig an einer Aufgabe gearbeitet, wodurch mehr Teamgeist entsteht und Aufgaben schneller erledigt werden. Dieser kleine, aber feine Unterschied bringt einige Vorteile mit.
Wie funktioniert dieses moderne Arbeitsmodell?
Damit auch Dein Team in Zukunft kollaborativ zusammenarbeiten kann, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Wir geben dir wichtige Hinweise mit auf den Weg.
Zuerst solltest Du bedenken, in welchem Bereich es sinnvoll ist, kollaborativ zu arbeiten. Nicht in jeder Abteilung ist diese Art der Zusammenarbeit effizient.
Besonders gut eignet sich diese Technik zum Beispiel in Bereichen, in denen Kreativität und Innovation gefordert sind. Darunter kann die Produktentwicklung, aber auch das Marketing fallen.
Auch die technische Ausstattung spielt eine zentrale Rolle und muss gegebenenfalls angepasst werden.
2. Vorteile von kollaborativer Zusammenarbeit
Warum sollte jedoch auf die kollaborative Zusammenarbeit gesetzt werden? Wir nennen Dir die Vorteile.
Fachübergreifender Wissensaustausch
Einer der großen Vorteile ist, dass die Mitarbeitenden gegenseitig von ihrem Fachwissen profitieren können. Geht es zum Beispiel um Produktentwicklung, können Fachkräfte beurteilen, was möglich ist und was nicht. Durch das richtige Wissensmanagement wird so Innovation vorangetrieben. Zusätzlich findet so ein kollaboratives Lernen zwischen den verschiedenen Teammitgliedern statt.
Durch die Zusammenarbeit an einer Aufgabe können verschiedene Blickwinkel aller Personen aus ganz unterschiedlichen Aufgabenbereichen mit einbezogen werden. So können ganz neue, innovative Ideen entstehen und Tätigkeitsbereiche erweitert werden. Gefördert wird das zusätzlich durch Diversität im Team.
Bei der kollaborativen Zusammenarbeit lernen die Beteiligten voneinander
Schnelle Problemlösung
Wenn viele Menschen an einem Projekt arbeiten und vor einem Problem stehen, ist die Wahrscheinlichkeit, eine Lösung zu finden, sehr viel höher. Auch hier spielen die verschiedenen Sichtweisen aller Beteiligten eine große Rolle.
Aber auch das Gefühl, nicht alleine ein Problem bewältigen zu müssen, kann dabei helfen, selbstsicherer und motivierter damit umzugehen. Außerdem ist die Chance höher, dass Probleme im Entstehungsprozess erkannt werden.
Gesteigertes Gemeinschaftsgefühl
Wie auch schon bei der Arbeit im Team, wird hier ebenfalls das Gemeinschaftsgefühl gefördert. Dadurch, dass hier mehr Kommunikation stattfindet und die Zusammenarbeit noch enger abläuft, entwickelt sich ein noch stärkerer Teamgeist. Auch das Erfolgsgefühl, etwas gemeinsam geschafft zu haben, trägt dazu bei.
Wenn Teams zudem nicht immer in der gleichen Konstellation zusammenarbeiten, kommen immer andere Menschen in Kontakt und auch Beschäftigte, die sonst nicht viel miteinander in Kontakt stehen, können sich besser kennenlernen. So kann auch das Verständnis untereinander wachsen, was ebenfalls zu einem gesteigerten Wir-Gefühl beiträgt.
Mehr Transparenz
Wenn Aufgaben aufgeteilt werden, ist meist den anderen Beteiligten nicht genau klar, wie und woran wirklich gearbeitet wird. Auch durch einen regelmäßigen Austausch bekommt man nur kleine Eindrücke in die Arbeit der anderen. Bei der kollaborativen Zusammenarbeit ist das anders. Durch die gemeinsame Arbeit ist allen Mitarbeitern jederzeit klar, was der Stand der Dinge ist und woran noch gearbeitet werden muss. Diese Transparenz trägt dazu bei, dass Ziele klarer werden.
Effizientere Kommunikation
Eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz ist nötig, um Aufgaben, Projekte etc. erfolgreich abzuschließen. Bei der gemeinsamen Arbeit ist es generell wichtig, ständig in Kontakt zu sein, sich auszutauschen und gegenseitig Feedback zu geben.
Kommunikation ist ein besonderer Vorteil der kollaborativen Zusammenarbeit, denn da zeitgleich gearbeitet wird, ist es wesentlich einfacher, Termine für Besprechungen und Meetings zu planen. Um gut organisiert und informiert in den Tag zu starten, ist ein morgendliches Meeting optimal. Wenn Teammitglieder im Homeoffice arbeiten, ist auch ein Hybrid-Meeting möglich.
Für jedes neue Projekt oder jede neue größere Aufgabe sollte es zu Beginn ein gemeinsames Kick-Off-Meeting geben, in dem das Projektziel, die Vorgehensweise, die Verantwortungen und alle möglichen Fragen, Bedenken und Probleme geklärt werden. Die Kommunikation wird bei dieser Art der Arbeit also besonders benötigt, aber auch gefördert.
Erhöhte Produktivität
Alleine zu arbeiten kann manchmal eine echte Herausforderung sein. Ein Motivationstief oder größere Probleme können sich dabei negativ auf die Produktivität auswirken.
Bei der kollaborativen Zusammenarbeit im Team hingegen besteht die Möglichkeit, sich gegenseitig zu unterstützen und zu motivieren. Feedback kann zudem sofort umgesetzt werden. Dadurch wird ebenfalls Zeit eingespart, die dann für andere Dinge genutzt werden kann.
Das Zusammenarbeiten erhöht die Produktivität im Team
3. Herausforderungen der kollaborativen Zusammenarbeit
Trotz der vielen Vorteile kann es auch bei dieser Art des Zusammenarbeitens zu Problemen kommen.
Konfliktpotential
Dadurch, dass mehrere Menschen an einer Aufgabe, einem Projekt oder ähnlichem zusammenarbeiten, gibt es ein gewisses Konfliktpotential. Gründe dafür können zum Beispiel Meinungsverschiedenheiten bei Prioritäten oder Vorgehensweisen sein. Oder manche Teammitglieder könnten sich und ihre Ideen zu wenig beachtet fühlen.
Um das Konfliktpotential zu verringern und zu lösen, sollte jede Führungskraft Kompetenzen im Bereich des Konfliktmanagements mitbringen. Dazu gehören unter anderem gute Kommunikation, Empathie und aktives Zuhören.
Zeitmangel
Verschiedene Ideen und Vorschläge können das Arbeiten an einer Aufgabe schnell voranbringen, aber auch bremsen. Durch verschiedene Faktoren kann es zu Ablenkungen kommen oder der Fokus kann sich durch Diskussionen verschieben. Um das zu verhindern, ist ein gut geplantes Zeitmanagement erforderlich.
Als Führungskraft ist es hier wichtig, den Überblick zu bewahren, sich regelmäßig mit einzuklinken und das Team gegebenenfalls wieder in die richtige Richtung zu lenken. Das kann zum Beispiel durch regelmäßige Meetings und kurze Zwischen-Updates passieren. Ein ausgewogener Austausch ist also ein absolutes Muss.
Ungleichmäßige Verteilung
Wie bei jeder Art der Zusammenarbeit kann es auch hier passieren, dass der Workload ungleichmäßig aufgeteilt ist. In Gruppen entwickelt sich häufig eine typische Gruppendynamik, in der die Teammitglieder verschiedene soziale Rollen einnehmen. So gibt es zum Beispiel die Person, die die Gruppe “anführt”, Personen, die sich dem unterordnen oder auch Personen, die sich der Gruppe nicht zugehörig fühlen.
Dadurch kann es passieren, dass die zu bearbeitenden Aufgaben mehrheitlich von einer oder ein paar Personen organisiert werden und sich ein gewisser Trott einschleicht, vor allem dann, wenn das Team öfter zusammenarbeitet.
Um das zu verhindern, kann es hilfreich sein, die Teams immer wieder etwas zu mischen und so verschiedene Konstellationen zu fördern. Dafür ist es als Führungskraft wichtig, seine Beschäftigten gut zu kennen, um einschätzen zu können, wie sich sich in Gruppensituationen verhalten und welche Rollen sie wahrscheinlich einnehmen werden. Zudem sollte das gesamte Arbeitsverhalten regelmäßig mit dem Team zusammen reflektiert werden. Auch hier lautet das Stichwort also Kommunikation.
4. Tipps für kollaboratives Arbeiten
Damit die kollaborative Zusammenarbeit auch als hybrides, Vor-Ort-, oder virtuelles Team funktioniert, geben wir Dir noch ein paar hilfreiche Tipps mit. Besonders wichtig sind hierbei unter anderem die technischen Gegebenheiten im Unternehmen, denn auch bei dieser Form der Teamarbeit spielen Flexibilität und Ortsunabhängigkeit eine große Rolle. Das Stickwort lautet hier „Digitalisierung“.
Kollaborative Zusammenarbeit ist auch ortsunabhänging möglich
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?
Im Internet findest Du bereits viele hilfreiche Kollaborationstools, die auch Remote, im Homeoffice oder beim hybriden Arbeiten gut funktionieren. Wichtig bei der Auswahl der digitalen Werkzeuge ist es, auf den Nutzen zu achten. Du solltest Dich also fragen: Was braucht mein Team? Und mit welchen Tools kann ich es am Besten unterstützen? Welche Programme sind gut zugänglich und nutzungsfreundlich?
Messenger-Dienste
Wie bereits erwähnt, ist ein Vorteil der kollaborativen Zusammenarbeit die effizientere Kommunikation. Um diese zu unterstützen und zu koordinieren eignen sich Chat- und Messenger-Dienste besonders gut. Hier können vor allem kleinere Dinge schnell abgeklärt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, verschiedene Channel für unterschiedliche Anliegen zu kreieren. Dadurch ist es noch leichter den Überblick zu behalten.
Allerdings können Nachrichten auch übersehen werden, deshalb bietet es sich an, für besonders wichtige Punkte eine Videokonferenz oder ein Meeting anzusetzen. Dafür können verschiedene Plattformen wie zum Beispiel Skype oder Google Meets genutzt werden.
Projektmanagement-Software
Damit Aufgaben und Projekte nicht aus den Augen verloren werden, bietet sich die Nutzung einer Projektmanagement-Software an. Durch die übersichtliche Darstellung von Projekten, Aufgaben, etc. ist es einfacher, den Fortschritt zu sehen und alles Wichtige im Blick zu behalten.
Dokumente können direkt geteilt oder angeheftet und eingesehen werden, sodass nichts im E-Mail-Postfach verloren geht. Zudem ist die Zuweisung von Aufgaben einfacher und schneller und Deadlines können besser erkannt werden. Mithilfe von einigen dieser Tools wird also die kollaborative Zusammenarbeit online vereinfacht und strukturierter.
Möchtest Du mehr über die Zusammenarbeit im Team mit einer Projektmanagement-Software erfahren? Dann hol Dir hier noch mehr Inspiration ab.
Dokumentenbearbeitung
Um gemeinsam an Dokumenten, Präsentationen, etc. zu arbeiten, gibt es hilfreiche, Cloud-basierte Anwendungen wie zum Beispiel Google Docs. Dort können mehrere Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Änderungen, Kommentare und Geschriebenes werden in Echtzeit angezeigt.
Die Dokumente können zwar auch offline bearbeitet werden, doch dann bekommen andere Teammitglieder keine Veränderungen mit. Deshalb ist eine stabile Internetverbindung unerlässlich.
5. Fazit: Das Team als stärkste Kraft
Mit der richtigen Planung und Organisation ist die kollaborative Zusammenarbeit eine optimale Ergänzung in Deinem Team. Durch diese neue Art der Arbeit kannst Du noch viel mehr aus Deinem Team herausholen. Die möglichen Probleme können durch aufmerksame Beobachtungen und offener Kommunikation sehr klein gehalten werden. Teamgeist steht hier an oberster Stelle und kann so noch mehr gefördert und gestärkt werden.
