Mehr Struktur schaffen
Es gibt zahlreiche Tage, an denen man zwar acht Stunden am Schreibtisch sitzt, sich abends aber fragt, was man überhaupt geschafft hat. Viele Selbstständige haben das große Problem, sich auf das Wesentlich zu konzentrieren, zu groß sind die Ablenkungen. Im Endeffekt erledigt man alle möglichen Aufgaben, doch die eigentlichen Pläne werden dabei über den Haufen geworfen. Nach dem Arbeitstag fühlt man sich ausgelaugt und gleichzeitig aber unzufrieden, irgendwie hat man seine Energie umsonst verpulvert.
Der ideale Tag sieht aber so aus, dass man sich motiviert an die Arbeit macht und sich ganz genau vorgenommen hat, was man heute erledigen möchte. Man erledigt eine Aufgabe nach der nächsten und gönnt sich zwischendrin immer wieder eine kurze Pause. Der Arbeitstag verfliegt wie im Nu, und abends geht man mit einem guten Gefühl nachhause.
Die folgenden vier Tipps können dabei helfen, dem Arbeitstag mehr Struktur zu verleihen und damit auch die Produktivität zu steigern. Unterstützend kann man z.B. auch auf Hilfe aus der Natur setzen, so kann CBD Studien zufolge etwa die Konzentration verbessern.
- Tipp 1: Ein konkreter Plan ist das A und O für Produktivität
- Tipp 2: Multitasking und Ablenkungen unbedingt vermeiden
- Tipp 3: Gewohnheiten und Routine erleichtern die Arbeit
- Tipp 4: Mehr Bewegung und Pausen in den Alltag einbauen
Struktur schaffen, um die Produktivität zu steigern!
Tipp 1: Ein konkreter Plan ist das A und O für Produktivität
Ziele sind wichtig im Leben, das gilt auch für den beruflichen Alltag. Nur wenn man sich Dinge ganz fest vornimmt, wird man sie auf lange Sicht auch erreichen. Behält man die Ziele im Blick, kann man diesen Schritt für Schritt näherkommen, indem man jeden Tag die richtigen Entscheidungen trifft. Allerdings darf man dabei nicht vergessen, dass unsere Entscheidungen pro Tag begrenzt sind. Für jede Entscheidung muss man Energie und Willenskraft aufwänden.
Deshalb darf man sich auch nicht zu viel vornehmen, sonst bleiben wichtige Entscheidungen unter Umständen auf der Strecke. Um das zu vermeiden, plant man am besten eine Arbeitswoche komplett im Voraus. Alle Termine und Aufgaben werden dazu in einen Kalender eingetragen.
Alternativ kann man auch eine Software für das Aufgabenmanagement nutzen. Die Planung muss so aussehen, dass man für alles ausreichend Zeit hat und dass Ablenkungen weitestgehend ausgeschlossen sind. Idealerweise nimmt man die Wochenplanung bereits freitags vor, denn am Montagmorgen muss man häufig den inneren Schweinehund überlisten.
Tipp 2: Multitasking und Ablenkungen unbedingt vermeiden
Wenn man viele Aufgaben zu erledigen hat, würde man sich am liebsten allen gleichzeitig widmen. Auch wenn dieses Vorhaben äußerst produktiv klingen mag, so ist doch das glatte Gegenteil der Fall. Auch wenn es sich nur um kurze Unterbrechungen handelt, verschwendet man dadurch knapp ein Drittel seiner täglichen Arbeitszeit. Auch wenn man nur kurz auf eine Mail antwortet, oder sich mit dem Smartphone beschäftigt, geht die Konzentration unweigerlich flöten. Anschließend ist dann das Langzeitgedächtnis gefragt, denn dort sind die letzten Informationen abgespeichert.
Im weiteren Verlauf des Tages nimmt die Produktivität immer weiter ab. Das liegt daran, dass man nach jeder Unterbrechung, sei sie auch noch so klein, wieder länger braucht, um sich komplett zu fokussieren. Ablenkungen müssen deshalb eliminiert werden, denn sie bedeuten puren Stress. Erst nach Abschluss einer Aufgabe kann man diese auch abhaken und ein Gefühl von Zufriedenheit erlangen. Am besten also das Handy während der Arbeit ausschalten, das gilt auch für Benachrichtigungen am Laptop.
Vermeide Ablenkungen
Tipp 3: Gewohnheiten und Routine erleichtern die Arbeit
Wenn man etwas immer wieder wiederholt, dann bewegen wir uns innerhalb unserer Komfortzone, und davon profitiert auch unser Kopf. Eine gewisse Routine zu entwickeln kann uns deshalb dabei helfen, den Arbeitsalltag leichter zu bewältigen, da wir auch weniger Willenskraft aufbringen müssen. In der Folge wird man mit einer größeren Motivation belohnt, da Erfolgserlebnisse ständig präsent sind. Selbstverständlich wirkt sich dies auch positiv auf die eigene Produktivität aus. Am besten fängt man bereits am Morgen mit einer festen Routine an, die beispielsweise in einer Meditation oder dem Lesen der Nachrichten bestehen könnte.
Selbstverständlich sollte man den Tag auch mit einer schönen Abendroutine ganz entspannt ausklingen lassen. Dann könnte es etwa ein warmes Bad oder ein kleiner Spaziergang sein. Solche Routinen lassen sich auch in den Arbeitsalltag einbauen, etwa in Form von Kaffeepausen, einem Spaziergang, das Ausschalten des Handys bis zur Mittagspause oder der Beantwortung von Mails nach der Mittagspause. Um Perfektion geht es dabei bei weitem nicht, der Tag sollte so geplant werden, dass man am Abend davon überzeugt ist, dass es ein guter Tag war.
Tipp 4: Mehr Bewegung und Pausen in den Alltag einbauen
Wenn man längere Zeit sitzt, wird man automatisch müde, weil der Kreislauf heruntergefahren wurde. In der Folge ist auch die Versorgung des Gehirns mit Sauerstoff gedrosselt, was sich in einer schlechteren Konzentrationsfähigkeit bemerkbar macht. Aus diesem Grund wäre es wichtig, sich zwischendurch immer wieder zu erheben und für etwas Bewegung zu sorgen. Idealerweise bewegt man sich kurz an der frischen Luft, denn das erhöht die Sauerstoffzufuhr.
Yoga oder das Meditieren sind hervorragend Möglichkeiten für tägliche Routinen.
Eventuell kann man einige Aufgaben ja auch im Stehen erledigt, zum Beispiel das Telefonieren. Bekannte Unternehmer wie Mark Zuckerberg setzen zu diesem Zweck gerne auf so genannte Walking Meetings. Wichtig ist auch ausreichend Bewegung morgens vor der Arbeit und abends nach Feierabend. Am besten baut man sportliche Aktivitäten fest in den Alltag ein, so wird er schnell zur Routine.
Auch wenn es sich widersprüchlich anhört, Pausen können tatsächlich die Produktivität erhöhen. Der Körper braucht Pausen zur Regeneration, nur so können die Gedanken anschließend wieder gut sortiert werden. Optimal sind entweder zwei bis drei längere Pausen, oder man setzt auf Pausen von fünf Minuten alle halbe Stunde.
