How-Tos: „So machen wir’s effizient“

Routinen und Standards effizient umsetzen

Bereit für ein paar Tipps und Tricks, um die Effizienz in Deinem Team noch zu steigern? factro bietet einige Funktionen, die Euch dabei unterstützen, Routinen und Standards zu etablieren, mit denen Ihr Eure Workflows optimieren könnt.
Dabei nehme ich Euch mit in meinen Arbeitsalltag und stelle Euch einige Routinen vor, die wir bei uns im Team selber jeden Tag nutzen und die uns helfen, fokussiert und effizient zu arbeiten.

Also lass uns direkt starten!

1. Warum sind Routinen und Standards wichtig?
2. Favoriten – Mit einem Klick alles im Blick
3. ToDo-Listen für Struktur im Alltag
4. Newsfeed & Alarmglocke – Immer alles auf dem Schirm
5. Vorlagen – schnell neue Projekte und Aufgaben anlegen
6. Produktive Meetings

1. Warum sind Routinen und Standards wichtig?

Fangen wir erstmal von vorne an… Warum sind Routinen und Standards im Projektmanagement überhaupt so wichtig? Dafür gibt es einige gute Gründe:

• Effizienz und Produktivität: Durch die richtigen Routinen und Standards können enorm viele Ressourcen, wie Zeit und Geld eingespart werden.
• Organisation und Struktur: Vor allem durch Standards werden Vorgänge in Projekten konkretisiert und standardisiert. Das sorgt für eine klare Struktur im Projektablauf und auch für eine konkrete Organisation der einzelnen Phasen und Abläufen.
• Qualitätssicherungen: Standards im Aufbau und Ablauf von Projekten fungieren als Richtlinien für erfolgreiche Projektdurchführungen.
• Informationsaustausch: Durch die immer wiederkehrenden Routinen und Standards weiß jedes Teammitglied zu jeder Zeit, was zu tun ist, was erwartet wird und welche Schritte als nächstes kommen.
• Risikomanagement: Eine proaktive Planung von Maßnahmen zur Risikominimierung, wird durch Standards im Projektmanagement ermöglicht.
• Lessons Learned: Als Grundlage für kontinuierliches Lernen und Reflektieren eignen sich Routinen und Standards zur stetigen Verbesserung der Projektabläufe.

Unterm Strich: Routinen und Standards tragen maßgeblich dazu bei, Projekte effizienter, qualitativ hochwertig und Ressourcensparend durchzuführen.

2. Favoriten – Mit einem Klick alles im Blick

Kennst Du schon unsere Favoritenansicht? Wenn nicht, dann wird sie Dir von nun an viel Zeit sparen! Wenn ja, dann bleib trotzdem dran, denn wir haben für Dich bestimmt noch den ein oder anderen Tipp parat.

Für mich ist die Favoritenansicht Gold wert! Denn sie ermöglicht einen Schnellzugriff auf alle relevanten oder oft benötigten Informationen. Ob Projektüberblick, Aufgabenübersicht, Ressourcenauslastung, wichtige Kundendaten oder Deadlines. Alle relevanten Ansichten kannst Du ganz einfach als Favorit abspeichern und mit einem Klick darauf zugreifen.

✔️ Durch die Verteilung von Titeln, Nummern oder Emojis, kannst Du Deine Favoriten optimal strukturieren.

Geteilte Favoriten im Team

Wir im Team nutzen die Favoriten täglich für unsere Redaktionsplanung. Du kannst den Link nämlich ganz einfach im Team teilen. So legen wir unseren Fokus gleich und müssen nicht stundenlang suchen. Auch Missverständnisse werden vermieden, da alle dieselben Informationen haben, die man für das tägliche Arbeiten braucht.

Reihenfolge von Favoriten mit Zahlen festlegen und den Überblick behalten.

3. ToDo-Listen für Struktur im Alltag

Ein absoluter Game Changer für mich sind die ToDo-Listen von factro. Diese nutze ich morgens als erstes für meine persönlichen ToDos und Aufgaben, die an diesem Tag anstehen.

Dafür habe ich eine eigene Liste angelegt, in die ich alle meine ToDos eintrage und meine Aufgaben aus dem Kanban Board per Drag and Drop in die Liste ziehe. In wenigen Minuten habe ich meinen Tag optimal durchstrukturiert und alle wichtigen Aufgaben in meine eigene Reihenfolge gebracht.

Geteiltes Leid ist halbes Leid

So dramatisch wie das Sprichwort klingt, ist es natürlich nicht, aber der Satz hat schon was wahres an sich. Zum Leid werden Aufgaben nämlich dann, wenn man sie vergisst. Und das wollen wir ändern!

Im Team könnt Ihr gemeinsam Listen für Ideensammlungen oder operative Abstimmungen erstellen und Euch so gegenseitig dabei unterstützen, dass an alles gedacht wird. Bei uns im Marketing Team pflegen wir zum Beispiel eine geteilte Liste mit Ideen für neue Blogartikel. Fun Fact: Dieser Blogartikel hier, startete ebenfalls als einfache Listennotiz..

4. Newsfeed & Alarmglocke – Immer alles auf dem Schirm

Um Standards und Routinen in der Projektkommunikation zu etablieren, haben wir uns im Team darauf festgelegt, die Alarmglocke und den Newsfeed als Kommunikationsstandard zu nutzen und auf alle Interaktionen zu reagieren.

Die Alarmglocke für schnelle Reaktionen

Mein Blick am Morgen geht deshalb immer zuerst in die Alarmglocke. Hier sehe ich auf einen Blick, ob ich mit einer @mention in den Kommentaren einer Aufgabe erwähnt wurde oder ob es Aufgaben gibt, die zeitkritisch geworden sind. Dringende Absprachen oder Fragen klären wir im Team immer über diesen Weg..

Alle Wichtigen Infos werden Dir in der Alarmglocke angezeigt

Newsfeed-Check

Im Newsfeed bleibe ich zusätzlich up to date. Hier werden alle Veränderungen und Fortschritte angezeigt, die mit meinen Aufgaben zusammenhängen. Egal ob ein Zeitraum oder Aufgabenstatus verändert wurde oder ein Kommentar gesetzt ist – auf den ich natürlich direkt hier antworten kann.

Mit dem factro Newsfeed bleibst Du immer auf dem Laufenden

5. Vorlagen – schnell neue Projekte und Aufgaben anlegen

Das nächste Quartal steht an und das bedeutet ein neues Projekt für unsere Redaktionsplanung. Damit das Projekt schnell angelegt werden kann, nutze ich immer unsere fertigen Vorlagen.

In der Vorlagen-Bibliothek sind alle Projektbausteine hinterlegt und lassen sich entweder als komplexe Struktur oder als einzelne Phasen und Aufgaben einem neuen Projekt hinzufügen. Die Qualität unserer Projekte ist durch die Erfahrungswerte gesichert, die in der Vorlage stecken.

Setzt Euch ab und an im Team zusammen und blickt auf Eure Vorlagen: Ist noch alles aktuell? Können die Strukturen ggf. noch optimiert werden? Prozessoptimierungen können perfekt in der Vorlagen-Bibliothek starten.

Mit Vorlagen sparst Du Zeit beim Erstellen neuer Aufgaben und Projekte

6. Produktive Meetings

Unproduktive Meetings braucht wirklich niemand, oder? Auch hier gilt es, Standards und Routinen aufzubauen. Wir im Marketing-Team haben deshalb ein Daily-Meeting mit einer kurzen Abstimmung zu den Tagesthemen. Damit das noch kompakter und strukturierter läuft, nutzen wir die Meeting-Funktion von factro.

Habt Ihr auch wiederkehrende Meetings, die immer gleich strukturiert sind? Dann erstell Dir eine Meeting-Vorlage, die Du jeden Tag neu dupliziert.

Durch Standards effizienter arbeiten

Nach diesem Artikel weist Du nun viel über unsere Routinen und Standards die wir mit factro täglich umsetzen. Von der Kommunikation, über ToDo-Listen, bis hin zu produktiven Meetings, ist alles dabei.

Welche Standards und Routinen habt Ihr in eurem Team, die wir noch nicht kennen? Schreibt mir gerne an info@factro.de. Ich freue mich über eure Tipps und Tricks.