Mehr Möglichkeiten & besseres Handling
Wir haben es getan. Unser Projektstrukturbaum steht auf neuen Füßen. „Neu“ bedeutet in dem Falle: Alles, was schon immer gut war, bleibt wie es ist. Gleichzeitig haben wir Euer Feedback ernst genommen und vieles besser gemacht, um Euch bei der Projektplanung und der täglichen Arbeit noch effektiver zu unterstützen.
Das ist doch ein guter Aufhänger, um ein paar Basics zu thematisieren oder aufzufrischen. Wie wird ein Projekt in factro aufgebaut und wie kommst Du schnell zum gemeinsamen Bild? Denn das ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt.
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Wir zeigen Dir alle Schritte der Projektplanung und geben Dir hilfreiche Tipps mit an die Hand, damit der erfolgreichen Projektarbeit nichts mehr im Wege steht.
- Wieso der Strukturbaum unser Herzstück ist
- Die 3 Ebenen des Projekts nutzen
- So passt Du Deine Struktur bei Änderungen an
- Erweiterung gefällig? Dann wende Vorlagen an!
1. Wieso der Strukturbaum unser Herzstück ist
Bei der Zusammenarbeit in Projekten geht es immer darum, das gemeinsame Bild zu schaffen. Dieser Anspruch kommt beim ersten Step der Planung auf und hält sich bis zur letzten Aufgabe, die im Projekt abgeschlossen wird. Gerade für Beteiligte ohne Projekt-Know-How ist es viel einfacher den Plan zu verstehen , wenn er nicht in Excel-Tabellen und endlosen ToDo-Listen liegt, sondern sehr visuell ist. Man möchte das Projekt eben „klar vor Augen haben“.
In factro starten wir unser Projekt deshalb in der ersten Ansicht, im Strukturbaum. Denn nur hier ist auf einen Blick zu sehen,…
Alle Angaben, die Du mit der Struktur des Projekts oder aber in den Aufgabendetails vornimmst, werden natürlich 1:1 auf weitere Ansichten übertragen. Der Strukturbaum ist also immer die Ausgangslage und damit das Herzstück Deiner Projektarbeit.
2. Die 3 Ebenen des Projekts nutzen
Doch einmal ganz von vorne: Wie baust Du Deinen Projektstrukturbaum auf? Das geht mithilfe der drei Ebenen:
- Projektkopf mit dem Titel
- Pakete zur Strukturierung
- Aufgaben, die im Team verteilt werden
Tipp: Fällt es Dir auch manchmal schwer, zu entscheiden, was ein Projekt, was ein Paket und was eine Aufgabe ist? Dann merke Dir für den Anfang: Projekte denken wir in Jahren, Pakete in Monaten und Aufgaben in Wochen.
Die Pakete geben die Form vor
Mit den Paketen entscheidest Du, wie Dein Projekt aufgebaut werden soll. Diese Entscheidung ist essentiell für die Projektarbeit und hat Auswirkung auf die Darstellung Deines Projekts in dieser sowie in anderen Ansichten, beispielsweise im Gantt Chart.
Im ersten Moment neigen wir dazu, unser Projekt in Abteilungen aufzuteilen oder inhaltlich nach den Themen zu ordnen. Um auch den zeitlichen Verlauf gut überblicken zu können, empfehlen wir allerdings, Projekte nach Möglichkeit in Phasen zu denken. So kann das Projekt einfach von links nach rechts nacheinander abgearbeitet werden und es ist auf einen Blick ersichtlich, wie weit der Fortschritt ist.
Tipp: Wenn Du nicht weißt, wie Du starten sollst, nenne Deine Phasen einfach: „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Nachbereitung“.
Diese grobe Einteilung passt für die meisten Projekte. So musst Du nicht länger vor dem weißen Blatt sitzen. Wenn Du sicherer in der Planung geworden bist, kannst Du die Phasen nach und nach spezifizieren.
Struktur weiter gliedern – mit Unterpaketen
Gerade bei komplexeren Projekten reicht eine Paketebene vielleicht nicht aus, denn die ein Phase ist vielleicht nochmal in zwei Abschnitte untergliedert. In diesem Fall kannst Du Unterpakete nutzen, um Deinen Strukturbaum nach unten hin weiter zu verästeln.
Ein weiterer Vorteil: Indem Du die Struktur nach unten erweiterst, sparst Du Dir den Platz in der Horizontalen. Der Strukturbaum gewinnt dadurch enorm an Übersichtlichkeit.
Aufgaben aussagekräftig anlegen und verteilen
Unter den Paketen kannst Du dann die Aufgaben anlegen. Entweder Du gehst hier chronologisch in der Planung vor und arbeitest Dich von Phase zu Phase oder aber Du sammelst erstmal kreuz und quer die Ideen, die Ihr vielleicht live im Team brainstormt. Du kannst Aufgaben immer direkt an der gewünschten Stelle anlegen – also super einfach und schnell.
Eine Aufgabe ist nach Möglichkeit immer ein konkretes und abschließbares ToDo, das Du jemandem aus Deinem Team eindeutig zuweisen kannst.
Schon auf der Aufgabenkarte im Strukturbaum sind die wichtigsten Infos der Aufgabe auf einen Blick zu sehen. Das sind…
- der Titel, der möglichst aussagekräftig mit einem Verb formuliert sein sollte.
- die Zuordnung zu einem Ausführenden und einem Verantwortlichen.
- der Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.
- die Prio, die die Wichtigkeit angibt.
- Teilaufgaben der Aufgabe zum Ausklappen.
- ein Ausklapper für Kommentare und angehängte Dokumente.
- ein Hinweis auf abhängige Aufgaben.
Öffnest Du die Aufgabendetails siehst Du noch weitere Infos zu der Tätigkeit. Ein Must-have ist dabei das Beschreibungsfeld – der perfekte Platz fürs Briefing.
Behalte den Überblick
Auch wenn Dein Projekt komplex wird und die Struktur entsprechend in die Breite oder in die Tiefe geht, hast Du auf der Mini-Map immer die Übersicht. Wie auf einer Landkarte siehst Du hier, in welchem Bereich Deines Projekts Du gerade unterwegs bist. Den Ausschnitt kannst Du einfach verschieben und ran- oder rauszoomen.
3. So passt Du Deine Struktur bei Änderungen an
Der Projektstrukturbaum ist maximal flexibel, sodass Du jederzeit den Plan ändern und den neuen Voraussetzungen anpassen kannst. So kann Dein Projekt mit der Zeit wachsen. Und von dem Druck, von Beginn an die perfekte Vorplanung zu machen, kannst Du Dich ebenfalls getrost verabschieden.
Elemente nachträglich hinzufügen (per Mehrfachanlage)
Wenn Dir an einer Stelle in der Struktur noch ein Element fehlt, kannst Du einfach direkt dort eine neue Aufgabe oder ein neues Paket hinzufügen.
Vielleicht hast Du Deine Ideen für Aufgaben aber auch bereits in einem Dokument stehen – aus dem letzten Meeting, Deiner ToDo-Liste oder einfach in einer Ideensammlung oder Chat.
Jetzt wird’s entspannt! Denn diese Punkte musst Du nicht einzeln abtippen, um sie in factro zu einer Aufgabe zu machen, Du markierst stattdessen alles in einem Rutsch, und fügst es per Copy&Paste als Mehrfachanlage direkt in der Struktur ein.
Mit Drag&Drop verschieben
Zusätzlich kannst Du die Position aller Elemente per Drag&Drop einfach und schnell anpassen. Hat sich die Reihenfolge der Aufgaben geändert? Ist eine neue Überarbeitungsschleife im Projekt hinzugekommen, weshalb sich Aufgaben in die nächste Phase verschieben? Brauchst Du doch an einer Stelle Unterpakete, um die Phasen noch besser zu untergliedern? Für all diese Fälle kannst Du Drag&Drop nutzen und Dein Projekt in null Komma nichts umbauen.
4. Erweiterung gefällig? Dann wende Vorlagen an!
Kommen wir zu einem echten Profi-Hack! Deine bestehende Projektstruktur kannst Du auch um Vorlagen erweitern, die Du in der Vergangenheit bereits abgespeichert hast. Wenn Du ein neues Element anlegen willst, wird Dir diese Option direkt vorgeschlagen und die Vorlagen angeboten, die zum Titel passen, den Du eintippst.
Vorlagen unterstützen Dich dabei, Standards in Deinen Projekten zu schaffen und nicht jedes Mal wieder vorm leeren Blatt starten zu müssen. Bestimmte Phasen laufen schließlich projektübergreifend sehr formgleich ab, auch wenn sich die Projekte inhaltlich stark unterscheiden. Nehmen wir beispielsweise die Vorbereitungsphase: Was wir in jedem Projekt brauchen ist die Festlegung des Teams, die Planung des Zeitraums, die Kalkulation von Aufwänden und Kosten, und und und…
Lese-Tipp: In unserem Blogartikel erfährst Du mehr zu unserer Vorlagenbibliothek und den Mehrwerten fürs gesamte Team. Außerdem bekommst Du von uns handfeste Tipps, wie Du Routinen und Standards im Unternehmen etablieren kannst.
Ready für den (Neu-)Start?
Wenn Du noch neu in factro bist, nutz direkt den Moment und lege Dein erstes Projekt im Strukturbaum an. Hangel Dich Stück für Stück entlang und entdecke alle Möglichkeiten!
Du hast bereits Projekte in Deiner Cloud angelegt? Dann freu Dich auf noch mehr Möglichkeiten nach unserem Update. Konzentrier Dich endlich voll und ganz auf die eigentliche Projektarbeit, statt Dich weiter mit dem Handling aufzuhalten!
