Das Chaos in der Organisation
Die Organisation von Projekten kann sich in einem Unternehmen als eine große Herausforderung entpuppen. Häufig führt dieses Chaos zu enorm langen Diskussionen und die Mitarbeitenden haben mehr Arbeit, Informationen herauszusuchen als sich dem eigentlichen Hauptprojekt zu widmen. Dieses Chaos wird unter anderem auch durch den Wandel in der Arbeitswelt mit unterschiedlichsten Arbeitsmodellen herbeigeführt, da sich die Kommunikation untereinander als schwierig herausstellen kann.
Wie schafft man es, eine langfristige Struktur in dieses Chaos zu bringen und welche Faktoren spielen dabei eine wichtige Rolle? Das beantwortet Dir dieser Artikel.
- Veränderung der Arbeitswelt durch Corona
- Organisation durch digitale Tools
- Nicht nur digitale Tools, sondern auch modernes Mindset
- Fazit: Ein Zusammenspiel aus digitalen Tools und modernem Management
1. Veränderung der Arbeitswelt durch Corona
Die Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel. Dabei spielte die Corona-Pandemie eine zentrale Rolle. Die Pandemie und die darunter folgenden Lockdowns führten dazu, dass viele Menschen ins Homeoffice gingen. Dieses Arbeitsmodell sieht vor, dass die Mitarbeiter des Unternehmens sich von zu Hause aus digital vernetzen und arbeiten. Auch nach der Corona-Pandemie zeigt sich, dass das Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben.
Mit dieser Veränderung der Arbeitswelt kamen auch Themen wie Remote Work und hybride Arbeitsmodelle hinzu. Durch Corona wurde in der Arbeitswelt das Bewusstsein geschaffen, dass es die Möglichkeit gibt, ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen. Heutzutage ist das auch bei der Jobwahl ein wichtiger Aspekt. Gleichzeitig sorgte das ortsunabhängige Arbeiten auch für einen starken Boom beim Thema Digitalisierung. Dennoch bringt diese Flexibilität auch einige Herausforderungen mit sich.
2. Organisation durch digitale Tools
Durch zu viel Spielraum können u.a. Probleme bei der Kommunikation entstehen, da diese hauptsächlich über den digitalen Weg, bspw. E-Mail, laufen. Im schlimmsten Fall führt dies zu ineffizienten und langen Diskussionen, welche den zeitnahen Abschluss des Projekts gefährden können.
Große Helfer bei solchen Herausforderungen sind digitale Tools, welche die Organisation und die Planung von Projekten sowie die Kommunikation im Team unterstützen. Im Bereich der Videokonferenzen spielt das Unternehmen Zoom eine zentrale Rolle. Auch nach dem Boom während der Pandemie ist der digitale Austausch per Kamera aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Ein anderes innovatives Organisations-Tool ist factro.
factro
factro bietet viele Möglichkeiten zur Organisation von Projekten, Aufgaben und der zugehörigen Kommunikation. Bei diesem Tool können mehrere Personen auf eine gemeinsame Umgebung, eine factro Cloud, zugreifen und haben die Möglichkeit, ihren gemeinsamen Projekte einzusehen.
Zudem können anstehende ToDos geplant werden, um die Aufgabenverteilung klar zu definieren. Das Tool verzeichnet die individuelle Auslastung der einzelnen Teammitglieder und stellt diese grafisch dar. Dadurch kann eine Überlastung des Einzelnen und des Teams verhindert werden.
Neben diesen Funktionen besteht auch die Möglichkeit der digitalen Kommunikation mit Beschreibungen, Kommentaren und @mentions. Mit der Meeting-Funktion lassen sich Abstimmungen interaktiv begleiten, und das automatisch erstellte Protokoll vereinfacht die Projektdokumentation.
Der Projektstrukturbaum in factro
Künstliche Intelligenz
Neben der voranschreitenden Digitalisierung ist ein weiteres Thema seit neuestem in aller Munde: Künstliche Intelligenz (KI). Es wird immer mehr Forschung in die Entwicklung der KI investiert, da diese ein maßgebliches Tool für verschiedene Bereiche sowohl auf der Arbeit als auch im Leben sein kann.
Eines der bekanntesten Beispiele für KI ist ChatGPT. Mit diesem Tool können mit kurzen Befehlen Texte zusammengefasst, neu erstellt oder umgeschrieben werden. Auch die Erstellung oder Korrektur von Programmcode oder Gleichungen ist damit möglich.
Im Rahmen der gemeinsamen Organisation kann die KI zur Unterstützung verschiedener Prozesse dienen. Unter anderem kann eine Künstliche Intelligenz im Projektmanagement Vorschläge für weitere strategische Maßnahmen einbringen oder Ratschläge für Aufgaben geben. Mit dem Blick auf die Zukunft ist es auch denkbar, dass eine KI Projekte scannt und dazu Risikoanalysen erstellt.
Trotz dieser hilfreichen digitalen Organisations-Tools und KIs darf man nicht vergessen, dass diese nicht die einzige Lösung sind, um das Chaos bei der Projektplanung zu verhindern.
3. Nicht nur digitale Tools, sondern auch modernes Mindset
Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind die Dynamik im Unternehmen und das damit zusammenhängende Mindset. Durch die richtige digitale Führung und eine organisierte Zusammenarbeit kann dem Durcheinander beim Planen vorgebeugt werden. Durch den Wandel in der Arbeitswelt und die damit zusammenhängende Flexibilität ist es möglich, das Mindset zu verändern. Aber wie und womit fängt man da am besten an?
Um das Mindset zu verändern, sollte die Bereitschaft zur Veränderung da sein. Die alten Strukturen müssen aufgebrochen und neu zusammengesetzt werden. Den Mitarbeitenden sollte die Chance gegeben werden, das zu tun, was sie am besten können, ohne für jeden Schritt die Führungskräfte fragen zu müssen. Weitere Veränderungen könnten in der Kommunikation folgen.
Es sollte ein allgemein offenes Klima herrschen, damit die Kommunikation genauso offen erfolgen kann. Hierzu sollten ehrliche und direkte Ansprachen und Besprechungen folgen. Ein wichtiger Bestandteil ist die Rücksprache mit dem Team und das zugehörige Feedback anzunehmen.
4. Fazit: Ein Zusammenspiel aus digitalen Tools und modernem Management
Die Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel und durch die Corona-Pandemie wurde dieser Wandel und die damit verbundene Digitalisierung maßgeblich vorangetrieben. Mit diesem Wandel kam eine Flexibilität in die Arbeitswelt, welche sich auf Arbeitszeiten und Arbeitsstrukturen ausbreitete.
Doch durch diese Veränderung kommt auch die Herausforderung der richtigen Kommunikation, da auf verschiedenen Wegen, beispielsweise via E-Mail, kommuniziert werden kann. Dies führt im schlechtesten Fall zu Chaos und Missverständnissen bei der Planung von Projekten.
Damit eine nachhaltige und beständige Zusammenarbeit entstehen kann, ist eine ausgewogene Balance aus digitalem Organisations-Tool wie factro und einer unterstützenden KI sowie einem modernen Mindset notwendig.
Auch wenn Veränderung manchmal beängstigend sein kann, öffnet sie auch Türen, von denen man nicht wusste, dass sie existieren.
