Von Chaos zur Planung im Team
Jedes Team steht vor der Herausforderung, sich zu organisieren. Es müssen Termine abgestimmt, die ToDos verteilt und besprochen sowie die Zeit sinnvoll eingeteilt werden. All diese Aufgaben müssen geplant werden, bevor es überhaupt zur Bearbeitung des Projektes kommen kann.
Oft ist es jedoch so, dass viele Teams schon dort scheitern, bevor das Projekt wirklich angefangen hat. Für eine bessere Struktur und Zusammenarbeit gibt es eine große Auswahl an Projektmanagement-Software, die ein effizientes Aufgabenmanagement im Team ermöglicht.
In diesem Artikel findest Du die 5 besten Tools für eine gute Aufgabenplanung in deinem Team.
- factro
- Trello
- Asana
- monday.com
- Microsoft Teams
- Nicht nur Tools, sondern auch Mindset
- Fazit: Die perfekte Mischung aus Tools und Mindset macht es aus
1. factro
factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement Software zur Organisation von Aufgaben, Themen und Teams. Durch eine gemeinsame Cloud können alle Teammitglieder ihre gemeinsamen Aufgaben einsehen.
Es kann eine klare Struktur im Team als auch im Projekt geschaffen werden. Die Rollenverteilung in den Aufgaben lässt sich durch die Benennung von Ausführenden und Verantwortlichen klar definieren. Es besteht die Möglichkeit, sowohl individuelle ToDos als auch gemeinsame Listen zu erstellen.
Bei der Aufgabenverteilung ist ein weiterer wichtiger Punkt der Zeitrahmen. In factro können Start- und Enddaten für Aufgaben eingestellt werden. Darauf basierend benachrichtigt das Tool Nutzer, wenn eine dieser Aufgaben fällig wird. Zudem kann das Team oder einzelne Personen entlastet werden, da die Auslastung angezeigt und eine Neuverteilung möglich wird.
Die Details der Aufgaben können individuell angepasst werden, vom Status über den Zeitraum bis hin zur Struktur. Durch verschiedene Ansichten wie Projektstrukturplan, Gantt Diagramm und Tabelle sind nicht nur kleinere Aufgaben, sondern auch größere Projekte möglich. Am Ende des Tages kann jeder sehen, auf welches Ziel das Team hin arbeitet.
Der Projektstrukturbaum in factro
2. Trello
Trello gehört zum US-Unternehmen Atlassian und ist ein Projektmanagement Tool, welches dem Team helfen kann, sich zu organisieren und zu strukturieren. Mit dem Fokus auf dem Kanban Board schafft es eine Umgebung, bei der das Management von Aufgaben erleichtert wird.
Alle Teammitglieder können die Aufgaben einsehen und bearbeiten. Dazu können Listen, Boards und Karten angelegt werden. Wie weit eine Aufgabe bearbeitet ist, kann an ihrem Status erkannt werden. Mit der gemeinsamen Übersicht lassen sich Ressourcen, Aufgaben und Fortschritte aufzeichnen und ansehen. Auch ein Zeitraum für die Bearbeitung kann eingerichtet werden, dies wird von der verantwortlichen Person festgelegt.
2023 wurde Trello um künstliche Intelligenz erweitert. Damit kann das Tool Texte zusammenfassen, Textvorschläge liefern und die Rechtschreibung überprüfen.
3. Asana
Das Tool Asana ist ebenfalls ein US-amerikanischen Anbieter und arbeitet optional mit künstlicher Intelligenz. Durch eine gemeinsame Cloud soll das Organisieren von Aufgaben und die Teamarbeit vereinfacht werden. Auch hier können Aufgaben individuell geplant werden und der Fortschritt wird visuell abgebildet. Den Aufgaben können Prioritäten zugeordnet und zu einzelnen Aufgaben ganze Projektpläne erstellt werden.
Die KI generiert Antworten und Zusammenfassungen. Zudem werden dem Team Empfehlungen zu Projekten und Aufgaben ausgesprochen, basierend auf den bereits vorhandenen Daten in der Software.
Auch Asana hat die Funktion der Zeitplanung, das heißt, es können Zeitfenster festgelegt werden, in denen die Aufgabe erledigt werden muss.
4. monday.com
Durch eine personalisierte Ansicht des Kanban Board in monday.com kann eine einfache Übersicht über die Aufgaben und Projekte geschaffen werden. Diese Ansichten lassen sich durch Diagramme oder Gantt Charts ergänzen.
Dieses Tool besitzt zwar keine ToDo-Listen, jedoch können Dokumente innerhalb eines Boards bearbeitet, eingesehen und in ein Main- oder Private Board integriert werden. Je nach vergebenen Berechtigungen lassen sich diese Dateien dann öffnen oder auch bearbeiten.
Zudem ist eine Integration von Programmen anderer Anbieter möglich. Ob das Ziel in greifbarer Nähe ist, kann durch die Gesamtübersicht vom ganzen Team gesehen werden.
5. Microsoft Teams
Ein weiteres Programm ist Microsoft Teams, dies ergänzt sich jedoch noch besser mit anderen Microsoft Produkten und kann auf diese zugreifen. Das Programm legt seinen Fokus auf die Kommunikation und den Austausch im Team. Das Team, aber auch vereinzelte Personen, können sich in digitalen Meetingräumen austauschen und zusätzlich besteht die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten und Präsentationen zu arbeiten.
Optional lässt sich auch der Microsoft Planner integrieren. Hier können ToDo-Listen, Projekte und Pläne verwaltet und bearbeitet werden. Das Team kann gemeinsam die Pläne gestalten und sich vernetzen.
Doch neben den Tools, welche die Bearbeitung und Planung im Team vereinfachen sollen, ist es ganz wichtig, die zwischenmenschlichen Beziehungen zu pflegen und miteinander zu interagieren. Denn wenn jeder sein eigenes Ding macht, ist die Teamarbeit von Anfang an zum Scheitern verurteilt.
6. Nicht nur Tools, sondern auch Mindset
Aus organisatorischen Gründen wird oft ein Verantwortlicher im Team bestimmt, jedoch darf dies nicht heißen, dass die anderen Mitglieder kein Mitspracherecht haben. Im Team muss jeder die Möglichkeit haben, offene Punkte oder Einwände anzusprechen und nicht mit der Angst leben müssen, etwas nicht äußern zu dürfen.
Jedes Teammitglied sollte ernst genommen werden. Zudem muss Grundvertrauen herrschen, damit eine Atmosphäre geschaffen wird, in der jeder seine Aufgaben mit Selbstbewusstsein und ohne zusätzlichen Druck erledigen kann. Dazu trägt auch eine faire Aufgabenverteilung und -bearbeitung bei, wodurch jeder seine spezifischen Aufgaben erledigen und fokussieren kann.
Zudem spielt Kommunikation eine zentrale Rolle. Jedes Teammitglied muss über Veränderungen oder anstehende Aufgaben informiert sein und auch neue Absprachen bedürfen offener Kommunikation.
7. Fazit: Die perfekte Mischung aus Tools und Mindset macht es aus
Teams stehen regelmäßig vor der Herausforderung, gemeinsam Aufgaben zu planen und zu bearbeiten. Es ist daher umso wichtiger, eine Struktur in die eigene Organisation zu bekommen, um Chaos zu vermeiden.
Für diese Struktur gibt es verschiedene Aufgabenmanagement-Tools, wie z.B. factro. Diese helfen dabei, einen Überblick über Ressourcen, Zeit und Abläufe zu schaffen. Diese unterstützen dabei, Aufgaben und Projekte leichter zu planen. Durch das Einteilen von ToDos kann das Team gemeinsam an den Aufgaben arbeiten und am Ende das Ziel effizient erreichen.
Trotz dieser Hilfsmittel darf man nicht vergessen, dass die Dynamik im Team eine wichtige Rolle spielt. Denn ohne eine vertrauensvolle Zusammenarbeit kann jede Aufgabe noch so schön sein, sie droht am Ende zu scheitern.
