Zeit besser einteilen
Kurz die sozialen Medien checken und anschließend noch eine spontane Kaffeepause einlegen. In Bürojobs wird ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet. Kennst Du das? Im Durchschnitt arbeiten wir also nur sechs von neun Stunden wirklich produktiv. Der Stapel an Aufgaben wird dadurch nicht kleiner – und der Druck, alles noch rechtzeitig zu schaffen, steigt.
Umso wichtiger ist es, seine Zeit sinnvoll einzuteilen und das eigene Zeitmanagement im Griff zu haben. Welche Methoden es dafür gibt und wie Du sie im Arbeitsalltag anwenden kannst, erfährst Du in diesem Artikel.
- Methoden für eine sinnvolle Zeiteinteilung
- 5 Tipps für mehr Produktivität
- Fazit: mit der richtigen Zeiteinteilung eine Routine entwickeln
Methoden für eine sinnvolle Zeiteinteilung
Time Blocking
Mit der Time Blocking Methode teilst Du Deinen Arbeitstag in überschaubare Zeitblöcke ein. Um eine passende Struktur zu finden, kannst Du deine Aufgaben zum Beispiel nach Themen oder Priorität sortieren und ihnen anschließend feste Zeiträume zuordnen. Was steht bei Dir über den Tag hinweg an? Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?
Das Vorgehen in 4 Schritten
- Notiere die zu erledigenden Aufgaben
- Ordne sie nach Priorität
- Schätze den Zeitaufwand pro Aufgabe
- Baue die Zeitblöcke im Kalender ein
Mit zunehmender Anwendung bekommst Du ein Gefühl für das Zeitmanagement Deiner Aufgaben und findest heraus, wie Du die Arbeitszeit so effektiv wie möglich einteilst.
Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik wurde in den 80er Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Der Gedanke dahinter: die Kombination von fokussierten Arbeitsphasen mit kleinen Pausen. In jeder Arbeitsphase konzentrierst Du Dich 25 Minuten auf Deine Aufgaben und machst anschließend 5 Minuten Pause. Nach 4 Intervallen folgt dann eine längere Pause von 30 Minuten.
Das Arbeiten in einem festen Zeitrahmen und das bewusste Setzen von Pausen steigert Deine Konzentration und verbessert Deinen Workflow. Zudem wirst Du routiniert darin, deine Zeit besser einzuteilen.
Wusstest Du?
Die Pomodoro-Technik ist nicht immer die richtige Herangehensweise. Bei umfangreichen Aufgaben ist es weder sinnvoll noch produktiv, schon nach 25 Minuten eine Pause zu machen. Kleiner Tipp: Teile Dir große Aufgaben in kleine Schritte, weil sie dann machbarer erscheinen und Du alles der Reihe nach abarbeiten kannst.
40-30-20-10 Regel
Die 40-30-20-10 Regel ist eine einfache Vorgehensweise für die Einteilung Deiner Arbeitszeit. Zum Start verschaffst Du Dir einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und ordnest sie nach Priorität. Anschließend gehst Du nach folgendem Schema vor:
40% der Zeit für die wichtigsten Aufgaben
30% bzw. 20% der Zeit für Aufgaben mit mittlerer Wichtigkeit
10% der Zeit für alle anderen Aufgaben
Schon gewusst? Zeiteinteilung bedeutet auch, dass man Aufgaben sinnvoll priorisiert. Durch die 40-30-20-10 Regel nutzt Du die Zeit für Deine wichtigsten Vorhaben und verschwendest sie nicht mit weniger dringenden To Dos.
Die 2-Minuten-Regel
Manchmal schiebt man neue Aufgaben einfach auf den nächsten Tag. Schließlich ist morgen ja auch noch Zeit. Irgendwann ist Dein Aufgabenberg aber so hoch, dass er unbezwingbar erscheint. Kommt Dir das bekannt vor?
Genau an diesem Szenario setzt der amerikanische Autor David Allen mit der 2-Minuten-Regel an. Eine Aufgabe, die man in weniger als zwei Minuten erledigen kann, sollte demnach sofort erledigt werden. Wenn Du kleine Aufgaben sofort beginnst und schon nach wenigen Minuten abhaken kannst, hältst Du Dich nicht ständig mit Kleinigkeiten auf und holst mehr aus Deinen täglichen Arbeitsstunden heraus. Die Zufriedenheit nach erledigten Aufgaben kann Dich zusätzlich motivieren.
Die 2-Minuten-Regel ist Teil der Getting-Things-Done-Methode, die ebenfalls von David Allen stammt. Mit einer entsprechenden Lektüre kannst Du dich noch intensiver mit seinen Ansätzen zum Zeit- und Selbstmanagement auseinandersetzen.
Mit Methoden Deine Arbeitszeit besser einteilen.
5 Tipps für mehr Produktivität
Zeit zwischen Terminen sinnvoll nutzen
Kurze Freiräume zwischen Meetings eigenen sich gut, um die 2-Minuten-Regel anzuwenden und in der Zwischenzeit kurze und kompakte Aufgaben zu erledigen.
Feste Pausenzeiten festlegen
Um nach einer Unterbrechung wieder mit voller Konzentration zu arbeiten, braucht man im Durchschnitt 15 bis 25 Minuten. Versuche spontane Pausen zu vermeiden und lege stattdessen bewusste Zeiträume für Pausen schon zu Beginn des Tages fest.
Persönliche Leistungskurve erstellen
Wann bin ich am produktivsten? Durch diese Frage findest Du Deine Hochs und Tiefs heraus und erstellst auf Grundlage dessen einen Zeitplan für Deine Aufgaben. Denn wichtige Aufgaben solltest Du in Phasen erledigen, in denen Du besonders produktiv bist.
Ähnliche Aufgaben zusammenfassen
Wenn Du zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und her springst, musst Du Dich immer wieder neu ins Thema einfinden. Und das frisst Zeit. Fasse stattdessen ähnliche Aufgaben, zum Beispiel aus einem Projekt, zusammen und erledige sie in einem Zeitblock.
Ein Tool verwenden
Um Deine Aufgaben zu organisieren, kannst Du neben einfachen Tipps & Methoden auch Projektmanagement-Tools verwenden.
factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement-Software zur Organisation von Aufgaben, Themen und Teams. Wichtig für die effektive Einteilung Deiner Arbeitszeit ist der Zeitrahmen. In factro kannst Du für jede Aufgabe ein Start- und Enddatum festlegen und Prioritäten setzen. Damit Dein Zeitplan nicht über Bord geht, informiert Dich die Deadline-Ampel automatisch über näher rückende Fristen.
Registriere Dich jetzt kostenlos für die factro Basic Cloud.
Fazit: Mit der richtigen Zeiteinteilung eine Routine entwickeln
Eine sinnvolle und bewusste Zeiteinteilung unterstützt Dich bei einer produktiven und konzentrierten Arbeitsweise. Unter den vielen Methoden und Tipps muss aber nicht jede genau zu Deiner Arbeitsweise passen oder Dir im Arbeitsalltag eine Unterstützung sein. Probiere verschiedene Techniken aus und entscheide anschließend, welche Vorgehensweise Dein Zeitmanagement am besten unterstützt. Und sobald Du das herausgefunden hast, integrierst Du die passende Methode in Deine tägliche Routine.
