Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Die Erwartungen der Bürger an schnelle, transparente und unkomplizierte Dienstleistungen wachsen, während viele Verwaltungsprozesse noch immer papierbasiert und aufwändig sind. Das führt zu langen Bearbeitungszeiten und viel Bürokratie.
Um den öffentlichen Sektor zukunftsfähiger zu gestalten, ist das Ziel die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung. Mit Hilfe des Einsatzes von digitalen Tools, dem Anbieten von digitalen Prozessen und ortsunabhängigen Diensten kann die Verwaltung schneller und effizienter agieren. Die Voraussetzung dafür ist allerdings ein Umdenken in der Organisation. Wie das funktioniert und wie die digitale Transformation umgesetzt werden kann, erfährst Du in diesem Artikel.
- Definition: Was bedeutet digitale Transformation?
- Das Onlinezugangsgesetz (OZG): kompakt zusammengefasst
- Digitale Strategien für die Verwaltung
- Herausforderungen des digitalen Wandels in der ÖV
- Change Management als Lösungsansatz
- Digitalen Wandel mit einem PM-Tool vorantreiben
- Digital Leadership in der ÖV
- Fazit: Digitaler Fortschritt in der Verwaltung
Die digitale Transformation steht vor großen Hürden
1. Definition: Was bedeutet digitale Transformation?
Die digitale Transformation beschreibt den Wandel von analogen Prozessen, Strukturen und Dienstleistungen hin zu digitalen Lösungen. Aber digitale Transformation ist noch tiefgreifender: Auch die Arbeitsweise soll neu gedacht werden. In der Öffentlichen Verwaltung bedeutet das, traditionelle und hierarchische Abläufe mit dem Einsatz digitaler Technologien zu verbessern, so dass sie flexibler und effizienter werden. Im Mittelpunkt stehen dabei die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger.
Ziel ist es also, Prozesse zu beschleunigen, Transparenz zu schaffen und benutzerfreundlichere Dienste anzubieten.
2. Das Onlinezugangsgesetz (OZG): Kompakt zusammengefasst
Das OZG trat 2017 in Kraft und ist die rechtliche Grundlage für Modernisierungsprojekte der Öffentlichen Verwaltung. Eigentlich war die Frist für die Umsetzung der Projekte Ende 2022, allerdings konnte diese aus verschiedenen Gründen nicht eingehalten werden.
Daher gilt seit Juli 2024 nun das OZG-Änderungsgesetz. Das hat die Beschleunigung der Digitalisierung und mehr Einheitlichkeit zum Ziel. Um das zu erreichen wurde festgehalten, dass
- Anträge digital eingereicht werden können, die Schriftform soll abgeschafft werden.
- das Once-Only Prinzip in Ämtern gilt, wichtige Dokumente müssen nur einmal vorgelegt werden und sind danach digital abrufbar.
- unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen nach 5 Jahren nur noch elektronisch erfolgen (Digital only).
- innerhalb von zwei Jahren einheitliche Standards entstehen sollen.
- die Ende-zu-Ende-Digitalisierung von der Beantragung bis zum Bescheid wirken soll.
Weitere Details findest Du in dem Dokument des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI)
👉 Upgrade für ein Digitales Deutschland ist da: Das OZG-Änderungsgesetz tritt in Kraft (bmi.bund.de)
3. Digitale Strategien für die Verwaltung
- Zentraler Eingangskanal (ZEK): Der ZEK ist dafür, dass die Transformationsakteure sich miteinander vernetzen können. Das können Führungskräfte in der Verwaltung sein, Chief Digital Officers oder technische Fachkräfte. So soll ein gemeinsames Wissensmanagement und der Austausch gefördert werden. Dadurch soll Transparenz entstehen und die Verwaltungstransformation unterstützt werden.
- GovLabDE: Das GovLabDE ist eine Zusammenarbeitsplattform zur Unterstützung für gemeinsame und themenübergreifende Projekte der Bundesministerien. Es gibt drei Hauptbereiche, in denen unterstützt wird:
- Infrastruktur: Angebote von technischer Infrastruktur (z.B. Softwarelösungen, passende Räumlichkeiten etc.)
- Methodenexpertise: Vermittlung von Techniken wie Design Thinking, Arbeiten in Sprints und Schulungen von Verwaltungsangestellten
- Personalressourcen: Mangelt es an Expertise in der eigenen Abteilung, können Fachpersonen hinzugezogen werden
- Personal in der digitalen Verwaltung (PersDiV): Dieses Netzwerk ist eine interministerielle Arbeitsgruppe und verbindet die obersten Bundesbehörden miteinander. So soll ein ressortübergreifender Austausch stattfinden.
📚 Lesetipps zum Thema
- Digitale Transformation der Verwaltung – Empfehlung für eine gesamtstaatliche Strategie (bertelsmann-dtiftung.de)
- Kompetenzzentrum für Digitale Transformation im öffentlichen Sektor (hs-ludwigsburg.de)
4. Herausforderungen des digitalen Wandels in der ÖV
Die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, die einen umfassenden und koordinierten Ansatz erfordern, um den Prozess erfolgreich umzusetzen.
Datenschutz richtig umsetzen
Eine der größten Herausforderungen ist der Schutz der sensiblen Daten: Behörden verwalten eine Menge an personenbezogener Daten, die besonders geschützt werden müssen. Daher ist die Einhaltung der Datenschutzstandards von besonderer Bedeutung. Wenn digitale Tools und Softwares eingesetzt werden, sollten diese also die Anforderungen erfüllen und standhaft gegen Cyberangriffe sein. Ein unzureichendes Sicherheitssystem kann das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger schwächen und zu hohen Kosten durch Datenlecks führen.
Personalmangel händeln
Um Digitalisierungsprozesse voranzutreiben, braucht es geschultes Personal, aber auch ausreichend Personal. Gerade im öffentlichen Dienst ist dies aber ein bekanntes Problem. Viele Verwaltungsstellen kämpfen mit einem Mangel an digitalen Kompetenzen, was die Einführung und Pflege neuer Tools und Systeme erschwert. Daher sind Weiterbildungen und Schulungen unverzichtbar, um den digitalen Wandel voranzutreiben.
Weiterbildungen sind für die digitale Transformation unerlässlich
Starre Hierarchien auflösen
Digitalisierung ist nicht nur das bloße Nutzen von digitalen Tools, auch die Arbeitsorganisation muss umgekrempelt werden. Starre Hierarchien und Strukturen funktionieren oft nicht mehr. In vielen Verwaltungsbereichen ist dies allerdings heute noch der Fall – und Veränderungen wird oft Skepsis entgegengebracht. Wichtig ist es daher, die Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Dabei ist es essentiell, ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Digitalisierung und das Anbieten geeigneter Schulungen und Anreize zu schaffen.
Unterschiedliche Voraussetzungen abschaffen
Neben den unterschiedlichen Startbedingungen innerhalb der Behörden und Ämter, ist auch die digitale Infrastruktur in Deutschland nicht flächendeckend und gleichmäßig ausgebaut. Diese Unterschiede erschweren die Umsetzung und führen dazu, dass einige Städte und Gemeinden abgehängt werden. Eine flächendeckende Versorgung mit leistungsfähiger digitaler Infrastruktur ist daher eine Grundvoraussetzung, um eine gleichberechtigte digitale Verwaltung zu ermöglichen.
5. Change Management als Lösungsansatz
Um diese Hürden zu meistern, ist ein ganzheitlicher Ansatz nötig. Dabei helfen kann Change Management. Laut Definition ist dabei das Ziel, bestimmte Maßnahmen umzusetzen, die die Organisation verändern, um einen gewünschten Zustand zu erreichen. Davon betroffen sind nicht nur einzelne Prozesse, sondern die Gesamtorganisation. Es handelt sich also um tiefgreifende Veränderungen.
Vor der Umsetzung eines Veränderungsprozesses, sollten diese Faktoren geklärt sein:
- Status Quo-Analyse: Wie soll der Soll-Zustand aussehen?
- Planung: Definition des Ziels
- Kulturanalyse: Welche Dinge im Unternehmen stehen dem im Weg?
- Umsetzung: Das Team sollte vorbereitet und mit einbezogen werden
- Reporting: Erreichte Ziele und wichtige KPIs werden dokumentiert
Die eigentliche Umsetzung von Change Management-Prozessen kann individuell gestaltet werden. Dabei gibt es verschiedene Modelle, an denen Du Dich orientieren kannst.
5-Phasen-Modell
Das Modell nach Krüger beschreibt die Phasen, die ein Change-Prozess durchlaufen soll:
- Initialisierung: Ist-Analyse und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten
- Konzeption: Erstellung eines Plans, mit genauen Schritten und Maßnahmen
- Mobilisierung: Miteinbeziehen der Mitarbeitenden in die neuen Prozesse
- Umsetzung: Die aufgestellten Ziele werden priorisiert und die geplanten Schritte umgesetzt
- Verstetigung: Prozesse werden langfristig etabliert und werden zur neuen Norm
Erfolgsfaktoren, die zu einem erfolgreichen Change Management beitragen, sind das Aufstellen von SMART-Zielen, der Einbezug der Mitarbeitenden, ein methodisches Vorgehen und vor allem Transparenz.
Weiterbildungsmöglichkeiten für Verwaltungspersonal
Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, sich im Bereich Digitalisierung weiterzubilden. Eine Weiterbildung, die sich speziell auf die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung auf Weiterbildung spezialisiert, wird an der HAW Hamburg angeboten. Sie ist für Fach- und Führungskräfte und soll ein neues Verständnis für die strategische Ausrichtung von Personal, Organisation, IT und Recht vermitteln.
Es ist eine dreiteilige Veranstaltung, die zweimal in Präsenz und einmal virtuell innerhalb von 2 Monaten stattfindet. Mehr Informationen findest Du auf der Website der HAW:
👉 Campus Weiterbildung: Digitale Transformation der Öffentlichen Verwaltung
6. Digitalen Wandel mit einem PM-Tool vorantreiben
Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung lebt von strukturierten und effizienten Prozessen – genau dabei sind Tools und Softwares unverzichtbar. Eine entsprechende Unterstützung bietet beispielsweise das PM-Tool factro, mit dem Du neue Prozesse darstellen und überwachen kannst. Als wichtiger Baustein in der Modernisierung hilft factro dabei, Projekte nicht nur effizienter zu planen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team gezielt zu verbessern. Im Zusammenspiel mit anderen Tools können so Abläufe digital gestaltet werden.
Projektmanagement mit factro
In der öffentlichen Verwaltung stehen die Mitarbeitende oft vor der Herausforderung, komplexe Projekte mit vielen Beteiligten zu koordinieren und dabei stets transparent und nachvollziehbar zu arbeiten. Mit einem Projektmanagement-Tool kannst Du diese Projekte überwachen und koordinieren. Das können zum Beispiel Projekte zum Ausbau der Digitalisierung sein, aber aber auch interne Prozesse, die im Sinne des Change Managements angepasst werden.
Mit factro kannst Du Deine Projekte im Projektstrukturbaum visualisieren, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren, Fristen setzen und der Fortschritt in Echtzeit überwachen. Während beispielsweise der Strukturbaum vor allem die Organisation Deines Projekts abbildet, ist das Gantt Diagramm besonders gut für die Zeitplanung geeignet. Die nötige Transparenz wird durch die klaren Aufgaben geschaffen, die die Teammitglieder in ihrem Kanban Board einsehen können.
Der Projektstrukturbaum in factro
Zudem wird jede Aufgabe nach dem vier Augen Prinzip erstellt: Es gibt immer eine verantwortliche und eine ausführende Person. Das hilft dabei, Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Deadlines einzuhalten. In den Kommentaren können Fortschritte geteilt und Fragen gestellt werden. So findet die Kommunikation aufgabenbezogen und in Echtzeit statt.
Ein wichtiger Punkt in der Öffentlichen Verwaltung ist die Einhaltung von Vorgaben zur Transparenz und Dokumentation. In factro Aufgaben kannst Du in der Aufgabenhistorie alle Änderungen an der Aufgabenbeschreibung, dem Aufwand, dem Zeitraum, des Status, der Teilaufgaben etc. nachvollziehen.
Um den Aufwand von Projekten und Digitalisierungsmaßnahmen nachvollziehen zu können, ist eine Zeiterfassung ein praktisches Feature. Für jede Aufgabe kann dafür ein Aufwand erfasst werden. So kann jederzeit eingesehen haben, wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wurde. Das hilft dabei, Deine Projekte besser zu planen und in die Zeit effizienter einteilen zu können. Im Projektstatusbericht kannst Du zusätzlich einsehen, wie weit der zeitliche Fortschritt ist.
Projektstatusbericht in factro
Neben der einfachen und nachvollziehbaren Anwendung des Tools ist auch der Datenschutz gegeben: Denn das Tool kommt aus Bochum und unterliegt somit den deutschen Datenschutzstandards, also dem DSGVO und dem BDSG-neu.
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Kombination von Tools und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung lebt von strukturierten und effizienten Prozessen – genau hier setzt die Projektmanagement-Software factro an. Als wichtiger Baustein in der Modernisierung hilft factro dabei, Projekte nicht nur effizienter zu planen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team gezielt zu verbessern. Im Zusammenspiel mit anderen Tools können so Abläufe digital gestaltet werden.
Dokumentenmanagement und Archivierung: Digitale Dokumentenmanagement-Tools wie docuware oder eFile bieten der Verwaltung die Möglichkeit, Akten und Dokumente sicher und zentralisiert zu speichern. Die Nutzung solcher Systeme spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf Informationen.
Workflow-Management: Tools wie Camunda können zur Optimierung und Automatisierung von Verwaltungsabläufen genutzt werden. Gerade im Bereich Genehmigungen und Antragsbearbeitung können Workflows beschleunigt werden, sodass Entscheidungen schneller getroffen werden.
Kommunikationsplattformen: Microsoft Teams oder GovChat erleichtern die abteilungsübergreifende Kommunikation und machen es möglich, auch im Homeoffice effizient zu arbeiten. Besonders in Krisenzeiten ein echter Vorteil, um jederzeit handlungsfähig zu bleiben.
Datenanalysen: Software wie Power BI oder Tableau ermöglicht es, Daten auszuwerten und zu visualisieren, was eine datenbasierte Entscheidung ermöglicht.
Verschiedene digitale Tools gestalten Abläufe neu
7. Digital Leadership in der ÖV
Für den Wandel hin zu einer modernen Verwaltung ist auch die Führungsmentalität entscheidend: starre Hierarchien haben kaum einen Platz in einer digitalen ÖV. Die Herausforderung ist es also traditionelle Strukturen aufzubrechen, gleichzeitig die Digitalisierung voranzutreiben und das Team dafür zu begeistern. Wichtige Aspekte dabei sind digitale Kompetenzen, transparente Kommunikation, agile Arbeitsmethoden und Schulung der Mitarbeitenden. Folgende Dinge solltest Du dabei beachten:
- Digitale Kompetenz: Als Digital Leader ist es wichtig, die generellen Möglichkeiten digitaler Technologien zu verstehen und zu bewerten. Auch ein breites Wissen über Tools und Software und die Fähigkeit sich schnell in die Funktion eines ausgewählten digitalen Hilfsmittels einzuarbeiten ist eine Kernkompetenz. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen helfen dabei, dass notwendige Wissen für diese Position aufzubauen.
- Transparente Kommunikation: Um den digitalen Wandel voranzutreiben ist eine transparente Kommunikation besonders wichtig: Als Digital Leader musst Du alle ins Boot holen. Im Fall der Öffentlichen Verwaltung sind das nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger. Ein Schritt, um das Vertrauen zu gewinnen und die Mitarbeitenden zu motivieren ist es, die Vorteile der Digitalisierung aufzuzeigen und warum sie davon profitieren.
- Arbeitsweisen etablieren: In einer modernen Verwaltung ist Flexibilität entschieden, um schnell auf Veränderungen reagieren und sich neuen Gegebenheiten anpassen zu können. Agile Methoden ermöglichen genau das und sind dahe sehr effizient. Als Digital leader solltest Du diese agilen Methoden einführen und vorleben.
- Empathische Teamführung: Als Führungskraft solltest Du einen Blick auf alle Deine Teammitglieder und auch ein offenes Ohr für Sorgen und Probleme haben. Denn es wird Zeit und Geduld brauchen, um die alten Hierarchien aufzubrechen und die Mitarbeitenden mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Dabei ist auch die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden das A und O.
8. Fazit: Digitaler Fortschritt in der Verwaltung
Die digitale Transformation bietet der öffentlichen Verwaltung die Chance, sich grundlegend zu modernisieren und effizienter auf die Bedürfnisse der Bürger einzugehen. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Verwaltungsprozesse nicht nur schneller und kosteneffizienter gestaltet, sondern auch transparenter und bürgerfreundlicher gemacht werden.
Die Herausforderungen – von Datenschutz über den Fachkräftemangel bis hin zur Veränderungsresistenz – sind allerdings erheblich und erfordern ein gezieltes Change Management, um eine nachhaltige Akzeptanz und langfristige Wirksamkeit digitaler Lösungen sicherzustellen. Dabei unterstützen digitale Tools, wie eine Projektmanagement-Software, diesen Wandel.
Eine strategisch geplante und umfassend umgesetzte digitale Transformation kann also die Verwaltung fit für die Zukunft machen und das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen stärken. Damit dies gelingt, sind jedoch langfristige Investitionen und die kontinuierliche Anpassung an technologische Entwicklungen notwendig.
