Projektdurchführung: Von der Idee zur Umsetzung

Die Durchführung entscheidet über den Erfolg eines Projektes

Ein wichtiges Projekt steht an, und die Frage ist: Wie packen Du und Dein Team es am besten an? Stell Dir vor, ihr startet voller Energie – doch ohne klare Struktur entsteht schnell Chaos Zeit und Ressourcen gehen verloren.

Der Erfolg hängt maßgeblich von der richtigen Planung und Steuerung ab – denn je präziser ein Projekt organisiert ist, desto reibungsloser läuft es ab.

Aber wie sieht eine wirklich effiziente Projektdurchführung aus, und welche digitalen Tools helfen euch, alles im Griff zu behalten? All das und mehr erfährst Du in diesem Artikel.

1. Definition: Was versteht man unter Projektdurchführung
2. Vier Phasen der Projektdurchführung
3. Effektive Projektdurchführung: Faktoren und Herausforderungen
4. Fazit: Ein geplantes Projekt ist ein erfolgreiches Projekt

1. Definition: Was ist Projektdurchführung?

Die Projektdurchführung ist die Phase im Projektmanagement, in der die geplanten Aufgaben und Aktivitäten umgesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen. Hier werden Aufgaben koordiniert, Ressourcen verwaltet und das Team aktiv gesteuert.

Der Prozess wird dabei regelmäßig kontrolliert und bei Notwendigkeit optimiert. Das Ziel der Projektdurchführung ist das erfolgreiche Abschließen des Projektes.

Synonyme Projektdurchführung

Für das Wort Projektdurchführung gibt noch eine Vielzahl an Synonymen:

• Projektumsetzung
• Projektrealisierung
• Projektabwicklung
• Projektsteuerung
• Projektmanagementphase
• Projektbearbeitung
• Ausführungsphase des Projekts
• Implementierung des Projekts
• Projektoperation

2. Vier Phasen der Projektdurchführung

Wenn ein Projekt durchgeführt werden soll, muss es genau und effizient geplant sein, sonst kann es passieren, dass es nicht zum gewünschten Erfolg kommt. Die Projektdurchführung ist deshalb in verschiedene Phasen eingeteilt, an denen sich das Team orientieren kann.

Phase 1: Projekt starten und Kick-off halten

Wenn ein Projekt ansteht, findet häufig ein Projektstart mit Kick-off-Meeting mit allen Beteiligten statt. Dort definiert der Projektleiter Projektziele, klärt Rollen und Zuständigkeiten und stellt die zu erwarteten Ergebnisse vor. Zudem werden Ziele und Aufgabenverteilungen übermittelt. Die kann auch mit Methoden wie die RACI-Matrix vereinfacht werden.

Eine Projektmanagement-Software kann den Projektstart und das Kick-off-Meeting effektiv unterstützen. Bereits vor dem Kick-off lassen sich Projektziele, Rollen und Zuständigkeiten übersichtlich in der Software hinterlegen, sodass alle Beteiligten die wichtigen Informationen zentral abrufen können.

Die Projektleitung kann Aufgaben und Meilensteine direkt zuweisen und gemeinsam mit den Abteilungen wie IT, Finanzen und den Nutzenden absprechen.

Während des Kick-off-Meetings ermöglicht die Software, Ziele und geplante Maßnahmen für alle transparent darzustellen, wodurch sichergestellt wird, dass alle Abteilungen auf dem gleichen Stand sind.

Das schafft eine klare Struktur und erleichtert die spätere Abstimmung, da jeder Beteiligte genau weiß, welche Aufgaben anstehen und wie der Fortschritt dokumentiert wird.

Ein Beispiel:

Beim Start werden alle relevanten Abteilungen, wie IT-Abteilung, Nutzer und Finanzen, zu einem Kick-off eingeladen, um Ziele und geplante Maßnahmen zu besprechen.

Projektstrukturbaum in factro

Phase 2: Projekte kontrollieren und steuern

In dieser Phase geht es darum, ein Projekt in Gang zu halten und alle Aktivitäten so zu koordinieren, dass sie den Projektplan erfüllen. Der Projektleiter überprüft regelmäßig den Fortschritt, passt Ressourcen an, überwacht Budgets und löst auftretende Probleme. Außerdem sorgt er für klare Kommunikation und stellt sicher, dass das Team gut zusammenarbeitet.

Im Projektmanagement-Tool können Aufgaben erstellt, priorisiert und mit Deadlines versehen werden. Die Aufgabenverwaltung hilft Teams dabei, sich auf die wichtigsten Schritte zu konzentrieren und alles im Auge zu behalten. Die Software zeigt zudem, welche Aufgaben aktuell sind, und bietet eine schnelle Übersicht über den Status einzelner Arbeitspakete, sodass das Team effizient zusammenarbeiten kann.

Ein Beispiel:

In dieser zweiten Phase koordiniert die Projektleitung Treffen. Das sind z.B. IT-Abteilungen sowie Nutzer aus den Bürgerbüros, um sicherzustellen, dass alle Funktionen den gestellten Anforderungen entsprechen und im Zeitplan bleiben.

Aufgabendeatils in factro

Phase 3: Projektbericht und Dokumentationen erstellen

Während des gesamten Projekts wird kontinuierlich dokumentiert und berichtet, um den Projektstatus transparent zu halten und Fortschritte zu tracken.

Dies umfasst regelmäßige Projektstatusberichte, die den Fortschritt, eventuelle Hindernisse und Änderungen im Zeit- oder Kostenplan aufzeigen. Die Dokumentation ist wichtig, um alle Schritte und Entscheidungen nachvollziehbar festzuhalten.

Mit einer Projektstatusbericht-Funktion können Fortschritte laufend überwacht und in übersichtlichen Reports dokumentiert werden. Durch eine Zeiterfassung gibt es einen genauen Überblick über die aufgewendeten Stunden, sodass das Team sofort erkennt, ob Zeitpläne und Budgets eingehalten werden. Abweichungen werden transparent gemacht, sodass rechtzeitig Maßnahmen eingeleitet werden können.

Ein Beispiel:

Diese Statusberichte erstellen Projektmanager z.B. auf monatlicher Basis, um das Management auf dem Laufenden über den Stand eines Projekts zu halten. Im Bericht werden Erfolge, bereits erreichte Ziele sowie Anpassungen beschrieben.

Projektstatusbericht in factro

Phase 4: Projekt abschließen und evaluieren

In der letzten Phase wird das Projekt offiziell abgeschlossen. Dies beinhaltet eine Abschlussbesprechung, in der die Projektziele, Ergebnisse und mögliche Verbesserungspotenziale bewertet werden. Die gesammelten Erkenntnisse werden dokumentiert, um zukünftige Projekte besser planen zu können.

In Projektmanagement-Tools können Projekte archiviert werden, wodurch alle Daten und Erfahrungen für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
Diese Funktion ermöglicht es dem Team, aus dem Projekt zu lernen und die gewonnenen Erkenntnisse für künftige Aufgaben zu nutzen.

Ein Beispiel:

Ein Team erstellt zum Projektabschluss eine Abschlussdokumentation und führt eine Feedback-Runde durch, um festzustellen, was gut funktioniert hat und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Die Ergebnisse werden in einem „Lessons Learned“-Dokument festgehalten, das bei künftigen Projekten genutzt werden kann.

3. Effektive Projektdurchführung: Faktoren und Herausforderungen

Eine erfolgreiche Projektdurchführung braucht klare Ziele, gute Planung und schnelle Reaktionen auf Herausforderungen. Hier erfährst Du, welche Faktoren entscheidend sind und welche Hürden es zu meistern gilt.

Herausforderungen bei der Projektdurchführung

Während der Projektdurchführung können immer wieder Herausforderungen auftauchen. Häufig verläuft das Projekt nicht exakt wie geplant – sei es durch unerwartete Hürden, Verzögerungen oder Anpassungen, die vorgenommen werden müssen.

Wenn von Anfang an eine zu hohe Erwartungshaltung an das Projekt und vor allem an die Beteiligten gestellt wird, kann es sein, dass es ins Stocken gerät. Zudem muss eine klare Zielsetzung formuliert sein – so weiß das Team, auf was es hinarbeitet. Das kann letztendlich sogar die Mitarbeitermotivation steigern.

Eine weitere zentrale Herausforderung ist die Kommunikation, die im Projektverlauf essenziell ist. Treten Probleme auf oder müssen Aufgaben neu verteilt werden, um Überlastungen im Team zu vermeiden, ist ein klarer Austausch entscheidend. An der Kommunikation und damit verbundener Teamdynamik hängt ein großer Teil des Projektes.

Mit unvorhergesehenen Änderungen im Projektverlauf muss immer gerechnet werden. Zeitliche Puffer, Anpassungen des Budget sowie Ressourcen sollten dementsprechend eingeplant werden.

Wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Projektdurchführung

Für eine reibungslose Projektdurchführung sind bestimmte Erfolgsfaktoren entscheidend. Klare Verantwortlichkeiten, gute Kommunikation und effiziente Ressourcennutzung – hier sind die wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Projekt.

Ressourcenmanagement planen:

Ein wichtiger Aspekt ist das Ressourcenmanagement. Es muss eine präzise Planung durchgeführt werden, bevor das Projekt starten kann. Diese Planung sollte die Bereiche Personal, Zeit und Budget beinhalten, damit diese effektiv genutzt werden können.

Kommunikation und Teamwork pflegen:

Kommunikation spielt eine zentrale Rolle bei der Projektdurchführung. Es sollte einen regelmäßigen Austausch zwischen dem Team und dem Projektleiter geben, damit dieser auf dem aktuellsten Stand ist. Doch auch die Kommunikation untereinander im Team ist wichtig. Hier können sich die Teammitglieder untereinander helfen und unterstützen.

Risiko managen:

In einem Projekt kann es durchaus zu Problemen kommen. Dies sollte man sich bei der Planung bewusst sein und mit berücksichtigen. Somit ist es wichtig, bereits vor dem Start mögliche Risiken zu identifizieren, sich darauf vorzubereiten und das Projekt dauerhaft im Blick zu behalten.

Zeiten festlegen:

Zeitmanagement ist entscheidend: Das Team braucht genug Zeit für die Aufgaben, aber nicht so viel, dass das Projekt ins Stocken gerät. Puffer helfen, bei unerwarteten Problemen flexibel zu bleiben, während Deadlines und Meilensteine stets im Blick bleiben sollten.

Quick Tipp: Best Practices für eine erfolgreiche Projektdurchführung

• Realistische Zeit- und Budgetplanung
• Regelmäßige Meetings und Projekt-Updates
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen
• Wert auf Transparenz legen

4. Fazit: Mit der richtigen Planung zum Erfolg

Wenn ein Projekt ansteht, ist es sehr wichtig, dieses konkret zu planen. Vom klaren Start und der Organisation bis hin zu einer guten Kommunikation und präzisen Zeiterfassung – eine fundierte Planung und gezielter Einsatz von Tools wie zum Beispiel factro.

So kann das Team nicht nur die gesteckten Ziele erreichen, sondern auch Herausforderungen flexibel meistern. Mit einer klaren Struktur und den richtigen Hilfsmitteln wird jedes Projekt zum Erfolg.