Projektfortschritte erfassen
Liegt Dein Projekt noch im Plan oder droht es, aus dem Ruder zu laufen? Mit der Earned Value Analyse kannst Du genau das herausfinden – und zwar auf den Punkt. Diese Methode liefert Dir nicht nur Einblicke in den aktuellen Stand Deines Projekts, sondern zeigt auch, wie gut Zeit und Budget genutzt werden.
Stell Dir vor, Du baust ein Haus. Der Architekt hat Dir einen detaillierten Plan gezeichnet, das Budget steht, und der Zeitrahmen ist klar. Doch während die Mauern hochgezogen werden, merkst Du: Die Kosten explodieren, der Zeitplan hinkt, und am Ende des Monats sind weder der Keller noch die Fenster fertig. Genau hier kommt die Earned Value Analyse (EVA) ins Spiel – das Tool, um Projekte nicht nur zu planen, sondern auch in der Spur zu halten.
In diesem Artikel erfährst Du, wie die EVA funktioniert, warum sie so effizient ist und wie Du sie für den Erfolg Deiner Projekte einsetzen kannst.
- Definition: Was ist die Earned Value Analyse?
- Grundlagen der Earned Value Analyse
- So verwendest Du EVA
- Vorteile und Nachteile der Earned Value Analyse
- EVA im PM-Tool ohne Extra-Aufwand
- Fazit: Projektfortschritte immer im Blick
1. Definition: Was ist die Earned Value Analyse?
Die Earned Value Analyse ist eine Projektmanagement-Methode, um den Fortschritt und die verfügbaren Ressourcen in Projekten zu messen und gegebenenfalls anzupassen. Bei dieser Methode liegt der Fokus auf den Faktoren Zeit, Kosten und Leistung. Diese werden vor und während des Projekts überprüft, um zu schauen, ob alles im Budget und im Zeitrahmen liegt.
Ihren Ursprung hat die EVA in den 1960er Jahre und wurde zu Beginn im US-Verteidigungsministerium verwendet. Dieser Ansatz sollte helfen, Kosten und Zeitpläne für komplexe Projekte, wie die Rüstungs- und Raumfahrtindustrie, zu kontrollieren. Seitdem hat sich die EVA über verschiedene Branchen hinweg etabliert und ist heute ein weltweit anerkanntes Werkzeug im Projektmanagement.
Bedeutung im Projektmanagement
Die Earned Value Analyse hilft im Projektmanagement, den Fortschritt klar im Blick zu behalten: Läuft das Projekt nach Plan? Stimmen Zeit und Budget? EVA kombiniert geplante Werte, tatsächliche Kosten und erledigte Arbeit, um frühzeitig zu sehen, ob es Probleme gibt. So bleibt alles transparent und Du kannst rechtzeitig gegensteuern.
Earned Value Analyse vs. Earned Value Management
- EVA = Analyse: Konzentriert sich auf die Kennzahlen und die Bewertung des Projektstatus.
- EVM = Management-Ansatz: Umfasst EVA und integriert es in die Planung, Überwachung und Steuerung eines Projekts.
2. Grundlagen der Earned Value Analyse
Die Earned Value Analyse besteht aus verschiedenen Kennzahlen und Berechnungen. Sie zeigen Dir, ob Dein Team mehr oder weniger ausgegeben hat, als geplant, und ob ihr dem Zeitplan voraus seid oder hinterherhinkt.
Die EVA basiert auf drei Hauptkennzahlen:
- Geplante Kosten (Planned Value, PV): Das Budget, das bis zu einem bestimmten Zeitpunkt für die geplante Arbeit vorgesehen war.
- Erarbeiteter Wert (Earned Value, EV): Der monetäre Wert der tatsächlich geleisteten Arbeit basierend auf dem ursprünglichen Plan. Wie viel vom Projekt ist tatsächlich fertig und wie viel ist das wert?
- Tatsächliche Kosten (Actual Cost, AC): Die tatsächlich angefallenen Kosten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Was wurde bisher wirklich ausgegeben?
Neben diesen Hauptkennzahlen gibt es noch Kennzahlen, welche Dir bei der Berechnung der Hauptkennzahlen helfen und Dir Werte geben, die Dir zeigen, wie gut Dein Projekt läuft:
- Kostenabweichung (CV): Zeigt, ob Du mehr oder weniger ausgegeben hast als geplant (EV minus AC).
- Zeitabweichung (SV): Zeigt, ob Du im Zeitplan bist oder hinterherhinkst (EV -PV).
- Effizienzkennzahlen (CPI/SPI): Zeigen, wie effizient Du in Bezug auf Kosten (CPI) und Zeit (SPI) arbeitest. Höhere Werte bedeuten, dass alles gut läuft.
3. So verwendest Du EVA
Mit EVA kannst Du den Fortschritt Deines Projekts kontrollieren und Abweichungen bei Zeit und Kosten frühzeitig erkennen. Hier ist eine einfache Anleitung, wie Du die Methode anwendest:
Schritt 1: Projektplanung starten
Zu Beginn eines Projektes müssen Aufgaben geplant und verteilt werden. Zudem ist es wichtig, in die Planung einen Zeitplan mit Meilensteinen und Kosten (BAC) für ein Projekt einzubeziehen. Diese Werte können dann bei der EVA verwendet werden und geben Aufschluss über den Status Deines Projektes.
Schritt 2: Hauptkennzahlen erfassen
Nachdem diese Faktoren besprochen worden sind, ist es wichtig, die Grundwerte zu erfassen. Diese können mit bestimmten Formeln erfasst werden:
- PV = BAC x geplante Arbeit in %
- EV = BAC x erledigte Arbeit in %
Schritt 3: Abweichungen berechnen
Mit CV und SV berechnest Du, ob Du im Plan bist. Also müssen, während das Projekt läuft, regelmäßig Updates gemacht werden, um diese auf Abweichungen zu überprüfen. Dies geht mit den Formeln:
- Kostenabweichung (Cost Variance, CV):
Misst, ob das Projekt im Hinblick auf die Kosten effizient läuft:
CV=EV−ACPositiv: Projekt unter Budget
Negativ: Projekt über Budget
- Terminabweichung (Schedule Variance, SV):
Zeigt, ob das Projekt dem Zeitplan folgt:
SV=EV−PVPositiv: Projekt liegt vor dem Zeitplan
Negativ: Projekt liegt hinter dem Zeitplan
Hier gilt die Regel: Wenn der Wert positiv ist, ist man unter dem Budget bzw. vor dem Zeitplan, aber wenn der Wert negativ ist, ist das Team bereits über dem Budget bzw. hinter dem Zeitplan.
Schritt 4 Effizienz messen
Durch die Berechnung des Cost Performance Index, kurz CPI, siehst Du, wie effizient das Projekt hinsichtlich der Kostenplanung läuft. Mit dem Schedule Performance Index (SPI) kannst Du messen, wie effizient Deine zeitliche Leistung ist. Hier gibt es die Regel, wenn der Wert über eins ist, befindet sich das Projekt über dem Budget bzw. Im Zeitplan und wenn der Wert unter 1 ist, wurden das Budget und die eingeplante Zeit überschritten.
- CPI= EV/AC
- SPI= EV/PV
Schritt 5: Prognose stellen
Während Dein Projekt läuft, solltest Du frühzeitig prüfen, wie sich die Kosten entwickeln. Überlege, wie viel das Projekt am Ende insgesamt kosten wird (EAC) und ob Dein Budget ausreicht – oder ob Dir am Ende vielleicht Geld fehlt (VAC).
- EAC= BAC/CPI
- VAC= BAC – EAC
Schritt 6: Projekt überwachen
Halte Deine EVA-Werte im Blick – am besten regelmäßig, etwa monatlich oder zu wichtigen Projektmeilensteinen. So erkennst Du sofort, wenn es bei den Kosten oder im Zeitplan nicht nach Plan läuft. Falls nötig, kannst Du direkt gegensteuern und Dein Projekt wieder auf Kurs bringen.
Alle errechneten und geplanten Werte können in ein Diagramm eingetragen werden, so kann ein genauer Verlauf des Projektes abgebildet werden.
Hier findest du passende Beispiele für die EVA:
4. Vorteile und Nachteile der Earned Value Analyse
Die Earned Value Analyse bietet verschiedene Vorteile, aber hat auch Nachteile. Durch diese Methode ist es möglich, einen klaren Überblick über Ressourcen eines Projektes zu erhalten und Probleme können frühzeitig erkannt werden. Dadurch ist diese Analyse jedoch sehr auf Zahlen fokussiert, somit können andere Aspekte wie die Zusammenarbeit im Team oder deren Zufriedenheit nicht berücksichtigt werden.
| ✓ Klare Übersicht über Zeit- und Kostenplan | ✗ Hoher Aufwand bei Planung und Datenerfassung |
| ✓ Frühzeitige Erkennung von Abweichungen | ✗ Vernachlässigt qualitative Projektaspekte |
| ✓ Effizienzprüfung durch Kennzahlen (CPI, SPI) | ✗ Abhängig von der Genauigkeit der Planung |
| ✓ Prognosen für Kosten und Zeit | ✗ Für kleine Projekte oft zu komplex |
5. EVA im PM-Tool ohne Extra-Aufwand
Die Earned Value Analyse lässt sich in einer Projektmanagement-Software wie factro gut umsetzen, um den Fortschritt und die Leistung eines Projekts zu überwachen. Wie Du die EVA mit factro umsetzt:
1. Projektplanung und -budgetierung
Zunächst definierst Du in factro geplante Kosten (Planned Value, PV) für jede Aufgabe und jedes Projekt. Lege dazu Budgets und Zeitrahmen fest, damit Du von Anfang an klare Vorgaben hast.
2. Zeiterfassung und Statusupdates
In factro kannst Du die tatsächlichen Kosten (Actual Costs, AC) und den erwirtschafteten Wert (Earned Value, EV) durch regelmäßige Zeiterfassung und Fortschrittsberichte nachverfolgen. Deine Teammitglieder können ihre Arbeitszeiten auf spezifische Aufgaben buchen und den Fortschritt aktualisieren. Das gibt Dir einen klaren Überblick, wie viel Arbeit tatsächlich erledigt wurde und welche Kosten bisher angefallen sind.
Die Aufgabendetails in factro
3. Kennzahlen in Dashboards und Berichten
In factro werden die EVA-Kennzahlen wie Kostenabweichung (CV) und Terminabweichung (SV) automatisch im Projekt berechnet. So hast du jederzeit einen schnellen Überblick über den aktuellen Status deines Projekts.
4. Prognosen erstellen
Mit den Daten aus der EVA – die Du mithilfe von Benutzerdefinierten Feldern anlegen kannst – kannst Du Prognosen für den weiteren Verlauf des Projekts machen. In factro kannst Du zum Beispiel mit der EAC (Estimate at Completion) die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts basierend auf den bisherigen Daten berechnen und sehen, ob Du im Budget bleibst oder zusätzliche Mittel benötigst.
5. Abweichungen identifizieren und gegensteuern
Wenn Kosten- oder Terminabweichungen (z.B. durch einen negativen CPI oder SPI) auftreten, zeigt Dir die Software dies sofort und in Echtzeit an. Du kannst dann gezielte Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen – sei es durch Anpassungen im Teamaufwand, Budget oder Zeitrahmen.
Projektstatusbericht in factro
Earned Value Analyse quasi “on the fly”
Die Earned Value Analyse entsteht quasi automatisch, wenn Du ein Projektmanagement-Tool wie factro nutzt, da die Grundlage der EVA – nämlich die kontinuierliche Erfassung von geplanten Kosten, tatsächlichen Kosten und dem tatsächlichen Fortschritt – bereits durch die Funktionen der Software abgedeckt wird.
In factro legst Du zu Beginn eines Projekts Deine Zeitpläne, Budgets und Aufgaben fest. Sobald Du und Dein Team mit der Arbeit beginnen, werden die tatsächlichen Kosten durch die Zeiterfassung und den Aufwand für jede Aufgabe erfasst. Gleichzeitig wird der erwirtschaftete Wert durch die Fortschrittsverfolgung jedes erledigten Arbeitspakets berechnet.
Da die Software alle relevanten Daten zentral sammelt und regelmäßig aktualisiert, sind die für die EVA benötigten Kennzahlen wie Kostenabweichung (CV) oder Terminabweichung (SV) immer verfügbar, ohne dass Du sie manuell berechnen musst.
Dadurch entsteht die EVA automatisch und in Echtzeit, was dir erlaubt, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell zu reagieren – ganz ohne aufwendige manuelle Erfassung und Berechnungen. Das macht die EVA zu einem wertvollen, integrierten Teil der Projektüberwachung, der direkt aus der täglichen Arbeit heraus entsteht.
6. Fazit: Projektfortschritte immer im Blick
Die Earned Value Analyse ist super hilfreich, um Projekte im Griff zu behalten. Sie zeigt Dir klar, ob Zeit, Kosten und Fortschritt passen, und hilft, frühzeitig gegenzusteuern. Damit bleibst Du auf Kurs und kannst Dein Projekt erfolgreich abschließen.
Durch die automatische Berechnung der EVA-Kennzahlen in einem Projektmanagement-Tool wie factro sparst Du Dir aufwendige manuelle Berechnungen und behältst trotzdem stets den Überblick über Kosten und Zeitplan. So kannst Du rechtzeitig reagieren, Probleme beheben und sicherstellen, dass Dein Projekt im Budget und im Zeitrahmen bleibt.
