Effizientes Projektmanagement im Gesundheitswesen

Gesundheit an der Grenze

Das Gesundheitssystem steht unter Druck: Steigende Patientenzahlen und zu wenig Fachkräfte sind tagtägliche Herausforderungen. Hinzu kommen Gesetze zur Digitalisierung, die strenge Vorgaben haben und zeitlich kaum umsetzbar sind. Viele Projekte im Gesundheitswesen scheitern oft an unklaren Prozessen, fehlenden Verantwortlichkeiten und Ressourcen und bürokratischen Hürden. Und darunter leiden Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzte und alle anderen Beteiligten. Doch wie kann das verhindert werden?

Hier kommt ein effizientes Projektmanagement ins Spiel: Durch strukturierte Planung, klare Verantwortlichkeiten und Überwachung des Fortschritts lassen sich Projekte zeitsparend und kostengünstig umsetzen und Stolpersteine vermeiden. Wir zeigen Dir, warum Projektmanagement im Gesundheitswesen nicht nur praktisch, sondern unerlässlich ist und wie Du es umsetzen kannst.

Projekte im Gesundheitswesen stehen vor großen Hürden

Was bedeutet Projektmanagement im Gesundheitswesen?

Projektmanagement im Gesundheitswesen umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Gesundheitsbehörden. Anders als in privaten Unternehmen unterliegen Projekte in diesem Bereich anderen Anforderungen. So sind viele Vorhaben stärker reguliert als in der freien Wirtschaft und auch Datenschutzvorgaben sind strenger als in anderen Branchen.

Ziele eines effizienten Projektmanagements im Gesundheitswesen sind eine Verbesserung der medizinischen Versorgungen, Kostensenkung und Qualitätssicherung. Zudem sollen so die gesetzlichen Vorgaben wie das KHZG planmäßig erfüllt werden.

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Projektmanagement im Gesundheitswesen – Ein praxisorientierter Leitfaden (springerprofessional.de)

Was das Projektmanagement schwierig macht

Neben den strengen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz etc., gibt es auch weitere Herausforderungen, die ein Projektmanagement im Gesundheitswesen erschweren:

• Finanzierung: Geldmittel müssen meist beantragt werden. Dies kann lange dauern und ist bürokratischer Aufwand. Zudem sind die Geldmittel oft begrenzt und nicht ausreichend.
• Steigende Nachfrage: Da die Bevölkerung immer älter wird, werden auch mehr Gesundheitsprgramme benötigt. Gleichzeitig soll das Gleichgewicht zwischen Effizient und Qualität gewahrt werden.
• Disziplinvielfalt: Die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams kann die Kommunikation erschweren, da Prioritäten anders gesetzt sind.
• Druck: Das Gesundheitswesen soll möglichst schnell transformiert werden, das verstärkt den Druck auf Einrichtungen, die oft nicht das passende Know-how haben.

Wofür braucht es PM im Gesundheitswesen?

Die Veränderungen der nächsten Jahre im Gesundheitswesen brauchen eine effiziente und effektive Organisation, um erfolgreich umgesetzt zu werden. Denn dieser Bereich wird immer komplexer und dynamischer. Doch es kommen noch weitere Herausforderungen dazu:

• Interdisziplinäre Teams: Auch wenn die Zusammenarbeit aus verschiedenen Bereichen viele Vorteile mit sich bringt, bedeutet es auch, dass andere Vorgehensweisen und Methoden aufeinander treffen. Ein geordnetes Projektmanagement hilft dabei, diese Unterschiede zusammenzubringen, zu koordinieren und auf gemeinsame Ziele auszurichten.
• Steigende Anforderungen: Patientinnen und Patienten erwarten eine qualitative und schnelle Versorgung. Und immer mehr Menschen gehen zum Arzt. Gleichzeitig stehen Krankenhäuser und Co unter Druck, Kosten zu sparen – mit Projektmanagement können Prozesse standardisiert, optimiert und kontinuierlich verbessert werden.
• Strenge Vorgaben: Projekte im Gesundheitsbereich sind strenger reglementiert als andere z.B. hinsichtlich Datenschutz und Qualitätssicherung. Diese Anforderungen können mit einem effektiven Projektmanagement problemlos integriert werden.
• Wenig Ressourcen: Besonders im Gesundheitswesen macht sich der Fachkräftemangel bemerkbar. Daher ist es das Ziel, mit Projektmanagement die Ressourcen besser zu managen und die optimale Einteilung von Ressourcen zu managen.

Das Personal in medizinischen Einrichtungen ist oft unterbesetzt

Projektmanagement im Gesundheitswesen: Jobs

Fachkräftemangel im Gesundheitswesen bedeutet nicht nur, dass Ärztinnen und Ärzte oder Pflegepersonal fehlen. Auch im Bereich Projektmanagement gibt es viele unbesetzte Stellen. Hier findest Du Stellenangebote in diesem Bereich:

• Projektmanager/in Gesundheitswesen Jobs (stepstone.de)
• Projektmanagement Gesundheitswesen (indeed.de)
• Gesundheitswesen-Jobs im Bereich Projektmanagement (xing.com)

Tipps zur Umsetzung

Projekte in der Gesundheitsbranche sind oft komplex und müssen den unterschiedlichsten Anforderungen entsprechen. Doch mit den richtigen Methoden und Strategien gelingt auch das – wir zeigen Dir, worauf Du achten musst.

Best Practices

• Zielführende Kommunikation: Damit interdisziplinäre Teams vereint werden können, braucht es regelmäßige Meetings und Abstimmungsoptionen. Zudem sollten Informationen transparent weitergegeben und hinterlegt werden.
• Beteiligte einbinden: Damit ein gemeinsames Projekt funktioniert, ist es wichtig, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen und die Ziele zu verdeutlichen.
• Regelmäßige Schulungen: Werden beispielsweise neue Tools oder Software eingesetzt, sollte immer eine entsprechende Einweisung erfolgen. Denn auch das beste Tool bringt nichts, wenn es nicht (richtig) genutzt wird.

Projektmanagement im Gesundheitswesen: Schulungen

Damit Du immer auf dem Laufenden bleibst, findest Du hier eine Übersicht verschiedener Schulungen:

• Projektmanagement im GesundheitswesenHochschulzertifikat (ist-hochschule.de)
• Basiskurs: Projektmanagement im Krankenhaus (dki.de)
• Projektmanagement im Gesundheitswesen (wis.ihk.de)

Projektmanagement-Software

Mit einer Projektmanagement-Software kannst Du Deine Projekte an einem Ort planen, strukturieren und überwachen. Das hilft Dir dabei, den Überblick zu behalten und vereinfacht viele Prozesse und die Zusammenarbeit in Teams. Wichtig dabei ist, dass Du auf ausreichenden Datenschutz achtest. Ein Tool, mit dem Dir das gelingt, ist factro aus Bochum. Hier steht Datenschutz an oberster Stelle: Deine Daten werden innerhalb Deutschlands gehostet und unterliegen der DSGVO. Folgende Funktionen helfen Dir zudem bei der Projektumsetzung:

• Aufgabenmanagement: Aufgaben werden mit einer Deadline und einer Priorität und einer verantwortlichen und ausführenden Person versehen, um Klarheit und Verbindlichkeit zu schaffen.
• Projektansichten: Kanban Board, Gantt-Diagramm und Tabellenansicht bieten Dir verschiedenen Blickwinkel auf das Projekt. Der einzigartige Projektstrukturplan unterstützt Dich zudem visuell.
• Meilensteine: Mit Meilensteine kannst Du Zwischenziele optimal in den Fokus rücken und den Fortschritt Deines Projekts tracken.
• Projektbericht: Per Knopfdruck kannst Du den Projektbericht abrufen und so die nötige Transparenz schaffen und für die Kommunikation mit Externen nutzen.
• Ressourcenmanagement: Die Auslastungsübersicht sorgt für den perfekten Überblick über Deine Ressourcen und zeigt, wann Lastspitzen in Deinem Team entstehen. So kannst Du rechtzeitig eingreifen und Aufgaben umverteilen.
• Kostenmanagement: Mit den benutzerdefinierten Feldern kannst Du Deine Kosten im Projekt nachvollziehen und tracken. Ausufernde Kosten kannst Du so im Besten Fall verhindern.
• Vorlagen: Für einheitliche Prozesse und Standards kannst Du aus wiederkehrenden Aufgaben Paketen und Projekten Vorlagen anlegen und so Prozesse standardisieren.

Projektstrukturbaum in factro

E-Health-Tools

Auch außerhalb des Projektmanagements helfen digitale Tools dabei, Struktur und Ordnung ins Gesundheitssystem zu bringen. Dafür gibt es spezielle Lösungen für diesen Bereich wie zum Beispiel die elektronische Patientenakte (ePA). Dort werden – wie in der klassischen Papierakte – Diagnosen, Untersuchungen und Therapien gesichert. Der Vorteil ist dabei, dass sich alle Daten an einem Ort befinden und andere behandelnde Praxen darauf zugreifen können.

Ebenfalls praktisch ist das E-Rezept, das mittlerweile ganz einfach an die elektronische Gesundheitskarte übermittelt wird. So können Rezepte nicht mehr verloren gehen und sie können besser für andere Angehörige verwaltet werden.

Auch der Einsatz von Telemedizin-Plattformen wird immer beliebter, denn so können räumliche Abstände besser überbrückt werden. Unter Telemedizin fallen beispielsweise Videosprechstunden, Apps zur Gesundheitsüberwachung oder auch Telemonitoring.

Fazit: So funktioniert Projektmanagement im Gesundheitswesen

Viele Gesetze zur Transformation konnten bisher entweder nicht oder nicht im zeitlichen vorgegebenen Rahmen umgesetzt werden. Neben bürokratischen Hürden und Herausforderungen bei den Finanzierungen, ist auch die praktische Umsetzung ein Faktor für die Verzögerungen. Die Lösung lautet: effizientes und digitales Projektmanagement.

Mit einem Tool wie factro kannst Du Projekte planen, überwachen und transparent im Team umsetzen. Zusammen mit einer agilen Projektmanagement-Methode ist das ein unschlagbares Team. Denn digital zu werden bedeutet nicht nur Tools einzusetzen, sondern auch umzudenken.