5 Airtable-Alternativen im Vergleich

Du suchst eine Alternative zu Airtable?

Projektmanagement-Tools gibt es mittlerweile zu Hauf. In diesem Dschungel ist es nicht einfach, das richtige Programm zu finden. Manchmal setzt man auch erst einmal auf’s falsche Pferd und muss sich nach einer anderen Möglichkeit umgucken. In diesem Fall nach einer Airtable-Alternative.

Airtable – die „Tabellenkalkulations-Projektmanagement-Software“ mit den vielen Möglichkeiten. Vielleicht fast zu viele Möglichkeiten? Wenn Du Dich doch nach einem Programm sehnst, das Dir mehr Halt gibt und nicht nur auf Tabellen basiert, findest Du hier gute Alternativen.

factro – Einfach gehalten trotz vieler Funktionen

Die Projektmanagement-Software factro eignet sich sowohl für einfaches Aufgabenmanagement als auch für größeres Multiprojektmanagement im Team. Dazu erstellt man in factro Projekte mit Arbeitspaketen und dazugehörigen Aufgaben.

Für das alltägliche Geschäft arbeitet man hauptsächlich mit den einzelnen Aufgaben, die in unterschiedlichen Ansichten gefiltert und sortiert werden können. Aber auch die detaillierte Planung und Steuerung von komplexen Projekten wird durch das Tool optimal unterstützt.

Du bist mit Airtable nicht 100%ig zufrieden? Wieso Dir factro gefallen könnte, erfährst Du anhand der folgenden Aspekte:

Intuitiver Bedienkomfort

Das Tabellenkonzept und Datenbanksystem von Airtable bieten dem Nutzer vielfältige Möglichkeiten, das Tool für jede Art von Management zu nutzen.

Eine Spalte allein lässt sich auf mehr als 20 Möglichkeiten formatieren. So finden sich neben Basics wie „Text“, „Date“ oder „Collaborator“ auch ausgefallenere Möglichkeiten wie „Checkbox“, „Rollup“ oder „Barcode“. Mit so genannten „Blocks“ kannst Du Dein individuelles Tool weiter gestalten.

Diese vielen Möglichkeiten machen Airtable unglaublich vielseitig und leistungsstark, können aber auch zur Herausforderung werden. Das Erstellen und Gestalten von „Projekten“ in dem Sinne ist sehr zeitintensiv und erfordert viele manuelle Handgriffe. Für Nutzer, die es gerne schnell und einfach haben, ist das Tool dementsprechend nicht das Richtige, denn es ist zumindest eine Vorlauf- bzw. Einführungszeit nötig.factro dagegen bietet selbsterklärend und intuitiv nutzbar.

Verschiedene Projektansichten

Die vorherrschende Ansicht bei Airtable ist die Tabelle. Neben umfassenden Sortier- und Filterfunktionen bietet Dir das Tool auch weitere Ansichten, die sich auf die Tabelle als Grundlage beziehen. Zu den Ansichten „Kanban“, „Gallery“ und „Calendar“ kann man mit einem Klick umschalten, „Grid View“ und „Form View“ müssen vorher erstellt werden.

factro bietet Dir vier unterschiedliche Projektansichten, die zwar miteinander verknüpft sind, aber nicht auf eine „Basisansicht“ zurückgehen. Diese sind:

• das Gantt Diagramm für eine detalliertre Zeitplanung, inklusive Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen und Meilensteine
• die Aufgabenliste, in der projektübergreifend alle Aufgaben zu finden sind und wichtige Infos wie Dringlichkeit, Status etc. direkt erkennbar sind.
• das Kanban Board, das besonders gut bei der täglichen Arbeit genutzt werden kann, da alle Deine Aufgaben hier zu finden sind und der Status anhand der viert Spalten „geplant“, „aktiv“, „Review“ und „beendet“ sofort klar ist

Das Herzstück ist aber der einzigartige Projektstrukturplan, die Dir den gesamten Aufbau Deines Projekts visualisiert. Gegliedert ist er in den Projektkopf, die Pakete und schließlich Aufgaben. So können Daten auch in verschiedenen Ansichten erstellt werden. Ganze Projekte zum Beispiel planst Du am besten mit dem Projektstrukturplan.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Zuisätzlich kannst Du auch Deine eigenen Ansichten erstellen, danke der Projekträume. In diesen virtuellen vier Wänden kannst Du genau die Informationen abbilden, die Du und Dein Team benötigen, sei es eine Übersicht der Störer, eine Dateiablage oder der immer aktuelle Projektstatusbericht.

Zusammenarbeit im Team

Airtable ist vor allem auch für die Arbeit im Team konzipiert. Einzelne Spalten können mit „Collaborator“ markiert werden. Dann können Aufgaben personenbezogen zugeordnet werden. Mit der „Gallery“-Ansicht kann zum Beispiel ein gesamtes Team verwaltet werden.

Auch die Kommunikation wird durch Airtable unterstützt, indem einzelne Teammitglieder miteinander chatten können.

Auch factro ist für Teamwork gedacht. Aufgaben haben beispielsweise immer einen Verantwortlichen und einen Ausführenden. Verschiedene Lese- und Bearbeitungsrechte strukturieren das Team und legen fest, wer was darf. Wie bei Airtable ist auch eine interne Kommunikation möglich. Bei factro funktioniert diese aber aufgabenbezogen und somit viel zielgerichteter.

Der Fokus von factro lässt die Arbeit im Team auch nochmal auf ein neues Level heben. Mit der ToDo-Listen Funktion können im Team Listen für Ideensammlungen und Absprachen geteilt werden. So finden spontane Einfälle immer einen Platz und gehen nicht mehr verloren. Auch findest Du im Fokus die Meeting-Funktion. Hier kann eine Meeting-Agenda direkt aus factro heraus erstellt, versendet und im Meeting bearbeitet werden. Das Meeting-Protokoll generiert sich dabei automatisch. So lässt sich enorm viel Zeit sparen.

Erfahre mehr: Collaboration-Tools im Vergleich.

Datenschutz und -sicherheit

Sprache und Hauptsitz haben auch Einfluss auf Datenschutz und -sicherheit.

Airtable ist mit einem Haputsitz in den USA nicht an europäische oder deutsche Datenschutzbestimmungen gebunden. Der Standort des Servers wird nicht genannt.

factro dagegen hostet seine Daten in Frankfurt am Main und speichert seine Backups in Nürnberg. So ist das Tool zwingend DSGVO- und BDSG-konform.

Lese mehr über den Datenschutz bei factro.

Die Unterschiede auf einen Blick

Trello – voller Fokus aufs Aufgabenmanagement

Trello ist vor allem eine Tools fürs Aufgabenmanagement, was den Schwerpunkt auf die Arbeit mit dem Kanban Board legt. Zusätzlich findest Du in dem Tool noch eine Zeitleistenübersicht, die ein weniger funktionales Gantt-Diagramm darstellen soll und verschiedene Tabellenansichten, die Aufgaben auch Board-übergreifend darstellen.

Die Zeiterfassung in Trello ist nur durch die Integration eines anderen Tools möglich. Auf der einen Seite kannst Du so Dein Zeiterfassungstool weiter verwenden, auf der anderen Seite fallen so zusätzliche Kosten an. In factro ist die Zeiterfassung direkt im Tool vorhanden und ist Grundlage für weitere Funktionen wie die Ressourcenauslastung.

Die Ressourcenauslastung zeigt Dir die Kapazitäten Deiner Mitarbeitenden in Kurvenform an, Lastspitzen werden in rot markiert. So siehst Du immer wie die Arbeitsbelastung in Deinem Team gerade aussieht.

Für Fragen gibt es bei factro den kostenfreien, telefonischen Support. Bei Trello sieht das etwas anders aus: Dort kannst Du ein Kontaktformular ausfüllen oder Dein Anliegen in einem Forum posten. Das bedeutet, dass es gerade bei akuten Problemen keine schnelle Hilfe gibt.

Das Trello Dashboard

Asana – Projektmanagement weltweit

Asana ist wohl eine der bekanntesten Projektmanagement-Softwares und ein wahrer „Global Player“. Bei dem Punkt Datenschutz kann das aber auch ein Nachteil sein, denn Asana hostet seine Daten vorwiegend auf Servern in den USA. Zwar ist dies auch in Europa möglich aber nur auf Anfrage. Selbst dann unterliege die Daten zwar der EU-Datenschutz-Konformität, nicht aber der DSGVO. Bei factro ist dies durch den deutschen Serverstandort von vornherein gegeben.

Der Kundenservice ist ähnlich aufgebaut wie bei Trello: Es gibt ein Hilfecenter, in dem man durch ein Menü mit bereitgestellten Antwortmöglichkeiten navigiert wird, ein Handbuch, verschiedene Kurzvideos oder einen Chatbot, aber keine persönliche Ansprechperson. Erst ab den Bezahltarifen stellt Asana eine Kundenserivce bereit.

Das Dashboard in Asana

Anders als bei Trello findest Du bei Asana auch ein Gantt Diagramm, in dem Aufgaben miteinander verknüpft werden können. Ähnlich wie bei factro gibt es hier die Option einer Baseline, die den geplanten Zeitraum darstellt. So kannst Du Unterschiede zwischen geplantem und tatsächlichem Zeitraum vorzeitig erkennen.

Für die Einbindung von Stakeholdern und anderen Externen kannst Du Gastnutzer einladen. Bei Trello können erst ab den niedrigsten Bezahltarif eingebunden werden, das begrenzt sich allerdings auf ein Board. Asana handhabt das genauso. In factro dagegen können Gastnutzer unbegrenzt, egal in welchem Tarif, eingeladen werden.

monday.com – Flexible Boards

Monday legt den Fokus auf die Arbeit mit sogenannten Boards, in denen Du verschiedene Ansichten auswählen kannst oder auch selbst Dashboards bauen kannst. So können User ihre Workflows individuell gestalten. Teams können zudem Aufgaben mit Labels, Status und Prioritäten versehen, um den Überblick über ihre Projekte zu behalten. Im Gegensatz zu factro ist das allerdings aufwändiger, denn in der monday-Alternative sind die gängigsten Ansichten bereits für Dich vorbereitet. Auch das Gantt-Diagramm ist bei monday weniger ausgereift.

Ein positiver Punkt ist die Integration von monday.com in zahlreichen andere Tools wie Slack, Google Drive und Microsoft Teams.

Die Themen Datenverwaltung und Datenschutz könnten ebenfalls für einige Unternehmen relevant sein: Monday speichert die Daten nämlich auf internationalen Servern, was aus Sicht der DSGVO-relevanten Unternehmen problematisch sein kann. Im Gegensatz dazu setzt factro auf deutsche Server und erfüllt damit höchste Sicherheitsstandards. Auch der Kundenservice unterscheidet sich: Während factro einen kostenlosen deutschsprachigen Support bietet, ist der Support bei monday.com abhängig vom gewählten Tarif und nicht in allen Paketen verfügbar.

ClickUp – flexible Ansichten

ClickUp ist ebenfalls eine Projektmanagement-Software, die zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten bietet. Als Projektansichten gibt es das Kanban-Board, die Listenansicht, die Tabellenansicht, das Gantt-Diagramm und eine Kalenderansicht. Allerdings überschneiden sich die Funktionen der Tabelle und des Gantts, was zu Verwirrung führen kann. Zusätzlich werden einige dieser Ansichten (z.B. dass Gantt Diagramm) nicht automatisch erstellt wie bei factro, sondern müssen manuell ergänzt werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Obwohl ClickUp eine hohe Individualisierung der Arbeitsoberfläche ermöglicht, kann das für neue oder weniger technikaffine Nutzer überfordernd sein.

Auch das Ressourcenmanagement erfordert einige manuelle Schritte: User müssen die Zeitschätzung zunächst für jeden einzelnen User aktivieren, bevor die Workload-Übersicht funktioniert. Im Vergleich dazu berechnet factro automatisch die Ressourcenauslastung anhand von Aufgaben, Deadlines und individuellen Arbeitszeiten, was Deine Planung vereinfacht. Gleichzeitig können aber auch individuelle Arbeitszeitmodelle abgebildet werden.

Ein großer Nachteil bei ClickUp ist allerdings der Support: Zwar gibt es ein Handbuch, Webinare und eine Community, aber kein telefonischer Support oder Kontaktformular und viele der Hilfsangebote sind nicht in deutscher Sprache verfügbar. Zudem bemängeln einige User in verschiedenen Foren, dass es häufig Störungen im Tool gibt. Auch der Datenschutz könnte bei ClickUp zum Problem werden, denn auch hier werden die Daten auf Servern in den USA gespeichert. Zwar gibt es die Möglichkeit, die Daten auch auf europäischen Servern speichern zu lassen, aber laut Website gilt das nur für Enterprise-Kunden.