Arbeiten im Büro – diese Sicherheitstipps sind hilfreich

 
Wenngleich sich die Arbeit im Homeoffice vor allem in den letzten Jahren einer immer größeren Beliebtheit erfreut, arbeitet der Großteil der Menschen weiterhin im Büro. Natürlich lässt sich darüber streiten, ob es besser ist, im Büro oder im Homeoffice zu arbeiten. Zumal das auch eine Ansichtssache ist und immer auf die einzelnen Personen ankommt. Worüber sich jedoch nicht streiten lässt, ist die Sicherheit, die immer an der ersten Stelle stehen sollte und sich unter anderem auch auf den Bereich der Online-Arbeit bezieht.

Denn nicht nur im Homeoffice, sondern auch im Büro greifen Mitarbeiter auf das Internet zu und müssen sich somit der Gefahren bewusst sein, die das Internet mit den Internet-Kriminellen mit sich bringt.

Um die Arbeit im Büro bezüglich der Cyber-Security und der physischen Sicherheit sicher machen zu können, ist es wichtig, sich ein paar Tipps und Hinweise zu Herzen zu nehmen. Denn unter dem Begriff der „Sicherheit“ verstecken sich zahlreiche Aspekte. So könnte beispielsweise auch das Einführen einer 4-Tage-Woche im Namen der Sicherheit erfolgen, da Mitarbeiter auf diese Weise weniger Stress haben, mehr entspannen können und somit deutlich weniger anfällig für mentale und auch körperliche Folgen werden, die Stress mit sich bringen kann.

Die Online-Security im Büro

Zunächst einmal ist es wichtig zu erwähnen, dass es in der Verantwortung der Führungskräfte liegt, sich um die Aspekte der Cyber-Security zu kümmern. Allerdings spielt dabei auch das Bewusstsein der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, da nur auf diese Weise ein sicheres Arbeitsklima bezüglich der Internet-Sicherheit geschaffen werden kann.

Ein IT-Fachmann und die Fortbildung der Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass ein allgemeines Bewusstsein bezüglich der Gefahren und der Cyber-Security im Unternehmen herrscht. Umso wichtiger ist es also im Büro sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter mit den Gefahren auskennen und wissen, welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, um sich vor möglichen Cyber-Angriffen zu schützen.

Im Idealfall findet sich im Büro ein IT-Spezialist wieder, der sich rein darum kümmert, sicherzustellen, dass die Cyber-Security gegeben ist. So haben Mitarbeiter immer einen Ansprechpartner, an den sie sich bei Zweifeln und Fragen wenden können. Sollte im Büro jedoch kein Budget für einen derartigen Spezialisten vorhanden sein, ist es auch möglich externe Schulungen, Fort- und Weiterbildungen für die Mitarbeiter zu organisieren. Denn wie sagt man doch so schön? Wissen ist Macht.

Und, da die Technologien immer weiterentwickelt werden und immer neue Möglichkeiten mit sich bringen, ist es wichtig, sich immer auf den neuesten Stand der Dinge zu bringen – denn genau das machen die Internet-Kriminellen, die all die technischen Möglichkeiten für sich und ihre Angriffe nutzen.

Anti-Viren-Software, Firewalls, Ad-Blocker und Co.

Damit man sich im Büro vor unterschiedlichen Arten der Online-Angriffe schützen kann, ist es wichtig, sicherzustellen, dass unter anderem:

• Firewalls
• Antiviren-Programme
• SOCs (Security Operations Center)
• Ad-Blocker

verwendet und immer wieder auf den neuesten Stand gebracht werden, um ihrer schützenden Funktion somit voll und ganz nachgehen zu können. Dasselbe trifft auch auf die Betriebssysteme zu, die immer wieder aktualisiert werden müssen, um auf diese Weise Sicherheitslücken schließen zu können.

Die Passwörter und die Mehrfach-Faktoren-Authentifizierung

Passwörter, die in den Büroräumen genutzt werden, sollten sich immer dadurch auszeichnen, stark und sicher zu sein. Ein starkes und sicheres Passwort zeichnet sich dabei unter anderem durch die folgenden Aspekte aus:

• Zwischen 8 und 13 Zeichen
• Groß- und Kleinbuchstaben
• Zahlen, Sonderzeichen

Zudem sollten Mitarbeiter nicht rein über das Passwort auf Inhalte zugreifen können, sondern beispielsweise:

• einen Code eingeben
• den Fingerabdruck verwenden
• die Gesichtserkennung nutzen

müssen, um den Zugang noch sicherer zu machen.

Die Datenverschlüsselung und die Regulierung des Zugangs zu sensiblen Daten

Da in Büroräumen in der Regel mit sensiblen Daten umgegangen wird, ist es wichtig, den Umgang mit diesen Daten streng zu regulieren und sicherzustellen, dass nicht jeder Zugriff auf die sensiblen Daten hat.

Backups und Backup-Prüfungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Cyber-Security im Büro stellen die Backups und die Backup-Überprüfungen dar. Es ist wichtig, in regelmäßigen Abständen Sicherheitskopien von Daten und Dokumenten zu machen. Denn sollte es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen doch zu einem Cyber-Angriff kommen, kann das Büro auf diese Backups zurückgreifen.

Um sicherstellen zu können, dass diese Backups auch wirklich funktionieren, sollten diese in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

Phishing-Mails

Da im Büro viel mit E-Mails kommuniziert und gearbeitet wird, ist es wichtig, zu verstehen, was es mit Phishing-Mails auf sich hat und wie die Mitarbeiter mit ihnen umgehen sollen. Durch die Tatsache, dass es die KI Internet-Kriminellen leicht macht, diese Mails authentisch zu gestalten, ist es umso wichtiger, wachsam zu sein, wenn es um:

• Absender
• Links
• Anhänge

geht. Zudem bietet es sich an:

• einen starken Spam-Filter zu nutzen.
• die E-Mail-Systeme immer aktuell zu halten.
• den Absender immer zu überprüfen, bevor auf Links und auf Anhänge geklickt wird.
• im Zweifelsfall immer den Absender zu googeln und diesen über die Nummer im Internet (nicht in der Mail) zu kontaktieren.

Die physische Sicherheit im Büro

Neben der Cyber-Security spielt auch die physische Sicherheit eine wichtige Rolle im Büro. Wie bei der Online-Sicherheit liegt es auch hier in der Verantwortung der Führungskräfte, sicherzustellen, dass alle Rahmenbedingungen gegeben sind, um die physische Sicherheit im Büro zu garantieren.

Wichtige Aspekte, die in diesem Zusammenhang eine fundamentale Rolle spielen, sind unter anderem die Folgenden:

• Genau wie bei der Online-Security gilt auch bei der physischen Sicherheit, dass Wissen Macht ist. Es ist wichtig, die Mitarbeiter bezüglich der Sicherheitsmaßnahmen und möglicher Gefahren zu schulen und durch regelmäßige Fort- und Weiterbildungen dafür zu sorgen, dass sie das Wissen diesbezüglich immer wieder auffrischen. Dazu gehört unter anderem eine Erste-Hilfe-Schulung.
• Es ist wichtig, die Notfallpläne immer wieder zu überprüfen und sicherzustellen, dass diese auch wirklich gut zu verstehen sind und funktionieren. Zudem sollten in regelmäßigen Abständen Evakuierungsübungen durchgeführt werden. Nur so weiß jeder Mitarbeiter, was im Ernstfall zu tun ist.
• Mit elektronischen Türschlössern, Zugangskarten, Überwachungssystemen, etc. haben nur autorisierte Personen Zugang zu dem Büro, was die Sicherheit erheblich erhöht.
• Zu der Sicherheit im Büro gehört unter anderem auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter, das durch einen ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz gefördert wird. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter ergonomische Tische und Stühle haben und, dass die Bildschirme in der richtigen Höhe platziert werden.
• Die Gefahr, die von nicht angemessen gewarteten technischen Geräten ausgehen kann, wird oft unterschätzt. Umso wichtiger ist es also, Geräte in regelmäßigen Abständen zu warten, um die einwandfreie Funktionalität garantieren zu können.
• Um die Unfallgefahr im Büro zu minimieren, sollte immer darauf geachtet werden, dass die Büroräume sauber und aufgeräumt sind. Denn herumliegende Kabel oder andere Stolperfallen können zu gravierenden Verletzungen und Unfällen führen.

Fazit

Wer sich all diese Aspekte zu Herzen nimmt, kann die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, die notwendig sind, um sowohl die physische Sicherheit als auch die Cyber-Security sicherstellen zu können. Zu guter Letzt ist es auch wichtig, auf die mentale Gesundheit der Mitarbeiter zu achten, da diese einen fundamentalen Bestandteil der Sicherheit darstellt. Zumal Mitarbeiter, die sich ernstgenommen fühlen, nicht endlosem Stress ausgesetzt werden und sich am Arbeitsplatz wohlfühlen deutlich besser arbeiten.