Du suchst eine Basecamp Alternative für Dein Projektmanagement?

factro – Die überzeugende Alternative zu Basecamp

Du arbeitest gerne mit einem persönlichen Dashboard, um stets den Fokus auf wichtige und dringliche Aufgaben zu haben? Dir sind visuell eingängige Projekt-Ansichten für eine zielorientierte Projektplanung wichtig? Du achtest auf Deine Datensicherheit sowie eine Ergebnis-orientierte Kommunikation? Das Tool soll in deutscher Sprache vorliegen? Diese Fragen treffen auf Dich zu?

Wir vergleichen für Dich drei bekannte Tools und prüfen sie auf Herz und Nieren auf ihre Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.

1. factro – übersichtliches und effizientes Projektmanagement
2. Trello – Kanban Board im Fokus
3. monday.com
4. Der Vergleich im Überblick

1. factro – übersichtliches und effizientes Projektmanagement

Projektübergreifendes Arbeiten

Das einfach strukturierte Dashboard des PM-Tools Basecamp erlaubt einen Überblick über Teams und Projekte. Die Team-Ansicht enthält unternehmens-, abteilungs- sowie projektbezogene Teams. Der Menüpunkt „Everything“ zeigt projektübergreifend, welche To-dos noch offen sind oder welche Dokumente angehängt wurden.

Die Basecamp Alternative factro bietet mehr. Der factro User bekommt nicht nur einen Überblick über sein Team, einschließlich seiner zeitlich kritischen Aufgaben, sowie über alle Projekte. Mit einem Klick kannst Du ganz einfach mit dem Projektübergreifenden Kanban Board, Deine Aufgaben im Blick haben. Auch eine Tabellenansicht mit allen Aufgaben oder die Projektansicht, ermöglichen Dir den optimalen Überblick zu behalten.

Der kompakte Projektüberblick in factro

Projekt-Ansichten der Basecamp Alternative

Die Projekt-Ansichten von Basecamp sind im Vergleich zu der Alternative factro sehr stark limitiert. Basecamp bietet eine Zeitleiste an, die ein weniger umfangreiches und aussagekräftiges Gantt Diagramm darstellt. Dort werden allerdings nur ganze Projekte dargestellt, keine einzelnen Aufgaben. Es können auch keine Verknüpfungen oder Meilensteine erstellt werden.

Zudem gibt es eine Art Kanban Board, den sogenannten “Card Table”. Dort können neue Spalten angelegt werden, was Flexibilität ermöglicht. Innerhalb dieser Spalten können Karten (also Aufgaben) organisiert werden.

Projektvisualisierungen schaffen Transparenz, verschaffen der Projektleitung sowie jedem Teammitglied einen unmittelbaren Überblick über anstehende Projektschritte. Mit der richtigen Projektansicht wird ein Fokus und damit der richtige Blick auf ein Projekt gesetzt. Um Deinen Blick zu schärfen kannst Du in factro Filter oder Gruppen einstellen und speichere die wichtigsten Ansichten als Favoriten ab – so hast Du sie immer schnell zur Hand.

In factro kann individuell gewählt werden, mit welcher Projektansicht man am besten arbeiten kann. Bist Du eher der Typ, der gern mit Tabellen arbeitet? Dann ist die Tabelle als Projektansicht für Dich geeignet.

Die Tabellen-Ansicht in factro

Bist Du ein stark visueller Typ, der die Projektstruktur sofort überblicken möchte? Dafür ist der innerhalb der PM-Tool-Landschaft einzigartige factro Projektstrukturplan sehr gut geeignet. Du siehst auf einen Blick, welche „Teilprojekte“ in Form von Paketen innerhalb des Projektes zu erarbeiten sind. Zudem werden alle Aufgaben sofort sichtbar.

Der Projektstrukturplan in factro

Planst Du gerne mittels der einfach zu bedienenden Drag & Drop-Funktion und hast es gerne unkompliziert? Setzt Du Vorgänge in Abhängigkeit zueinander und bestimmen Aufgaben als Meilensteine. Dafür steht das Gantt-Chart zur Verfügung.

Das Gantt Chart in factro

„Wenn Projektmanagement komplexer wird: Der übersichtliche Alleskönner unter den Projektmanagement- und Collaboration-Tools.“   Quelle: Ordnungsmentor

Kommunikation

Der Schwerpunkt von Basecamp liegt in der Kommunikation. Ein integrierter Chat erlaubt eine Kommunikation im Team. Es gibt einen Gruppenchat innerhalb eines Projekts, in dem alle Mitglieder Nachrichten schreiben können und zusätzlich einen privaten Chat sowie das Message Board, auf dem wichtige Nachrichten, Ankündigungen etc. hinterlassen werden können. So werden Diskussionen unternehmens- oder projektbezogen geführt. Allerdings ist eine klare Zuordnung zu Aufgaben ist nicht automatisiert möglich, damit schwierig umsetzbar.

Auch factro bietet eine projekt- und aufgabenbezogene Kommunikation an. Es gibt es die Kommentarfunktion auf Projekt-, Paket- und Aufgabenebene. Per @mention können entweder ganze Teams oder einzelne Mitglieder angesprochen werden. Zudem lassen sich Bilder, Dateien und Dokumente anhängen. Im Newsfeed werden neben Neuigkeiten zu Aufgaben, Projekten auch diese Benachrichtigungen angezeigt.

Klare Verantwortlichkeiten

Klare Verantwortlichkeiten sind die Basis einer zielorientierten Kommunikation. Darauf setzt die Basecamp Alternative factro. Es kann eine Person in die Ausführung und eine in die Verantwortung einer Aufgabe gesetzt werden. Informationen zwischen den beiden werden in Echtzeit (Globus-Icon) und mit Hilfe des Review-Status mitgeteilt.

Die Aufgabendetails in factro

Effizientes Aufgabenmanagement

In factro können jederzeit auch projektunabhängige Aufgaben erstellt werden. Die Aufgabenkarten sind sehr ausführlich: Es kann eine Person in die Ausführung und eine in die Verantwortung gesetzt, ein Zeitraum und Priorität festgelegt, ein Planaufwand eingestellt und eine Aufgabenbeschreibung erstellt werden. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, Teilaufgaben zu erstellen. Aufgaben können zudem miteinander verknüpft werden.

Ein weiteres Plus sind die benutzerdefinierten Felder, mit denen Du Projekte und Aufgaben individualisieren kannst

In Basecamp können Aufgaben nur als ToDos innerhalb eines Projekts erstellt werden. Auch diese Einträge können einer Person zugewiesen werden. Auch ein Fälligkeitsdatum und Kommentare können hinzugefügt werden. Teilaufgaben gibt es nicht.

Selbstorganisation leicht gemacht

In factro gibt es auch eine Listenfunktion, und zwar Fokus. So gelingt die Selbstorganisation bestimmt. Hier kannst Du nach belieben ToDo-Listen erstellen und auch im Team teilen. Ob für Deine eigenen kleinen ToDos, für gemeinsame Ideensammlungen oder aber Abstimmungslisten.

Die factro ToDo-Listen unterstützen Dich bei Deiner Routine

Du kannst dort ebenfalls eine Meeting-Agenda erstellen und den Termin für das Treffen aus factro heraus planen. Die Meeting-Agenda wird automatisch als Link in der Beschreibung mitgesendet. So können sich alle Teilnehmer optimal auf das Meeting vorbereiten.

So könnte Dein Team-Meeting aussehen

Plus: Nach dem Meeting steht euch direkt, das automatisch generierte Meeting-Protokoll zur Verfügung. So können Teammitglieder, die nicht am Meeting Teilnehmen konnten, alle Informationen ohne Aufwand erhalten. Das stärkt nicht nur den Informationsfluss, sondern auch die Teamarbeit und den Zusammenhalt im Team.

So könnte in Zukunft Dein Meeting Protokoll aussehen

Benutzerfreundlichkeit

Basecamp wird nur in englischer Sprachversion angeboten, was die Bedienung für einige Menschen erschweren kann. factro bietet den deutschsprachigen sowie englischsprachigen Usern die Möglichkeit, mit dem Projektmanagement-Tool zu arbeiten.

Zudem gibt esBasecamp nur als kostenpflichtige Variante. Im Gegensatz zu Basecamp stellt die Alternative factro eine kostenfreie Version bereit – in Form der Basic Cloud. Diese ist zeitlich unbegrenzt nutzbar.

Zudem ist der Start eines unverbindlichen 14-Tage-Tests einer der höheren Team, Business, oder Professional Cloud in factro unkompliziert möglich. Damit können Firmen bereits in der Testphase Projekte anlegen und die Zusammenarbeit mit dem neuen Tool ausprobieren. Die eingepflegten Daten bleiben nach Testende in der kostenfreien Basic Cloud sicher erhalten.

Persönlicher kostenloser Kundensupport

Wenn Du doch mal Fragen haben solltest, kannst Du Dich jederzeit an den kompetenten Support wenden. Ob per Telefon (deutsches Netzwerk), Kontaktformular oder E-Mail ist ganz egal. Egal welchen Tarif Du nutzt, der Support steht Dir immer kostenfrei zur Verfügung. Ob technische Fragen, zu Funktionen oder aber anderen Tarif-Optionen. Auch ein Handbuch, Tutorials und Webinare zeigen Dir hilfreiche Lösungen.

Bei Basecamp gibt es dagegen nur ein Kontaktformular und Video-Tutorials in englischer Sprache.

Der persönliche Support von factro hilft Dir gerne in allen Anliegen weiter.

Deutscher Serverstandort – höchste Datensicherheit

Das Cloud-basierte Projektmanagement-Tool factro sichert die Daten an zwei deutschen Standorten und ist damit DSGVO-konform. Die Sicherheit Deiner Daten wird bei factro groß geschrieben. Beide Server- und Backup-Standorte befinden sich in Deutschland (Frankfurt a. M. und Nürnberg).

Wer Wert auf den Schutz des Firmenwissens legt, kann sich bei factro sicher sein – seine personenbezogenen Daten werden ausschließlich auftragsbezogen verarbeitet. Lies dazu mehr – in unserem Blog-Beitrag zum Thema factro – 100% DSGVO-konform.

Wer auf US-amerikanische Projektmanagement-Tools – wie Basecamp, mit dem Headquarter in Chicago – setzt, sollte sich darüber im Klaren sein, dass die europäische DSGVO-Konformität nicht mittelbar gegeben ist. Ein Auszug aus einem Artikel im Online-Magazin ingenieur.de für Technik, Karriere und News zum Thema Datensicherheit (mitunter) von US-amerikanischen Projektmanagement Tools untermauert dies:

„Ein Nachteil von PM-Tools wie Trello und Asana ist, dass diese die personenbezogenen Daten auf US-amerikanischen Servern hosten. Diese unterliegen damit nicht mittelbar der europäischen DSGVO. In den letzten Jahren haben sich daher Alternativen wie “factro” etabliert, die die Daten auf deutschen Servern speichern – und die Einhaltung der DSGVO als ihre Geschäftsbasis garantieren.“   Quelle: ingenieur.de, Autor: Alexander Kretschmar, Mitglied im Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V.

2. Trello – Kanban Board im Fokus

Trello ist primär ein Tool für das Aufgabenmanagement und konzentriert sich dabei auf die Arbeit mit einem Kanban-Board. Zusätzlich bietet Trello eine Zeitleistenübersicht, die ein einfacheres Gantt-Diagramm darstellt, sowie verschiedene Tabellenansichten, die Aufgaben auch über mehrere Boards hinweg anzeigen können. Allerdings gibt es keine Dashboard-Ansicht wie bei factro.

Zeiterfassung

Ein entscheidender Punkt bei der Nutzung von Trello ist die Zeiterfassung, die wie bei Basecamp nur durch die Integration eines externen Tools möglich ist. Das bedeutet, dass Du Dein bestehendes Zeiterfassungstool weiterhin nutzen kannst, was den Vorteil bietet, dass Du Dich nicht in ein neues System einarbeiten musst. Jedoch entstehen durch die Nutzung eines zusätzlichen Tools auch weitere Kosten. In factro ist die Zeiterfassung direkt im Tool integriert und dient als Basis für weitere Funktionen wie die Ressourcenauslastung.

Die Ressourcenauslastung in factro zeigt Dir in Kurvenform die Kapazitäten Deiner Mitarbeitenden, wobei Lastspitzen rot markiert werden, um Überlastungen sofort erkennbar zu machen. So hast Du stets einen Überblick über die aktuelle Arbeitsbelastung Deines Teams und kannst sie gezielt überwachen und steuern.

Gäste einladen

Bei der Zusammenarbeit mit Externen kann es hilfreich sein, wenn Gäste mit eingebunden werden können. Sie können externe Mitarbeitende, Stakeholder, Kunden etc. sein. In Trello können Teammitglieder zwar zu einzelnen Boards eingeladen werden, allerdings ist jedes Mitglied kostenpflichtig.

Bei factro hingegen kannst Du kostenlos Gast-User einladen, denen Du Leserechte für Projekte und Bearbeitungsrechte für einzelne Aufgaben genehmigen kannst.

Kundenservice

Ähnlich wie bei Basecamp bietet Trello keinen telefonischen Support an, es gibt eine Hilfeseite auf der die wichtigsten Fragen beantwortet werden – allerdings auf Englisch. Wenn Du dort keine Antwort findest, gibt es die Möglichkeit ein Ticket zu schreiben oder in der Trello-Community eine Frage zu stellen. Dies ist ein Forum in der sich Trello-User untereinander weiterhelfen können. Auch hier überwiegt allerdings der Anteil der englischsprachigen User. Das bedeutet aber auch, dass es bei akuten Problemen keine sofortige Hilfe gibt.

Wie Du bereits weißt, bietet factro eine Reihe von kostenlose Hilfemöglichkeiten an: Telefonischer Support, Handbuch, Webinare und Tutorial stehen für Dich zur Verfügung.

Datensicherheit

Trello hostet seine Daten auf Servern in den USA, unterliegen also nicht den deutschen Datenschutzbedingungen. Bei factro hingegen werden die Daten in Deutschland gehostet und unterliegen damit nicht nur dem europäischen Datenschutz, sondern auch der DSGVO.

Trello ist ein starkes Tool für das Aufgabenmanagement, besonders wenn Du die Flexibilität und das visuelle Management eines Kanban-Boards schätzt. Allerdings ist der Funktionsumfang beschränkt und nicht für komplexes Projektmanagement geeignet.

3. monday.com – einfaches Arbeitsmanagement

monday setzt auf die Kanban-Ansicht, dort wird mit sogenannten Boards gearbeitet, die ein Projekt darstellen. Den Titel der Spalten kannst Du dabei ganz nach Deinen Wünschen anpassen. Ebenfalls ist es möglich, neue Spalten hinzuzufügen. Wenn Du nach bestimmten Dingen suchst, kannst Du diese Karten nach Faktoren wie Status, Gruppen und anderen Dingen sortieren.

Projektansichten

Eine zweite Ansicht ist das Gantt Diagramm, das den zeitlichen Verlauf eines Projekts visualisiert. Dort können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben dargestellt und eine Basisline, also der geplante Projektzeitraum, hinzugefügt werden. Auch das ist in factro möglich, zusätzlich kannst Du aber auch Meilensteine festlegen, die dementsprechend im Gantt Diagramm erscheinen und markiert sind. Die Meilenstein-Funktion erlaubt Dir:

• wichtige Termine zu setzen und im Blick zu halten
• Motivation für Dich und Dein Team zu stärken
• Dein Projekt optimal zu steuern.

Projekte individualisieren

In factro kannst Du benutzerdefinierte Felder erstellen, die Du flexibel in Deinen Projekten einsetzen kannst. Dabei hast Du die Wahl aus sechs verschiedenen Feldtypen, die eine Vielzahl von Anforderungen abdecken, wie zum Beispiel Formelfelder, Zahlenfelder und Textfelder. Diese Felder bieten Dir die Möglichkeit, spezifische Informationen wie Kosten problemlos in Deinen Projekten darzustellen.

Im Gegensatz dazu bietet Monday keine vergleichbare Funktion für Projektfelder. Zwar gibt es auch bei Monday benutzerdefinierte Felder, jedoch beschränken sich diese ausschließlich auf die Profil-Informationen der Nutzer, wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtstag.

Selbstorganisation

Für die Organisation im Arbeitsalltag sind ToDo-Listen eine praktische Hilfe. In monday kannst Du über die Widgets eine simple ToDo-Listen ergänzen. Dort kannst Du dann Deine Aufgaben notieren und abhaken.

In factro sind die ToDo-Listen funktionsreicher. Du kannst nicht nur eigene Notizpunkte hinzufügen sondern auch Aufgaben per Drag&Drop ergänzen und in Deine persönliche Bearbeitungsreihenfolge bringen. Zusätzlich kannst Du die Listen auch im Team teilen. Doch nicht nur ToDo-Listen kannst Du dort erstellen, auch Deine Meetings kannst Du dort in Form einer Meeting-Agenda planen. Genauso wie bei der ToDo-Liste kannst Du Aufgaben per Drag&Drop in die Liste ziehen und Notizpunkte ergänzen.

Kundenservice

Während Dir in factro neben dem kostenlosen, telefonischen Support Tutorials, Webinare und ein Handbuch zur Verfügung stehen, gibt es bei monday ein Ticketsystem. Das Problem dabei ist, dass Hilfe oft nicht zeitnah passiert. Oftmals reichen Tutorials und Youtube Videos nicht aus.

Datenschutz

monday.com erfüllt zwar die DSGVO und speichert die Daten auf Wunsch auf europäischen Servern, aber wo genau ist unklar. Mit einem deutschen Server-Standort ist factro nicht nur vollständig DSGVO-konform, sondern erfüllt auch die Anforderungen des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu).

Daten bei factro in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Nürnberg verarbeitet und gespeichert. Diese Rechenzentren entsprechen höchsten Sicherheitsstandards und sind nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert, was die Zulassung für auftragsbezogene Datenverarbeitung einschließt.