Das richtige Tool für den perfekten Überblick
Wenn es darum geht, eine Vielzahl an Projekten mit dem Tagesgeschäft zu vereinen, ist vor allem eins wichtig: Der perfekte Überblick! Mit der Hilfe von factro kannst Du Deine Projekte organisieren, Ansichten nutzen und wichtige Daten verwalten. Doch welcher Tarif ist der Richtige? Business oder Professional Cloud?
Um das zu beantworten, haben wir in diesen Artikel die wichtigsten Funktionen der beiden Tarife gegenüber gestellt:
- Persönliches Dashboard für alle Teammitglieder
- Projektübergreifende Ansichten aufrufen
- Vorlagen für wiederkehrende Projekte anlegen
- Gantt-Chart mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen & Meilensteine
- Benutzer und Rechte professionell verwalten
- Kundendaten verwalten
- Leistung erfassen, Restaufwände schätzen und controllen
- Auslastung des Teams managen
- Historie zu Aufgaben einsehen
- Meetings effizient organisieren
Business Cloud: Projekte erfolgreich koordinieren
Ab der Business Cloud stehen Dir wichtige Features für ein effizientes (Multi-)Projektmanagement zur Verfügung. Hier erfährst Du, wie Du sie nutzen kannst.
Die folgenden Funktionen, die Dir ab der Business Cloud zur Verfügung stehen, sind selbstverständlich in der Professional Cloud bereits enthalten.
1. Persönliches Dashboard für alle Teammitglieder
Alle in Deinem Team arbeiten an mehreren Aufgaben und Projekten? Da ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Das persönliche, projektübergreifende Dashboard unterstützt Dich ab der Business Cloud dabei. Das Kanban Board, unterteilt in „Ausführung“ und „Verantwortung“, zeigt Dir und Deinem Team Aufgaben aus allen Projekten, die in der jeweiligen Ausführung oder Verantwortung stehen.
Im Kanban Board werden Dir Deine Aufgaben projektübergreifend angezeigt
2. Projektübergreifende Ansichten aufrufen
Multiprojektmanagement funktioniert mit factro auch schon ab der Business Cloud. Damit Du parallel laufende Aufgaben und Projekte im Auge behalten bietet Dir factro projektübergreifende Views.
Neben „Ausführung“ und „Verantwortung“ im Kanban Board kannst Du unter „Alle Aufgaben“ gezielt nach Deinen Mitarbeitenden filtern und so sehen, was auf den Schreibtischen Deiner Teammitglieder gerade ansteht. Erkennst Du Verzögerungen, kannst Du sofort eingreifen.
Unter dem Reiter „Projekte“ hast Du einen umfassenden Überblick über alle Projekte in Form eines Tortendiagramms. Dieser gibt einen Kurzeinblick in die wesentlichsten Informationen zu Deinen Projekten. So wird die beispielsweise der Zeitraum angezeigt und wie viele Aufgaben erledigt und kritisch sind.
Bist Du doch eher ein Tabellenfan? Kein Problem. Die Tabellen-Ansicht funktioniert auch hier. Filter und gruppiere diese nach Deinem Bedarf und speichere die jeweilige Ansicht als persönlichen Favoriten ab.
Die Projekte werden Dir in der Übersicht übersichtlich dargestellt
3. Vorlagen für wiederkehrende Projekte anlegen
Wiederkehrende oder ähnliche Projekte müssen immer wieder neu erstellt werden – das frisst Zeit. Hier schafft factro Abhilfe: Ab der Business Cloud steht Dir der Vorlagen-Bereich zur Verfügung. So kannst Du Standards etablieren und Prozesse vereinfachen.
Dank des Vorlagen-Bereichs kannst Du einfach und schnell neue Projekte anlegen
4. Gantt-Chart mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen & Meilensteine
Visualisierung im Projektmanagement sehen nicht nur schön aus, sondern helfen dabei Projekte verständlicher zu machen. Mit dem Gantt Chart kannst Du ab der Business Cloud Deinen Projektzeitplan erstellen. Plane Dein Projekt z.B. vor, indem Du einzelne Aufgaben ganz intuitiv auf der Zeitachse positionierst. Setze Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen sowie Meilensteine. Das Gantt Chart ist ein unentbehrlicher Helfer in der Projektplanung- und steuerung.
Das übersichtliche Gantt Chart in factro
5. Benutzer und Rechte professionell verwalten
Ab der Business Cloud hält in factro auch eine professionelle Benutzerrechtverwaltung Einzug. Zu den Gruppen Admin und Gast kommen zwei weitere Benutzergruppen hinzu, mit denen Du Dein Team noch feiner verwalten kannst:
- Planer können konkrete Projekte planen, neue Benutzer einladen oder neue Kunden anlegen.
- Mitarbeiter können Aufgaben ausführen und Kundendaten einsehen.
Die Berechtigungsgruppen helfen Dir, die Benutzer rein funktional zu trennen. Um inhaltliche oder thematische Berechtigungen zu vergeben, erteile Lese- und Schreibrechte pro Projekt.
6. Kundendaten verwalten
Wenn Du in bei Deinem Projekt mit verschiedenen Auftraggebenden oder Lieferunternehmen zusammenarbeitest, ist es wichtig, alle Daten parat zu haben. Ab der Business Cloud kannst Du diese verwalten. Lege Unternehmen mit Grunddaten an und ordne diesen verschiedenen Kontakten als Ansprechperson mit allen relevanten Informationen zu. Auf diese Weise kannst Du Deine Kundschaft mit einzelnen Aufgaben, Paketen oder sogar ganzen Projekten verknüpfen.
Professional Cloud: Zielgerichtetes Managen und Führen
Das reicht Dir noch nicht? Die Professional Cloud bietet Dir weitere Funktionen, die Dich beim Projektmanagement unterstützen.
Die folgenden Funktionen stehen Dir ausschließlich in der Professional Cloud zur Verfügung.
7. Leistung erfassen, Restaufwände schätzen und controllen
Wer macht was bis wann? Wie viel Aufwand entsteht in Deinen Projekten? Wie viel Zeit bleibt noch übrig? Im Controlling ist es essentiell für ein gutes Aufgaben- und Projektmanagement, Antworten auf diese Kernfragen zu haben. Am besten noch in Echtzeit.
Mit der Leistungserfassung siehst Du immer wie viel Zeit für eine Aufgabe eingeplant wurde (Plan-Aufwand), wie viel Zeit bereits an der Aufgabe gearbeitet wurde (Ist-Aufwand) und wie viel Zeit noch übrig ist (Rest-Aufwand). Auch eine Prognose wird Dir angezeigt. So hast Du immer einen Überblick übe die Zeit und kannst besser planen.
8. Auslastung des Teams managen
Darüber hinaus hast Du mit der Auslastungsübersicht stets im Blick, wie hoch das Pensum bei einzelnen Teammitgliedern ist. Ist jemand überlastet, kannst Du Aufgaben schnell per Drag & Drop in ein freies Zeitfenster verschieben, den Bearbeitungszeitraum ändern oder die Aufgabe einem anderen Teammitglied zuweisen.
Die Auslastungsübersicht bezieht immer den Rest-Aufwand der Aufgaben ein, um Dir ein ganz genaues Bild zu liefern. In den Benutzereinstellungen kannst Du zudem die Arbeitszeiten Deiner Teammitglieder konfigurieren.
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9. Aufgabenhistorie einsehen
Für den kompletten Überblick ist es auch wichtig, nachvollziehen zu können, was in der Vergangenheit in einer Aufgabe gemacht wurde. In der Professional Cloud steht Dir zusätzlich die Aufgabenhistorie zur Verfügung. So siehst Du alle Änderungen in jeder Aufgabe und kannst zudem nach bestimmten Dingen (z.B. dem Zeitraum oder Teilaufgaben) filtern – ganz wie Du es benötigst.
10. Meetings effizient organisieren
Damit alle auf dem neuesten Stand sind und wissen, was zu tun ist, sind regelmäßige Meetings ein Muss. Doch ohne eine Agenda verliert man oft den roten Faden. Mit der Meeting-Funktion im Fokusbereich in factro kannst Du ganz einfach Aufgaben, die besprochen werden sollen per Drag&Drop in Deine Liste ziehen. Diese kannst Du auch mit anderen Teammitgliedern teilen, die ebenfalls ihre Punkte in die Agenda einfügen können. Auch normale Listenpunkte können ergänzt werden.
Ein Highlight: Das automatisierte Protokoll. Jede Änderung, wie z.B. abgehakte Teilaufgaben, Veränderung der Ausführung oder Zeiträume etc. wird festgehalten und kann nachgelesen werden.
Die richtige Cloud für jede Anforderung
Die Professional Cloud bietet Dir wichtige Features, die Multiprojektmanagement optimal möglich machen. Wenn Du aber auf Funktionen wie Leistungserfassung und Kalender verzichten kannst, kann für Dich auch die Business Cloud in Frage kommen.
Hier hast Du nochmal einen Überblick darüber, welche Funktionen in welcher Cloud verfügbar sind:
| Funktionen | Business Cloud | Professional Cloud |
|---|---|---|
| Persönliche Dashboards | ||
| Projektübergreifende Ansichten | ||
| Vorlagen-Funktion | ||
| Gantt-Diagramm | ||
| Benutzerrechte | ||
| Kundenverwaltung | ||
| Leistungserfassung | ||
| Controlling mit CSV-Export | ||
| Kalender mit iCal-Synchronasition | ||
| Aufgabenhistorie |
❓ Du bist Dir noch nicht sicher, welche Cloud wirklich perfekt geeignet wäre? Damit Du dir richtige Wahl trifft, kannst Du beide Versionen für 14 Tage kostenlos testen. Hast Du noch Fragen? Unser factro-Team hilft Dir gerne weiter.
