Veränderungen sind keine Ausnahme mehr
Change Management wird im Alltag von Organisationen immer relevanter. In einer dynamischen, agilen und digitalisierten Arbeitswelt sind Veränderungen regelmäßig an der Tagesordnung.
Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Change Management als
„laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
Trotz der größeren Rolle ist die erfolgreiche Umsetzung nicht selbstverständlich Menschen sind Gewohnheitstiere, daher werden nur wenige Mitarbeiter einen Wandel bejubeln – insbesondere, wenn der Status quo „schon immer“ scheinbar erfolgreich funktioniert hat. Doch mit Change Management Tools lassen sich die Hindernisse überwinden.Erfahre hier, wie Du in Deinem Beratungsgeschäft mit factro wertvolle Zeit und Kosten einsparen können.
Herausforderungen von Change Management
Die Herausforderungen also vielfältig. Es gilt, die Mitarbeiter für das Neue zu sensibilisieren, sie auch emotional auf die Reise mitzunehmen. Höre ihnen zu und zeige Interesse an ihren Sorgen und Fragen. Das Team fühlt sich wertgeschätzt und die Veränderung wirkt nicht als Zwang.
Ebenso wichtig ist, dass das gesamte Management-Team im gesamten Prozess aktiv mitwirkt und die Neuausrichtung mit dem passenden Mindset immer vorlebt – auch nach dem nominellen Abschluss des Projekts. Auf diese Weise wird die Veränderung nachhaltig. Mit einer konsequenten Umsetzung überzeugst Du die Mitarbeiter.
Change Management Tools treffen auf Software
Die verschiedenen Herausforderungen im Veränderungsprozess kann ein Berater mit den richtigen Methoden angemessen koordinieren. Change Management Tools, auch bekannt als Change Management Methoden, sind handfeste methodische Werkzeug. Dazu zählen z.B.
- Stakeholder-Analyse
- Kommunikationskonzept
- Risikoanalyse
- Culture Mapping
- Kraftfeldanalyse
- Führungskräfteschulung
- Projektstruktur
Heutzutage gibt es diese Change Management Methoden auch in Software-basierten Lösungen. Diese bringen Struktur und Übersicht in die Planung der Organisationsentwicklung. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. das Projekt- und Portfoliomanagement umstrukturiert wird, um neue Märkte zu erschließen oder eine neue Innovation auf den Markt zu bringen.
Veränderungen im Alltag planen und umsetzen
Ein geeignetes digitales Change Management Tool ist die Cloud-Lösung (SaaS) factro aus Bochum. Basierend auf über 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Managementberatung kennt das Tool die Anforderungen von Entscheidern und Beratern wie kein zweites.
Leistungsstarke Ansichten
Change Management Tools wie factro unterstützen Dich in allen Projektphasen – von der Planung bis zum Abschluss. Anfangs kommt es besonders auf eine zielgerichtete Strategie an, die das Gerüst für die weitere Arbeit bildet. Hier zeigt sich, wie wichtig Visualisierung im Projektmanagement als Change Methode ist.
Durch die passenden grafischen Darstellungen siehst Du die Informationen, die Du brauchst – z.B. Zeitplanung, Abhängigkeiten oder Fortschritt. Überblicke Deine Projektstruktur und passe diese bei Bedarf an. factro bietet eine vielfältige Auswahl an Ansichten, sodass Du immer den richtigen Blickwinkel auf Dein Projekte hast.
Strukturplan
Der Projektstrukturplan ist eine einzigartige Ansicht von factro. Die leicht verständliche Darstellung zeigt auf einen Blick alle Zusammenhänge Deines Projektes. Du siehst direkt, welche Aufgaben zu welchen Kategorien gehören oder wie viele Teilaufgaben abgehakt wurden.
Mit dem Strukturplan hast Du klare Zuordnungen und eine Übersicht über alles, was in Deinem Projekt enthalten ist. Änderungen an Deiner Struktur nimmst Du einfach per Drag & Drop vor, indem Du einzelne Elemente an die richtige Stelle „ziehen“.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
Gantt Chart
Das Gantt Chart legt den Fokus auf die Zeitplanung. Auf einer Zeitachse siehst Du alle Aufgaben des Projektes, die Du mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen spezifizieren können. Verschiebst Du eine Aufgabe, verschieben sich die abhängigen Aufgaben mit.
Anhand des Gantt Diagramms erkennen Sie, wie weit Deine Aufgaben zeitlich fortgeschritten sind und wann Du mit dem Nachfolger loslegen können.
Das factro Gantt Chart
Zielorientierte Zusammenarbeit
Viele Projekte scheitern an mangelhafter Kommunikation. Tauschst Du dich mit Kunden, Partnern, Stakeholdern und Mitarbeitern zielgerichtet aus – das passende Kommunikationskonzept ist der Schlüssel. Damit Dein Change Management nicht leidet, ermöglicht factro eine transparente und nachvollziehbare Zusammenarbeit.
Kommentiere Projektelemente für neue Zwischenstände oder nutze mentions um Mitwirkende aktiv anzusprechen – der Dialog ist zielgerichtet und Du vermeidest E-Mail-Chaos sowie unwirksame Meetings.
Darüber hinaus behältst Du mit einem Tool wie factro auch den Fortschritt jederzeit im Auge. Dank der Cloud sind alle Änderungen immer synchron und alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Du weißt sofort, wann eine Aufgabe erledigt oder eine Teilaufgabe abgehakt wurde.
Transparenz schaffen
Ein erfolgreiches Change Management benötigt Transparenz. Alle Mitarbeiter müssen wissen, wofür Du zuständig bist, welche Ansprechpartner bereitstehen und welche Aufgaben anfallen. Das etabliert Klarheit und reduziert Rückfragen, die aufhalten können. Aus diesem Grund schafft factro klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.
Dank individueller Lese- und Schreibrechte wird festgelegt, welche Mitarbeiter Aufgaben und Projekte ansehen dürfen oder nicht und wer Änderungen vornehmen kann. Zudem können Ausführende und Verantwortliche bestimmt werden, was Kompetenzen nachvollziehbar zuordnet. So wird die Veränderung für alle Mitarbeiter greifbar.
Aufwände erfassen und Prozesse optimieren
Für Berater ermöglicht die integrierte Leistungserfassung eine direkte Verbuchung erbrachter Arbeit. So ist auch für den Kunden klar, welche Aufwände angefallen sind. Durch einstellbare Plan- und Restaufwände optimierst Du Prozesse fortlaufend.
Neuausrichtungen wie Fusionen managen
Change Management betrifft nicht nur neue Prozesse, sondern auch umfassende Neuausrichtungen wie z.B. eine Fusion. Sogenannte Merger & Acquisitions (M&A) werden immer beliebter und sind ebenfalls Wege, einen Wandel einzuleiten, z.B. mit neuem Know-How oder zusätzlichen Märkten.
Eine solche Reorganisation bedingt ebenfalls die richtigen Tools und Change Management Methoden, gerade Kommunikation und Transparenz sind wichtig. Mit factro kannst Du Fusionen managen, auch wenn nicht alle Beteiligten am gleichen Standort oder vom gleichen Unternehmen sind. Dank der Cloud sind alle Mitarbeiter immer synchron und auf neuestem Stand.
Mitarbeiter einheitlich schulen
Eine tiefgreifende Veränderung funktioniert nicht, wenn nicht alle Mitarbeiter – bestehende und neue – richtig eingestellt sind und an einem Strang ziehen. Um alle Teammitglieder konsequent und einheitlich zu schulen, eignen sich definierte Vorgänge, die wiederkehrend eingesetzt werden.
In der Einführung und Umsetzung unterstützt Du factro mit der Vorlagen-Funktion. Erstellst Du ein Muster, dass alle festgelegten Arbeitsschritte enthält, sodass sie diese jederzeit abrufen können. Das spart wertvolle Zeit und kreiert ein transparentes Wissensmanagement.
Keine Sorge beim Datenschutz
Change Prozesse enthalten sensible Daten, z.B. finanzielle Kapazitäten für neue Märkte oder Produkte, aber auch personenbezogene Informationen zu Mitarbeitern. Diese Datensätze müssen im Projekt zugänglich, aber gleichzeitig sicher sein.
Mit factro hast Du Deine Daten zentral und sicher an einem Ort. Du mussr nicht verschiedene Dienste mit unterschiedlichen Datenschutz-Standards nutzen oder individuelle E-Mails versenden. Das Bochumer PM-Tool wird in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Nürnberg betrieben, die nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert sind.
Zudem erfüllt factro alle Auflagen der DSGVO sowie des strengen deutschen BDSG-neu. Deine Daten werden verschlüsselt und nach höchsten Datenschutz-Standards gesichert. Dank des Rechte-Managements kannst Du zudem festlegen, wer etwas sehen darf oder nicht.
factro vereint Change Management Tools
Mit den passenden Change Management Tools lassen sich Veränderungen zuverlässig umsetzen. Das Handwerkszeug vereint factro an zentraler Stelle. Die Software hat die passenden Methoden an Bord und ist ideal für Berater und Teams, die Wandel managen. factro basiert auf über 25 Jahren Praxiserfahrung und weiß, was erfolgreiche Change Prozesse brauchen.
Mit den Rechten und Verantwortlichkeiten sowie der Leistungserfassung inkl. Restaufwand schaffen Transparenz. Der Fortschritt ist jederzeit nachvollziehbar und die Kommunikation zielgerichtet. Zudem sind alle Daten jederzeit nach höchsten Datenschutz-Standards gesichert.
Mit factro profitiert Dein Change Management von:
- leistungsstarken Ansichten und Strukturen
- zielorientierte Kommunikation
- Transparenz und Wissensmanagement
- Standortunabhängigkeit
- höchsten Datenschutz-Standards – DSGVO- und BDSG-neu-konform
Überzeuge Dich selbst!
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