Struktur statt Stress
Die moderne Arbeitswelt stellt viele Teams vor neue Herausforderungen: Wie können Projekte und Aufgaben effizient verwaltet werden, ohne den Überblick zu verlieren und mit Fokus auf Datenschutz? Mittlerweile nutzen dafür viele Unternehmen Projektmanagement-Tools, die genau dafür entwickelt wurden. Doch das Angebot ist mittlerweile so groß, dass es schwer ist, auf dem aktuellsten Stand zu sein. Oft greifen Unternehmen dann auf bekannte Tools wie ClickUp, Asana und Co zurück, obwohl dort potenzielle Datenschutzrisiken existieren.
Hier setzt das Tools factro als starke ClickUp-Alternative an; in Deutschland gehostet ist es nicht nur DSGVO-konform, sondern bietet zudem eine intuitive Bedienbarkeit und strukturiertes Projektmanagement – auch ohne viel Vorwissen. Wir vergleichen die beiden Tools und zeigen Dir die Vorteile und Nachteile.
Digitale Tools helfen dabei den Arbeitsalltag zu strukturieren
factro vs. ClickUp: Welche Projektansichten sind besser?
Verschiedene Ansichten in einer Projektmanagement-Software helfen Dir dabei, immer mit dem richtigen Blick auf das Projekt zu schauen. Dabei hat jede Ansicht ihre Vorteile und ist für den ein oder anderen Teilbereich besser geeignet, um Prozesse darzustellen.
factro bietet Dir vier Projektansichten: Kanban Board, Gantt-Diagramm, Tabelle und Projektstrukturbaum. Besonders der Strukturbaum sticht heraus, da Du so Dein Projekt optimal visualisieren kannst. So kann wirklich jeder ein Projekt erstellen.
Projektstrukturbaum in factro
Im Gegensatz zu ClickUp musst Du diese Ansichten nicht manuell anlegen. Das bedeutet, planst Du Dein Projekt mit dem Strukturbaum, werden aus diesen Informationen alle anderen Ansichten automatisch generiert. In ClickUp müsstest Du das Gantt-Diagramm allerdings zusätzlich erstellen.
Diese vier Ansichten kannst Du zudem filtern und gruppieren, sodass sie optimal an Deine Bedürfnisse angepasst sind. Um noch flexibler zu agieren, kannst Du in der ClickUp-Alternative factro sogenannte Projekträume erstellen. Es gibt bereits vorgefertigte Ansichten wie beispielsweise
- die Störeransicht, die alle Aufgaben anzeigt, die drohen, die Deadline einzureißen,
- den Aufgabenstapel, der die Aufgaben Deines Teams nach Teammitgliedern geordnet darstellt,
- den Meilensteinplan, der alle Zwischenziele hervorhebt,
- und noch viele weitere.
In ClickUp gibt es ebenfalls ein Kanban Board, eine Listenansicht, eine Tabelle und ein Gantt-Diagramm. Zusätzlich kannst Du auch eine Kalenderansicht einstellen. Die Ansichten sind dabei allerdings sehr kleinschrittig und viele User bemängeln, dass die vielen Optionen am Anfang überfordernd sein können. Besonders für wenig technikaffine Menschen kann das zu einer Hürde werden.
Berichte und Analyse
Um den Projektfortschritt nicht zu gefährden, ist es essentiell, Stolpersteine rechtzeitig zu erkennen und umzugehen. Dabei hilft Dir neben den verschiedenen Projektansichten eine Zeiterfassung und eine Ressourcenplanung. So kannst Du nämlich erkennen, wie viel Zeit in Dein Projekt investiert wurde und kannst bei Engpässen Aufgaben mit der Ressourcenübersicht umverteilen.
Aufwände erfassen
Bei der ClickUp-Alternative legst Du für jede Aufgabe einen Plan-Aufwand fest und die ausführende Person trackt jeweils den Ist-Aufwand. Diese Zeiten werden dann vom Tool für Prognosen wie dem Projektfortschritt oder der Ressourcenplanung genutzt.
Zudem werden alle Aufwände in der Zeiterfassungsübersicht aufgelistet. Diese kannst Du zudem individuell filtern, gruppieren und exportieren. Die Zeitansicht in ClickUp hat leider keine eigene Ansicht, sondern kann nur in anderen Projektviews abgerufen werden – das macht die Sache natürlich um einiges komplizierter.
In der factro Aufgabe kannst Du Deine Aufwände festhalten
Ressourcenmanagement
In ClickUp musst du die Zeitschätzung zunächst für jeden User aktivieren, bevor die Person in der Workload Übersicht angezeigt wird. Um den Aufwand zu verfolgen, kannst Du nur zwischen den Faktoren verfügbare Zeit, Anzahl der Aufgaben, Punkte in einem Sprint oder benutzerdefinierten Feldern wählen. Das heißt, Du musst Dir Deine gesamte Ansicht selbst zusammenbauen. Besonders bei großen Teams wird das zu einer Herausforderung.
In factro ist die Ressourcenauslastung automatisch erstellt. Zugrunde liegt der Ist- und Plan-Aufwand von den Aufgaben der Personen. Auch Deadlines werden hierbei mit eingerechnet. Die Grundlage dieser Berechnung ist eine 5 Tage Woche mit 40 Arbeitsstunden, dies kann aber auch individualisiert werden.
Sicherheit und Datenschutz: factro oder ClickUp
Ein weiterer zentraler Punkt ist der Serverstandort. Dieser ist bei ClickUp nämlich in den USA, während der Server von factro in Deutschland gehostet wird und somit auch der DSGVO unterliegt. Das bedeutet, es gibt klare Datenschutzrichtlinien, die Unternehmen Sicherheit geben. Besonders für europäische Unternehmen ist dies von Vorteil.
Zugriffsrechte
Mit Leserechten kannst Du steuern, wer auf welche Projekte zugreifen oder etwas bearbeiten kann. Das sorgt für einen geregelten Ablauf und schützt sensible Daten. In der ClickUp-Alternative kannst Du bereits aber der Team-Cloud Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben, sowie Rollen für User festlegen und Teams bilden. Insgesamt gibt es vier Berechtigungsgruppen:
- ein Gast kann Projekte lesen, Aufgaben abhaken, kommentieren, Anhänge einfügen und den Status ändern
- Mitarbeiter haben keine Verantwortung für Projekte und Pakete, aber können aktiv mitarbeiten
- Planer haben zusätzlich Zugriff auf die Ressourcenauslastung und können Gäste einladen
- Admins können alles in einer Cloud verwalten
Zugriffsrechte können individuell für Projekte bestimmt werden, es gibt aber auch den allgemeinen Zugriff, mit dem Personen oder Teams alles in einer Cloud lesen und bearbeiten können.
In ClickUp kannst Du ebenfalls auf Board-Ebene festlegen, wer etwas nur lesen oder auch bearbeiten darf. Wenn es aber um weitere Berechtigungen geht, wie zum Beispiel für Arbeitsbereiche, können erst ab dem Enterprise-Tarif vergeben werden.
Benutzerfreundlichkeit der Tools
Neben den umfangreichen Funktionen ist natürlich auch die Benutzerfreundlichkeit ein zentraler Punkt. Und genau die wird bei factro besonders oft hervorgehoben. Neben der intuitiven Bedienung ist auch der Support ein Punkt, der überzeugen kann.
Bei ClickUp gibt es zwar auch ein Handbuch, jedoch sind noch nicht alle Artikel auf Deutsch verfügbar. Zudem besteht kaum die Möglichkeit zu direktem Kontakt, sondern es wird auf einen Chatbot verwiesen. Dies schränkt natürlich die Problembehebung ein. Zudem bemängeln viele User in ihren Rezensionen, dass es häufige Bugs gibt.
Preise
Neben den Funktionen ist für viele Unternehmen der Kostenfaktor entscheidend. Hierbei unterscheiden sich die Tools sehr stark voneinander.
Beide Tools haben eine kostenfreie und drei kostenpflichtige Tarife. Dabei startet der günstigste bei ClickUp mit 7$ pro Benutzer/Monat. Während in diesem Tarif bei factro schon Lese- und Bearbeitungsrechter vergeben werden können, ist dies jedoch erst ab dem nächst teureren Tarif möglich. Hier muss also ein Unternehmen entscheiden, welcher Funktionsumfang benötigt wird. Auch bei Gastnutzern gibt es grundlegende Unterschiede: Bei factro kannst Du unbegrenzt Gäste mit einbinden, bei ClickUp sind Gastuser im kostenlosen Tarif auch 5 beschränkt.
Zudem gibt es keine eindeutigen Preisangaben für die Enterprise-Version von ClickUp, während es bei factro klare Modelle gibt.
Alle Tarife im Überblick
Support
Während ClickUp vor allem auf englischsprachige User ausgerichtet ist, bietet factro einen umfangreichen Support in deutscher Sprache an. Bei ClickUp gibt es zwar ein Handbuch, Webinare und Communities, jedoch fehlt die Möglichkeit zur telefonischen Kontaktaufnahme. Auch ein Kontaktformular wird nicht angeboten.
Bei der ClickUp-Alternative factro kannst Du nicht nur telefonisch den Support erreichen,ebenfalls möglich ist die Kontaktaufnahme per Mail. Aber auch ein umfangreiches (englisches und deutsches) Handbuch, Webinare und Tutorials stehen Dir zur Verfügung. Falls Dir auch das nicht reicht, kannst Du zusätzlich verschiedene Workshops buchen.
Hier findest Du eine Übersicht der Schulungsangebote:
Handout factro Schulungsüberblick
Fazit: Darum ist factro die bessere Wahl
Sowohl factro als auch ClickUp sind leistungsstarke Projektmanagement-Tools, allerdings gibt es einige Unterschiede, die Du bei Deiner Auswahl genauer beachten solltest. Während ClickUp mit unzähligen Ansichten und Anpassungen viele Möglichkeiten bietet, findest Du bei factro eine intuitive Bneutzeroberfläche, die sich auch ohne viel Vorwissen bedienen lässt und gleichzeitig anspruchsvolles Projektmanagement meistert. Wer zusätzlich Wert auch Datenschutz und umfangreichen Support bevorzugt, findet mit factro eine überzeugende ClickUp-Alternative.
Diese Punkte überzeugen:
- Datenschutz nach DSGVO
- Einzigartiger Projektstrukturbaum
- Transparente Kosten
- Deutscher Support
- Intuitive Bedienung
