Unsere Herausforderungen:
Modernisierung weiter vorantreiben
Im Gesundheitswesen findet zurzeit ein fundamentaler Wandel statt: Neue Gesetze und steigende Anforderungen. So stand auch das Landeskrankenhaus (AöR) in Rheinland-Pfalz vor derselben Herausforderung, wie alle anderen Krankenhäuserträger und Kliniken in Deutschland – Modernisierung weiter voranzutreiben.
Im Jahr 2022 führte dann eins zum anderen:„Mit dem Modernisierungsanspruch im Projektmanagement war schnell klar, dass wir eine Software brauchen. Gerade als die Krankenhauszukunftsgesetz-Projekte (KHZG-Projekte) dazu kamen und Multiprojektmanagement heraufordernd wurde.“ So bringt es Sophie Lichtl, Projektassistentin in der Unternehmensentwicklung, auf den Punkt.
Komplexe Projektsteuerung – schnell und einfach möglich
Der Anspruch: Der Verwaltung komplexe Projektsteuerung ermöglichen, gleichzeitig im Alltag Komplexität rausnehmen und den Aufwand gering halten.
„Vor allem das Ärzte- und Pflegepersonal sitzt schließlich nicht täglich am PC. Hier muss es schnell und einfach gehen.“
Krankenhauszukunftsgesetz
1. Januar 2021:
Krankenhauszukunftsfonds (KHZF) beim Bundesamt für Soziale Sicherung
„Das Ziel des Krankenhauszukunftsgesetzes ist unter anderem, die Modernisierung der Krankenhäuser mit Blick auf die stationäre Notfallversorgung voranzutreiben. Darüber hinaus liegt ein besonderer Fokus auf der Digitalisierung der Krankenhäuser und eine Ausgestaltung dessen in Form von bundesweiten Standards. Damit wird ein höherer Grad der Vernetzung innerhalb des Gesundheitswesens angestrebt und die Patientenversorgung verbessert.“Fördervolumen:
4,3 Milliarden Euro (3 Milliarden Euro vom Bund + 30 Prozent der Investitionskosten von den Ländern/Krankenhausträgern)Quelle:
Bundesministerium für Gesundheit
(Stand: 09.08.2023)
Unser Kennenlernen –
Vom unverbindlichen Test zum schrittweisen Rollout
„Es war von Anfang an schnell klar, dass factro die richtige Software für uns ist, denn sie ist super intuitiv und einfach zu bedienen.“
Damit erfüllte factro eine der wichtigsten Voraussetzungen und konnte sich schnell von der Konkurrenz abheben. Vor der Entscheidung wurde factro vom Kernteam zunächst in einem unverbindlichen Test, danach in einer Pilotphase schrittweise erprobt und ausgerollt. Eines der wichtigsten Kaufargumente: Der schnelle Einstieg des Teams mithilfe von individuellen Schulungen.
Es war von Anfang an schnell klar, dass factro die richtige Software für uns ist, denn sie ist super intuitiv und einfach zu bedienen.
Sophie Lichtl,
Projektassistentin in der Unternehmensentwicklung
Gemeinsamer Kick-off: Workshop zum Start
Begleitet wurde der Start mit einem gemeinsamen Kick-off Workshop, in dem das Kernteam alle factro Funktionen entdeckt und gemeinsame Spielregeln für die Zusammenarbeit erarbeitet hat. Die Stimmung des Teams bei der Einführung von factro war sehr gut, berichtet Fr. Lichtl „denn es wurde schnell als Unterstützung wahrgenommen und entsprechend dankbar angenommen.“
Ort:
Rheinland-Pfalz; Verteilung der Kliniken zwischen Andernach (Norden) und Worms (Süden)
Beschäftigte:
4.800 (Landeskrankenhaus AöR & seine Einrichtungen)
Träger:
mehrere Fachkliniken & Gesundheitszentrum Glantal in Meisenheim als Krankenhaus der medizinischen Grundversorgung.
Anbieter:
mehrere hundert Wohnplätze; Medizinisches Versorgungszentrum
Rhein-Mosel-Akademie:
Fort- und Weiterbildungsinstitut für Gesundheitsberufe
Fachbereich der Einrichtungen:
Psychiatrische, psychotherapeutische, psychosomatische und neurologische Bereiche; geriatrische Akutbehandlung und Rehabilitation; Rehabilitation für Kinder und Jugendliche; Sozialpädiatrie; Chirurgie; Innere Medizin; Behandlung von Kommunikationsstörungen bei Kindern und Jugendlichen.
Die Lösung: Vorlagen als Schablone für das KHZG
Der Aufbau der Projekte in factro begann für das Landeskrankenhaus (AöR) bereits im Kick-off Workshop. Hier konnte die Struktur aus den bereits bestehenden Vorlagen zum Projektmanagement am LKH übernommen und in factro eingefügt werden. Auf dieser Grundlage entstand eine wesentliche Schablone für das Projektmanagement aller Teilprojekte und die Abbildung in factro.
„Für die Projektleitenden war es sehr einfach, auf dieser Grundlage aufzubauen, da die Struktur der einzelnen Vorhaben sehr gleich ist.“ Deshalb sei es der nächste logische Schritt gewesen, auch über die KHZG-Projekte hinaus factro für weitere Projekte zu nutzen, um einen einheitlichen Standard der Projektphasen etablieren zu können. Es ermöglicht den Projektteams einen Austausch, erhöht den Informationsfluss innerhalb der anfallenden Aufgaben und lässt einen Überblick über das Bevorstehende zu.
factro bietet die Möglichkeit, Projekte nach dem klassischen Projektmanagement durchzuführen, aber ebenso lässt es sich im agilen Projektmanagement nutzen. Was alle Projekte eint, ist die Einteilung in Phasen. Mithilfe der Vorlagen konnte so eine umfangreiche und vielfältige Projektlandschaft aufgebaut werden, die hilft, die notwendige Dokumentation durchzuführen.
factro für weitere Bereiche – über die KHZG-Projekte hinaus – zu nutzen, war der nächste logische Schritt. Der Mehrwert ist jetzt noch weitaus größer, als ursprünglich gedacht!“
Sophie Lichtl,
Projektassistentin in der Unternehmensentwicklung
Die Zahl: Projektarbeit mit factro versus Excel
Vorplanung
10% Zusatzaufwand
Projektarbeit & Projektkoordination
40-50% Zeitgewinn
Blick in die Zukunft –
Multiprojektmanagement weiter ausbauen
Und was steht als nächstes an? Julia Schenkel ist als Stabsstelle für das zentrale Projektmanagement neu ins Team gekommen und möchte schrittweise das Multiprojektmanagement ausbauen und professionalisieren. Dafür hat sie sich ein eigenes Projekt angelegt, um die nächsten Schritte konkret einzuplanen.
Mir geht es um Transparenz. Ich möchte mit allen in die Diskussion gehen, damit wir am Ende ein Konglomerat aus allen Erfahrungen einrichtungsübergreifend haben und Mitbestimmung aktiv fördern können.
Julia Schenkel,
Stabsstelle Zentrales Projektmanagement
„Wir wollen als nächstes das Projekt-Controlling ausbauen“, berichtet Fr. Schenkel, „und dafür die benutzerdefinierten Felder für unsere Kostenplanung einbinden. Zusätzlich kommt zukünftig auch die Aufwandsplanung und Zeiterfassung mit ins Spiel. Denn natürlich möchten wir sehen, wie viel Aufwand in unseren Projekten vorgeplant war und was unterm Strich dabei rauskommt.“
Unternehmensziele in Projektarbeit einbinden
Auch die Unternehmensziele, die zurzeit ausgearbeitet werden, sollen mit in die Projektarbeit eingebunden werden: „Die Projekte sollen natürlich bestmöglich auf unsere Unternehmensziele einzahlen. Dafür brauchen wir alle wichtigen Kennzahlen, Ressourcen, Kosten und den Zielerreichungsgrad.“ Für ihr Vorhaben hat Fr. Schenkel bereits „Mitspieler“ in den unterschiedlichen Einrichtungen identifiziert, die nun schrittweise in factro geschult werden, um als Projektkoordinatoren für die Mitarbeitenden vor Ort da zu sein. Das Projektmanagement soll so nach und nach immer mehr in der Verantwortung der Führungskräfte liegen.
Das Ziel fürs kommende Jahr:
Ein Dashboard aufbauen, das den Stand aller Projekte auf einen Blick zeigt und einrichtungsübergreifend ein grundlegendes Verständnis für die gesamte Projektlandschaft schafft.
Der Magic Moment –
Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an
Wann hat es mit factro eigentlich Klick gemacht? „Sofort! Der Strukturbaum ist eine ersehnte Lösung“, erzählt Fr. Lichtl. Auch für Fr. Schenkel gab es diesen Magic Moment, als „ich realisiert habe, dass ich nicht mehr mit Excell-Tabellen und Powerpoint meine Berichte zusammenbasteln muss.“
Mein Magic Moment mit factro? Als ich realisiert habe, dass ich nicht mehr mit Excel-Tabellen und Powerpoint meine Berichte zusammenbasteln muss.
Julia Schenkel,
Stabsstelle Zentrales Projektmanagement
Unser factro Tipp:
Strukturbaum – Herzstück für erfolgreiche Projekte
Die Projektleitungen des Landeskrankenhaus (AöR) sind sich einig: Die Struktur ist der Dreh- und Angelpunkt der Planung. Als Herzstück von factro ist diese Ansicht einzigartig und genau der richtige Ausgangspunkt für erfolgreiche Projektarbeit.
Aber auch Fr. Schenkel hat einen heimlichen Favoriten: „Ich bin ein großer Fan der ToDo-Listen und der Meetingfunktion, die wir jetzt ganz frisch nutzen können“, schwärmt sie, „Die Listen sind klasse, um im Team zu brainstormen und den Alltag zu organisieren. Und von der Agenda erhoffe ich mir die perfekte Ergänzung für unseren monatlichen Jour fixe!“ Neben der Struktur seien es gerade diese Funktionen, die bei der Projektsteuerung unterstützen und die man „vielleicht gar nicht direkt auf dem Schirm hat.“
Der Projektstrukturbaum in factro
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Kontakt
Julia Schenkel
Stabsstelle Zentrales ProjektmanagementE-Mail: j.schenkel@landeskrankenhaus.de
