Breite Auswahl an Software für alle Unternehmensbereiche
Wer sich heute selbständig macht, dem stehen zahlreiche digitale Tools zur Verfügung, um sein Business von Beginn an sinnvoll aufzusetzen und zu organisieren. Der Beitrag stellt verschiedene Möglichkeiten vor – von Online-Lösungen fürs Recruiting über Apps zur Teamarbeit bis hin zu selbsterklärenden Baukästen für den Internetauftritt.
Anwendungen müssen mit dem Unternehmen wachsen
Für ein Startup sind besonders die Agilität und die Skalierbarkeit der Anwendungen von großer Bedeutung. Denn die jeweilige Software muss nicht nur in der Lage sein, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, sondern gemeinsam mit der Firma zu wachsen und sich den ändernden Anforderungen anzupassen.
Sollte ab einer bestimmten Firmengröße die Notwendigkeit bestehen, eine Anwendung komplett auszutauschen, verändert sich dadurch nicht nur der bereits manifestierte Workflow: aufwendig aufgebaute Learnings sind plötzlich obsolet und sorgfältig implementierte Datenstrukturen müssen in neue Anwendungen immigriert werden.
So wird nicht nur Zeit und Energie verschwendet: Das Risiko, dass sensible und wertvolle Daten verloren gehen, wird unnötig erhöht. Das kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen, die sich im schlimmsten Fall negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken. Daher ist für Startups besonders die Skalierbarkeit der Anwendungen von großer Wichtigkeit.
- Austausch über Kommunikationstools
- Projektmanagement: Wer macht was und wann?
- Homepage für den gelungenen Internetauftritt
- CRM für mehr Übersicht bei Kundenbeziehungen
- Online Recruiting um Fachkräfte zu gewinnen
Passende Tools vereinfachen die Kommunikation und die Arbeit im Team
1. Austausch über Kommunikationstools
Besonders für Firmen, in denen Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist eine gute Vernetzung wichtig für die Zusammenarbeit und den Workflow. Ein Programm, das sich in diesem Bereich aus mehreren Gründen großer Beliebtheit erfreut, ist Microsoft Teams.
Mit der App lassen sich nicht nur Videokonferenzen durchführen: Anwendungen aus dem Microsoft-Kosmos wie Word, Excel oder PowerPoint können geteilt und von allen Teilnehmern in Echtzeit bearbeitet werden. Des Weiteren ist es möglich, mehrere Gruppen und Untergruppen anzulegen, so dass jedes Team innerhalb einer Abteilung über einen dedizierten Kommunikationskanal verfügt. Funktionen wie das Einfügen von GIFs, @Erwähnungen oder Übersetzungen für die reibungslose Kommunikation mit internationalen Teams stehen ebenfalls zur Verfügung. Die App lässt sich zudem auch mobil nutzen.
Durch die Verwendung mehrerer Compliance-Standards stellt Microsoft-Teams sicher, dass die Daten vor fremdem Zugriff geschützt sind. Diese Standards sind einer der Hauptgründe der großen Beliebtheit der Anwendung. Zudem verfügt die Anwendung über eine hohe Agilität: die mögliche Anzahl von Mitgliedern, Teams, Kanälen oder Chats ist nahezu unbegrenzt und eignet sich so gleichermaßen für kleine Startups wie für größere Universitäts-Rechenzentren.
Weitere Beispiele für Zusatzfunktionen:
- Online-Präsentationen mit PowerPoint
- Teilen von Bildschirmen
- Planung und Durchführung von Webinaren
- Unterstützung von Zeichengeräten mit Touchscreen
- Livetranskription von Sprache für inklusive Besprechungen
- Personaleinsatzplanung durch Vernetzung mit bereits vorhandenen Personalsystemen
Das Führen von Videokonferenzen ist in Zeiten von Homeoffice und Remote Work zum Alltag geworden
2. Projektmanagement: Wer macht was und wann?
Zum Austausch mit anderen zu einem konkreten Projekt mit allen dazugehörigen Schritten kommt Teams jedoch an seine Grenzen. Hier bieten sich zusätzliche andere Lösungen an, die gezielt für die komplexen Abläufe beim Projektmanagement zugeschnitten sind.
Mit Software wie factro – besonders beliebt bei deutschen Unternehmen durch die DSGVO-Konformität sowie den deutschen Serverstandort –, monday oder wrike lassen sich einzelne Aufgaben nicht nur als Gantt-Diagramm darstellen, sowie Tasks verteilen und zuordnen. Hier lassen sich auch direkte Verknüpfungen zu Mailverkehr einbinden oder verschiedene Statistiken ableiten und ausspielen. Übersichten zum Workload einzelner Mitarbeiter helfen dabei, Kapazitäten sinnvoll auszuschöpfen und Aufgaben passend zu verteilen.
Verschiedene Tasks lassen sich automatisieren, wie etwa im Bereich Dateiablage. Zudem haben die Tools in der Regel verschiedene Schnittstellen – beispielsweise zu Content-Management-Systemen, einem Cloud-Dienst, zur Zeiterfassung – oder wie bei factro bereits integriert – und viele mehr. Der Einstieg gelingt leichter, wenn passende Projektvorlagen genutzt werden, die auf unterschiedlichen Branchen oder Aufgabengebiete zugeschnitten sind.
Ein komplexes Projektmanagement-Tool gibt es meist nicht umsonst. Es lohnt sich allerdings vor allem dann, wenn mehrere Personen in ein Projekt eingebunden sind und nicht alle gemeinsam vor Ort tätig sind. Die Angebote unterscheiden sich jedoch stark nach Einsatzbereich und Funktionsumfang. Es lohnt sich also, sich einen Überblick zu verschaffen und das passende Tool für den individuellen Bedarf zu finden.
3. Homepage für den gelungenen Internetauftritt
Eines der wichtigsten Bestandteile für junge Unternehmen ist der Internetauftritt. Denn wenn es die Firma nicht im Web zu finden ist, existiert sie praktisch nicht. War das Erstellen einer Homepage früher noch sehr kompliziert und gelernten IT-Fachkräften vorbehalten, können Homepages als Baukasten-System ohne große Vorerfahrung erstellt werden.
Mit Komplettpaketen von Strato ist es nicht nur möglich, individuelle und professionelle Webseiten ohne Programmierkenntnisse zu erstellen – Bundles und Zusatzleistungen können je nach Bedarf und Größe des Unternehmens flexibel dazugebucht werden. So passen sich die Anforderungen immer flexibel an die aktuellen Ziele an.
Es stehen viele branchenspezifische Designvorlagen zur Verfügung, auf dessen Grundlage sich die individuelle Seite gestalten lässt. Die legen auch bereits die wichtigsten organisatorischen Bausteine wie Navigation und den grundlegenden Aufbau der Seite. Die Auswahl und Bereitstellung der Domain inklusive Subdomains ist ebenfalls enthalten. Da die Dienstleistungen TÜV-geprüft sind, entsprechen sie den deutschen Sicherheitsstandards.
Durch das responsive Design wird der Inhalt automatisch angepasst und auf großen wie kleinen beziehungsweise mobilen Bildschirmen optimal ausgegeben. Per Drag&Drop können Sie Widgets, Bilder oder Videos einfügen und Ihren Internetauftritt flexibel gestalten und erweitern.
Mit dem Wachstum des Unternehmens können auch zusätzliche Leistungen wie das Hosting größerer Multimedia-Mengen, weitere Server, SEO-Maßnahmen oder ein Webshop hinzu gebucht werden.
4. CRM für mehr Übersicht bei Kundenbeziehungen
Kundenbeziehungen sind ein fundamentaler Grundstein für jedes Business. Daher ist es von großer Wichtigkeit, die Kundendaten gezielt zu bündeln und sie zentral auszuwerten. Zoho CRM wird von über 250.000 Unternehmen genutzt und hat daher auch eine aktive Community, die im Forum schnelle Hilfestellungen geben.
Durch die Verbindung mit dem eigenen Mail-Client wird der gesamte Kommunikationsverlauf mit allen Kunden im Programm sichtbar und ist für jeden im Team abrufbar. Der Erfolg von E-Mail-Marketing-Kampagnen wird durch Mail-Vorlagen und der Auswertung von Bounce- und Klickraten unterstützt und ist durch POP- und IMAP-Konfigurationen gesichert.
Verbinden Sie Ihre Social Media-Profil und tracken Sie Gespräche, in denen Ihr Unternehmen erwähnt wird. Durch die Überprüfung und Identifizierung der Konten wissen Sie genau, ob ein Kunde, ein Interessent oder ein Mitarbeiter das Unternehmen auf Social Media erwähnt hat. Antworten können direkt über die Anwendung verschickt und die neuen Kontakte in der zentralen CRM-Datenbank gespeichert.
Auch die Integration von Live-Chats auf der Webseite ist verknüpft mit der Datenbank, so dass Mitarbeiter bei Anfragen sofort erkennen, ob es sich um einen Neu- oder Bestandskunden handelt. Zudem können Webformulare auf der Homepage eingebettet und mit der Software verknüpft werden, um Besucher erfolgreich in neue Interessenten zu verwandeln. Durch zusätzliche Technologien wie dem KI-gestützten Vertriebsassistent Zia oder der dem Steuerungstool Blueprint verspricht das Unternehmen den erfolgreichen Aufbau einer skalierbaren Vertriebsorganisation.
Kundendaten wie Kaufverhalten oder demografische Zugehörigkeit können für Abteilungen wie Vertrieb, Service oder Management von Relevanz sein
5. Online Recruiting um Fachkräfte zu gewinnen
Qualifizierte Mitarbeiter zu finden ist nach wie vor eine große Herausforderung, besonders für junge Unternehmen. Gerade Digital Natives sind über die klassischen Wege nur schwer bis gar nicht zu erreichen. Daher ist das Online Recruiting ein wichtiges Instrument, um neue Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen.
Mit Komplett-Lösungen wie Softgarden können Sie nicht nur eine eigene Karriereseite erstellen, sondern Stellenanzeigen zeitgleich auf mehreren Jobportalen veröffentlichen. Mit der Software lässt sich zudem der gesamte Bewerbungsprozess steuern und übersichtlich managen. Dazu stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Erstellen einer Karriereseite sowie Stellenanzeigen für gängige Karriereportale in CI-konformem Design
- Erfassen aller Bewerberdaten in einer globalen Datenbank
- Gemeinsame Sichtung und Bewertung von Bewerbungen durch das gesamte Personaler-Team
- Versenden von AGG-konformen Vorlagen für Einladungen und Absagen
- Erinnerungsfunktionen für Bewerbungsgespräche
- Speichern von Kandidaten im Talent-Pool zur Berücksichtigung für weitere Vakanzen
- Digitaler Besprechungsraum für virtuelle Bewerbungsgespräche
- Bewerber können Lebenslaufdaten aus Xing oder Linkedin zur Verfügung stellen
Softgarden ist sowohl als Desktopanwendung wie auch mobil nutzbar und eignet sich aufgrund der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen- und Branchen. Die Preise für Stellenanzeigen werden individuell nach Anzahl berechnet. Durch die Partnerschaft mit vielen bekannten Jobbörsen profitieren Anwender von Ermäßigungen.
