Verwaltungsprozesse online
Anträge online einreichen, Dokumente auf dem Tablet signieren, Akten digital auf einer Plattform einsehen und per Gesichtserkennung elektronisch identifizieren – eine digitale Verwaltung mit dem ergänzenden Prozessmanagement macht das möglich!
Öffentliche Verwaltung einfach und nutzerfreundlich
Bund, Länder und Kommunen setzen alles daran, in der Zukunft digitaler unterwegs zu sein und Serviceleistungen in der öffentlichen Verwaltung einfach und nutzerfreundlich zu gestalten – z.B. mithilfe von Smart City-Strategien. Die Basis ist eine leichte Kommunikation – wie sie Bürgerinnen und Bürger aus ihrem privaten Alltag kennen.
Aktuelles im Bereich der digitalen Verwaltung in Deutschland und weltweit
- Digitalisierung in der Verwaltung – wie ist der Stand? (wdr.de 2.2.2023)
- Warum der „Behörden-Booster“ klemmt (tagesschau.de 29.12.2022)
- E-Government und Verwaltungsdigitalisierung: Stand und Fortschritt (iwkoeln.de 29.03.2022)
- Stadt Papenburg geht weiteren Schritt zur digitalen Verwaltung (nordnews.de – 27.02.2022)
- Digitale Verwaltung: Über 60 Prozent der Deutschen finden, Behörden müssen digitaler werden (presseportal.de – 23.02.2022)
- Digitale Verwaltung: Die Ansprüche steigen, die Zufriedenheit sinkt (techtag.de – 03.02.2022)
„Der eGovernment Monitor 2021 wirft ein Schlaglicht auf die digitale Verwaltung in Deutschland. Dabei zeigt sich, dass die Bürger*innen zwar offen für digitale Dienste sind, aber unzufrieden mit den existierenden Lösungen.“
Bei der Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur die „richtige“ IT Voraussetzung, zusätzlich müssen alte Strukturen „abgeschafft“ und durch neue Arbeitsmethoden ersetzt werden.
Was sind Ziele einer digitalen Verwaltung? Wie weit ist die bundesweite Digitalisierung und was wird sich in den nächsten Jahren in der öffentlichen Verwaltung ändern? Wie gestaltet sich die Digitalisierung in den einzelnen Ländern und Städten?
- Definition: Was ist digitale Verwaltung?
- E-Government-Gesetz: Behördengang digital erledigen
- Digitale Verwaltung: Onlinezugang bis Ende 2022
- OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG)
- Wie ist der aktuelle Stand?
- Wie passen eine digitale Verwaltung und der Datenschutz zusammen?
- Beispiele aus der Praxis: Wo ist digitale Verwaltung schon heute etabliert?
- Fazit: Digitale Verwaltung ist eine ganzheitliche Transformation
1. Definition: Was ist digitale Verwaltung?
Die digitale Verwaltung vereinfacht Prozesse sowie interne und externe Arbeitsabläufe in öffentlichen Behörden im Zusammenhang mit Kommunikation, Informationsaustausch, Serviceleistungen und allgemeinen Verwaltungsthemen. Mit dem Einsatz moderner Technologien und passender Software für die öffentliche Verwaltung ist es möglich, Dienstleistungen zukünftig auch digital zugänglich zu machen.
Verwaltungsdienste können online zeit- und ortsunabhängig in Anspruch genommen werden
Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
In unserem Live-Webinar erfährst Du, wie digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde Grünheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.
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Die digitale Transformation in Ämtern und Behörden bietet Kommunen, Städten und Gemeinden aber auch Bürgerinnnen, Bürgern und Unternehmen neue Möglichkeiten. Verwaltungsleistungen werden durch die Digitalisierung für alle Beteiligten flexibler, einfacher und transparenter.
„Es soll zukünftig Standard werden, dass die öffentliche Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger auch elektronisch erreichbar ist. Die verwaltungsrechtlichen Rechtsvorschriften des Bundes werden darauf überprüft, welche Schriftformerfordernisse und Pflichten zum persönlichen Erscheinen weg fallen können (Normenscreening). In diesen Fällen können dann noch einfachere und nutzerfreundlichere elektronische Verfahren genutzt werden.“ – Eckpunkte zum Programm „Digitale Verwaltung 2020“
Was sind Ziele einer digitalen Verwaltung?
Ziele einer digitalen Verwaltung liegen vor allem darin, die Verlässlichkeit der Verwaltung zu stärken, größeres Vertrauen aufzubauen und Arbeitsplätze in den Ämtern und Behörden zu modernisieren.
Durch die elektronische Unterstützung und Verknüpfung von Abläufen werden Verwaltungsangelegenheiten verkürzt. Überflüssige administrative Tätigkeiten fallen weg, sodass Prozesse noch effizienter werden. Auf diese Weise sollen Kommunikationsprozesse vereinfacht, Papierberge reduziert und mehr Flexibilität gewährleistet werden.
2. E-Government-Gesetz (EGovG) – Digitaler Behördengang
Der private Alltag wird immer digitaler: Der Austausch findet über Messenger-Dienste statt, auf der Suche nach Informationen wird gegooglet und soziale Netzwerke liefern die aktuellsten Neuigkeiten. Auch öffentliche Verwaltungen sollen zukünftig weiter digitalisiert werden – erreicht werden soll das mit dem E-Gorvernment-Gesetz.
Vorteile der Digitalisierung in der Verwaltung
E-Government erleichtert den Zugang zu staatlichen Serviceleistungen: Zeitlich unabhängig und unkompliziert sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Verwaltungsdienste erledigen können. In Ämtern und Behörden soll mithilfe des Gesetzes Prozesse effizienter gestaltet und Arbeit ebenenübergreifend verknüpft, vereinheitlich und transparenter werden.
Was wird alles online möglich sein?
Bereits jetzt ist es dank des EGovG möglich, Web-Anwendungen der Verwaltung mit dem Online-Ausweis durchzuführen. Genutzt werden kann das beispielsweise für die Erklärung im Organ- und Gewebespenderegister oder für die BundID.
Zukünftig sollen immer mehr Verwaltungsdienstleistungen – wie das Stellen von Anträgen, das Ausfüllen von Formularen und das Setzen der Signatur – online möglich sein. Auch das Einreichen von Unterlagen muss nicht mehr über den Postweg erfolgen. Der positive Nebeneffekt: Die elektronische Zustellung ist meistens nutzerfreundlicher und dazu kostengünstig. Den Startschuss gab das Programm der Bundesregierung „Digitale Verwaltung 2020″, das die Kommunen nachhaltig digitalisieren soll.
Auch der Einsatz von KI ist keine weit entfernte Zukunft mehr. Mittlerweile setzt auch due Bundesregierung auf eine eigene Strategie, um KI in die Öffentliche Verwaltung einzubringen. Dafür soll Wissen transferiert und durch Weiterbildungen eine effizientere Verwaltung aufgebaut werden.
Anträge und Unterlagen können bald über das Smartphone eingereicht werden
3. Digitale Verwaltung: Onlinezugang bis Ende 2022
Das E-Government-Gesetz geht Seite an Seite mit dem Onlinezugangsgesetz (bmi.bund.de | Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat), mit dem zukünftig in Deutschland ein Onlinezugang zu fast 600 Verwaltungsdiensten möglich ist. Das Gesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihren Service bis Ende 2022 über Verwaltungsportale digital anzubieten. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) hat für die OZG-Umsetzung einen einheitlichen Servicestandard entwickelt.
“Für mich ist es wichtig, dass unsere Verwaltung nutzerfreundlich digitalisiert wird. Mit dem Servicestandard bieten wir eine wichtige Handreichung, um die Digitalisierungsprozesse nach einheitlichen Qualitätskriterien auszurichten. Damit stellen wir sicher, dass die digitale Verwaltung den hohen Ansprüchen der Bürgerinnen und Bürger sowie den Behördenmitarbeitenden von Bund, Ländern und Kommunen gerecht wird.” – Dr. Markus Richter, Bundes-CIO und Staatssekretär im BMI
Welche Verwaltungsprozesse werden digital?
- Zentraler eID-Service zur nPA Nutzung: Sichere digitale Authentifizierung des Personalausweises mit der eID-Funktion. Damit soll die Identität im Netz besser geschützt werden.
- Per De-Mail kommunizieren: Die De-Mail soll Verwaltungsprozesse unterstützen und als allgemeines, rechtssicheres Kommunikationsmittel zwischen Ämtern und Behörden verwendet werden.
- Formulare online einreichen: Das Formular-Management-System (kurz FMS) ermöglicht einen einfachen Datenaustausch von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen mit der Verwaltung. Formulare und Anträge können dadurch online und interaktiv bereitgestellt werden.
- Zahlungsverkehr digital: Die Bezahlung vor Ort ist nicht mehr zwingend notwendig. Rechnungen können nach Bedarf online beglichen werden. Bundes- und Landesbehörden sollen mit speziellen Zahlungssystemen ausgestattet werden.
- Digitalisiertes Dokumentenmanagement: Eine technische Grundlage in der digitalen Verwaltung ist die E-Akte. Akten und Dokumente sollen in der Zukunft behördenübergreifend mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems zugänglich sein.
- Öffentlich zugängliche Daten: Für die Öffentlichkeit sollen wichtige aktuelle Daten zugänglich gemacht werden, um die Transparenz zu fördern und staatliches Handeln verständlicher zu machen.
„Durch die E-Government-Gesetze des Bundes und der einzelnen Bundesländer wurde das Prinzip der Freiwilligkeit für Behörden aufgehoben. Diese werden zur Digitalisierung der Verwaltung gezwungen, soweit der Bürger elektronische Kommunikation wünscht. Elemente wie die E-Akte, die DeMail, Portallösungen und auch der elektronische Personalausweis sind festverankert, sodass digitale Verwaltungsabläufe formgerecht möglich sind.“ – Prof. Dr. Dirk Heckmann, Inhaber des Lehrstuhls für Öffentliches Recht, Sicherheitsrecht und Internetrecht an der Universität Passau
Zeiteinsparung durch digitale Register
Im Zuge der digitalen Verwaltung ist ein weiterer Schritt die Registermodernisierung, eine deutschland- und EU-weite Nachweisübermittlung bestehender Register. So sollen digitale Verwaltungsleistungen effizienter beantragt werden können. Gleichzeitig müssen Standardinformationen nur noch einmalig übermittelt werden, genannt wird das Once-Only-Prinzip.
Ergänzend zu dem OZG soll die Registermodernisierung vor allem Zeit bei Verwaltungsakten einsparen. Bis zu 84 Mio. Stunden sollen Bürgerinnen und Bürger dadurch einsparen können Auch für die Mitarbeitenden ergibt sich ein Plus von 64 Mio. Stunden.
4. OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG)
Das OZG-Änderungsgesetzt ist am 24. Juli 2024 in Kraft getreten und soll die Verwaltungsdigitalisierung vorantreiben. Das Gesetz beinhaltet folgende Regelungen, welche sich verändern sollen:
Wegfall der Handschriftlichen Unterschrift:
Bürgerinnen und Bürger müssen Anträge nicht mehr handschriftlich unterschreiben; eine digitale Signatur ist ausreichend. Das spart den Gang zur Behörde.
Einmalige Vorlage von Nachweisen („Once-Only“-Prinzip):
Nachweise wie Geburtsurkunden müssen nur einmal eingereicht werden. Die Behörden können diese später automatisch abrufen.
DeutschlandID als zentrales Bürgerkonto:
Bürgerinnen und Bürger können sich bundesweit über ein zentrales Konto für alle Verwaltungsverfahren identifizieren und Anträge online stellen.
Anspruch auf digitale Verwaltungsdienste:
Nach vier Jahren haben Bürgerinnen und Bürger einen einklagbaren Anspruch auf digitale Verwaltungsleistungen des Bundes.
Digitale Abwicklung für Unternehmensdienste:
Unternehmensbezogene Verwaltungsprozesse werden spätestens in fünf Jahren ausschließlich digital angeboten, wodurch der persönliche Amtsbesuch entfällt.
Durchgängige Digitalisierung:
Alle Schritte, von der Antragstellung bis zum Bescheid, werden beim Bund komplett digital ablaufen.
Einheitliche Standards für mehr Benutzerfreundlichkeit:
Innerhalb von zwei Jahren werden bundesweit einheitliche Standards festgelegt, die die Bedienung erleichtern und digitale Barrieren verringern.
5. Digitalisierung der Verwaltung: Wie ist der aktuelle Stand?
Dem Jahresbericht des Nationalen Kontrollrates zufolge wurden die Ziele des OZGs nicht annähernd erreicht. Von den 575 geplanten Online-Leistungen sind insgesamt nur 33 flächendeckend in Deutschland verfügbar. Doch woran liegt dieser schleppende Fortschritt?
Der aktuelle Stand der OZG-Umsetzung ist jederzeit über das Dashboard “Digitale Verwaltung” abrufbar.
Digitalisierung der Verwaltung: Probleme
Obwohl Strukturen geschaffen, Projekte geplant und gemeinsame Fristen gesetzt wurden, war es dennoch nicht möglich, zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen. Schon der Report “Digitalisierung der Verwaltung” des Behörden Spiegels konnte 2019 bei der Digitalisierung der Verwaltung Probleme feststellen, darunter z.B. Föderalismus, Kompetenzen und Innovation.
Auch der Nationale Kontrollrat stellte fest, dass einige der Probleme immer noch aktuell sind. So sind die Koordinierungs- und Abstimmungsstrukturen zu kompliziert und es fehlen Vorgaben für Standards und Schnittstellen, sowie ein modernes Datenmanagement. Nun ist eine Nachfolgeregelung des OZGs im Gespräch – das OZG 2.0, mit dem die Umsetzung verbessert werden soll.
Ausblick bis 2025
Digitalisierungstrategien sollen bis 2025 (bitkom.org – Digitalstrategie 2025) in Ämtern und Behörden weitestgehend abgeschlossen sein. Damit ist der Onlinezugang die erste Anlaufstelle für Verwaltungsservices. Folglich können Menschen digitale Anwendungen in ihrem Alltag leicht nutzen und auch Unternehmen erfüllen Verwaltungsangelegenheiten künftig online.
6. Wie passen eine digitale Verwaltung und der Datenschutz zusammen?
Eine der größten Herausforderungen und Hürde in der Digitalisierung der Verwaltung ist der Datenschutz, also die Sicherheit interner sowie externer Informationen. Gerade in den Städten und Kommunen muss besonders drauf geachtet werden die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.
Dazu gehört vor allem die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Um den Datenschutz gewährleisten zu können, ist es wichtig Teams, Abteilung, Referate und Behörden entsprechend zu schulen, um den Datenschutz gewährleisten zu können. Denn es gibt kaum einen Ort, an dem so viele personenbezogene Daten gesammelt werden wie in den öffentlichen Verwaltungen. Hier gibt es einige Vorschriften und Gesetze zum Sammeln, Speichern und Ablegen der Informationen, die unbedingt beachtet werden müssen.
„Das Argument: ‚das ist aus datenschutzrechtlichen Barrieren nicht umsetzbar‘ ist oft nur vorgeschoben und wird als Ausrede benutzt, um Projekte nicht durchführen zu müssen. Der Gesetzgeber könnte durch Anpassungen problematische Vorhaben möglich machen.“ – Martin Schallbruch, Stellv. Direktor des Digital Society Instituts der European School of Management and Technology Berlin
In öffentlichen Verwaltungen hat Datenschutz oberste Priorität.
7. Beispiele aus der Praxis: Wo ist digitale Verwaltung schon heute etabliert?
Onlinetermine in Bayern
Vielen Menschen graut es bei dem Gedanken an den Behördengang, denn lange Wartezeiten sind häufig vorprogrammiert. In der Zulassungsstelle München soll das Warten nun ein Ende haben: Schon heute gibt es eine Online-Terminvergabe über die Website des Kreisverwaltungsreferats. Ein erster Schritt, aber noch lange keine digitale Verwaltung.
Anders ist es bei der Zulassungsstelle in Nürnberg, bei der Zulassungsangelegenheiten bereits digital vollständig möglich sind. Mithilfe eines digitalen Assistenten wird man durch die Eingabemaske geführt. Die Plaketten werden per Post zugestellt und das Nummernschild bei einem privaten Anbieter bestellt. Der Gang zum Amt entfällt.
Corona-Warn-App: Digitale Verwaltung in Deutschland
Aus der Krise heraus entstand eine der wohl bekanntesten Smartphone-Anwendungen in Deutschland – die Rede ist von der Corona-Warn-App. Sie soll in erster Linie dazu beitragen, die Corona-Pandemie zu bekämpfen. Die App hat gezeigt, wie schnell eine digitale Umsetzung auch in der öffentlichen Verwaltung möglich ist.
Ein weiteres Beispiel ist der digitale Impfnachweis: Mit der Cov-Pass-App hat man den Impfausweis immer dabei. Das Zertifikat gilt sogar EU-weit und lässt sich bei Bedarf einfach vorzeigen.
8. Fazit: Digitale Verwaltung ist eine ganzheitliche digitale Transformation
Ein digitaler Staat ist mehr als die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen: Es ist die ganzheitliche digitale Transformation, die auch in den Köpfen der Menschen stattfindet. Die konsequente Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung wird von der modernen Gesellschaft und Wirtschaft angetrieben und ist damit unausweichlich.
