Digitales Projektmanagement

Projekte und Teams digital steuern

Die Digitalisierung bzw. die digitale Transformation in Deutschland ist ein immer wiederkehrendes Thema. Spätestens seit der Corona-Krise ist der Wunsch nach mehr Digitalisierung größer als je zuvor. Die Pandemie und ihre Folgen hat viele Unternehmen vor eine Herausforderung gestellt: Wie können Mitarbeiter weiterhin ihrer Arbeit nachgehen, ohne ein gesundheitliches Risiko einzugehen?

Starre Arbeitsmodelle gestalten dieses Unterfangen als schwierig. Dort, wo es möglich war, wurde Home Office eingeführt. Für Mitarbeiter, aber auch Führungskräfte ist dies eine entscheidende Veränderung, die eine gewisse Eingewöhnungsphase benötigt. Teamarbeit und Leadership müssen neu gedacht werden, um Hindernisse zu überwinden. Prozesse, die normalerweise durch persönliche Interaktion durchgeführt wurden, müssen nun auf digitalem Wege bearbeitet werden.

Natürlich gibt es Tools, die dabei helfen sollen, diese Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten. Dabei ist es allerdings wichtig zu wissen, worauf es beim digitalen Projektmanagement ankommt.

• Was ist digitales Projektmanagement?
• Tools die bei der Arbeit helfen können
• Ausblick: Die Zukunft mit KI, ML und Co.

Was ist digitales Projektmanagement?

Im Grunde ist das digitale Projektmanagement nicht anders als klassisches Projektmanagement. In beiden Fällen sollen Projekte im Auge behalten werden, um einzelne Prozesse pünktlich durchzuführen. Zudem ist eine aktive Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern und dem digitalen Projektmanager wichtig. Arbeitsplätze wie Agenturen haben dadurch die Möglichkeit ihre Arbeit wie gewohnt durchzuführen.

Besonders große Projekte bei denen sich Fehler nicht erlaubt werden können, sind von einer guten Strukturierung abhängig. Dabei handelt es sich nicht nur um eine Verteilung der Aufgaben, sondern auch um eine klare Kommunikation der Teammitglieder untereinander. Gerade agiles Projektmanagement profitiert von digitaler Kollaboration.

Transparenz schaffen, Entscheidungen beschleunigen

Ist eine Aufgabe erledigt, sollte der Rest des Teams in Echtzeit darüber informiert werden. Vor allem in handwerklichen Bereichen wie Maschinenbau und Architektur, hat sich das Projektmanagement durchgesetzt. Große Unternehmen mit anspruchsvollen Projekten profitieren daher stark von der Digitalisierung des Projektmanagements.

Die Digitalisierung dieser Prozesse bieten dabei deutliche Vorteile. So müssen keine zeit intensiven Meetings durchgeführt werden, wenn sich Dinge über einen Videoanruf klären lassen. Auch die Dokumentation geschieht größtenteils automatisch. Alles kann in Echtzeit bearbeitet werden und steht den Teammitgliedern direkt zur Verfügung. Prozesse werden dadurch flexibler und der Workflow innovativer.

Tools, die bei der Arbeit helfen können

Was den Start in die digitale Zusammenarbeit ermöglicht, sind Programme, die extra für diese Zwecke entwickelt wurden. Eine passende Projektmanagement-Software erleichtert dabei den Start in das digitale Arbeiten. Welche Software nun die Richtige ist, hängt von vielen individuellen Faktoren ab.

Einige Voraussetzungen sollte allerdings jede gute Projektmanagement-Software erfüllen. Dazu gehört z.B. eine intuitive Benutzeroberfläche. Je einfacher die Bedienung der Benutzeroberfläche, desto kürzer die Eingewöhnungsphase. So wird auch der Workflow optimiert. Ebenso spricht Datenschutz, Sicherheit und ein qualifizierter Kundenservice für die richtige Wahl des Tools.

Hilfreiche Features einer PM-Software

Das deutsche Projektmanagement-Tool factro erfüllt diese Voraussetzungen und besitzt dabei besondere Features zur besseren Übersicht.

• Projektstrukturplan: So ist die Zeit der endlosen Mindmaps vorbei, stattdessen kommt factro mit einem Projektstrukturplan der Projekte in eine detaillierte Struktur gliedert und so hierarchisch aufbaut. Dadurch entsteht eine Baumstruktur die Gesamtprojekte in einzelne Teilprojekte unterteilt.
• Gantt-Diagramm: Für diejenigen die immer die Deadline im Auge haben, kommt das Tool mit einem Gantt-Diagramm. Auf diesem werden Aufgaben neben dem Zeitstrahl angereiht. Dadurch hat jeder Mitarbeiter Deadlines wie auch Meilensteine direkt im Blick. Auch Aufgaben, die voneinander abhängig sind, können direkt als solche erkannt werden. Das Gantt-Diagramm hilft auch bei der Terminplanung im Projektmanagement.
• Aufgabenlisten: Diese Listen  helfen dabei Aufgaben schnell zu bearbeiten, indem diese sortiert, gruppiert und gefiltert werden können. Eine gute Wahl für Tabellen-Freunde die sich von Excel lösen wollen.
• Ressourcenauslastung: Seit neustem auch Teil der Software. Sie gibt durch eine klare Visualisierung an, wie hoch die Auslastung pro Mitarbeiter ist. Erreicht ein Mitarbeiter den roten Bereich, ist die Auslastung besonders hoch. Dann können Aufgaben zeitlich verschoben oder gar an andere Mitarbeiter abgegeben werden.

Der Projektstrukturplan von factro sorgt für Übersicht

Besonders wichtig ist es, den Überblick zu behalten und Informationen dezentral zugänglich zu machen. Auch in großen Projekten mit vielen Teilnehmern soll der Fortschritt in Echtzeit auf einen Blick klar werden.

Ausblick: Die Zukunft mit KI, ML und Co.

Die momentane Situation verdeutlicht eins: Äußerliche Einflüsse können unseren Alltag jederzeit verändern. Es ist wichtig anpassungsfähig zu bleiben, um Risiken so direkt entgegenwirken zu können. In Zukunft werden auch die Themen maschinelles Lernen und KI im Projektmanagement immer relevanter. Mögliche (positive) Auswirkungen sind automatisierte Abläufe, wie z.B.:

• Aufwände abschätzen
• Trends erkennen und prognostizieren
• Risiken & Auswirkungen von Verzögerungen berechnen
• Lessons Learned automatisch vorschlagen
• Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten miteinander vernetzen

Digitales Projektmanagement als Standard

Eines ist sicher. Die Digitalisierung wird voranschreiten. Viele analoge Prozesse werden sich weiterentwickeln und auch Mitarbeiter passen sich der modernen Art des Arbeitens an. An veralteten Prozessen festzuhalten, ist nicht anders als eine Uhr vom Ticken abzuhalten, um Zeit zu sparen.

Das digitale Projektmanagement ist der nächste Schritt für das Projektmanagement. Vertraute Projektmanagement-Methoden bleiben in digitaler Form bestehen. Zudem liefern sie weitere Features, werden für kommende Jahre stetig überarbeitet und passen sich deutlich besser an als klassische Prozesse.